配件委外采購管理制度?一、總則（一）目的為規范公司配件委外采購管理工作，確保委外采購配件的質量、交期和成本符合公司要求，提高公司整體運營效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有配件委外采購活動，包括但不限于生產用零部件、維修用配件、設備耗材等。（三）基本原則1.質量優先原則：確保委外采購配件的質量符合公司產品設計、生產工藝及使用要求，保障公司產品質量和生產運營安全。2.成本控制原則：在保證配件質量的前提下，通過合理的采購策略、供應商管理和成本核算，降低委外采購成本，提高公司經濟效益。3.供應商管理原則：建立科學合理的供應商評估、選擇、考核和淘汰機制，確保供應商具備良好的供貨能力、質量保證能力和服務水平。4.流程規范原則：明確委外采購各環節的操作流程和職責分工，嚴格按照規定程序進行采購活動，確保采購過程的公正、透明和合規。二、職責分工（一）采購部門1.負責委外采購項目的整體規劃和組織實施，制定采購計劃和采購預算。2.尋找、篩選、評估和選擇合格的供應商，建立供應商檔案，并對供應商進行日常管理和考核。3.與供應商進行商務談判，簽訂采購合同或協議，明確采購配件的規格、數量、價格、交期、質量標準、售后服務等條款。4.跟蹤采購訂單的執行情況，協調解決采購過程中的問題，確保配件按時、按質、按量交付。5.負責采購成本的控制和核算，定期分析采購成本變動情況，提出降低成本的建議和措施。（二）需求部門1.根據公司生產、維修、設備維護等實際需求，提出配件委外采購申請，詳細說明配件的名稱、規格、型號、數量、技術要求、使用時間等信息。2.參與供應商的評估和選擇工作，提供技術支持和質量要求方面的意見和建議。3.負責對委外采購配件進行驗收，確保配件符合公司需求和質量標準。如發現質量問題，及時與采購部門和供應商溝通協調解決。4.配合采購部門進行采購成本的分析和控制工作，提供相關成本控制的建議和信息。（三）質量部門1.制定委外采購配件的質量檢驗標準和檢驗流程，明確檢驗項目、檢驗方法、檢驗頻次等要求。2.負責對委外采購配件進行入廠檢驗或抽檢，確保配件質量符合公司規定的質量標準。對不合格配件，出具檢驗報告，并及時通知采購部門和供應商進行處理。3.參與供應商的評估和質量管理體系審核工作，對供應商的質量保證能力進行評價，提出質量改進建議和措施。4.跟蹤供應商的質量改進情況，對供應商的質量問題進行統計分析，協助采購部門采取相應的質量控制措施。（四）財務部門1.負責審核委外采購項目的預算和費用支出，確保采購資金的合理使用和支付合規。2.參與采購合同的審核工作，對合同中的價格條款、付款方式等財務相關內容進行審查。3.負責采購成本的核算和財務分析工作，定期提供采購成本報表，為公司決策提供財務數據支持。4.按照公司財務制度和采購合同約定，及時辦理采購款項的支付手續。（五）法務部門1.參與采購合同的起草、審核和修訂工作，確保合同條款符合法律法規要求，保障公司合法權益。2.對采購過程中的法律風險進行評估和防范，提供法律咨詢和建議，處理采購活動中的法律糾紛。三、供應商管理（一）供應商開發1.信息收集：采購部門通過多種渠道收集潛在供應商信息，包括網絡搜索、行業推薦、供應商自薦、展會交流等。對收集到的供應商信息進行整理和分類，建立供應商信息庫。2.初步篩選：根據公司配件委外采購的基本要求，對潛在供應商進行初步篩選。篩選內容包括供應商的經營范圍、生產能力、質量保證能力、價格水平、服務態度等方面。對初步篩選合格的供應商，發送供應商調查問卷，要求其填寫公司基本情況、生產經營狀況、質量管理體系、售后服務等信息。3.實地考察：對初步篩選合格且有合作意向的供應商進行實地考察。考察內容包括供應商的生產場地、生產設備、工藝流程、質量控制體系、人員管理等方面。實地考察后，形成考察報告，對供應商的綜合實力進行評估。4.樣品測試：要求供應商提供符合公司技術要求的樣品，由質量部門進行測試和檢驗。樣品測試合格后，方可進入供應商選擇環節。（二）供應商選擇1.評估指標設定：根據公司配件委外采購的目標和要求，設定供應商選擇的評估指標，包括質量、價格、交期、服務、技術能力、財務狀況等方面。對各項評估指標賦予相應的權重，以確定供應商的綜合得分。2.評估方法選擇：采用定性與定量相結合的評估方法，對供應商進行綜合評估。定性評估方法包括實地考察、問卷調查、供應商口碑等；定量評估方法包括數據分析、成本核算、質量統計等。通過綜合評估，選擇得分較高、符合公司要求的供應商作為合作對象。3.