行政物品收納管理制度?一、總則（一）目的為了加強公司行政物品的管理，規范行政物品的收納、保管和使用，提高行政物品的使用效率，節約成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構的所有行政物品管理。（三）基本原則1.統一管理原則：行政物品由公司行政部門統一負責管理，確保管理的規范性和一致性。2.分類管理原則：根據行政物品的性質、用途等進行分類，便于收納、保管和查找。3.節約高效原則：在滿足工作需要的前提下，盡量節約行政物品的采購成本，提高其使用效率。4.責任到人原則：明確行政物品管理各環節的責任人，確保管理責任落實到位。二、行政物品的分類及定義（一）辦公設備1.電腦、打印機、復印機、傳真機、掃描儀等辦公自動化設備。2.投影儀、音響設備等會議設備。3.碎紙機、裝訂機等辦公輔助設備。（二）辦公家具1.辦公桌、辦公椅、文件柜、沙發、茶幾等。2.會議室桌椅、培訓室桌椅等。（三）文具用品1.筆、筆記本、文件夾、檔案袋、訂書機、膠水等書寫及裝訂用品。2.計算器、尺子、剪刀等辦公工具。（四）耗材1.打印機墨盒、硒鼓、打印紙、復印紙等。2.傳真紙、色帶等。（五）通訊設備1.固定電話、手機等。2.電話充值卡、網絡設備及配件等。（六）清潔用品1.掃帚、拖把、抹布、清潔劑等日常清潔工具及用品。2.衛生紙、洗手液等衛生間用品。（七）其他物品1.綠植、飲水機、茶葉、咖啡等。2.各類證照、印章等重要物品。三、行政物品的采購（一）采購申請1.各部門根據工作需要，填寫《行政物品采購申請表》，詳細注明所需物品的名稱、規格、數量、預算等信息。2.部門負責人對申請表進行審核簽字后，提交至行政部門。（二）采購審批1.行政部門收到采購申請表后，對其進行初步審核，檢查申請內容是否完整、合理。2.對于金額較小（[x]元以下）的采購申請，由行政部門負責人審批；對于金額較大（[x]元及以上）的采購申請，需提交公司分管領導審批。3.審批通過后，行政部門方可進行采購。（三）采購實施1.行政部門根據審批后的采購申請表，選擇合適的供應商進行采購。2.在采購過程中，應遵循貨比三家的原則，確保所采購物品的質量、價格和售后服務等方面具有優勢。3.與供應商簽訂采購合同或協議，明確雙方的權利和義務，包括物品規格、數量、價格、交貨時間、質量標準、售后服務等條款。（四）采購驗收1.行政物品到貨后，采購人員應及時通知行政部門相關人員進行驗收。2.驗收人員根據采購合同或協議及相關標準，對物品的數量、規格、質量等進行逐一核對。3.對于驗收合格的物品，驗收人員應在《行政物品驗收單》上簽字確認；對于驗收不合格的物品，應及時與供應商聯系，要求其更換或處理。四、行政物品的收納（一）收納原則1.分類存放原則：按照行政物品的分類，將其存放在相應的區域或容器中，便于查找和管理。2.標識清晰原則：對存放行政物品的區域、容器等進行標識，標明物品的名稱、類別等信息，確保一目了然。3.安全有序原則：確保行政物品的收納安全，避免物品損壞、丟失等情況發生，同時保持收納區域的整潔有序。（二）收納場所及設施1.設立專門的行政物品倉庫，用于存放各類行政物品。倉庫應具備防火、防潮、防蟲等功能。2.在各辦公區域設置文件柜、儲物柜等，用于存放常用的文具用品、個人物品等。3.根據需要，配備貨架、貨柜、托盤、標簽等收納設施，以便更好地存放和管理行政物品。（三）具體收納方法1.辦公設備電腦、打印機等設備應放置在固定的辦公位置，擺放整齊。對于暫時不用的設備，應進行清潔、保養后，用防塵罩覆蓋，并放置在合適的位置妥善保管。設備的相關配件、說明書等應分類整理，存放在專門的文件夾或盒子中，并與設備放置在一起。2.辦公家具辦公桌、辦公椅等應按照辦公室的布局進行合理擺放，保持整齊有序。文件柜應根據存放文件的類別進行分區，貼上標簽，便于查找。沙發、茶幾等應放置在會議室、接待室等指定區域，擺放整齊，定期進行清潔。3.文具用品筆、筆記本等應分類存放在文具柜的相應抽屜或格子中。文件夾、檔案袋等應按照大小、規格進行分類，整齊疊放或懸掛在文件柜中。訂書機、膠水等小型辦公工具應放在專門的工具盒中，放置在文具柜的指定位置。4.耗材打印機墨盒、硒鼓等應存放在干燥、通風的地方，避免陽光直射和受潮。打印紙、復印紙等應整齊堆放，存放在專門的紙架或倉庫中，注意防潮、防蟲。對于不同規格和型號的耗材，應進行標識區分，便于識別和使用。5.通訊設備固定電話、手機等應放置在辦公桌上的指定位置，保持線路暢通。電話充值卡、網絡設備及配件等應存放在專門的盒子或文件夾中，妥善保管。6.清潔用品掃帚、拖把等清潔工具應放置在清潔工具間或指定的角落，擺放整齊。