面料采購(gòu)訂單管理制度?（一）目的為規(guī)范公司面料采購(gòu)訂單管理流程，確保采購(gòu)活動(dòng)的順利進(jìn)行，保證面料質(zhì)量符合要求，控制采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有面料采購(gòu)訂單的管理，包括從訂單的發(fā)起、審批、下達(dá)、執(zhí)行到結(jié)束的全過程。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，確保采購(gòu)活動(dòng)合法合規(guī)。2.質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，確保所采購(gòu)面料符合產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。3.成本控制原則：在保證面料質(zhì)量的前提下，通過合理的采購(gòu)策略和談判技巧，降低采購(gòu)成本。4.效率原則：優(yōu)化采購(gòu)訂單管理流程，提高工作效率，確保訂單按時(shí)交付。二、訂單發(fā)起（一）需求部門提交申請(qǐng)1.各需求部門根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃、銷售訂單或其他業(yè)務(wù)需求，填寫《面料采購(gòu)申請(qǐng)表》。申請(qǐng)表應(yīng)詳細(xì)注明所需面料的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)交貨日期等信息。2.如有特殊要求，如面料的顏色、圖案、環(huán)保指標(biāo)等，需在申請(qǐng)表中明確說(shuō)明。（二）需求評(píng)估與審核1.采購(gòu)部門收到《面料采購(gòu)申請(qǐng)表》后，對(duì)需求進(jìn)行初步評(píng)估。評(píng)估內(nèi)容包括需求的合理性、面料規(guī)格與產(chǎn)品要求的匹配性、預(yù)計(jì)交貨日期的可行性等。2.采購(gòu)部門將評(píng)估后的申請(qǐng)表提交給相關(guān)部門進(jìn)行審核。審核部門包括但不限于生產(chǎn)部門、質(zhì)量控制部門、財(cái)務(wù)部門等。生產(chǎn)部門審核面料需求是否與生產(chǎn)計(jì)劃相符，是否會(huì)影響生產(chǎn)進(jìn)度。質(zhì)量控制部門審核面料質(zhì)量要求是否明確、合理，是否符合公司產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。財(cái)務(wù)部門審核采購(gòu)預(yù)算是否充足，是否在預(yù)算范圍內(nèi)。（三）審批流程1.根據(jù)公司審批權(quán)限規(guī)定，《面料采購(gòu)申請(qǐng)表》經(jīng)各級(jí)審批人審批后生效。審批流程一般為：需求部門負(fù)責(zé)人＞采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人＞財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人＞分管領(lǐng)導(dǎo)＞總經(jīng)理。2.審批人應(yīng)認(rèn)真審核申請(qǐng)表內(nèi)容，簽署審批意見。如申請(qǐng)表存在問題或不符合要求，應(yīng)及時(shí)反饋給需求部門進(jìn)行修改。三、供應(yīng)商選擇與管理（一）供應(yīng)商篩選1.采購(gòu)部門根據(jù)面料需求，通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)。收集渠道包括但不限于網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)展會(huì)、供應(yīng)商推薦、采購(gòu)平臺(tái)等。2.對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，篩選標(biāo)準(zhǔn)包括但不限于供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、交貨期、售后服務(wù)等。3.向篩選出的供應(yīng)商發(fā)送《供應(yīng)商調(diào)查問卷》，要求其填寫公司基本信息、生產(chǎn)設(shè)備情況、質(zhì)量管理體系、環(huán)保措施等內(nèi)容。（二）供應(yīng)商評(píng)估1.采購(gòu)部門組織相關(guān)人員對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和評(píng)估。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)管理、生產(chǎn)工藝、原材料采購(gòu)渠道、質(zhì)量控制流程等。2.根據(jù)考察和評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行打分，形成《供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告》。評(píng)估指標(biāo)可包括質(zhì)量（40%）、價(jià)格（30%）、交貨期（20%）、服務(wù)（10%）等。3.根據(jù)供應(yīng)商評(píng)估得分，將供應(yīng)商分為A、B、C三類。A類供應(yīng)商為優(yōu)秀供應(yīng)商，優(yōu)先合作；B類供應(yīng)商為合格供應(yīng)商，視情況選擇合作；C類供應(yīng)商為不合格供應(yīng)商，原則上不予合作。（三）供應(yīng)商合作與管理1.與選定的供應(yīng)商簽訂《面料采購(gòu)合作協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。協(xié)議內(nèi)容包括但不限于采購(gòu)產(chǎn)品的規(guī)格、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等。2.