門店發(fā)貨規(guī)范管理制度?一、總則（一）目的為了規(guī)范門店發(fā)貨流程，提高發(fā)貨效率，確保貨物準確、及時、安全地送達客戶手中，提升客戶滿意度，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司旗下所有門店的發(fā)貨操作及相關(guān)管理活動。（三）基本原則1.準確性原則：發(fā)貨信息與訂單信息一致，確保所發(fā)貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等準確無誤。2.及時性原則：按照訂單要求的時間及時發(fā)貨，不得拖延，確保客戶能按時收到貨物。3.安全性原則：在發(fā)貨過程中，采取有效措施保護貨物安全，防止貨物損壞、丟失等情況發(fā)生。4.責任明確原則：明確各環(huán)節(jié)的職責和權(quán)限，做到責任到人，避免出現(xiàn)推諉扯皮現(xiàn)象。二、發(fā)貨流程（一）訂單接收1.門店銷售人員在接到客戶訂單后，應(yīng)立即將訂單信息錄入公司銷售管理系統(tǒng)。訂單信息應(yīng)包括客戶名稱、聯(lián)系方式、收貨地址、貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨時間等詳細內(nèi)容。2.錄入完成后，銷售人員應(yīng)仔細核對訂單信息，確保準確無誤。如發(fā)現(xiàn)訂單信息有誤，應(yīng)及時與客戶溝通更正，并在系統(tǒng)中更新訂單信息。（二）庫存確認1.倉庫管理人員在收到銷售管理系統(tǒng)推送的訂單信息后，應(yīng)立即查詢庫存情況。核對訂單貨物的庫存數(shù)量是否足夠，確保有足夠的貨物可以發(fā)貨。2.如發(fā)現(xiàn)庫存不足，倉庫管理人員應(yīng)及時通知銷售人員，并在系統(tǒng)中標記該訂單為庫存不足狀態(tài)。銷售人員應(yīng)與客戶協(xié)商解決庫存問題，如能否部分發(fā)貨、調(diào)整交貨時間或取消訂單等，并根據(jù)協(xié)商結(jié)果在系統(tǒng)中進行相應(yīng)處理。（三）備貨1.對于庫存充足的訂單，倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)訂單信息進行備貨。備貨過程中，應(yīng)嚴格按照貨物的存放位置和編號進行查找和提取，確保所取貨物與訂單要求一致。2.貨物取出后，倉庫管理人員應(yīng)對貨物進行初步檢查，確保貨物外觀無損壞、質(zhì)量符合要求等。如發(fā)現(xiàn)貨物有問題，應(yīng)及時更換或記錄相關(guān)情況，并通知質(zhì)量檢驗部門進行進一步檢驗。3.在備貨完成后，倉庫管理人員應(yīng)在貨物上貼上相應(yīng)的訂單標識，注明訂單編號、客戶名稱等信息，以便后續(xù)發(fā)貨流程的識別和跟蹤。（四）包裝1.包裝人員應(yīng)根據(jù)貨物的性質(zhì)、特點和運輸要求，選擇合適的包裝材料和方式進行包裝。包裝應(yīng)牢固、嚴密，能夠有效保護貨物在運輸過程中不受損壞。2.對于易碎品、易損品等特殊貨物，包裝人員應(yīng)采取額外的防護措施，如使用泡沫、氣墊等緩沖材料進行填充，確保貨物在運輸過程中的安全。3.在包裝過程中，包裝人員應(yīng)在包裝外貼上清晰的標識，注明貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、收貨地址等信息，以便于識別和運輸。（五）發(fā)貨單制作1.發(fā)貨人員在貨物包裝完成后，應(yīng)根據(jù)訂單信息和實際發(fā)貨情況制作發(fā)貨單。發(fā)貨單應(yīng)包括訂單編號、客戶名稱、收貨地址、貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、發(fā)貨日期、發(fā)貨單號等詳細內(nèi)容。