公司會務組管理制度?一、總則（一）目的為了加強公司會務組的規范化管理，提高會議組織效率和質量，確保會議順利進行，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各類會議的組織、籌備、服務等相關會務工作。（三）基本原則1.高效原則：以提高會議效率為核心，合理安排會議流程和資源，確保會議按時、高質量完成。2.規范原則：明確會務工作各環節的標準和要求，做到流程規范、操作有序。3.服務原則：以服務參會人員為宗旨，提供周到、細致的服務，保障會議順利開展。二、會議分類及組織流程（一）會議分類1.公司級會議：包括年度總結大會、季度工作會議、月度例會等，由公司高層領導主持，各部門負責人及相關人員參加。2.部門級會議：由各部門自行組織召開的部門內部會議、部門間協調會議等。3.專項會議：針對特定項目、工作任務或問題召開的會議，如項目研討會、問題解決會等。（二）組織流程1.會議發起公司級會議由總經理辦公室根據公司工作安排發起，提前確定會議主題、時間、地點、參會人員等信息，并下達會議通知。部門級會議由各部門負責人發起，提前向分管領導報備，確定會議相關信息后通知部門內部人員。專項會議由相關業務部門或項目負責人發起，經上級領導批準后組織召開，并通知相關人員參加。2.會務籌備成立會務組：根據會議規模和要求，由發起部門或指定專人負責成立會務組，明確各成員職責。會務組成員一般包括會議主持人、記錄員、資料準備人員、設備保障人員、后勤服務人員等。確定會議議程：根據會議主題和目的，由發起部門或主持人制定會議議程，報上級領導審核通過。會議議程應明確會議的各項議題、時間安排、發言順序等。準備會議資料：根據會議議程，準備相關的會議資料，如會議報告、文件、數據圖表、演示文稿等。資料應確保準確、完整、清晰，并提前發放給參會人員。布置會議場地：根據會議類型和規模，選擇合適的會議場地，并進行布置。會議場地應整潔、舒適、通風良好，配備必要的會議設備，如投影儀、音響、麥克風、桌椅等。在會議前，應檢查設備是否正常運行，確保會議順利進行。安排會議餐飲：根據會議時間和參會人員數量，合理安排會議餐飲。餐飲應注重營養搭配，滿足不同人員的口味需求。如有特殊飲食要求，應提前統計并做好相應安排。3.會議通知會議通知應提前發布，確保參會人員有足夠的時間準備。通知內容應包括會議主題、時間、地點、參會人員、會議議程、所需攜帶資料等信息。對于重要會議，應采用多種通知方式，如郵件、短信、內部公告等，確保通知到每一位參會人員。同時，應提醒參會人員按時參加會議，如有特殊情況不能參加，應提前請假。4.會議召開會務組人員應提前到達會議場地，做好各項準備工作，如簽到、發放資料、調試設備等。會議開始前，主持人應宣布會議紀律，要求參會人員將手機調至靜音或關機狀態，保持會議秩序。按照會議議程有序進行會議，主持人應引導會議討論，確保會議圍繞主題進行，避免偏離議題。記錄員應認真記錄會議內容，包括會議發言、討論要點、決議事項等。在會議過程中，會務組人員應密切關注會議進展情況，及時提供必要的服務，如添加茶水、更換話筒電池等。5.會議結束會議結束后，會務組人員應組織參會人員有序離場。清理會議場地，檢查設備是否關閉、資料是否齊全等。整理會議記錄，形成會議紀要。會議紀要應準確、客觀地反映會議內容和決議事項，經主持人審核后，及時發送給參會人員和相關部門。對會議決議事項進行跟蹤落實，明確責任人和時間節點，確保會議精神得到有效貫徹執行。三、會務組成員職責（一）會議主持人職責1.負責會議的組織和主持工作，確保會議按照預定議程順利進行。2.引導會議討論，把握會議節奏，避免會議偏離主題或出現冷場情況。3.協調參會人員之間的關系，處理會議中的突發情況和爭議問題。4.總結會議內容，明確會議決議事項，并對下一步工作進行部署。（二）記錄員職責1.認真記錄會議發言內容、討論要點、決議事項等，確保記錄準確、完整。2.對會議記錄進行整理和編輯，形成清晰、規范的會議紀要。3.在會議結束后，及時將會議紀要發送給參會人員和相關部門，并負責會議記錄的存檔保管。（三）資料準備人員職責1.根據會議議程和要求，準備相關的會議資料，如會議報告、文件、數據圖表、演示文稿等。2.對資料進行審核和校對，確保資料內容準確、清晰、完整。3.在會議前，將資料發放給參會人員，并在會議過程中根據需要及時提供相關資料。（四）設備保障人員職責1.負責會議場地內各種設備的調試和維護，確保設備正常運行。2.在會議過程中，密切關注設備運行情況，及時處理設備故障和技術問題。3.會議結束后，對設備進行清理和檢查，做好設備的保管工作。（五）后勤服務人員職責1.負責會議場地的布置和清理工作，確保場地整潔、舒適。2.安排會議餐飲，保證餐飲質量和供應及時性。3.為參會人員提供必要的服務，如添加茶水、發放文具等。4.負責會議期間的安全保衛工作，確保會議秩序和人員安全。