公務寄收件管理制度?一、總則（一）目的為規范公司公務寄收件行為，確保公司郵件、包裹等收發工作的準確、及時、安全，提高工作效率，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在執行公務過程中的寄件、收件活動。（三）基本原則1.準確規范原則：寄件信息應準確無誤，收件地址、收件人姓名、聯系電話等關鍵信息必須清晰明確，確保郵件、包裹能夠準確送達目的地。2.安全保密原則：涉及公司機密、商業秘密、敏感信息等的郵件、包裹，應采取嚴格的保密措施，防止信息泄露。3.及時高效原則：對于緊急公務郵件、包裹，應優先處理，確保在規定時間內完成寄遞，避免影響工作進展。4.成本控制原則：在保證公務寄收件質量的前提下，合理選擇寄遞方式，降低寄遞成本。二、寄件管理（一）寄件流程1.寄件申請員工因公務需要寄件時，應填寫《公務寄件申請表》，詳細注明寄件人姓名、部門、寄件日期、收件人姓名、地址、聯系電話、寄件事由、郵件/包裹內容及重量等信息。如需寄遞重要文件、合同、標書等資料，應在申請表中特別注明，并說明對寄遞安全的要求。2.審批《公務寄件申請表》由部門負責人進行審批。部門負責人應根據工作實際情況，審核寄件事由的合理性、寄件內容的必要性以及寄遞方式的選擇是否恰當等。對于涉及金額較大、重要決策、機密信息等的寄件申請，需經公司分管領導審批。3.準備寄件寄件人根據審批通過的申請表，準備好待寄的郵件、包裹。對寄件內容進行仔細核對，確保準確無誤。對于需要密封的郵件、包裹，應使用符合安全要求的封裝材料進行密封，并在封口處加蓋密封章或簽字確認。按照不同的寄遞方式，準備好相應的寄件憑證，如快遞單、掛號信收據等。在填寫寄件憑證時，應再次核對收件人信息，確保準確無誤。4.交寄寄件人將準備好的郵件、包裹及寄件憑證一并交至公司指定的寄件點。寄件點工作人員負責對寄件進行登記、稱重、計費等操作，并根據寄件人的要求選擇合適的寄遞方式。對于需要保價的郵件、包裹，寄件人應按照規定支付保價費用，并在寄件憑證上注明保價金額。寄件點工作人員將寄件信息錄入公司郵件管理系統，生成寄件記錄，并將寄件憑證的一聯交予寄件人留存，以備查詢。（二）寄遞方式選擇1.快遞對于緊急、重要且需要快速送達的郵件、包裹，優先選擇快遞公司寄遞。在選擇快遞公司時，應綜合考慮其服務質量、價格、速度等因素，選擇信譽良好、服務規范的快遞公司。常見的快遞公司包括但不限于順豐速運、圓通速遞、中通快遞、韻達快遞、申通快遞等。根據寄件目的地及重量、體積等情況，合理選擇不同快遞公司的服務產品，如順豐標快、圓通特惠、中通經濟件等。2.郵政對于一些重要文件、證書、票據等需要安全、可靠寄遞的物品，可選擇郵政寄遞方式。郵政具有較為完善的網絡覆蓋和安全保障體系，能夠提供掛號信、特快專遞（EMS）等多種服務。對于寄往偏遠地區或對時效性要求不高的郵件、包裹，可考慮選擇郵政普通包裹或掛號信服務，以降低寄遞成本。3.其他方式根據特殊公務需求，如國際寄遞、冷鏈運輸等，可選擇專業的物流公司或國際貨代公司提供的特定寄遞服務。在選擇此類服務時，應確保其具備相應的資質和良好的信譽，并簽訂詳細的服務合同，明確雙方的權利義務。（三）寄件費用管理1.費用標準公司制定統一的公務寄件費用標準，根據寄遞方式、重量、距離等因素確定不同的收費標準。費用標準應定期進行評估和調整，以適應市場變化。員工在寄件時，應按照公司規定的費用標準支付寄件費用，不得擅自超標準寄件。如因特殊情況需要超標準寄件，需提前經部門負責人和公司分管領導審批。2.費用報銷員工寄件費用報銷時，應提供有效的寄件憑證（如快遞單、發票等），并在寄件憑證上注明寄件事由、收件人信息等。寄件費用報銷流程按照公司財務報銷制度執行。