酒店采購(gòu)預(yù)算管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)酒店采購(gòu)預(yù)算管理，合理安排采購(gòu)資金，提高資金使用效益，確保酒店各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的順利進(jìn)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于酒店各部門(mén)涉及采購(gòu)業(yè)務(wù)的預(yù)算編制、執(zhí)行、控制與考核等工作。（三）基本原則1.預(yù)算法定原則：采購(gòu)預(yù)算編制必須遵循國(guó)家法律法規(guī)和酒店內(nèi)部財(cái)務(wù)制度的規(guī)定。2.全面性原則：涵蓋酒店運(yùn)營(yíng)所需的各類(lèi)物資和服務(wù)采購(gòu)，確保無(wú)重大遺漏。3.準(zhǔn)確性原則：依據(jù)市場(chǎng)行情、歷史數(shù)據(jù)等，科學(xué)合理地預(yù)測(cè)采購(gòu)需求和成本，保證預(yù)算數(shù)據(jù)真實(shí)、準(zhǔn)確。4.動(dòng)態(tài)調(diào)整原則：根據(jù)市場(chǎng)變化、經(jīng)營(yíng)狀況等因素，適時(shí)對(duì)采購(gòu)預(yù)算進(jìn)行調(diào)整，確保預(yù)算的合理性和有效性。5.效益優(yōu)先原則：以提高酒店經(jīng)濟(jì)效益為核心，優(yōu)化采購(gòu)預(yù)算安排，降低采購(gòu)成本。二、職責(zé)分工（一）采購(gòu)部門(mén)1.負(fù)責(zé)收集、整理各類(lèi)物資和服務(wù)的采購(gòu)需求信息，結(jié)合市場(chǎng)情況，提出采購(gòu)預(yù)算建議。2.參與采購(gòu)預(yù)算的編制工作，對(duì)預(yù)算中涉及的采購(gòu)項(xiàng)目、數(shù)量、價(jià)格等進(jìn)行詳細(xì)分析和審核。3.根據(jù)批準(zhǔn)的采購(gòu)預(yù)算，組織實(shí)施采購(gòu)活動(dòng)，嚴(yán)格控制采購(gòu)成本，確保采購(gòu)質(zhì)量。4.定期對(duì)采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析，及時(shí)反饋預(yù)算執(zhí)行中的問(wèn)題，并提出改進(jìn)措施。（二）財(cái)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定酒店采購(gòu)預(yù)算管理制度和相關(guān)流程，指導(dǎo)各部門(mén)正確編制采購(gòu)預(yù)算。2.審核各部門(mén)提交的采購(gòu)預(yù)算草案，結(jié)合酒店財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，提出調(diào)整建議，匯總編制酒店年度采購(gòu)預(yù)算。3.負(fù)責(zé)采購(gòu)預(yù)算的資金安排，監(jiān)督采購(gòu)資金的使用情況，確保資金安全、合理使用。4.定期對(duì)采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行財(cái)務(wù)分析，提供相關(guān)數(shù)據(jù)支持，為預(yù)算調(diào)整和考核提供依據(jù)。（三）使用部門(mén)1.根據(jù)本部門(mén)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和業(yè)務(wù)需求，詳細(xì)填報(bào)采購(gòu)需求申請(qǐng)表，明確采購(gòu)項(xiàng)目、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等信息。2.參與采購(gòu)預(yù)算的編制工作，對(duì)本部門(mén)提出的采購(gòu)需求進(jìn)行合理性說(shuō)明，配合采購(gòu)部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)做好預(yù)算編制工作。3.負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)物資和服務(wù)的使用情況進(jìn)行跟蹤和評(píng)估，及時(shí)反饋使用過(guò)程中的問(wèn)題，為采購(gòu)預(yù)算的調(diào)整提供參考。（四）預(yù)算管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)酒店采購(gòu)預(yù)算的綜合管理工作，制定預(yù)算編制的總體要求和時(shí)間安排。2.組織協(xié)調(diào)各部門(mén)之間的溝通與協(xié)作，確保采購(gòu)預(yù)算編制工作順利進(jìn)行。3.對(duì)采購(gòu)預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，定期向酒店管理層匯報(bào)預(yù)算執(zhí)行情況。4.根據(jù)酒店經(jīng)營(yíng)情況和市場(chǎng)變化，提出采購(gòu)預(yù)算調(diào)整的建議和方案，報(bào)酒店管理層審批。三、預(yù)算編制（一）編制依據(jù)1.酒店年度經(jīng)營(yíng)目標(biāo)和發(fā)展規(guī)劃，明確各部門(mén)的業(yè)務(wù)重點(diǎn)和采購(gòu)需求。2.歷史采購(gòu)數(shù)據(jù)，分析各類(lèi)物資和服務(wù)的采購(gòu)數(shù)量、價(jià)格變動(dòng)趨勢(shì)，為預(yù)算編制提供參考。3.市場(chǎng)調(diào)研信息，了解各類(lèi)物資和服務(wù)的市場(chǎng)價(jià)格、供應(yīng)情況等，掌握市場(chǎng)動(dòng)態(tài)。4.酒店內(nèi)部庫(kù)存情況，結(jié)合庫(kù)存周轉(zhuǎn)率和安全庫(kù)存要求，合理確定采購(gòu)數(shù)量。（二）編制流程1.準(zhǔn)備階段預(yù)算管理部門(mén)制定采購(gòu)預(yù)算編制通知，明確編制范圍、內(nèi)容、格式、時(shí)間要求等。