集團采購中心管理制度?一、總則（一）目的為規范集團采購中心的運作，加強采購管理，提高采購效率，降低采購成本，確保采購物資和服務的質量，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于集團采購中心及各下屬企業采購相關工作的管理。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動應嚴格遵守國家法律法規及相關政策規定。2.效益性原則：追求采購成本最小化與效益最大化，實現集團利益的最優。3.公正性原則：采購過程應公平、公正、公開，維護供應商合法權益，杜絕不正當競爭。4.誠實守信原則：采購人員應誠實守信，嚴格履行合同約定，保證采購質量和交付時間。二、組織架構與職責（一）組織架構集團采購中心設中心主任、副主任、采購部、質量控制部、合同管理部、綜合管理部等部門。（二）職責分工1.中心主任職責全面負責采購中心的管理與運營工作。制定采購中心發展戰略與年度工作計劃。協調與集團其他部門及下屬企業的采購相關工作。監督采購中心各項工作的執行情況，確保達成工作目標。2.副主任職責協助主任開展工作，負責采購中心部分具體業務的管理與指導。分管相關部門工作，對工作績效負責。參與采購項目的重大決策，提供專業意見和建議。3.采購部職責收集采購需求信息，編制采購計劃。尋找、篩選、評估供應商，建立供應商庫。組織采購談判，簽訂采購合同。跟蹤采購訂單執行情況，確保物資按時交付。4.質量控制部職責制定采購物資質量標準與檢驗規范。對采購物資進行檢驗、測試和驗收。處理采購物資質量問題，提出改進措施和建議。5.合同管理部職責起草、審核采購合同文本。負責采購合同的簽訂、履行、變更、終止等管理工作。監督合同執行情況，協調處理合同糾紛。6.綜合管理部職責負責采購中心的行政事務管理，包括文件收發、檔案管理等。開展采購中心的人力資源管理工作，如人員招聘、培訓、考核等。進行采購數據統計與分析，提供決策支持。三、采購流程（一）需求收集與分析1.各部門根據業務需求，定期向采購中心提交采購申請，詳細說明采購物資或服務的名稱、規格、數量、質量要求、預計采購時間等信息。2.采購中心對采購申請進行匯總和分析，結合庫存情況、市場供應狀況等因素，確定采購需求的合理性和緊迫性。（二）采購計劃制定1.根據采購需求分析結果，采購部編制采購計劃，明確采購項目、采購時間、采購預算、采購方式等內容。2.采購計劃經采購中心主任審核后，報集團相關領導審批。（三）供應商選擇與管理1.采購部通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。2.對潛在供應商進行初步篩選，收集其營業執照、資質證書、業績情況、產品質量認證等資料，評估其供應能力、信譽狀況和價格水平。3.組織對符合條件的供應商進行實地考察，了解其生產經營狀況、質量管理體系、售后服務能力等。4.根據考察結果，對供應商進行綜合評分，選擇得分較高的供應商進入供應商庫。5.定期對供應商庫中的供應商進行評估和更新，淘汰不合格供應商，引入優質新供應商。（四）采購實施1.根據采購計劃和選定的供應商，采購部向供應商發送采購訂單，明確采購物資或服務的詳細要求、交貨時間、交貨地點、付款方式等條款。2.供應商收到采購訂單后，應及時確認并按照訂單要求組織生產或提供服務。3.采購部跟蹤采購訂單執行情況，及時與供應商溝通協調，解決訂單執行過程中出現的問題。（五）驗收與付款1.質量控制部按照質量標準和檢驗規范對采購物資進行檢驗和驗收。對于驗收合格的物資，出具驗收報告。對于驗收不合格的物資，及時通知供應商進行整改或退換貨處理。2.合同管理部根據采購合同和驗收報告，辦理付款手續。按照合同約定的付款方式和時間，及時支付貨款。對付款過程進行記錄和審核，確保付款的準確性和合規性。四、采購方式（一）招標采購1.適用范圍：適用于金額較大、技術復雜、競爭充分的采購項目。2.招標程序編制招標文件，明確招標項目的技術規格、商務條款、評標標準等內容。發布招標公告，邀請潛在供應商報名參加投標。對報名供應商進行資格預審，確定符合要求的供應商名單。組織開標、評標活動，按照評標標準進行評審，確定中標供應商。向中標供應商發出中標通知書，并簽訂采購合同。（二）競爭性談判采購1.適用范圍：適用于招標時間有限、采購項目技術規格復雜且不能明確的情況。2.談判程序確定談判供應商名單，一般不少于三家。向談判供應商發出談判文件，明確談判項目的技術規格、商務條款、談判程序等內容。組織談判活動，與談判供應商進行多輪談判，確定最終成交供應商。簽訂采購合同。（三）詢價采購1.適用范圍：適用于采購內容相對簡單、金額較小、市場貨源充足的采購項目。2.詢價程序向多家供應商發出詢價通知書，要求其在規定時間內報價。