達索公司文件管理制度?一、總則（一）目的為加強達索公司文件管理，確保文件的準確性、完整性和規范性，提高工作效率，促進公司各項業務的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于達索公司總部及各分支機構、子公司，適用于公司內部產生的各類文件，包括但不限于行政文件、業務文件、技術文件、財務文件等。（三）文件管理原則1.統一管理原則：公司文件實行集中統一管理，由專門的文件管理部門負責文件的收集、整理、歸檔、保管和利用。2.分級負責原則：各部門負責本部門文件的形成、積累、整理和歸檔工作，并指定專人負責文件管理工作。3.及時準確原則：文件的起草、審核、批準、發布等環節應嚴格按照規定的程序進行，確保文件內容準確、及時，符合公司實際情況和相關法律法規要求。4.安全保密原則：加強文件的安全保密管理，確保文件的機密性、完整性和可用性，防止文件泄露、丟失或損壞。二、文件分類與編號（一）文件分類1.行政文件：包括公司發布的各項規章制度、決定、通知、通報、報告、請示等。2.業務文件：與公司業務相關的各類文件，如項目計劃、合同協議、業務流程、市場調研報告等。3.技術文件：涉及公司技術研發、產品設計、工藝制造等方面的文件，如技術方案、圖紙、技術標準、測試報告等。4.財務文件：公司財務方面的文件，如預算報告、財務報表、審計報告、資金申請等。5.其他文件：不屬于上述分類的其他文件，如會議紀要、工作匯報、培訓資料等。（二）文件編號1.編號規則：文件編號由公司代碼、文件類別代碼、年份代碼、順序號組成。例如：DSXZ2023001，其中"DS"為公司代碼，"XZ"為行政文件類別代碼，"2023"為年份代碼，"001"為順序號。2.文件類別代碼：行政文件（XZ）、業務文件（YW）、技術文件（JS）、財務文件（CW）、其他文件（QT）。3.年份代碼：采用公元紀年，取年份的后兩位數字。4.順序號：按照文件發布的先后順序依次編號，位數根據實際情況確定。三、文件起草與審核（一）文件起草1.職責分工：文件起草由相關部門負責，起草人應具備相應的業務知識和文字表達能力，確保文件內容準確、清晰、完整。2.起草要求：明確文件的主題、目的、適用范圍、主要內容等。語言規范、簡潔、易懂，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯。引用的法律法規、政策文件等應準確無誤，并注明出處。涉及多個部門的文件，應充分征求相關部門的意見，確保文件的可行性和協調性。（二）文件審核1.審核流程：文件起草完成后，應提交部門負責人進行審核。部門負責人應認真審核文件內容，確保文件符合公司政策和相關規定，與本部門工作實際相符。審核通過后，報公司分管領導審批。對于重要文件，還應提交公司總經理辦公會或董事會審議。2.審核要點：文件內容是否符合法律法規和公司政策要求。文件的主題是否明確，目的是否清晰，適用范圍是否準確。文件的邏輯結構是否合理，條款是否完整、嚴謹。文件的語言表達是否規范、簡潔、易懂。文件涉及的相關部門意見是否充分征求并協調一致。四、文件批準與發布（一）文件批準1.審批權限：行政文件、業務文件、財務文件等一般由公司分管領導審批，重要文件由公司總經理審批。技術文件根據其涉及的技術領域和重要程度，由相關技術負責人或公司分管技術領導審批。2.審批要求：審批人應認真審查文件內容，簽署明確的審批意見。對于不符合要求的文件，應退回起草部門修改后重新提交審批。（二）文件發布1.發布渠道：文件批準后，由文件管理部門負責通過公司內部辦公系統、電子郵件、紙質文件等渠道進行發布。對于涉及公司機密的文件，應嚴格按照保密規定進行發布和傳遞。2.發布范圍：根據文件的性質和內容，確定文件的發布范圍，確保相關人員能夠及時獲取文件信息。發布范圍應明確、具體，避免遺漏或誤發。五、文件歸檔與保管（一）文件歸檔1.歸檔范圍：公司各部門應將本部門在工作中形成的具有保存價值的文件及時歸檔，包括紙質文件、電子文件等。歸檔文件應符合文件分類與編號的要求。2.歸檔時間：日常工作中形成的文件，應在文件辦理完畢后的[X]個工作日內歸檔。項目文件應在項目結束后的[X]個工作日內歸檔。重要會議文件應在會議結束后的[X]個工作日內歸檔。3.歸檔要求：歸檔文件應齊全、完整，字跡清晰，簽署完備。電子文件應按照規定的格式和存儲要求進行整理和存儲，確保文件的可讀性和可利用性。歸檔文件應進行分類整理，編制歸檔目錄，注明文件編號、名稱、日期、來源等信息。（二）文件保管1.保管方式：文件采用紙質檔案與電子檔案相結合的方式進行保管。紙質檔案應存放在專門的檔案柜中，按照檔案類別和編號順序排列；電子檔案應存儲在服務器或其他存儲設備上，并定期進行備份。2.保管期限：根據文件的性質和重要程度，確定文件的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期。永久保管的文件：如公司章程、公司營業執照、重要合同協議、財務審計報告等。