2.發(fā)貨單應(yīng)一式多聯(lián)，分別用于倉庫留存、財務(wù)記賬、客戶簽收等。發(fā)貨人員應(yīng)確保各聯(lián)發(fā)貨單內(nèi)容一致，并在發(fā)貨單上加蓋發(fā)貨專用章。3.發(fā)貨人員應(yīng)將發(fā)貨單的相關(guān)信息錄入公司物流管理系統(tǒng)，以便實時跟蹤貨物的運輸狀態(tài)。（六）貨物交接1.發(fā)貨人員應(yīng)將包裝好并附有發(fā)貨單的貨物及時交接給物流公司或快遞人員。交接過程中，雙方應(yīng)仔細核對貨物的數(shù)量、規(guī)格、包裝等信息，確保一致。2.物流公司或快遞人員在接收貨物時，應(yīng)在發(fā)貨單上簽字確認，并注明接收時間。發(fā)貨人員應(yīng)妥善保存發(fā)貨單的簽收聯(lián)，作為貨物已發(fā)出的憑證。3.如因特殊原因需要委托他人代發(fā)貨，發(fā)貨人員應(yīng)與代發(fā)貨人簽訂委托發(fā)貨協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，并確保代發(fā)貨人按照公司的發(fā)貨規(guī)范進行操作。（七）發(fā)貨跟蹤1.發(fā)貨人員在貨物交接后，應(yīng)及時在公司物流管理系統(tǒng)中錄入物流公司或快遞單號，以便實時跟蹤貨物的運輸狀態(tài)。2.門店應(yīng)安排專人負責發(fā)貨跟蹤工作，定期查詢貨物的運輸進度，如發(fā)現(xiàn)貨物運輸出現(xiàn)異常情況（如延遲、丟失、損壞等），應(yīng)及時與物流公司或快遞人員聯(lián)系，了解具體情況，并采取相應(yīng)的解決措施。3.對于因運輸問題導(dǎo)致客戶投訴的情況，發(fā)貨人員應(yīng)及時與客戶溝通解釋，安撫客戶情緒，并按照公司的客戶投訴處理流程進行處理，確保客戶滿意度。三、發(fā)貨人員職責（一）發(fā)貨操作人員1.負責訂單接收后的系統(tǒng)錄入工作，確保訂單信息準確無誤。2.按照庫存確認結(jié)果進行備貨操作，保證所備貨物與訂單要求一致。3.參與貨物的包裝工作，確保包裝符合要求，保護貨物安全。4.根據(jù)實際發(fā)貨情況制作發(fā)貨單，并錄入物流管理系統(tǒng)。5.負責貨物與物流公司或快遞人員的交接工作，確保交接過程順利。（二）倉庫管理人員1.及時查詢庫存情況，為發(fā)貨操作人員提供準確的庫存信息。2.負責貨物的存儲管理，確保貨物存放有序，便于查找和提取。3.在備貨過程中對貨物進行初步檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時通知相關(guān)部門處理。4.協(xié)助發(fā)貨操作人員完成發(fā)貨單的制作和發(fā)貨跟蹤工作。（三）包裝人員1.根據(jù)貨物特點選擇合適的包裝材料和方式進行包裝，確保貨物安全。2.在包裝過程中對貨物進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時反饋給相關(guān)人員。3.在包裝外貼上清晰的標識，注明貨物相關(guān)信息。（四）發(fā)貨跟蹤人員1.負責在物流管理系統(tǒng)中錄入發(fā)貨單號，跟蹤貨物運輸狀態(tài)。2.定期查詢貨物運輸進度，及時發(fā)現(xiàn)并處理運輸異常情況。3.協(xié)助處理因運輸問題導(dǎo)致的客戶投訴，與客戶和物流公司進行溝通協(xié)調(diào)。四、發(fā)貨質(zhì)量控制（一）貨物檢驗1.倉庫管理人員在備貨時應(yīng)對貨物進行初步檢驗，檢查貨物的外觀、數(shù)量、規(guī)格等是否與訂單要求一致，質(zhì)量是否符合標準。2.對于重要貨物或客戶有特殊質(zhì)量要求的訂單，質(zhì)量檢驗部門應(yīng)在發(fā)貨前進行抽檢或全檢，確保貨物質(zhì)量合格。