對供應商的報價進行比較和分析，選擇報價合理、滿足采購需求的供應商作為成交供應商。簽訂采購合同。（四）單一來源采購1.適用范圍：適用于只能從唯一供應商處采購、發生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購等特殊情況。2.采購程序填寫單一來源采購申請表，說明采購理由和供應商情況。報集團相關領導審批。與單一供應商進行協商，確定采購價格和條款，簽訂采購合同。五、合同管理（一）合同簽訂1.采購合同文本由合同管理部起草，經采購部、質量控制部等相關部門審核后，報采購中心主任審批。2.采購合同應明確雙方的權利和義務，包括采購物資或服務的名稱、規格、數量、質量標準、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式、違約責任等條款。3.采購合同經雙方簽字（蓋章）后生效。（二）合同履行1.采購部負責跟蹤采購合同的執行情況，及時與供應商溝通協調，確保供應商按照合同約定履行義務。2.質量控制部按照合同約定的質量標準對采購物資進行檢驗和驗收，確保采購物資質量符合要求。3.合同管理部負責監督采購合同的履行情況，對合同執行過程中出現的問題及時提出處理意見和建議。（三）合同變更與終止1.在采購合同履行過程中，如因特殊原因需要變更合同條款，雙方應協商一致，并簽訂書面變更協議。2.采購合同履行完畢或因不可抗力、雙方協商一致等原因需要終止合同的，雙方應按照合同約定辦理終止手續。（四）合同糾紛處理1.如在采購合同履行過程中發生糾紛，雙方應首先通過友好協商解決。2.協商不成的，可以根據合同約定的爭議解決方式，如申請仲裁或提起訴訟等，解決糾紛。六、質量控制（一）質量標準制定質量控制部根據采購物資的特性和使用要求，制定相應的質量標準和檢驗規范。質量標準應明確采購物資的外觀、尺寸、性能、安全等方面的要求。（二）檢驗與驗收1.采購物資到貨后，質量控制部按照質量標準和檢驗規范進行檢驗和驗收。對于一般性采購物資，可采用抽檢的方式進行檢驗。對于關鍵采購物資或質量要求較高的物資，應進行全檢。2.檢驗和驗收過程中，如發現采購物資不符合質量標準，質量控制部應及時通知采購部和供應商，要求供應商采取整改或退換貨等措施。（三）質量問題處理1.對于采購物資出現的質量問題，質量控制部應組織相關部門進行分析和調查，確定問題原因和責任歸屬。2.根據問題原因和責任歸屬，采取相應的處理措施，如要求供應商整改、退換貨、賠償損失等。3.對質量問題的處理結果進行跟蹤和驗證，確保問題得到徹底解決。七、成本控制（一）采購成本分析1.采購部定期對采購項目的成本進行分析，包括采購價格、運輸費用、倉儲費用、稅費等方面。2.通過與歷史采購數據、市場價格水平等進行比較，找出成本變動的原因和存在的問題。（二）成本控制措施1.優化采購流程，提高采購效率，降低采購過程中的時間成本和人力成本。2.加強供應商管理，通過談判、招標等方式爭取更優惠的采購價格。3.合理安排采購批量和采購時間，降低庫存成本和運輸成本。4.對采購成本進行預算控制，確保采購支出不超過預算額度。八、風險管理（一）風險識別1.采購中心對采購過程中可能面臨的風險進行識別，包括市場風險、供應商風險、質量風險、合同風險、法律風險等。2.定期對采購業務進行風險評估，確定風險發生的可能性和影響程度。（二）風險應對措施1.針對市場風險，密切關注市場動態，及時調整采購策略，合理儲備物資，降低市場價格波動對采購成本的影響。2.對于供應商風險，加強供應商管理，建立供應商評估和淘汰機制，選擇信譽良好、實力較強的供應商合作。3.質量風險方面，嚴格質量控制，加強檢驗和驗收工作，確保采購物資質量符合要求。4.合同風險通過規范合同簽訂、履行、變更和終止等環節的管理，明確雙方權利義務，降低合同糾紛風險。5.法律風險方面，加強對采購法律法規的學習和培訓，確保采購活動合法合規。九、信息管理（一）采購信息收集1.采購部收集與采購業務相關的市場信息、供應商信息、采購需求信息等。2.綜合管理部負責收集和整理采購中心內部的文件、資料、數據等信息。（二）信息分析與利用1.對收集到的采購信息進行分析和整理，提取有價值的信息，為采購決策提供支持。2.利用采購信息建立供應商數據庫、采購項目數據庫等，實現信息的共享和利用。（三）信息安全管理1.建立采購信息安全管理制度，明確信息安全責任和權限。2.采取加密、備份、訪問控制等措施，保障采購信息的安全，防止信息泄露和丟失。十、監督與考核（一）內部監督1.集團審計部門定期對采購中心的采購業務進行審計，檢查采購活動的合法性、合規性和效益性。2.采購中心內部建立監督機制，對采購流程、合同執行、質量控制等環節進行監督檢查，發現問題及時整改。（二）考核評價