建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評(píng)估報(bào)告、合作協(xié)議、采購(gòu)訂單執(zhí)行情況等。3.定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行跟蹤評(píng)估，評(píng)估周期一般為每季度一次。評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、服務(wù)水平等。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在問題，及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其限期整改。如供應(yīng)商整改不力，可暫?；蚪K止合作。四、采購(gòu)訂單下達(dá)（一）訂單編制1.采購(gòu)部門根據(jù)審批通過的《面料采購(gòu)申請(qǐng)表》，編制《面料采購(gòu)訂單》。訂單內(nèi)容應(yīng)與申請(qǐng)表一致，并明確訂單編號(hào)、供應(yīng)商名稱、采購(gòu)產(chǎn)品的品種、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨日期、交貨地點(diǎn)等信息。2.在訂單中注明質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收要求，如面料的顏色、手感、縮水率、疵點(diǎn)等指標(biāo)。（二）訂單審核與批準(zhǔn)1.《面料采購(gòu)訂單》編制完成后，提交給采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核。審核內(nèi)容包括訂單信息的準(zhǔn)確性、完整性、與申請(qǐng)表的一致性等。2.采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核通過后，將訂單提交給財(cái)務(wù)部門審核。財(cái)務(wù)部門審核訂單價(jià)格是否符合公司采購(gòu)預(yù)算，付款方式是否合理。3.經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核通過后，訂單提交給分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，訂單正式生效。（三）訂單下達(dá)1.采購(gòu)部門將批準(zhǔn)后的《面料采購(gòu)訂單》通過郵件、傳真、采購(gòu)平臺(tái)等方式發(fā)送給供應(yīng)商。同時(shí)，電話通知供應(yīng)商確認(rèn)收到訂單。2.要求供應(yīng)商在收到訂單后[X]個(gè)工作日內(nèi)回復(fù)確認(rèn)函，確認(rèn)訂單內(nèi)容并承諾按時(shí)交貨。五、訂單執(zhí)行與跟蹤（一）供應(yīng)商備貨1.供應(yīng)商收到采購(gòu)訂單后，按照訂單要求組織生產(chǎn)和備貨。在備貨過程中，應(yīng)嚴(yán)格控制面料質(zhì)量，確保符合訂單要求。2.供應(yīng)商應(yīng)定期向采購(gòu)部門反饋備貨進(jìn)度，如已完成的生產(chǎn)數(shù)量、剩余生產(chǎn)數(shù)量、預(yù)計(jì)完成日期等。（二）采購(gòu)部門跟蹤1.采購(gòu)部門安排專人負(fù)責(zé)訂單跟蹤，及時(shí)了解供應(yīng)商的備貨進(jìn)度和生產(chǎn)情況。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在問題或可能影響交貨期的情況，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，要求其采取措施解決。2.定期與供應(yīng)商核對(duì)訂單執(zhí)行情況，確保雙方信息一致。如發(fā)現(xiàn)訂單執(zhí)行過程中有變更需求，應(yīng)及時(shí)辦理變更手續(xù)。（三）質(zhì)量檢驗(yàn)1.在面料到貨前，質(zhì)量控制部門根據(jù)訂單質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)制定檢驗(yàn)計(jì)劃。檢驗(yàn)計(jì)劃應(yīng)明確檢驗(yàn)項(xiàng)目、檢驗(yàn)方法、檢驗(yàn)人員等信息。2.面料到貨后，質(zhì)量控制部門按照檢驗(yàn)計(jì)劃進(jìn)行檢驗(yàn)。檢驗(yàn)內(nèi)容包括面料的外觀質(zhì)量、內(nèi)在質(zhì)量等。如發(fā)現(xiàn)面料存在質(zhì)量問題，應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門和供應(yīng)商。3.采購(gòu)部門與供應(yīng)商協(xié)商解決質(zhì)量問題，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。如協(xié)商不成，可根據(jù)合同約定通過法律途徑解決。（四）交貨期管理1.采購(gòu)部門嚴(yán)格按照訂單約定的交貨日期跟蹤供應(yīng)商的交貨情況。如供應(yīng)商未能按時(shí)交貨，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，了解原因，并要求其給出新的交貨日期。2.對(duì)于因供應(yīng)商原因?qū)е碌慕回浹舆t，采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。如交貨延遲對(duì)公司生產(chǎn)或銷售造成影響，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)評(píng)估損失，并采取相應(yīng)的措施減少損失。六、訂單驗(yàn)收與付款（一）驗(yàn)收1.面料到貨后，質(zhì)量控制部門組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，填寫《面料驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》。