3.如發(fā)現(xiàn)貨物存在質(zhì)量問題，應(yīng)及時通知相關(guān)部門進行處理，嚴禁不合格貨物發(fā)貨。（二）包裝檢驗1.包裝人員在包裝完成后，應(yīng)進行自我檢驗，確保包裝牢固、嚴密，標識清晰。2.發(fā)貨操作人員在貨物交接前，應(yīng)對包裝進行再次檢查，確認包裝符合運輸要求，無破損、變形等情況。3.如發(fā)現(xiàn)包裝問題，應(yīng)及時要求包裝人員進行整改，確保貨物在運輸過程中的安全。五、發(fā)貨異常處理（一）庫存不足1.當倉庫管理人員發(fā)現(xiàn)庫存不足時，應(yīng)立即通知銷售人員與客戶協(xié)商解決。2.銷售人員應(yīng)根據(jù)客戶需求和庫存情況，提出合理的解決方案，如部分發(fā)貨、調(diào)整交貨時間、推薦替代產(chǎn)品或取消訂單等。3.如客戶同意部分發(fā)貨，倉庫管理人員應(yīng)按照客戶要求進行備貨和發(fā)貨，并在發(fā)貨單上注明實際發(fā)貨數(shù)量。4.如客戶同意調(diào)整交貨時間，銷售人員應(yīng)在系統(tǒng)中更新訂單交貨時間，并通知倉庫管理人員和其他相關(guān)部門。5.如客戶同意推薦替代產(chǎn)品，銷售人員應(yīng)向客戶詳細介紹替代產(chǎn)品的特點、優(yōu)勢等信息，取得客戶同意后，倉庫管理人員按照替代產(chǎn)品進行備貨和發(fā)貨。6.如客戶不同意上述解決方案而要求取消訂單，銷售人員應(yīng)在系統(tǒng)中取消訂單，并及時通知財務(wù)部門進行相關(guān)處理。（二）貨物損壞或丟失1.在發(fā)貨過程中或運輸途中如發(fā)現(xiàn)貨物損壞或丟失，發(fā)貨跟蹤人員應(yīng)立即與物流公司或快遞人員聯(lián)系，了解具體情況，并要求其提供相關(guān)證明文件。2.發(fā)貨人員應(yīng)及時通知倉庫管理人員和質(zhì)量檢驗部門，對損壞或丟失的貨物進行核實和記錄。3.對于因物流公司或快遞人員責任導(dǎo)致的貨物損壞或丟失，門店應(yīng)按照合同約定要求其承擔相應(yīng)的賠償責任。4.同時，門店應(yīng)及時與客戶溝通，說明情況并提出解決方案，如補發(fā)貨物、退款、給予一定補償?shù)龋瑺幦】蛻舻睦斫夂蜐M意。5.對于因不可抗力等特殊原因?qū)е碌呢浳飺p壞或丟失，門店應(yīng)與客戶協(xié)商解決，盡量減少對客戶的影響。（三）運輸延遲1.發(fā)貨跟蹤人員發(fā)現(xiàn)貨物運輸出現(xiàn)延遲情況，應(yīng)及時與物流公司或快遞人員聯(lián)系，了解延遲原因和預(yù)計到達時間。2.如因物流公司或快遞人員自身原因?qū)е逻\輸延遲，門店應(yīng)要求其采取措施盡快解決，并向客戶說明情況，爭取客戶的諒解。3.發(fā)貨人員應(yīng)根據(jù)運輸延遲情況，及時與客戶溝通，告知客戶最新的發(fā)貨進度和預(yù)計到達時間，如客戶有特殊需求，應(yīng)盡量滿足。4.對于因運輸延遲給客戶造成損失的情況，門店應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進行處理，如給予客戶一定的補償?shù)取Ａl(fā)貨記錄與檔案管理（一）發(fā)貨記錄1.發(fā)貨人員應(yīng)在發(fā)貨完成后，及時將發(fā)貨相關(guān)信息（包括訂單編號、發(fā)貨日期、發(fā)貨單號、貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、物流公司或快遞單號等）記錄在發(fā)貨臺賬上。2.發(fā)貨臺賬應(yīng)清晰、準確、完整，便于查詢和核對。發(fā)貨人員應(yīng)定期對發(fā)貨臺賬進行整理和歸檔，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。