集中采購管理制度宣貫?一、總則（一）目的為規范公司集中采購行為，提高采購效率，降低采購成本，保證采購質量，加強公司內部控制，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬單位的集中采購活動，包括但不限于辦公用品、辦公設備、原材料、零部件、服務等各類采購項目。（三）基本原則1.集中管理原則公司設立集中采購管理部門，對集中采購活動進行統一規劃、組織、協調和監督，確保采購活動的規范性和一致性。2.公開公平公正原則采購過程應遵循公開透明、公平競爭、公正評價的原則，確保所有符合條件的供應商都有機會參與采購活動，避免暗箱操作和不正當競爭。3.成本效益原則在保證采購質量的前提下，充分考慮采購成本，通過優化采購流程、合理選擇供應商、批量采購等方式，降低采購總成本，提高公司經濟效益。4.質量優先原則采購的物資和服務應符合國家法律法規、行業標準以及公司的使用要求，確保質量可靠，滿足公司生產經營和業務發展的需要。二、管理機構及職責（一）集中采購管理部門1.部門設置公司設立集中采購管理中心，作為集中采購的歸口管理部門，負責集中采購制度的制定、采購計劃的編制、采購流程的執行、供應商的管理、采購合同的簽訂與執行等工作。2.主要職責貫徹執行國家有關采購法律法規和公司的采購管理制度，制定和完善集中采購相關工作流程和操作規范。根據公司年度經營計劃和各部門需求，匯總編制集中采購計劃，報公司領導審批后組織實施。建立和維護供應商庫，對供應商進行資格審查、評估和管理，定期組織供應商考核，確保供應商的供貨能力和質量信譽。組織采購項目的招標、詢價、談判等采購活動，按照規定的程序和標準選擇合適的供應商，簽訂采購合同，并監督合同的執行情況。負責采購項目的驗收工作，組織相關部門對采購物資和服務進行驗收，確保符合合同要求和質量標準。負責采購數據的統計、分析和報告工作，定期向上級領導匯報集中采購工作進展情況，為公司決策提供數據支持。協調處理采購過程中的爭議和投訴，維護公司的合法權益。（二）需求部門1.主要職責根據本部門的業務需求，及時向集中采購管理部門提出采購申請，明確采購物資或服務的規格、型號、數量、質量要求、交貨時間等詳細信息。參與采購項目的技術要求制定、供應商選擇、合同評審等工作，提供專業意見和建議。負責采購物資或服務的接收、使用和保管工作，配合集中采購管理部門進行驗收，并及時反饋使用過程中出現的問題。（三）其他相關部門1.財務部門負責審核采購預算，監督采購資金的使用，確保采購資金的合規性和安全性。參與采購合同的評審，對合同中的付款條款進行審核，確保付款方式和時間符合公司財務規定。負責采購項目的財務核算和報銷工作，對采購發票進行審核，確保發票真實、合法、有效。2.審計部門負責對集中采購活動進行審計監督，檢查采購流程的合規性、采購合同的執行情況、采購資金的使用效益等，發現問題及時提出整改意見。參與重大采購項目的招標、評標等活動，對采購過程的公正性和合法性進行監督。三、采購計劃管理（一）采購計劃的編制1.各需求部門應于每年末根據本部門下一年度的業務發展規劃和工作安排，編制本部門的采購需求計劃，并提交給集中采購管理部門。2.集中采購管理部門對各需求部門提交的采購需求計劃進行匯總、整理和分析，結合公司年度經營目標和預算安排，編制公司年度集中采購計劃。年度集中采購計劃應明確采購項目的名稱、規格型號、數量、預算金額、采購時間等內容。3.采購計劃編制過程中，應充分考慮庫存情況、市場供應情況、價格波動等因素，合理安排采購數量和時間，避免盲目采購和重復采購。（二）采購計劃的審批1.公司年度集中采購計劃編制完成后，應提交公司領導審批。公司領導根據公司整體戰略規劃、資金狀況、市場形勢等因素對采購計劃進行審核，審批通過后的采購計劃作為年度集中采購工作的指導依據。2.對于臨時性或緊急性的采購需求，需求部門應填寫《臨時采購申請表》，詳細說明采購原因、采購物資或服務的名稱、規格型號、數量、預算金額、交貨時間等信息，經部門負責人簽字確認后提交給集中采購管理部門。集中采購管理部門對臨時采購申請進行審核，符合規定的報公司領導審批后組織實施。（三）采購計劃的調整1.在采購計劃執行過程中，如因市場變化、業務調整、不可抗力等原因需要調整采購計劃的，需求部門應及時向集中采購管理部門提出書面申請，說明調整的原因、內容和影響。