審批確定：將供應商選擇的評估結果提交公司相關領導審批，審批通過后，確定最終的供應商名單，并與其簽訂合作協議或采購合同。（三）供應商考核1.考核指標設定：建立供應商考核指標體系，包括質量指標（如合格率、退貨率、質量投訴率等）、交貨指標（如交貨準時率、訂單完成率等）、價格指標（如價格變動率、成本降低率等）、服務指標（如響應時間、售后服務滿意度等）、其他指標（如遵守合同情況、環保要求等）。2.考核周期：根據供應商的合作情況和重要性，設定不同的考核周期。一般分為月度考核、季度考核和年度考核。對于重要供應商，可適當縮短考核周期；對于一般供應商，可按季度或年度進行考核。3.考核方式：采購部門定期收集供應商的相關數據和信息，如質量檢驗報告、交貨記錄、價格變動情況、服務反饋等，并結合實地考察、客戶反饋等方式，對供應商進行考核評價?？己嗽u價結果以評分或等級的形式呈現。4.結果應用：根據供應商考核結果，對供應商采取相應的激勵或約束措施。對于考核優秀的供應商，給予增加訂單量、優先付款、合作新項目等獎勵；對于考核不合格的供應商，要求其限期整改，如整改仍不符合要求，可暫停合作或取消合作資格。（四）供應商淘汰1.淘汰條件：當供應商出現以下情況之一時，予以淘汰：連續多次考核不合格；提供的配件質量嚴重不符合公司要求，導致產品出現重大質量問題；交貨嚴重延遲，影響公司生產運營；價格不合理上漲，且無合理理由；違反合同約定，嚴重損害公司利益；出現環保、安全等違規行為；其他不適合繼續合作的情況。2.淘汰程序：采購部門提出供應商淘汰建議，經相關部門審核后，報公司領導批準。批準后，采購部門及時通知供應商，并辦理相關終止合作手續，如清理庫存、結算貨款、收回相關文件資料等。四、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據公司生產、維修、設備維護等實際需求，填寫《配件委外采購申請表》，詳細說明配件的名稱、規格、型號、數量、技術要求、使用時間、預計價格等信息，并附上相關技術文件或圖紙。2.《配件委外采購申請表》經需求部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。（二）采購計劃制定1.采購部門收到采購申請后，對其進行匯總和分析，結合公司庫存情況、生產計劃、采購周期等因素，制定配件委外采購計劃。2.采購計劃應明確采購配件的名稱、規格、型號、數量、交貨時間、采購預算等內容，并報采購部門負責人審核批準。（三）供應商選擇與詢價1.根據采購計劃，采購部門在合格供應商名單中選擇若干家潛在供應商，向其發送詢價單，要求供應商提供配件的報價、交貨期、質量標準、售后服務等信息。2.采購部門對供應商的報價進行比較和分析，評估其價格合理性和綜合競爭力。必要時，與供應商進行商務談判，爭取更有利的采購條件。（四）采購合同簽訂1.經過詢價和談判，確定最終的供應商后，采購部門起草采購合同或協議。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括配件的規格、數量、價格、交期、質量標準、驗收方式、付款方式、售后服務等條款。2.采購合同經法務部門審核后，提交公司相關領導審批。審批通過后，由采購部門與供應商簽訂采購合同，并加蓋公司公章。（五）采購訂單下達1.采購部門根據簽訂的采購合同，下達采購訂單給供應商。采購訂單應明確采購配件的具體要求、交貨時間、交貨地點等信息，并要求供應商簽字確認。2.采購訂單下達后，采購部門及時跟蹤訂單執行情況，確保供應商按時、按質、按量生產和交付配件。（六）到貨驗收1.配件到貨前，采購部門通知質量部門和需求部門做好驗收準備工作。質量部門根據質量檢驗標準和檢驗流程，對到貨配件進行檢驗或抽檢。2.需求部門負責對到貨配件的規格、型號、數量等進行核對，確保與采購訂單和合同要求一致。如發現質量問題或數量不符等情況，及時通知采購部門和供應商進行處理。3.驗收合格的配件，由質量部門出具驗收報告，并辦理入庫手續；驗收不合格的配件，采購部門應及時與供應商溝通協商，要求其更換或補貨，直至驗收合格。（七）付款結算1.財務部門根據采購合同約定和驗收報告，審核采購款項的支付申請。審核通過后，按照公司財務制度和付款流程，辦理采購款項的支付手續。2.采購部門負責與供應商核對貨款金額和付款明細，確保付款準確無誤。對于存在爭議的款項，采購部門應及時與供應商協商解決，或按照合同約定的爭議解決方式處理。五、質量控制（一）質量標準制定1.質量部門根據公司產品設計、生產工藝及使用要求，制定委外采購配件的質量標準。