3.發(fā)貨記錄應(yīng)與銷售管理系統(tǒng)、物流管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)保持一致，以便于數(shù)據(jù)的統(tǒng)計和分析。（二）檔案管理1.門店應(yīng)建立發(fā)貨檔案管理制度，對發(fā)貨過程中涉及的各類文件、資料進行分類整理和歸檔。發(fā)貨檔案包括訂單合同、發(fā)貨單、物流運單、貨物檢驗報告、客戶簽收單、運輸異常處理記錄等。2.發(fā)貨檔案應(yīng)按照時間順序或訂單編號進行排列，便于查找和查閱。檔案管理人員應(yīng)定期對發(fā)貨檔案進行檢查和維護，確保檔案的完整性和安全性。3.發(fā)貨檔案的保存期限應(yīng)符合公司檔案管理規(guī)定，一般為[X]年。保存期滿后，如需銷毀，應(yīng)按照公司規(guī)定的程序進行審批和處理。七、考核與獎懲（一）考核指標1.發(fā)貨準確率：考核發(fā)貨信息與訂單信息的一致程度，計算公式為：發(fā)貨準確率=（準確發(fā)貨訂單數(shù)量÷總發(fā)貨訂單數(shù)量）×100%。2.發(fā)貨及時率：考核發(fā)貨是否按照訂單要求的時間及時發(fā)出，計算公式為：發(fā)貨及時率=（按時發(fā)貨訂單數(shù)量÷總發(fā)貨訂單數(shù)量）×100%。3.貨物完好率：考核貨物在發(fā)貨和運輸過程中的完好情況，計算公式為：貨物完好率=（貨物無損壞到達客戶手中的訂單數(shù)量÷總發(fā)貨訂單數(shù)量）×100%。4.客戶投訴率：考核因發(fā)貨問題導(dǎo)致的客戶投訴情況，計算公式為：客戶投訴率=（因發(fā)貨問題引起的客戶投訴數(shù)量÷總發(fā)貨訂單數(shù)量）×100%。（二）考核周期發(fā)貨人員的考核周期為月度考核和年度考核相結(jié)合。月度考核主要對當月的發(fā)貨工作進行評價，年度考核則綜合全年的發(fā)貨情況進行全面評價。（三）獎懲措施1.獎勵對于發(fā)貨準確率、發(fā)貨及時率、貨物完好率達到[X]%及以上，且客戶投訴率低于[X]%的發(fā)貨人員，給予月度獎金獎勵，并在年度優(yōu)秀員工評選中優(yōu)先考慮。對于在發(fā)貨工作中表現(xiàn)突出，提出創(chuàng)新性建議或解決方案，有效提高發(fā)貨效率和質(zhì)量的發(fā)貨人員，給予特別獎勵，如晉升、榮譽證書等。2.懲罰對于發(fā)貨準確率、發(fā)貨及時率、貨物完好率未達到公司規(guī)定標準，或客戶投訴率高于公司規(guī)定標準的發(fā)貨人員，視情節(jié)輕重給予警告、扣發(fā)獎金、調(diào)崗等處罰。對于因工作失誤導(dǎo)致重大發(fā)貨事故（如貨物錯發(fā)、漏發(fā)、嚴重損壞等），給公司造成較大經(jīng)濟損失或不良影響的發(fā)貨人員，給予辭退處理，并依法追究其相關(guān)責任。八、培訓(xùn)與溝通（一）培訓(xùn)1.公司應(yīng)定期組織發(fā)貨人員參加發(fā)貨規(guī)范培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括發(fā)貨流程、操作規(guī)范、質(zhì)量控制、異常處理等方面的知識和技能。2.培訓(xùn)方式可以采用內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、線上培訓(xùn)等多種形式，確保發(fā)貨人員能夠熟練掌握發(fā)貨規(guī)范和相關(guān)業(yè)務(wù)知識。3.培訓(xùn)后應(yīng)進行考核，考核結(jié)果作為發(fā)貨人員績效評價和晉升的依據(jù)之一。（二）溝通1.建立發(fā)貨人員與銷售人員、倉庫管理人員、質(zhì)量檢驗部門、物流公司或快遞人