采購(gòu)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、使用部門(mén)等收集相關(guān)資料，如歷史采購(gòu)數(shù)據(jù)、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、庫(kù)存清單等。2.申報(bào)階段使用部門(mén)根據(jù)本部門(mén)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和業(yè)務(wù)需求，填寫(xiě)采購(gòu)需求申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)項(xiàng)目、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間、用途等信息，并提交至采購(gòu)部門(mén)。采購(gòu)部門(mén)對(duì)使用部門(mén)提交的采購(gòu)需求申請(qǐng)表進(jìn)行初步審核，核實(shí)需求的合理性和必要性，結(jié)合市場(chǎng)情況，提出采購(gòu)預(yù)算建議，包括采購(gòu)項(xiàng)目、數(shù)量、價(jià)格、預(yù)計(jì)采購(gòu)金額等，并反饋給使用部門(mén)。使用部門(mén)對(duì)采購(gòu)部門(mén)反饋的預(yù)算建議進(jìn)行確認(rèn)和調(diào)整，如有異議，與采購(gòu)部門(mén)溝通協(xié)商，達(dá)成一致后，將調(diào)整后的采購(gòu)需求申請(qǐng)表及預(yù)算建議提交至財(cái)務(wù)部門(mén)。3.審核階段財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)各部門(mén)提交的采購(gòu)需求申請(qǐng)表及預(yù)算建議進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核預(yù)算的合理性、準(zhǔn)確性、資金安排的可行性等。結(jié)合酒店財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，對(duì)預(yù)算進(jìn)行綜合平衡，提出審核意見(jiàn)。對(duì)于審核中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，財(cái)務(wù)部門(mén)與采購(gòu)部門(mén)、使用部門(mén)進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，要求相關(guān)部門(mén)對(duì)預(yù)算進(jìn)行調(diào)整和完善。各部門(mén)根據(jù)財(cái)務(wù)部門(mén)的審核意見(jiàn)，對(duì)采購(gòu)預(yù)算進(jìn)行修改和補(bǔ)充，再次提交審核。經(jīng)多次審核無(wú)誤后，財(cái)務(wù)部門(mén)匯總編制酒店年度采購(gòu)預(yù)算草案。4.審批階段酒店年度采購(gòu)預(yù)算草案提交酒店管理層審批。管理層根據(jù)酒店經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、財(cái)務(wù)狀況等因素，對(duì)采購(gòu)預(yù)算進(jìn)行全面審查和決策。如采購(gòu)預(yù)算草案獲得批準(zhǔn)，由預(yù)算管理部門(mén)下達(dá)正式的采購(gòu)預(yù)算指標(biāo)至各部門(mén)執(zhí)行。如未獲批準(zhǔn)，預(yù)算管理部門(mén)將審批意見(jiàn)反饋給相關(guān)部門(mén)，要求其重新編制采購(gòu)預(yù)算。（三）編制內(nèi)容1.物資采購(gòu)預(yù)算：包括食品、飲料、客房用品、辦公用品、工程物資、設(shè)備配件等各類(lèi)物資的采購(gòu)預(yù)算，明確采購(gòu)項(xiàng)目、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)價(jià)格、采購(gòu)時(shí)間等。2.服務(wù)采購(gòu)預(yù)算：涵蓋酒店外包服務(wù)，如洗滌服務(wù)、保潔服務(wù)、餐飲外包、營(yíng)銷(xiāo)策劃服務(wù)、維修保養(yǎng)服務(wù)等的采購(gòu)預(yù)算，包括服務(wù)內(nèi)容、預(yù)計(jì)采購(gòu)金額、服務(wù)期限等。3.采購(gòu)費(fèi)用預(yù)算：包括采購(gòu)人員的差旅費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、運(yùn)輸費(fèi)、倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)、檢驗(yàn)檢測(cè)費(fèi)等與采購(gòu)業(yè)務(wù)相關(guān)的費(fèi)用預(yù)算。四、預(yù)算執(zhí)行（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.使用部門(mén)如需采購(gòu)物資或服務(wù)，應(yīng)按照酒店規(guī)定的采購(gòu)申請(qǐng)流程，填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)單。采購(gòu)申請(qǐng)單應(yīng)詳細(xì)注明采購(gòu)項(xiàng)目、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間、用途等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字。2.對(duì)于預(yù)算內(nèi)采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)申請(qǐng)單提交至采購(gòu)部門(mén)后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)按照預(yù)算安排及時(shí)組織采購(gòu)。