造價咨詢資料管理制度?一、總則（一）目的為加強公司造價咨詢業(yè)務資料的管理，規(guī)范資料的收集、整理、歸檔、保管和使用，確保資料的完整性、準確性和安全性，提高造價咨詢工作質(zhì)量和效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有造價咨詢項目資料的管理，包括但不限于項目前期資料、過程中資料、成果文件資料等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司設立專門的資料管理崗位或部門，對造價咨詢資料進行集中統(tǒng)一管理。2.分類分級原則：按照資料的類別、性質(zhì)、重要程度等進行分類分級管理，便于查找和使用。3.真實性原則：資料應如實反映造價咨詢項目的實際情況，確保資料的真實性和可靠性。4.完整性原則：全面收集造價咨詢項目各階段的資料，保證資料的完整性。5.保密性原則：嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和公司保密制度，對涉及商業(yè)秘密、客戶隱私等資料進行保密管理。二、資料管理職責（一）資料管理部門職責1.制定和完善公司造價咨詢資料管理制度，并組織實施。2.負責造價咨詢項目資料的收集、整理、歸檔、保管和查閱服務等工作。3.定期對資料進行檢查、盤點，確保資料的安全和完整。4.對資料管理工作進行總結、分析，提出改進建議和措施。（二）項目負責人職責1.負責組織本項目資料的收集、整理和審核工作，確保資料的真實性、準確性和完整性。2.按照公司資料管理制度的要求，及時將項目資料提交給資料管理部門歸檔。3.在項目實施過程中，妥善保管項目資料，防止資料丟失、損壞或泄密。4.配合資料管理部門做好資料的查閱、借閱等工作。（三）項目團隊成員職責1.按照項目負責人的要求，及時收集、整理和提交本人工作范圍內(nèi)的項目資料。2.對所提交資料的真實性、準確性負責。3.遵守公司資料管理制度，不得擅自復制、傳播或泄露項目資料。三、資料分類與編號（一）資料分類1.項目前期資料：包括項目立項批復、可行性研究報告、設計任務書、招標文件、投標文件等。2.項目過程資料：包括工程變更單、現(xiàn)場簽證單、會議紀要、來往信函、詢價記錄、市場價格信息等。3.造價咨詢成果文件資料：包括工程造價咨詢報告、工程量清單、招標控制價、投標報價分析等。4.其他資料：與造價咨詢項目相關的其他文件、資料，如合同協(xié)議、審計報告、驗收報告等。（二）資料編號1.資料編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則，便于資料的識別和管理。2.編號格式：[年份][項目編號][資料類別代碼][順序號]。年份：資料形成年份的后兩位數(shù)字。項目編號：按照公司項目編號規(guī)則編制的項目代碼。資料類別代碼：根據(jù)資料分類設置的代碼，如"Q"代表項目前期資料，"G"代表項目過程資料，"C"代表造價咨詢成果文件資料，"T"代表其他資料。順序號：同一類別資料的順序編號，從001開始。3.示例：23005G010，表示2023年的005號項目的項目過程資料中的第10份資料。四、資料收集與整理（一）資料收集1.項目負責人應在項目啟動時，制定資料收集計劃，明確資料收集的范圍、內(nèi)容、時間節(jié)點等要求。2.項目團隊成員應按照資料收集計劃，及時收集各自工作范圍內(nèi)的項目資料，并提交給項目負責人審核。3.在項目實施過程中，如發(fā)現(xiàn)資料缺失或不完整，項目負責人應及時組織補充收集。4.對于來自客戶、供應商、相關部門等外部單位的資料，項目負責人應指定專人負責接收、登記，并進行初步審核。（二）資料整理1.項目負責人應對收集到的項目資料進行整理，按照資料類別和編號順序進行分類排序。2.對資料進行核對、校驗，確保資料的真實性、準確性和完整性。對于存在問題的資料，應及時與相關人員溝通核實，進行修正或補充。3.對資料進行編目，編制資料目錄清單，注明資料名稱、編號、日期、來源、頁數(shù)等信息，便于查閱和檢索。4.對于電子資料，應按照規(guī)定的命名規(guī)則進行命名，并存儲在指定的電子文件夾中，確保電子資料與紙質(zhì)資料的一致性和關聯(lián)性。五、資料歸檔（一）歸檔范圍1.經(jīng)過整理、審核后的項目前期資料、項目過程資料、造價咨詢成果文件資料及其他資料均應歸檔。2.與項目相關的重要來往信函、會議紀要、電子郵件等應作為附件一并歸檔。（二）歸檔時間1.項目完成后，項目負責人應在[規(guī)定時間]內(nèi)將項目資料整理完畢，提交給資料管理部門歸檔。2.