2.集中采購管理部門對采購計劃調整申請進行審核，必要時組織相關部門進行論證，提出調整建議，報公司領導審批。采購計劃調整后，應及時通知相關部門和供應商，確保采購工作的順利進行。四、采購流程管理（一）采購申請1.需求部門根據采購計劃或實際工作需要，填寫《采購申請表》，詳細描述采購物資或服務的名稱、規格型號、數量、質量要求、技術參數、交貨時間、交貨地點等信息，并加蓋部門公章。2.《采購申請表》應經部門負責人審核簽字后提交給集中采購管理部門。對于金額較大或技術復雜的采購項目，需求部門還應提供詳細的技術方案或需求說明。（二）采購審批1.集中采購管理部門收到《采購申請表》后，對采購申請的必要性、合理性、合規性進行審核。審核內容包括采購項目是否在采購計劃范圍內、采購需求是否明確、預算是否充足等。2.對于金額較小的采購項目（具體金額標準由公司根據實際情況確定），經集中采購管理部門負責人審核后即可組織采購；對于金額較大的采購項目，應提交公司領導審批。公司領導根據采購項目的性質、金額大小、風險程度等因素進行審批，審批通過后方可進入采購實施階段。（三）采購實施1.采購方式選擇根據采購項目的特點、預算金額、市場供應情況等因素，集中采購管理部門選擇合適的采購方式。常見的采購方式包括招標采購、詢價采購、競爭性談判采購、單一來源采購等。招標采購：適用于采購金額較大、技術復雜、潛在供應商較多的采購項目。通過發布招標公告，邀請符合條件的供應商投標，按照規定的評標標準進行評標，選擇最優供應商。詢價采購：適用于采購金額較小、規格型號簡單、市場供應充足的采購項目。向多家供應商發出詢價函，要求供應商報價，根據報價情況選擇最低價成交供應商。競爭性談判采購：適用于招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的、技術復雜或者性質特殊，不能確定詳細規格或者具體要求的、采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的、不能事先計算出價格總額的采購項目。與不少于三家的供應商進行談判，通過談判確定成交供應商。單一來源采購：適用于只能從唯一供應商處采購、發生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購、必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的采購項目。與單一供應商進行協商，簽訂采購合同。2.采購文件編制根據選定的采購方式，集中采購管理部門編制相應的采購文件。采購文件應包括采購項目的技術規格、商務條款、評標標準、報價要求、合同條款等內容，確保采購文件清晰、明確、完整，能夠滿足采購項目的需求。對于招標采購項目，采購文件應按照國家有關法律法規和公司的招標管理規定進行編制，并在規定的媒體上發布招標公告。3.供應商選擇采購文件發出后，集中采購管理部門組織相關人員對供應商進行資格審查和評審。資格審查主要審查供應商的營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證、生產許可證、產品質量認證、業績情況等資質文件；評審主要對供應商的報價、技術方案、售后服務、信譽等方面進行綜合評價。根據資格審查和評審結果，確定入圍供應商名單。對于招標采購項目，按照評標標準推薦中標候選人，報公司領導審批后確定中標供應商；對于詢價采購、競爭性談判采購、單一來源采購項目，直接確定成交供應商。4.采購合同簽訂集中采購管理部門與成交供應商簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括采購物資或服務的名稱、規格型號、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等條款。采購合同簽訂前，應提交公司法律部門進行審核，確保合同的合法性、合規性和有效性。合同簽訂后，應及時將合同副本分發給需求部門、財務部門等相關部門，作為采購執行和付款的依據。（四）采購驗收1.采購物資或服務到貨前，需求部門應做好驗收準備工作，包括制定驗收方案、準備驗收工具和場地等。2.