對(duì)于超預(yù)算采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)將采購(gòu)申請(qǐng)單連同詳細(xì)的預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)一并提交至預(yù)算管理部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)審核，經(jīng)酒店管理層批準(zhǔn)后方可實(shí)施采購(gòu)。（二）采購(gòu)審批1.采購(gòu)部門(mén)收到采購(gòu)申請(qǐng)單后，應(yīng)對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目的必要性、合理性、采購(gòu)方式等進(jìn)行審核。對(duì)于符合采購(gòu)要求的申請(qǐng)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)根據(jù)酒店采購(gòu)管理制度，選擇合適的采購(gòu)方式，如招標(biāo)采購(gòu)、詢(xún)價(jià)采購(gòu)、競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)等，并按照相應(yīng)的采購(gòu)流程進(jìn)行審批。2.采購(gòu)審批流程應(yīng)明確各級(jí)審批人員的職責(zé)和權(quán)限，確保采購(gòu)活動(dòng)的合規(guī)性和透明度。一般采購(gòu)項(xiàng)目由采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；重大采購(gòu)項(xiàng)目或金額較大的采購(gòu)項(xiàng)目需經(jīng)酒店分管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理等多級(jí)審批。3.在采購(gòu)審批過(guò)程中，審批人員應(yīng)重點(diǎn)審查采購(gòu)預(yù)算的執(zhí)行情況、采購(gòu)價(jià)格的合理性、采購(gòu)質(zhì)量的保證措施等。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)要求采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行整改或調(diào)整采購(gòu)方案。（三）采購(gòu)實(shí)施1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)批準(zhǔn)的采購(gòu)申請(qǐng)單，按照既定的采購(gòu)方式和流程組織實(shí)施采購(gòu)。在采購(gòu)過(guò)程中，采購(gòu)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守酒店采購(gòu)管理制度和相關(guān)法律法規(guī)，確保采購(gòu)活動(dòng)的公平、公正、公開(kāi)。2.采購(gòu)人員應(yīng)積極與供應(yīng)商溝通協(xié)商，爭(zhēng)取優(yōu)惠的采購(gòu)價(jià)格和良好的服務(wù)條款。同時(shí)，要對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量等進(jìn)行嚴(yán)格考察和評(píng)估，選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行合作。3.對(duì)于采購(gòu)合同的簽訂，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照合同管理規(guī)定，確保合同條款明確、完整、合法，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同副本提交至財(cái)務(wù)部門(mén)備案，作為財(cái)務(wù)核算和付款的依據(jù)。（四）采購(gòu)驗(yàn)收1.采購(gòu)物資或服務(wù)到貨后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知使用部門(mén)、質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)等相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)按照采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，對(duì)采購(gòu)物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、性能等進(jìn)行仔細(xì)檢查和核對(duì)。2.對(duì)于驗(yàn)收合格的物資或服務(wù)，驗(yàn)收人員應(yīng)在驗(yàn)收?qǐng)?bào)告上簽字確認(rèn)，并辦理入庫(kù)手續(xù)或投入使用。對(duì)于驗(yàn)收不合格的物資或服務(wù)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施，直至達(dá)到驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。3.質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)物資的質(zhì)量進(jìn)行抽檢，確保采購(gòu)物資符合酒店經(jīng)營(yíng)要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)反饋給采購(gòu)部門(mén)和相關(guān)部門(mén)，采取相應(yīng)的處理措施。（五）采購(gòu)付款1.采購(gòu)付款應(yīng)嚴(yán)格按照采購(gòu)合同約定和酒店財(cái)務(wù)管理制度執(zhí)行。財(cái)務(wù)部門(mén)在收到采購(gòu)部門(mén)提交的付款申請(qǐng)及相關(guān)憑證（如采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票等）后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真審核。2.審核無(wú)誤后，財(cái)務(wù)部門(mén)按照合同約定的付款方式和時(shí)間，辦理采購(gòu)付款手續(xù)。