四、會議資料管理（一）資料收集1.會議發起部門或相關責任人應提前收集與會議主題相關的資料，包括但不限于工作報告、數據統計、項目進展情況等。2.資料應確保真實、準確、完整，并按照一定的分類標準進行整理。（二）資料審核1.對收集到的會議資料進行審核，確保資料內容符合會議要求，不存在錯誤或歧義。2.審核人員應對資料的格式、排版等進行檢查，保證資料的規范性。（三）資料整理與歸檔1.根據會議議程和內容，對審核通過的資料進行進一步整理，形成清晰的資料體系。2.會議結束后，將會議資料進行歸檔保存，以便日后查閱和參考。歸檔資料應包括會議通知、會議議程、會議記錄、會議紀要、參會人員名單、會議資料等。3.建立電子檔案和紙質檔案，確保檔案的安全性和完整性。電子檔案應進行備份，并按照一定的命名規則和文件夾結構進行存儲。（四）資料查閱1.公司內部人員因工作需要查閱會議資料，應填寫《會議資料查閱申請表》，注明查閱目的、資料名稱、查閱時間等信息，經部門負責人批準后，到檔案管理人員處查閱。2.檔案管理人員應按照規定提供資料，并做好查閱記錄，記錄查閱人員姓名、查閱時間、查閱內容等信息。3.查閱人員應妥善保管查閱的資料，不得擅自復印、轉借或帶出檔案室。如需復印相關資料，應按照規定辦理復印手續。五、會議設備管理（一）設備采購1.根據會議需求和實際情況，由會務組提出會議設備采購申請，經審批后進行采購。2.采購設備時，應選擇質量可靠、性能穩定、價格合理的產品，并與供應商簽訂采購合同，明確設備的規格、型號、數量、價格、售后服務等條款。（二）設備驗收1.設備到貨后，由會務組、使用部門和相關技術人員共同進行驗收。驗收內容包括設備的外觀、數量、規格、型號、性能等方面。2.對驗收合格的設備，應填寫《設備驗收單》，并辦理入庫手續。對驗收不合格的設備，應及時與供應商聯系，要求其更換或處理。（三）設備使用與維護1.制定會議設備使用操作規程，明確設備的使用方法、注意事項等內容。會務組人員應按照操作規程使用設備，避免因操作不當造成設備損壞。2.定期對會議設備進行維護保養，檢查設備的運行狀況，及時發現和解決設備故障。對于重要設備，應建立維護檔案，記錄設備的維護情況。3.設備出現故障時，應及時通知設備保障人員進行維修。維修人員應做好維修記錄，包括故障現象、維修時間、維修方法、更換部件等信息。（四）設備報廢與更新1.對于已無法正常使用或維修成本過高的會議設備，由會務組提出報廢申請，經審批后進行報廢處理。2.設備報廢后，應及時清理資產賬目，并將報廢設備進行妥善處理，如變賣、捐贈等。3.根據公司發展和會議需求，適時對會議設備進行更新換代，確保設備的先進性和適用性。六、會議費用管理（一）費用預算1.在會議籌備階段，會務組應根據會議規模、時間、地點、議程等因素，編制會議費用預算。會議費用預算應包括場地租賃費用、設備租賃費用、餐飲費用、資料印刷費用、交通費用、禮品費用等各項支出。2.會議費用預算經審批后，作為會議費用控制的依據。在會議實施過程中，應嚴格按照預算執行，確保費用支出合理、合規。（二）費用報銷1.會議結束后，會務組應及時整理會議費用報銷憑證，按照公司財務制度進行報銷。報銷憑證應包括發票、收據、費用清單、審批單等相關資料。2.報銷人員應確保報銷憑證真實、合法、有效，并按照規定填寫報銷單。報銷單應注明會議名稱、時間、地點、費用明細等信息。3.財務部門對報銷憑證進行審核，審核通過后予以報銷。對于不符合報銷規定的憑證，財務部門應要求報銷人員補充或更正相關資料。（三）費用控制1.會務組應嚴格控制會議費用支出，確保各項費用不超出預算范圍。如因特殊情況需要調整預算，應提前辦理審批手續。2.在會議籌備過程中，應合理安排會議資源，避免浪費。對于可重復使用的設備、資料等，應盡量減少不必要的采購。3.定期對會議費用進行統計和分析，總結費用支出情況，為今后的會議組織提供參考依據。七、會議保密管理（一）保密范圍1.會議涉及的公司機密信息，如商業秘密、技術秘密、財務數據、人事信息等。2.會議過程中討論的尚未公開的決策事項、業務計劃、項目進展等內容。3.參會人員在會議中提供的個人隱私信息。（二）保密措施1.對會議場地進行選擇和布置時，應考慮保密性要求，避免在公共場所或容易被監聽的地方召開重要會議。2.限制參會人員范圍，嚴格控制知悉會議機密信息的人員數量。對參會人員進行保密教育，要求其遵守保密規定，不得泄露會議內容。3.在會議資料準備過程中，對涉及機密信息的資料進行加密處理，并標注保密等級。會議結束后，及時收回相關資料，妥善保管，防止丟失或泄露。4.會議期間，禁止無關人員進入會議場地。會務組人員應做好會議現場的安全保衛工作，防止會議內容被竊聽或泄露。5.會議記錄、紀要等文件應按照公司保密制度進行管理，明確傳閱范圍和保管期限。對涉及機密信息的文件，應進行加密存儲，并嚴格控制查閱權限。（三）泄密處理1.如發現會議內容被