質量標準應明確配件的外觀、尺寸、性能、材質、包裝等方面的要求。2.質量標準應以書面形式發布，并確保采購部門、供應商和相關人員能夠準確理解和執行。（二）檢驗流程與方法1.入廠檢驗：質量部門在配件到貨后，按照質量檢驗標準和檢驗流程進行入廠檢驗。檢驗方法包括外觀檢查、尺寸測量、性能測試、抽樣檢驗等。對于關鍵配件或質量風險較高的配件，應進行全檢。2.抽檢：質量部門定期對委外采購的配件進行抽檢，抽檢比例和頻次根據供應商的質量狀況、配件的重要性等因素確定。抽檢發現的質量問題，應及時通知供應商進行整改，并跟蹤整改情況。3.不合格處理：對于檢驗不合格的配件，質量部門出具不合格報告，并及時通知采購部門和供應商。采購部門負責與供應商溝通協商，要求其采取糾正措施，如更換配件、返工、退貨等。供應商整改后，需重新提交檢驗，直至合格為止。（三）質量跟蹤與改進1.質量部門建立委外采購配件質量跟蹤檔案，記錄每次采購配件的質量檢驗情況、質量問題處理結果、供應商質量改進措施等信息。2.定期對質量跟蹤檔案進行分析，總結質量問題的規律和趨勢，針對質量問題較多的供應商或配件，組織相關部門進行質量改進會議，制定改進措施并跟蹤落實。3.鼓勵供應商積極參與質量改進工作，共同提高委外采購配件的質量水平。對于在質量改進方面表現突出的供應商，給予適當的獎勵和表彰。六、成本控制（一）采購預算編制1.采購部門根據公司生產計劃、維修計劃、設備維護計劃等，結合歷史采購數據和市場價格走勢，編制配件委外采購預算。采購預算應明確采購配件的名稱、規格、型號、數量、預計價格、采購金額等內容。2.采購預算經財務部門審核后，報公司領導審批。審批通過后的采購預算作為控制采購成本的依據。（二）價格談判與成本分析1.在采購過程中，采購部門與供應商進行價格談判，爭取更有利的采購價格。價格談判應基于市場行情、供應商成本結構、產品質量等因素，綜合考慮公司的采購需求和成本控制目標。2.定期對采購成本進行分析，比較不同供應商的價格差異、成本構成及變化趨勢。通過成本分析，發現成本控制的關鍵點和潛力點，采取相應的措施降低采購成本。例如，優化采購批量、與供應商協商降低原材料采購價格、改進產品設計以降低配件使用成本等。（三）成本核算與控制1.財務部門負責對委外采購配件的成本進行核算，準確記錄采購成本、運輸成本、檢驗成本、庫存成本等各項費用。定期提供采購成本報表，為公司成本控制決策提供數據支持。2.采購部門和需求部門應密切配合，加強對采購過程和使用環節的成本控制。如合理安排采購時間，減少庫存積壓；優化采購流程，提高工作效率，降低采購管理成本；加強對配件使用的監督和管理，避免浪費和不合理損耗等。七、風險管理（一）風險識別與評估1.采購部門會同相關部門對配件委外采購過程中可能存在的風險進行識別，包括質量風險、交貨風險、價格風險、供應商違約風險、法律風險等。2.對識別出的風險進行評估，分析其發生的可能性和影響程度。根據風險評估結果，確定風險等級，為制定風險應對措施提供依據。（二）風險應對措施1.質量風險應對：加強供應商質量管理，嚴格執行質量檢驗標準和檢驗流程；與供應商簽訂質量保證協議，明確質量責任和賠償條款；定期對供應商進行質量審核和培訓，提高其質量意識和質量控制能力。2.交貨風險應對：在采購合同中明確交貨時間、地點和違約責任；建立供應商交貨跟蹤機制，及時掌握生產進度和運輸情況；對于可能影響交貨的因素，提前與供應商溝通協商，制定應對預案。3.價格風險應對：關注市場價格動態，定期收集價格信息，進行價格分析和預測；與供應商簽訂價格調整條款，約定價格波動的調整方式；通過優化采購策略、增加采購渠道、與供應商建立長期合作關系等方式，降低價格風險。4.供應商違約風險應對：對供應商進行全面的信用評估，選擇信用良好的供應商合作；在采購合同中明確違約責任和賠償方式；加強對供應商的日常管理和監督，及時發現和解決潛在問題；建立供應商違約預警機制，一旦發現供應商有違約跡象，及時采取措施，降低損失。5.法律風險應對：在采購合同起草、審核和簽訂過程中，嚴格遵守法律法規要求，確保合同條款合法有效；加強對采購人員的法律培訓，提高法律意識和風險防范能力；遇到法律糾紛時，及時咨詢法務部門，依法維護公司合法權益。（三）風險監控與預警1.建立風險監控機制，定期對采購風險進行監控和評估，及時發現風險變化情況。監控指標包括供應商質量指標、交貨指標、價格指標、合同執行情況等。2.設定風險預警閾值，當風險指標達到或超過預警閾值時，及時發出預警信號。采購部門和相關部門根據預警信