鐵路防疫文件管理制度?總則目的為加強鐵路防疫文件的管理，確保防疫工作相關文件的有效傳達、執行與保存，保障鐵路運輸生產的安全與穩定，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于鐵路系統內各部門、各單位涉及防疫工作的文件管理，包括但不限于上級部門下發的防疫政策文件、本單位制定的防疫工作方案、應急預案、工作記錄等各類文件資料。基本原則1.準確性原則：文件內容應準確反映防疫政策、工作要求及實際情況，避免模糊、歧義或錯誤信息。2.及時性原則：文件的傳達、處理和歸檔要及時，確保防疫工作指令能夠迅速得到執行。3.規范性原則：文件的格式、編號、審批、印發等環節應遵循統一規范，保證文件的嚴肅性和權威性。4.保密性原則：涉及防疫工作的敏感信息、重要數據等文件要嚴格保密，防止信息泄露。文件分類與編號文件分類1.上級文件：包括國家、地方政府及鐵路行業主管部門下發的有關防疫工作的政策法規、通知、通報等。2.本單位文件：防疫工作方案：針對不同時期、不同場景制定的鐵路防疫總體工作規劃和具體措施。應急預案：應對各類突發公共衛生事件在鐵路領域的應急處置預案。工作記錄：如防疫物資出入庫記錄、人員體溫檢測記錄、環境消殺記錄等日常工作形成的文件。其他文件：與鐵路防疫工作相關的會議紀要、請示報告、宣傳資料等。文件編號1.上級文件編號：沿用上級部門給定的文件編號。2.本單位文件編號：采用統一的編號規則，格式為：[單位簡稱][年份][文件類別代碼][序號]。單位簡稱：取鐵路單位名稱的首字母縮寫，如"中鐵XX局"簡稱為"ZTXXJ"。年份：文件形成年份的后兩位數字，如2023年表示為"23"。文件類別代碼："F"代表防疫工作方案；"Y"代表應急預案；"J"代表工作記錄；"Q"代表其他文件。序號：按照文件生成的先后順序依次編排，從001開始。例如，中鐵XX局2023年第3個防疫工作方案的編號為"ZTXXJ23F003"。文件起草與審核文件起草1.起草部門職責：根據防疫工作實際需求和上級要求，確定文件起草的主題和內容框架。收集、整理相關資料，進行深入調研和分析，確保文件內容具有針對性和可操作性。起草文件初稿，做到表述準確、邏輯清晰、語言規范。2.起草要求：文件應明確闡述防疫工作的目標、任務、措施、責任分工等關鍵要素。對于新出臺的防疫政策或重大工作舉措，要詳細說明實施步驟和時間節點。涉及多部門協作的文件，要明確各部門的職責和工作銜接流程。文件審核1.初審：文件起草部門完成初稿后，首先由部門負責人進行初審。初審重點關注文件內容是否符合防疫政策要求，是否與本單位實際情況相適應，格式是否規范等。對初審中發現的問題，起草人員應及時進行修改完善。2.會審：重要文件或涉及多個部門的文件，需組織相關部門進行會審。會審由文件主辦部門主持，各參會部門對文件內容進行充分討論，提出修改意見和建議。主辦部門根據會審意見，對文件進行進一步修改，形成送審稿。文件審批與印發文件審批1.審批流程：送審稿提交至本單位主管防疫工作的領導進行審批。領導審批主要審查文件內容是否全面、準確，措施是否可行，是否符合整體防疫工作部署和要求。領導根據審批意見，簽署同意、不同意或修改后再報等審批意見。2.特殊情況處理：對于緊急防疫文件，可采用特事特辦的方式，在確保文件質量的前提下，簡化審批流程，加快文件印發速度。涉及重大防疫決策或敏感信息的文件，需經領導班子集體研究討論后再行審批。文件印發1.印發部門職責：文件經審批通過后，由辦公室或指定的文件印發部門負責文件的排版、印刷和分發。按照文件格式規范要求，對文件內容進行排版，確保頁面布局合理、字體字號統一。根據文件發放范圍和數量，安排印刷工作，保證印刷質量和及時性。2.印發要求：文件印發應采用統一的紙張規格和印刷標準，確保文件的清晰、整潔和耐久性。對文件的份數、發放部門、發放時間等進行詳細記錄，建立文件發放臺賬。文件印發后，及時將文件分發給相關部門和單位，并做好簽收登記工作。文件傳達與執行文件傳達1.傳達方式：根據文件的性質和重要程度，選擇合適的傳達方式，包括會議傳達、發文傳達、內部辦公系統發布、微信群通知等。重要防疫文件應通過專門會議進行傳達，由主管領導或文件起草部門負責人對文件內容進行詳細解讀，確保參會人員準確理解文件精神。一般性文件可通過發文或內部辦公系統發布，并在相關工作群中進行簡要提示，提醒相關人員及時查閱。2.