采購物資或服務到貨后，集中采購管理部門組織需求部門、質量檢驗部門等相關人員按照采購合同和驗收標準進行驗收。驗收內容包括物資的數量、規格型號、質量、外觀等方面。3.對于驗收合格的采購物資或服務，驗收人員應在《采購驗收單》上簽字確認；對于驗收不合格的采購物資或服務，應及時與供應商聯系，要求供應商采取補貨、換貨、退貨等措施，并做好記錄。如因供應商原因給公司造成損失的，應按照合同約定追究供應商的違約責任。（五）采購付款1.采購物資或服務驗收合格后，供應商應按照采購合同約定向公司提交付款申請。付款申請應包括發票、送貨單、驗收單等相關憑證。2.需求部門對供應商提交的付款申請進行審核，確認采購物資或服務已實際接收且驗收合格后，在付款申請上簽字確認。3.財務部門收到付款申請后，對付款申請的真實性、合法性、合規性進行審核，包括發票的真偽、金額是否與合同一致、付款方式是否符合合同約定等。審核無誤后，按照公司財務制度辦理付款手續。五、供應商管理（一）供應商準入1.集中采購管理部門建立供應商準入制度，明確供應商的準入條件和流程。供應商準入條件應包括供應商的資質要求、生產能力、產品質量、售后服務、信譽等方面。2.潛在供應商向公司提交《供應商準入申請表》，并提供營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證、生產許可證、產品質量認證、業績情況等相關資質文件。3.集中采購管理部門對潛在供應商提交的資料進行審核，并組織相關人員對供應商進行實地考察，了解供應商的生產經營狀況、質量管理體系、售后服務能力等情況。4.經審核和考察合格的供應商，納入公司供應商庫，并分配唯一的供應商編碼。（二）供應商評估與考核1.集中采購管理部門定期對供應商進行評估與考核，評估與考核內容包括供應商的供貨質量、交貨期、價格、售后服務、合同執行情況等方面。2.評估與考核方式可采用定期問卷調查、實地走訪、數據分析等方式進行。根據評估與考核結果，對供應商進行分類管理，分為優秀供應商、合格供應商、不合格供應商。3.對于優秀供應商，給予一定的獎勵和優惠政策，如優先合作、增加采購份額等；對于不合格供應商，及時發出整改通知，要求供應商限期整改。如供應商在規定期限內未能整改到位，將取消其供應商資格。（三）供應商淘汰與更新1.對于出現下列情況之一的供應商，應及時淘汰：連續兩次考核不合格的；提供虛假資料或產品質量嚴重不合格，給公司造成重大損失的；發生重大違法違規行為的；因其他原因不再適合作為公司供應商的。2.集中采購管理部門應根據公司業務發展和采購需求變化，及時更新供應商庫，引入新的供應商，優化供應商結構，提高供應商的整體質量和競爭力。六、采購風險管理（一）風險識別與評估1.集中采購管理部門應定期對采購過程中可能面臨的風險進行識別和評估，包括市場風險、質量風險、供應商風險、合同風險、法律風險等。2.通過對采購數據的分析、案例研究、與相關部門溝通等方式，識別潛在的風險因素，并評估風險發生的可能性和影響程度。（二）風險應對措施1.市場風險應對加強市場調研，及時了解市場動態和價格波動情況，合理安排采購時間和采購數量，避免因市場價格波動導致采購成本增加。與供應商簽訂價格調整條款，約定在市場價格波動較大時，雙方可協商調整采購價格。2.質量風險應對加強對采購物資或服務的質量控制，在采購合同中明確質量標準和驗收條款，嚴格按照驗收標準進行驗收。要求供應商提供質量保證文件和售后服務承諾，定期對供應商的產品質量進行抽檢。3.供應商風險應對建立供應商評估和考核機制，加強對供應商的管理和監督，確保供應商的供貨能力和質量信譽。與多家供應商建立合作關系，避免對單一供應商過度依賴，降低因供應商原因導致的供應中斷風險。4.合同風險應對加強采購合同管理，在簽訂合同前對合同條款進行嚴格審核，確保合同的合法性、合規性和有效性。建立合同執行跟蹤機制，及時掌握合同執行情況，發現問題及時采取措施解決，避免合同糾紛的發生。5.法律風險應對加強對采購人員的法律法規培訓，提高采購人員的法律意識和合規意識。在采購過程中，嚴格遵守國家有關法律法規和公司的采購管理制度，確保采購活動合法合規。七、監督與檢查（一）內部監督1.審計部門定期對集中采購活動進行審計監督，檢查采購流程的合規性、采購合同的執行情況、采購資金的使用效益等，發現問題及時提出整改意見