對(duì)于貨到付款的采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)在驗(yàn)收合格后及時(shí)付款；對(duì)于預(yù)付款項(xiàng)的采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)嚴(yán)格控制預(yù)付款比例和支付時(shí)間，確保資金安全。3.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)建立采購(gòu)付款臺(tái)賬，詳細(xì)記錄每筆采購(gòu)付款的金額、時(shí)間、供應(yīng)商等信息，便于跟蹤和管理采購(gòu)資金的使用情況。五、預(yù)算控制（一）建立預(yù)算監(jiān)控機(jī)制1.預(yù)算管理部門(mén)定期對(duì)采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時(shí)掌握各部門(mén)采購(gòu)預(yù)算的執(zhí)行進(jìn)度、資金使用情況、采購(gòu)項(xiàng)目完成情況等。2.建立預(yù)算執(zhí)行報(bào)告制度，各部門(mén)應(yīng)定期向預(yù)算管理部門(mén)報(bào)送采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況報(bào)告，詳細(xì)說(shuō)明本部門(mén)預(yù)算執(zhí)行情況、存在的問(wèn)題及改進(jìn)措施等。3.預(yù)算管理部門(mén)通過(guò)數(shù)據(jù)分析、實(shí)地檢查等方式，對(duì)采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行全面監(jiān)控。如發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行偏差較大或存在異常情況，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門(mén)溝通了解原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行糾正。（二）設(shè)置預(yù)算預(yù)警指標(biāo)1.根據(jù)采購(gòu)預(yù)算的重要性和風(fēng)險(xiǎn)程度，設(shè)置預(yù)算預(yù)警指標(biāo)，如采購(gòu)金額偏差率、采購(gòu)進(jìn)度偏差率等。2.當(dāng)采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況達(dá)到預(yù)警指標(biāo)時(shí)，預(yù)算管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門(mén)發(fā)出預(yù)警通知，提醒其關(guān)注預(yù)算執(zhí)行情況，采取有效措施控制預(yù)算偏差。3.相關(guān)部門(mén)收到預(yù)警通知后，應(yīng)分析預(yù)算執(zhí)行偏差的原因，制定針對(duì)性的改進(jìn)措施，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整改情況反饋給預(yù)算管理部門(mén)。（三）嚴(yán)格控制預(yù)算調(diào)整1.采購(gòu)預(yù)算一經(jīng)批準(zhǔn)，原則上不得隨意調(diào)整。如因市場(chǎng)變化、經(jīng)營(yíng)狀況調(diào)整、不可抗力等因素確需調(diào)整采購(gòu)預(yù)算的，應(yīng)按照預(yù)算調(diào)整流程進(jìn)行審批。2.預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)應(yīng)由相關(guān)部門(mén)提出，詳細(xì)說(shuō)明調(diào)整的原因、調(diào)整的內(nèi)容、調(diào)整后的預(yù)算金額等，并提交預(yù)算管理部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)審核。3.預(yù)算管理部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)進(jìn)行審核后，提交酒店管理層審批。經(jīng)批準(zhǔn)后的預(yù)算調(diào)整方案作為采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行的依據(jù)，各部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照調(diào)整后的預(yù)算執(zhí)行。六、預(yù)算分析與考核（一）預(yù)算分析1.定期對(duì)采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析，全面評(píng)估采購(gòu)預(yù)算的合理性、準(zhǔn)確性和執(zhí)行效果。分析內(nèi)容包括采購(gòu)金額、采購(gòu)數(shù)量、采購(gòu)價(jià)格、采購(gòu)進(jìn)度、預(yù)算偏差等方面。2.通過(guò)對(duì)比分析、趨勢(shì)分析、因素分析等方法，找出采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中存在的問(wèn)題和原因，如預(yù)算編制不準(zhǔn)確、市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)較大、采購(gòu)管理不善等。3.根據(jù)預(yù)算分析結(jié)果，提出改進(jìn)措施和建議，為優(yōu)化采購(gòu)預(yù)算編制、加強(qiáng)采購(gòu)管理、提高資金使用效益提供決策依據(jù)。預(yù)算分析報(bào)告應(yīng)提交酒店管理層和相關(guān)部門(mén)，作為管理決策的參考。（二）預(yù)算考核1.建立采購(gòu)預(yù)算考核制度，對(duì)各部門(mén)采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。考核指標(biāo)包括采購(gòu)預(yù)算完成率、采購(gòu)成本節(jié)