進口食品備案管理制度?一、總則（一）目的為加強進口食品管理，規范進口食品備案行為，保障消費者健康和食品安全，根據國家相關法律法規及政策要求，結合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司進口食品的備案管理工作，包括但不限于進口食品的采購、運輸、儲存、銷售等環節涉及的各類食品。（三）基本原則1.依法依規原則：嚴格遵守國家關于進口食品的法律法規、標準規范及相關政策要求，確保備案工作合法合規。2.風險防控原則：對進口食品的風險進行全面評估和有效防控，保障食品安全。3.誠信自律原則：公司及相關工作人員應誠實守信，自覺履行備案義務，加強自律管理。二、備案職責分工（一）采購部門1.負責收集進口食品供應商的相關資質文件和產品信息，確保供應商具備合法經營資格。2.向供應商索要進口食品的原產地證明、衛生證書、檢驗檢疫證明等相關文件，并及時提供給質量控制部門。3.在采購合同中明確進口食品的質量標準、備案要求及雙方責任。（二）質量控制部門1.負責對采購部門提供的進口食品相關文件進行審核，確保文件的真實性、完整性和有效性。2.依據國家相關標準和規定，對進口食品的質量、規格、標簽、說明書等進行查驗，必要時進行抽樣送檢。3.負責辦理進口食品的備案申請手續，按照規定填寫備案表格，提交相關資料，并跟蹤備案進展情況。4.對備案過程中發現的問題及時與采購部門、供應商溝通協調，采取有效措施進行整改。（三）物流部門1.負責進口食品的運輸和儲存管理，確保食品在運輸和儲存過程中的質量安全。2.配合質量控制部門做好進口食品的查驗工作，提供必要的協助。3.對運輸工具和儲存設施進行定期清潔、消毒和維護，防止食品受到污染。（四）銷售部門1.負責向消費者宣傳進口食品的相關信息，包括備案情況、食用方法、注意事項等。2.對銷售的進口食品進行追溯管理，確保能夠及時召回存在質量問題的產品。3.收集消費者對進口食品的反饋意見，及時反饋給質量控制部門。（五）法務部門1.為進口食品備案管理工作提供法律咨詢和支持，確保公司的備案行為符合法律法規要求。2.審查進口食品采購合同、備案文件等相關法律文書，防范法律風險。3.協助處理備案過程中涉及的法律糾紛和投訴舉報案件。三、備案申請流程（一）資料準備1.進口食品的商業發票、裝箱單、提單等貿易單證。2.進口食品的原產地證明、衛生證書、檢驗檢疫證明等官方文件。3.進口食品的標簽樣張及中文翻譯件，標簽應符合國家相關標準和規定，包括食品名稱、配料表、凈含量、生產日期、保質期、貯存條件、食品生產經營者的名稱、地址和聯系方式、食品生產許可證編號、產品標準代號、貯存條件、所使用的食品添加劑在國家標準中的通用名稱、生產許可證編號、產品標準代號等內容。4.進口食品的說明書樣張及中文翻譯件，說明書應包含食品的功效、適用人群、食用方法、注意事項等內容。5.其他需要提供的資料，如進口食品的第三方檢測報告、進口商營業執照副本復印件等。（二）申請提交質量控制部門將準備齊全的備案申請資料按照規定格式填寫備案表格，加蓋公司公章后，通過國家進口食品備案管理系統或向當地海關、檢驗檢疫機構等相關部門提交備案申請。（三）審核受理相關部門收到備案申請后，對申請資料進行審核。如資料齊全、符合要求，予以受理；如資料不齊全或不符合要求，將一次性告知申請人需要補充或更正的內容。（四）備案辦理質量控制部門根據審核意見，對需要補充或更正的資料及時進行完善，并提交給相關部門。相關部門在規定時間內完成備案辦理工作，發放備案憑證。（五）備案變更如進口食品的名稱、規格、標簽、說明書、保質期、生產工藝等信息發生變更，公司應在變更前向原備案部門提出備案變更申請，并提交相關證明材料。備案部門審核通過后，辦理備案變更手續。（六）備案注銷進口食品停止進口或銷售后，公司應及時向原備案部門申請備案注銷，并提交相關證明材料。備案部門審核通過后，辦理備案注銷手續。四、備案文件管理（一）文件歸檔質量控制部門負責將進口食品備案過程中產生的各類文件資料進行整理歸檔，包括備案申請資料、審核意見、備案憑證、變更記錄、注銷記錄等。歸檔文件應按照時間順序、類別進行分類存放，便于查閱和管理。（二）文件保管1.設立專門的文件保管場所，確保文件存放安全、整潔、防潮、防蟲、防火。2.對重要文件資料進行備份，采用電子存儲和紙質存儲相結合的方式，防止文件丟失或損壞。3.定期對文件進行清查和盤點，確保文件的完整性和準確性。（三）文件查閱1.公司內部人員因工作需要查閱備案文件的，應填寫文件查閱申請表，經部門負責人批準后，到文件保管部門查閱。2.查閱文件時應在指定地點進行，不得擅自將文件帶出保管場所。如需復印或借閱文件，應按照規定辦理相關手續。3.外部單位或個人因工作需要查閱備案文件的，應提供有效證明文件，并經公司分管領導批準后，由文件保管部門安排專人陪同查閱。查閱過程中應遵守公司的保密規定，不得泄露文件內容。五、備案監督檢查（一）內部自查1.公司定期組織對進口食品備案管理工作進行內部自查，檢查內容包括備案制度的執行情況、備案申請資料的真實性和完整性、備案文件的管理情況等。2.質量控制部門負責制定內部自查計劃，明確自查內容、方法、時間和人員分工。自查結束后，編寫自查報告，對發現的問題提出整改措施和建議。3.針對內部自查發現的問題，相關部門應及時進行整改，整改完成后提交整改報告。質量控制部門對整改情況進行跟蹤復查，確保問題得到徹底解決。（二）外部檢查1.積極配合海關、檢驗檢疫機構等相關部門對公司進口食品備案管理工作進行的監督檢查，如實提供相關資料和信息。2.對外部檢查提出的問題，公司應高度重視，認真分析原因，制定切實可行的整改方案，并在規定時間內完成整改。3.將外部檢查結果及整改情況及時向公司管理層匯報，作為改進備案管理工作的重要依據。六、罰則（一）對違反本制度規定的行為，視情節輕重給予相應的處罰：1.對在備案申請過程中提供虛假資料的，責令改正，并處以罰款；情節嚴重的，依法吊銷相關許可證件。2.對未按照規定辦理備案變更或注銷手續的，責令限期改正；逾期不改正的，處以罰款。3.對未按照規定保管備案文件資料的，責令限期改正；造成文件資料丟失或損壞的，依法承擔相應的賠償責任。4.對違反本制度其他規定的行為，按照國家相關法律法規及公司內部規章制度進行處理。