資料管理部門應在收到項目資料后的[規(guī)定時間]內(nèi)完成歸檔工作。（三）歸檔要求1.歸檔資料應齊全完整、字跡清晰、簽字蓋章手續(xù)完備。2.紙質(zhì)資料應采用A4紙張打印或復印，左側裝訂，裝訂應牢固、整齊。3.電子資料應采用通用格式存儲，并刻錄成光盤或存儲在服務器指定位置，同時建立電子資料索引目錄。4.歸檔資料應編制歸檔清單，一式兩份，一份由資料管理部門留存，一份隨資料一同歸檔。六、資料保管（一）保管方式1.設立專門的資料檔案室或資料保管區(qū)域，配備必要的檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施設備，確保資料的安全保管。2.對紙質(zhì)資料和電子資料應分別進行保管，紙質(zhì)資料應分類存放于檔案柜中，電子資料應存儲在服務器或光盤等存儲介質(zhì)上，并進行備份。（二）保管期限1.造價咨詢項目資料的保管期限應按照國家有關法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，項目資料的保管期限為[X]年。2.對于涉及重要項目、重大決策、法律糾紛等資料，應適當延長保管期限。（三）保管檢查1.資料管理部門應定期對資料保管情況進行檢查，每年至少進行[X]次全面檢查，并做好檢查記錄。2.檢查內(nèi)容包括資料的完整性、準確性、存儲介質(zhì)的安全性、保管環(huán)境等。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時采取措施進行處理。七、資料查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱造價咨詢資料的，應填寫《資料查閱申請表》，注明查閱資料的名稱、編號、查閱目的等信息，經(jīng)部門負責人批準后，到資料管理部門查閱。2.資料管理部門應按照申請表的要求，提供相應的資料，并做好查閱登記工作，記錄查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱資料名稱等信息。3.查閱人員應在資料管理部門指定的地點查閱資料，不得擅自將資料帶出資料室。如需復印或摘錄資料，應經(jīng)資料管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。（二）借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱造價咨詢資料的，應填寫《資料借閱申請表》，注明借閱資料的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)部門負責人和資料管理部門負責人批準后，方可借閱。2.資料管理部門應按照申請表的要求，提供相應的資料，并與借閱人辦理資料交接手續(xù)，記錄借閱人姓名、部門、借閱時間、應歸還日期等信息。3.借閱人員應妥善保管借閱的資料，不得轉借他人，不得在資料上涂改、標記、污損或丟失。如因保管不善造成資料損壞或丟失的，應承擔相應的賠償責任。4.借閱人員應在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還資料，如需延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。八、資料保密（一）保密措施1.對涉及商業(yè)秘密、客戶隱私等造價咨詢資料，應嚴格按照公司保密制度進行管理。2.資料管理部門應與接觸資料的人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。3.資料查閱和借閱場所應相對獨立，限制無關人員進入。4.對電子資料應設置訪問權限，采用加密存儲等技術手段，防止資料泄露。（二）保密責任1.資料管理部門工作人員應嚴格遵守保密制度，對所管理的資料負有保密責任。2.項目團隊成員在項目實施過程中，應對涉及的資料保密，不得泄露給無關人員。3.如發(fā)現(xiàn)資料有泄露風險或已經(jīng)發(fā)生泄露事件，應立即采取措施進行處理，并及時報告公司領導。九、資料銷毀（一）銷毀條件1.造價咨詢資料保管期限屆滿，且不再需要繼續(xù)保存的，可以進行銷毀。2.因其他原因需要銷毀的資料，應經(jīng)公司領導批準后進行。（二）銷毀程序1.資料管理部門應定期對保管期滿的資料進行清理，編制《資料銷毀清單》，注明資料名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《資料銷毀清單》經(jīng)部門負責人和公司領導批準后，由資料管理部門組織實施銷毀。3.銷毀方式可采用