清潔劑、衛生紙等應分類存放在倉庫的相應區域，避免混淆。定期對清潔用品進行檢查，及時補充消耗的物品。7.其他物品綠植應放置在辦公室、會議室等合適的位置，定期澆水、養護。飲水機應定期進行清潔和維護，確保水質衛生。茶葉、咖啡等飲品應存放在專門的柜子或抽屜中，分類擺放。各類證照、印章等重要物品應存放在保險柜或專門的文件柜中，由專人負責保管，并嚴格按照相關規定使用和登記。五、行政物品的保管（一）保管責任1.行政部門負責行政物品的整體保管工作，指定專人擔任倉庫管理員，具體負責行政物品的日常保管和收發工作。2.倉庫管理員應認真履行職責，嚴格按照本制度的規定進行行政物品的保管，確保物品的安全、完整。（二）保管要求1.倉庫應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度適宜，防止行政物品受潮、發霉、生銹等。2.對易燃、易爆、有毒等危險物品，應按照相關規定進行單獨存放，并采取相應的安全防護措施。3.定期對行政物品進行盤點，確保賬物相符。盤點周期為[x]月/季/年，盤點結果應記錄在《行政物品盤點表》中。4.對于發現的行政物品損壞、丟失等情況，倉庫管理員應及時查明原因，并填寫《行政物品損失報告表》，報行政部門負責人及相關領導審批。（三）庫存管理1.建立行政物品庫存臺賬，詳細記錄行政物品的出入庫時間、名稱、規格、數量、領用部門及人員等信息。2.根據行政物品的庫存情況，及時提出采購申請，確保庫存數量合理，滿足工作需要。3.對于長期閑置不用或已損壞無法使用的行政物品，應及時進行清理和處理，填寫《行政物品報廢申請表》，經審批后進行報廢處理。六、行政物品的領用（一）領用流程1.員工因工作需要領用行政物品時，應填寫《行政物品領用申請表》，注明所需物品的名稱、規格、數量、用途等信息。2.部門負責人對申請表進行審核簽字后，交至行政部門。3.行政部門根據庫存情況進行審批，對于庫存充足的物品，予以批準領用；對于庫存不足的物品，告知員工等待采購或協調其他解決辦法。4.倉庫管理員根據審批后的領用申請表，發放行政物品，并在《行政物品領用登記表》上記錄領用日期、物品名稱、規格、數量、領用部門及人員等信息。（二）領用標準1.文具用品等消耗性物品應根據員工的工作實際需要進行適量發放，避免浪費。2.辦公設備、家具等非消耗性物品的領用應嚴格按照審批流程進行，原則上不予隨意領用。如有特殊情況需要領用，應經公司分管領導批準。3.對于價值較高的行政物品，如電腦、打印機等，領用后應進行資產登記，明確使用責任人，并定期進行檢查和維護。（三）借用規定1.員工因工作臨時需要借用行政物品時，應填寫《行政物品借用申請表》，經部門負責人和行政部門負責人審批后，方可借用。2.借用期限一般不得超過[x]天，如有特殊情況需要延長借用期限，應提前向行政部門說明并辦理續借手續。3.借用人員應妥善保管借用的行政物品，不得轉借他人或挪作他用，使用完畢后應及時歸還。如發現借用物品損壞或丟失，借用人員應照價賠償。七、行政物品的維修與報廢（一）維修1.行政物品出現故障或損壞時，使用部門應及時通知行政部門。2.行政部門對損壞的物品進行檢查和評估，確定維修方案。對于能夠自行維修的物品，安排專人進行維修；對于需要外修的物品，聯系專業維修人員進行維修。3.維修費用應根據實際發生情況進行核算，填寫《行政物品維修費用報銷申請表》，經審批后進行報銷。（二）報廢1.行政物品符合下列條件之一的，可申請報廢：已超過使用年限，且無法正常使用的。因技術進步或其他原因，已被淘汰或無法滿足工作需要的。損壞嚴重，無法修復或維修成本過高的。2.行政物品報廢時，使用部門應填寫《行政物品報廢申請表》，詳細說明報廢原因、物品名稱、規格、數量等信息，并附上相關證明材料。3.行政部門對報廢申請進行審核，組織相關人員進行鑒定，確認無誤后報公司分管領導審批。4.經批準報廢的行政物品，由行政部門負責統一處理，如變賣、捐贈等，并做好記錄。八、監督與檢查（一）監督部門公司行政部門負責對行政物品的管理情況進行監督檢查，確保各項制度的有效執行。（二）檢查內容1.行政物品的采購、收納、保管、領用、維修、報廢等環節是否符合本制度的規定。2.行政物品的賬物是否相符，庫存管理是否規范。3.行政物品的使用情況是否合理，有無浪費現象。4.行政物品管理各環節的責任人是否認真履行職責。（三）檢查方式1.定期檢查：行政部門定期對行政物品管理情況進行全面檢查，檢查周期為[x]月/季/年。2.不定期抽查：行政部門不定期對行政物品的使用部門、倉庫等進行抽查，及時發現和解決問題。（四）問題處理1.對于檢查中發現的問題，行政部門應及時