驗(yàn)收?qǐng)?bào)告應(yīng)包括訂單編號(hào)、供應(yīng)商名稱、采購(gòu)產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、驗(yàn)收結(jié)果等信息。2.驗(yàn)收內(nèi)容包括面料的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否與訂單一致。如驗(yàn)收不合格，應(yīng)在驗(yàn)收?qǐng)?bào)告中注明不合格原因，并及時(shí)通知采購(gòu)部門和供應(yīng)商。（二）付款1.采購(gòu)部門根據(jù)《面料驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》和《面料采購(gòu)訂單》，填寫《付款申請(qǐng)單》。付款申請(qǐng)單應(yīng)包括訂單編號(hào)、供應(yīng)商名稱、采購(gòu)金額、已付款金額、本次申請(qǐng)付款金額等信息。2.《付款申請(qǐng)單》經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批后，提交給財(cái)務(wù)部門辦理付款手續(xù)。3.財(cái)務(wù)部門按照公司財(cái)務(wù)制度和合同約定的付款方式進(jìn)行付款。付款方式一般包括支票、匯票、電匯、網(wǎng)上銀行轉(zhuǎn)賬等。七、訂單變更與終止（一）變更1.在訂單執(zhí)行過程中，如因市場(chǎng)需求變化、產(chǎn)品設(shè)計(jì)變更、供應(yīng)商原因等需要變更訂單內(nèi)容，需求部門應(yīng)填寫《面料采購(gòu)訂單變更申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明變更原因和變更內(nèi)容。2.《面料采購(gòu)訂單變更申請(qǐng)表》經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人、采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后生效。3.采購(gòu)部門將變更后的訂單及時(shí)通知供應(yīng)商，并與供應(yīng)商協(xié)商變更后的交貨期、價(jià)格等事宜。（二）終止1.在訂單執(zhí)行過程中，如因不可抗力、市場(chǎng)取消訂單、供應(yīng)商嚴(yán)重違約等原因需要終止訂單，采購(gòu)部門應(yīng)填寫《面料采購(gòu)訂單終止申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明終止原因。2.《面料采購(gòu)訂單終止申請(qǐng)表》經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批后生效。3.采購(gòu)部門及時(shí)通知供應(yīng)商訂單終止，并與供應(yīng)商協(xié)商處理已生產(chǎn)的面料、貨款結(jié)算等事宜。八、檔案管理（一）訂單檔案分類面料采購(gòu)訂單檔案分為紙質(zhì)檔案和電子檔案。紙質(zhì)檔案包括《面料采購(gòu)申請(qǐng)表》、《供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告》、《面料采購(gòu)合作協(xié)議》、《面料采購(gòu)訂單》、《面料驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》、《付款申請(qǐng)單》等相關(guān)文件。電子檔案為紙質(zhì)檔案的掃描件或電子文檔。（二）檔案整理與歸檔1.采購(gòu)部門負(fù)責(zé)訂單檔案的整理和歸檔工作。在訂單執(zhí)行完畢后，及時(shí)將相關(guān)文件收集齊全，按照檔案分類進(jìn)行整理。2.將整理好的紙質(zhì)檔案裝訂成冊(cè)，編號(hào)存檔。同時(shí)，將電子檔案存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備中，并建立索引，方便查詢。（三）檔案保管期限面料采購(gòu)訂單檔案的保管期限按照公司檔案管理制度執(zhí)行。一般情況下，保管期限為[X]年。保管期限屆滿后，經(jīng)相關(guān)部門審批后可進(jìn)行銷毀。九、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)面料采購(gòu)訂單管理流程進(jìn)行審計(jì)，檢查訂單的發(fā)起、審批、執(zhí)行、驗(yàn)收、付款等環(huán)節(jié)是否符合公司制度和相關(guān)規(guī)定。2.審計(jì)部門如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況。對(duì)違反制度的行為，按照公司規(guī)定進(jìn)行處理。（二）考核指標(biāo)1.采購(gòu)部門的考核指標(biāo)包括訂單按時(shí)交付率、采購(gòu)成本控制率、供應(yīng)商滿意度等。訂單按時(shí)交付率=按時(shí)交付的訂單數(shù)量/總訂單數(shù)量×100%采購(gòu)成本控制率=（預(yù)算采購(gòu)成本實(shí)際采購(gòu)成本）/預(yù)算采購(gòu)成本×100%供應(yīng)商滿意度=滿意的供應(yīng)商數(shù)量/總供應(yīng)商數(shù)量×100%2.需求部門的考核指標(biāo)包括需求預(yù)測(cè)準(zhǔn)確性、訂單變更率等。需求預(yù)測(cè)準(zhǔn)確性=預(yù)測(cè)準(zhǔn)確的需求數(shù)量/總需求數(shù)量×100%訂單變更率=變更的訂單數(shù)量/總訂單數(shù)量×100%（三）考核與獎(jiǎng)懲1.根據(jù)考核指標(biāo)完成情況，對(duì)采購(gòu)部門和需求部門進(jìn)行考核評(píng)分。考核周期一般為每季度一次。2.對(duì)考核成績(jī)優(yōu)秀的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，獎(jiǎng)勵(lì)方式可包括獎(jiǎng)金、榮譽(yù)證書、晉升機(jī)會(huì)等。3.對(duì)考核成