酒店會議日常管理制度?一、總則1.目的為了規范酒店會議服務流程，提高會議服務質量，確保各類會議在酒店順利召開，滿足客戶需求，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于酒店內所有會議的組織、接待、服務及管理工作。3.基本原則以客戶為中心，提供優質、高效、個性化的會議服務。嚴格遵守酒店的各項規章制度，確保會議活動的安全、有序進行。注重團隊協作，各部門密切配合，共同完成會議接待任務。二、會議預訂與溝通1.預訂渠道客戶可通過電話、郵件、在線預訂平臺等方式向酒店銷售部門預訂會議場地及相關服務。酒店銷售團隊應及時回復客戶咨詢，提供詳細的會議信息和報價。2.預訂信息收集客戶預訂時，銷售團隊應準確收集以下信息：會議名稱、會議時間、會議地點、參會人數、會議議程、特殊要求等。對于重要客戶或大型會議，銷售團隊應安排專人與客戶進行面對面溝通，深入了解客戶需求。3.會議確認銷售團隊在收到客戶預訂信息后，應及時與相關部門（如會議室管理部門、餐飲部門、客房部門等）進行溝通協調，確認會議場地、設備設施、餐飲安排、客房預留等事宜。確認無誤后，向客戶發送會議確認函，明確雙方的權利和義務，包括會議費用、支付方式、取消政策等。三、會議場地管理1.會議室安排會議室管理部門應根據客戶需求和酒店實際情況，合理安排會議場地。確保會議室的布局、設施設備符合會議要求，如桌椅擺放、音響設備、投影儀、白板等。定期對會議室進行清潔、維護和檢查，保證會議室環境整潔、設備正常運行。2.會議室使用時間會議室使用時間應嚴格按照預訂時間執行，不得擅自更改。如需延長使用時間，應提前與會議室管理部門溝通，并按照酒店規定辦理相關手續。如因特殊情況需要臨時調整會議室，會議室管理部門應及時通知相關部門和客戶，并做好協調工作。3.會議室安全管理會議室管理部門應確保會議室的安全設施完好，如消防器材、應急照明等。會議期間，應安排專人負責會議室的安全巡查，及時發現和處理安全隱患。提醒參會人員注意保管個人財物，避免發生財物丟失事件。四、會議設備設施管理1.設備設施配備根據會議需求，為會議室配備必要的設備設施，如音響設備、投影儀、白板、麥克風、電腦等。定期對設備設施進行檢查和維護，確保其性能良好，能夠正常使用。2.設備設施使用培訓對于一些特殊設備設施，如投影儀、音響系統等，會議室管理部門應安排專業人員對參會人員進行使用培訓，確保其能夠正確操作。在會議開始前，應向參會人員介紹設備設施的使用方法和注意事項。3.設備設施故障處理在會議過程中，如設備設施出現故障，會議室管理部門應及時安排技術人員進行維修。對于無法及時修復的設備設施，應及時向客戶說明情況，并提供相應的解決方案，如更換會議室、調整會議議程等。五、會議餐飲服務管理1.餐飲預訂餐飲部門應根據客戶需求和會議規模，提供多樣化的餐飲服務選擇，如自助餐、桌餐、茶歇等。客戶預訂餐飲時，餐飲部門應詳細了解會議的用餐時間、用餐人數、特殊飲食要求等信息。2.餐飲準備餐飲部門應按照預訂要求，提前做好餐飲準備工作，包括食材采購、菜品制作、餐具擺放等。確保餐飲質量符合酒店標準和客戶要求，注重菜品的色香味形和營養搭配。3.餐飲服務在會議用餐期間，餐飲部門應安排專業的服務人員為參會人員提供優質的餐飲服務。服務人員應熱情周到，及時為參會人員添加茶水、清理桌面等。關注參會人員的用餐反饋，及時處理客戶提出的問題和意見。六、會議客房服務管理1.客房預訂客房部門應根據客戶需求，為參會人員預留足夠數量的客房。客戶預訂客房時，客房部門應了解參會人員的入住時間、退房時間、房型要求等信息。2.客房準備客房部門應在參會人員入住前，做好客房的清潔、整理和布置工作，確保客房環境整潔、設施設備完好。根據客戶要求，為客房配備必要的物品，如洗漱用品、飲用水、歡迎水果等。3.客房服務在參會人員入住期間，客房部門應提供優質的客房服務，包括每日的客房清潔、更換床單被套、補充洗漱用品等。及時處理客房內的設施設備故障和客戶提出的問題。關注參會人員的住宿反饋，不斷提高客房服務質量。七、會議接待與服務1.接待準備酒店應成立專門的會議接待小組，負責會議接待的各項工作。接待小組應在會議開始前，了解會議的基本情況和客戶要求，制定詳細的接待計劃。對接待人員進行培訓，明確各自的職責和工作流程，確保接待工作的規范化和標準化。2.接待流程會議當天，接待小組應提前到達指定地點，迎接參會人員。引導參會人員簽到、領取會議資料，并安排專人帶領其前往會議室。在會議期間，接待小組應隨時關注會議進展情況，及時為參會人員提供必要的服務和支持。會議結束后，引導參會人員離開會議室，并協助其辦理相關手續。3.服務質量監控酒店應建立服務質量監控機制，對接待服務過程進行全程監控。定期收集參會人員的反饋意見，及時發現和解決服務過程中存在的問題。對表現優秀的接待人員進行表彰和獎勵，對服務質量不達標的人員進行批評教育和相應的處罰。八、會議安全與保障1.安全制度酒店應制定完善的會議安全制度，明確各部門在會議安全管理中的職責。加強對會議場地、設備設施、餐飲、客房等區域的安全檢查，及時消除安全隱患。2.消防安全確保會議場地的消防設施完好有效，疏散通道暢通無阻。定期組織員工進行消防安全培訓和演練，提高員工的消防安全意識和應急處置能力。3.食品安全餐飲部門應嚴格遵守食品安全法規，確保食材采購安全、食品加工衛生、餐具消毒規范。加強對餐飲服務人員的健康管理，要求其持健康證上崗。4.應急處置制定會議應急預案，針對可能出現的突發事件，如火災、地震、食品安全事故等，明確應急處置流程和責任分工。定期組織應急演練，確保在突發事件發生時能夠迅速、有效地進行處置，保障參會人員的生命財產安全。九、會議費用管理1.費用標準酒店應制定明確的會議費用標準，包括會議場地租賃費用、設備設施使用費用、餐飲費用、客房費用等。費用標準應根據酒店的實際成本、市場行情等因素進行合理制定，并及時向客戶公布。2.費用結算客戶應按照會議確認函中約定的支付方式和時間進行費用結算。酒店財務部門應及時與客戶核對費用明細，開具正規發票，并做好費用入賬工作。3.費用控制各部門應嚴格按照費用標準執行，控制會議成本。對于超出預算的費用支出，應提前向酒店管理層報告，并說明原因。十、會議后續工作1.客戶回訪會議結束后，酒店應及時對客戶進行回訪，了解客戶對會議服務的滿意度。認真聽取客戶的意見和建議，對客戶提出的問題進行及時整改，不斷提高會議服務質量。2.資料歸檔酒店應將會議相關資料進行歸檔整理，包括會議預訂信息、會議接待計劃、會議簽到表、客戶反饋意見等。建立會議檔案