員工將寄件憑證及報銷申請提交至部門財務人員，經審核無誤后，報部門負責人審批，再提交至公司財務部門進行報銷。公司財務部門應定期對公務寄件費用進行統計和分析，對異常費用支出進行調查和核實，確保寄件費用的合理性和合規性。（四）寄件安全管理1.信息保密對于涉及公司機密、商業秘密、敏感信息等的郵件、包裹，寄件人應采取加密、密封等保密措施，并在寄件申請表中注明保密要求。寄件點工作人員在處理此類郵件、包裹時，應嚴格遵守保密規定，不得泄露寄件內容。如發現有信息泄露風險，應及時采取措施進行補救，并報告相關部門。2.包裝安全寄件人應根據郵件、包裹的內容和性質，選擇合適的包裝材料，確保包裝牢固、安全，能夠有效保護寄件內容不受損壞。對于易碎品、液體、粉末等特殊物品，應按照相關規定進行特殊包裝，并在包裝上標明警示標識。3.禁限寄物品管理寄件人應嚴格遵守國家有關禁限寄物品的規定，不得寄遞法律法規禁止流通或限制寄遞的物品。公司寄件點工作人員在接收寄件時，應認真檢查寄件內容，如發現有禁限寄物品，應拒絕接收，并及時通知寄件人處理。三、收件管理（一）收件登記1.收件點設立在公司設立專門的收件點，負責接收公司公務郵件、包裹。收件點應配備必要的辦公設備，如電腦、打印機、文件柜等，以便對收件進行登記、保管和分發。2.收件登記流程收件點工作人員收到郵件、包裹后，應及時進行登記。登記內容包括寄件人姓名、地址、聯系電話、收件日期、郵件/包裹單號、收件人姓名、部門、郵件/包裹內容及重量等信息。工作人員將收件信息錄入公司郵件管理系統，生成收件記錄，并將郵件、包裹按照收件人部門或姓名進行分類存放。（二）收件分發1.常規收件分發收件點工作人員根據收件記錄，將郵件、包裹及時分發給相應的收件人。對于內部文件、資料等，可通過公司內部辦公系統或電子郵件等方式通知收件人領取；對于實物郵件、包裹，應電話或當面通知收件人到收件點領取。收件人領取郵件、包裹時，應在收件登記表上簽字確認。如收件人委托他人代領，代領人應出示有效身份證件，并在收件登記表上注明代領人姓名、身份證號碼及與收件人的關系。2.緊急收件處理對于緊急公務郵件、包裹，收件點工作人員應優先處理，立即通知收件人前來領取。如收件人不在公司，應通過電話、短信等方式及時告知收件人郵件、包裹的重要性及緊急情況，并根據收件人的要求采取相應的處理措施，如轉交給指定人員、暫存等。（三）收件保管1.保管期限收件點應妥善保管收到的郵件、包裹，保管期限根據郵件、包裹的性質和重要程度確定。一般情況下，普通郵件、包裹的保管期限為[x]個工作日，重要文件、資料等的保管期限為[x]個月。在保管期限內，收件點應確保郵件、包裹的安全，防止丟失、損壞或被盜。2.保管要求郵件、包裹應存放在專門的文件柜或倉庫中，按照分類存放的原則進行保管，便于查找和管理。對于貴重物品、重要文件等，應采取特殊的保管措施，如單獨存放、加密保管等。收件點應定期對保管的郵件、包裹進行清查核對，確保賬物相符。如發現有異常情況，應及時查明原因，并報告相關部門。（四）收件退回處理1.退回原因如遇收件人離職、調崗、地址變更、拒收等情況，郵件、包裹無法正常送達收件人時，收件點工作人員應及時與寄件人或相關部門聯系，了解處理意見。根據寄件人或相關部門的要求，對郵件、包裹進行退回處理。退回原因應在收件登記表及郵件管理系統中詳細記錄。2.退回方式對于可以退回的郵件、包裹，收件點工作人員應按照寄件人選擇的寄遞方式進行退回，并支付相應的退回費用。退回費用按照公司規定的標準執行，如因寄件人原因導致退回的，退回費用由寄件人承擔。在退回郵件、包裹時，應確保包裝完好，并在郵件/包裹上注明"退回"字樣及退回原因。四、郵件管理系統使用（一）系統功能介紹1.