長期保管的文件：如公司規章制度、業務文件、技術文件等，保管期限一般為[X]年。短期保管的文件：如一般性的通知、會議紀要、工作匯報等，保管期限一般為[X]年。3.保管要求：檔案保管場所應保持清潔、干燥、通風良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施。定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的完整性和安全性。發現檔案損壞、丟失等情況，應及時采取措施進行處理。嚴格限制檔案查閱人員的范圍，查閱檔案應辦理登記手續，不得擅自復制、涂改、銷毀檔案。六、文件利用與借閱（一）文件利用1.利用范圍：公司員工因工作需要，可以查閱、使用公司已歸檔的文件。利用文件應遵守公司的相關規定，不得擅自擴大利用范圍。2.利用方式：員工可以通過檔案管理部門提供的查閱場所進行現場查閱，也可以申請復印、掃描等方式獲取文件副本。對于電子文件，檔案管理部門應提供相應的檢索和下載服務。（二）文件借閱1.借閱申請：因工作需要借閱文件的，應填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等信息，經部門負責人審批后，交檔案管理部門辦理借閱手續。2.借閱審批：檔案管理部門應對借閱申請進行審核，對于重要文件或涉及機密的文件，應報公司分管領導審批。3.借閱期限：文件借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。4.借閱要求：借閱人應妥善保管借閱的文件，不得轉借他人，不得在文件上涂改、標記、污損。借閱人應在規定的借閱期限內歸還文件，如因特殊情況需要延期歸還，應提前向檔案管理部門說明原因，并辦理續借手續。借閱人歸還文件時，檔案管理部門應認真檢查文件的完整性和安全性，如發現文件損壞、丟失等情況，借閱人應承擔相應的責任。七、文件變更與廢止（一）文件變更1.變更原因：文件在實施過程中，如發現存在內容不完整、條款不合理、與實際情況不符等問題，或因法律法規、政策文件等發生變化，需要對文件進行變更。2.變更程序：文件變更申請由相關部門或人員提出，填寫《文件變更申請表》，說明變更的原因、內容、依據等信息。變更申請經部門負責人審核后，報公司分管領導審批。對于重要文件的變更，還應提交公司總經理辦公會或董事會審議。文件管理部門根據審批意見，對文件進行修改、審核、批準，并按照文件發布的程序進行發布。3.變更標識：文件變更后，應在文件首頁注明"修訂版"字樣，并標明修訂日期和修訂版本號。（二）文件廢止1.廢止原因：文件因適用期屆滿、內容已不適用、被新文件替代等原因，需要予以廢止。2.廢止程序：文件廢止申請由相關部門或人員提出，填寫《文件廢止申請表》，說明廢止的原因、文件名稱、編號等信息。廢止申請經部門負責人審核后，報公司分管領導審批。文件管理部門根據審批意見，將廢止的文件從公司內部辦公系統、紙質檔案等載體上予以刪除或銷毀，并在檔案目錄中注明廢止情況。八、文件保密管理（一）保密制度1.公司建立文件保密制度，明確文件保密的范圍、措施和責任。對涉及公司商業秘密、技術秘密、財務秘密等重要文件，應嚴格按照保密規定進行管理。2.保密文件的起草、審核、批準、發布、歸檔、保管、利用、借閱等環節，應采取相應的保密措施，確保文件不被泄露。（二）保密措施1.對保密文件進行標識，注明"機密"、"秘密"等字樣，并明確保密期限。2.保密文件應存放在專門的保密柜中，實行專人專管。3.涉及保密文件的計算機、存儲設備等應設置密碼保護，并定期進行病毒查殺和數據備份。4.嚴格限制保密文件的查閱、復印、掃描等權限，查閱保密文件應經公司分管領導批準，并在指定的場所進行。5.對因工作需要接觸保密文件的人員，應簽訂保密協議，明確保密責任和義務。（三）泄密處理1.如發現文件泄密情況，應立即采取措施進行制止，并及時報告公司領導。2.對泄密事件進行調查，查明泄密原因、責任人等情況。3.根據泄密事件的嚴重程度，對責任人給予相應的處罰，包括警告、罰款、辭退等，并要求責任人采取措施消除泄密影響。4.對因泄密給公司造成損失的，公司有權依法追究責任人的法律責任。九、文件信息化管理（一）信息化系統建設1.公司建立文件信息化管理系統，實現文件的電子化起草、審核、批準、發布、歸檔、保管、利用、檢索等功能，提高文件管理的效率和水平。2.信息化管理系統應具備完善的用戶權限管理功能，根據不同人員的工作職責和權限，設置相應的文件訪問和操作權限。（二）電子文件管理1.電子文件的形成、處理應符合國家相關標準和公司規定，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。2.電子文件應按照規定的格式和命名規則進行存儲，定期進行備份，防止數據丟失。3.加強對電子文件存儲設備的管理，確保存儲設備的安全可靠。定期對存儲設備進行檢查和維護，及時清理過期或無用的電子文件。（三）信