傳達要求：傳達文件要確保信息準確、完整，避免出現傳達錯誤或遺漏重要內容的情況。對于涉及多個層級或多個部門的文件傳達，要明確傳達的順序和范圍，確保文件能夠及時、有效地傳達到每一個相關人員。文件執行1.執行責任：各部門、各單位接到防疫文件后，應按照文件要求，明確本部門、本單位的執行責任人和工作任務。執行責任人要切實履行職責，組織本部門人員認真落實文件規定的各項防疫措施。2.執行監督：建立文件執行監督機制，定期對文件執行情況進行檢查和評估。主管部門可通過現場檢查、工作匯報、數據統計分析等方式，了解文件執行的進展情況和存在的問題。對執行不力的部門和個人，要及時進行督促整改，情節嚴重的要追究相關責任。文件歸檔與保管文件歸檔1.歸檔范圍：各類防疫文件在完成傳達、執行等流程后，均應進行歸檔保存。歸檔文件包括文件原件、復印件、電子文檔等不同形式，確保文件資料的完整性。2.歸檔時間：防疫文件應在次年上半年內完成歸檔工作，確保文件資料能夠及時整理、裝訂和入檔。3.歸檔要求：歸檔文件應按照文件類別、時間順序進行分類整理，編制歸檔目錄，便于查找和檢索。電子文檔應進行規范命名，并存儲在指定的電子存儲設備中，同時建立電子文檔索引目錄。文件保管1.保管部門職責：檔案管理部門負責防疫文件的集中保管，制定完善的檔案保管制度，確保文件的安全存放。配備必要的檔案保管設施設備，如檔案柜、防火防潮防蟲設備等，保證文件不受損壞。2.保管期限：根據防疫文件的性質和重要程度，確定不同的保管期限。一般防疫工作文件保管期限為3年，重要防疫政策文件、應急預案等保管期限為5年，涉及重大防疫事件的文件應長期保管。3.保管要求：檔案管理部門要定期對保管的文件進行清查核對，確保文件數量準確、內容完整。嚴格限制無關人員進入檔案保管場所，防止文件丟失、被盜或被篡改。對超過保管期限的文件，要按照規定的程序進行鑒定和銷毀，確保文件信息的安全性。文件查閱與借閱文件查閱1.查閱范圍：本單位內部人員因工作需要，可查閱與防疫工作相關的文件資料。外部單位因工作聯系需要查閱本單位防疫文件的，需按照規定辦理相關手續。2.查閱流程：本單位人員查閱文件，需填寫《文件查閱申請表》，注明查閱文件的名稱、文號、查閱目的等信息，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。外部單位查閱文件，應出具單位介紹信或相關證明文件，填寫《文件查閱申請表》，經本單位主管領導批準后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。3.查閱要求：查閱人員應在指定地點查閱文件，不得擅自將文件帶出檔案保管場所。查閱過程中要愛護文件，不得在文件上涂改、標記、污損等。文件借閱1.借閱范圍：因特殊工作需要，本單位內部人員可借閱防疫文件，但必須嚴格履行借閱手續。原則上不允許外部單位借閱本單位防疫文件，確因工作需要借閱的，需經上級主管部門批準。2.借閱流程：本單位人員借閱文件，需填寫《文件借閱申請表》，詳細說明借閱文件的名稱、文號、借閱期限、借閱用途等，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，方可借閱。外部單位借閱文件，除按上述流程辦理審批手續外，還需與本單位簽訂保密協議，明確雙方的權利和義務。3.借閱要求：借閱人員要妥善保管借閱的文件，不得轉借他人或用于非工作目的。嚴格按照規定的借閱期限歸還文件，如需延期借閱，應提前辦理續借手續。歸還文件時，檔案管理部門要對文件進行檢查，如發現文件有損壞、丟失等情況，要追究借閱人員的責任。文件保密與銷毀文件保密1.保密措施：對涉及防疫工作的敏感信息、重要數據等文件，要嚴格實行保密制度。加強對文件起草、審核、印發、傳達、保管等各個環節的保密管理，明確各環節工作人員的保密職責。對文件存儲設備進行加密處理，限制訪問權限，防止信息泄露。2.保密教育：定期組織鐵路工作人員進行保密教育，提高保密意識，使其了解防疫文件保密的重要性和相關規定。在文件管理工作中，對涉及保密內容的文件進行專門標識，提醒工作人員注意保密。文件銷毀1.銷毀范圍：對已超過保管期限、失去保存價值或因其他原因需要銷毀的防疫文件，應及時進行銷毀處理。2.銷毀流程：檔案管理部門定期對保管的文件進行清查，確定需要銷毀的文件清單。填寫《文件銷毀申請表》，詳細列出銷毀文件的名稱、文號、數量等信息，經本單位主管領導批準后，