寄件管理功能員工可通過郵件管理系統在線填寫《公務寄件申請表》，提交寄件申請。系統自動根據員工所在部門及設定的審批流程，將申請表發送給相應的審批人進行審批。審批人可在系統中查看寄件申請表，進行在線審批，并填寫審批意見。審批結果實時反饋給寄件人，便于寄件人及時了解申請進展情況。系統記錄寄件申請的全過程，包括申請時間、審批時間、寄件信息、寄遞方式、費用等，方便查詢和統計分析。2.收件管理功能收件點工作人員可在郵件管理系統中錄入收件信息，包括寄件人姓名、地址、聯系電話、收件日期、郵件/包裹單號、收件人姓名、部門、郵件/包裹內容及重量等。系統自動生成收件記錄，并對收件進行分類管理。系統可根據收件人信息，自動推送收件通知給收件人。收件人可通過系統查看收件信息，并進行確認。系統提供收件查詢功能，員工可根據寄件人姓名、郵件/包裹單號、收件日期等條件查詢收件情況，方便及時了解郵件、包裹的到達情況。3.統計分析功能郵件管理系統可對公務寄收件數據進行統計分析，生成各類報表，如寄件數量統計報表、收件數量統計報表、寄件費用統計報表、收件費用統計報表等。通過統計分析報表，公司管理層可及時了解公司公務寄收件情況，掌握寄遞費用支出趨勢，為制定合理的寄遞政策和成本控制措施提供數據支持。（二）系統操作規范1.賬號管理公司為員工分配郵件管理系統賬號，員工應妥善保管賬號密碼，不得泄露給他人。如發現賬號被盜用或密碼泄露，應及時聯系系統管理員進行處理。員工離職或調崗時，所在部門應及時通知系統管理員，系統管理員應及時注銷其賬號，確保賬號安全。2.數據錄入寄件人、收件點工作人員等在使用郵件管理系統錄入寄件、收件信息時，應確保信息的準確性和完整性。信息錄入應嚴格按照系統提示進行操作，不得隨意修改或刪除系統數據。如發現錄入錯誤，應及時在系統中進行更正，并注明更正原因和時間。3.系統維護系統管理員應定期對郵件管理系統進行維護和升級，確保系統的正常運行。維護內容包括數據備份、系統優化、安全防護等。如系統出現故障或異常情況，系統管理員應及時進行排查和修復，并記錄故障原因和處理過程。在系統維護期間，應提前通知用戶，避免影響正常工作。五、監督與考核（一）監督機制1.內部監督公司行政部門負責對公務寄收件管理制度的執行情況進行內部監督檢查。定期對寄件點工作進行抽查，檢查寄件登記、收件分發、費用報銷等環節是否符合規定。各部門負責人應加強對本部門員工公務寄收件行為的監督，確保員工嚴格遵守公司制度。如發現本部門員工有違規寄收件行為，應及時進行糾正和處理，并向公司行政部門報告。2.審計監督公司審計部門定期對公務寄件費用進行審計，檢查費用支出的合理性、合規性。對發現的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。審計部門可根據需要對公務寄收件業務進行專項審計，全面評估寄收件管理制度的執行效果和風險控制情況。（二）考核辦法1.考核對象本考核辦法適用于公司各部門及全體員工在公務寄收件過程中的行為考核。2.考核內容寄件方面：包括寄件申請的規范性、審批流程的執行情況、寄遞方式的選擇合理性、寄件信息的準確性、費用報銷的合規性等。收件方面：包括收件登記的及時性和準確性、收件分發的效率和準確性、收件保管的安全性等。郵件管理系統使用方面：包括賬號管理的規范性、數據錄入的準確性、系統操作的熟練程度等。3.考核方式考核采取定期考核與不定期抽查相結合的方式。定期考核每季度進行一次，由公司行政部門負責組織實施。不定期抽查根據工作需要隨時進行。考核結果分為優秀、良好、合格、不合格四個等級。考核得分[x]分及以上為優秀，[x][x]分為良好，[x][x]分為合格，[x]分以下為不合格。4.考核結果應用考核結果與員工績效掛鉤，作為員