陵園檔案管理制度規定?一、總則（一）目的為加強陵園檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，充分發揮檔案在陵園建設、管理和服務中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于陵園管理機構及所屬各部門形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統一管理原則陵園檔案由專門的檔案管理部門集中統一管理，確保檔案的完整性和系統性。2.真實準確原則檔案內容必須真實反映陵園各項工作的實際情況，數據準確無誤。3.安全保密原則加強檔案的安全防護措施，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。4.便于利用原則建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門設置陵園設立專門的檔案管理室，配備專職檔案管理人員。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執行國家有關檔案管理的法律法規和方針政策，制定陵園檔案管理制度并組織實施。2.負責陵園各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規范化管理。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負責檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案的安全。5.按照規定向有關部門移交檔案，做好檔案的統計工作。6.負責檔案信息的開發利用，為陵園各項工作提供檔案資料支持。7.對各部門檔案管理工作進行指導、監督和檢查，組織檔案業務培訓。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類陵園檔案分為以下幾大類：1.行政管理類包括陵園行政文件、會議記錄、工作計劃與總結、規章制度、人事檔案、財務檔案等。2.業務管理類包括墓地銷售檔案、墓穴管理檔案、祭祀活動檔案、綠化養護檔案、設施設備維護檔案等。3.工程建設類包括陵園規劃設計圖紙、工程施工文件、竣工驗收資料等。4.客戶服務類包括客戶檔案、投訴處理記錄、回訪記錄等。5.歷史文化類包括陵園歷史沿革資料、文化遺產資料等。（二）檔案編號對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統性。編號規則如下：1.行政管理類：XMGL0010001，其中XMGL表示行政管理類，001表示一級分類代碼，0001表示該類檔案的順序號。2.業務管理類：YWGL0010001，其中YWGL表示業務管理類，001表示一級分類代碼，0001表示該類檔案的順序號。3.工程建設類：GCJS0010001，其中GCJS表示工程建設類，001表示一級分類代碼，0001表示該類檔案的順序號。4.客戶服務類：KHFW0010001，其中KHFW表示客戶服務類，001表示一級分類代碼，0001表示該類檔案的順序號。5.歷史文化類：LSWH0010001，其中LSWH表示歷史文化類，001表示一級分類代碼，0001表示該類檔案的順序號。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.各部門在工作中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數據等。2.與陵園相關的合同、協議、證書、批文等。3.客戶提供的各類資料，如身份證復印件、購墓合同等。4.陵園舉辦各類活動的文件、照片、影像等資料。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案的及時、完整收集。2.收集的檔案應保持原件的完整性，不得擅自涂改、銷毀。3.對重要檔案應進行備份，確保檔案的安全性。（三）整理方法1.按照檔案分類標準對收集的檔案進行分類。2.對每一類檔案進行編號，并編制目錄。3.對檔案進行裝訂、編頁，確保檔案的整齊、規范。4.對破損、褪色的檔案進行修復或復制。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.當年形成的檔案，應在次年上半年歸檔完畢。2.重大活動、重要項目結束后，相關檔案應在一個月內歸檔。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理人員將整理好的檔案移交至陵園檔案管理室。2.檔案管理室對移交的檔案進行核對、驗收，辦理交接手續。（三）保管期限1.永久保管：凡是反映陵園歷史沿革、重大事件、重要決策等具有長遠利用價值的檔案，應永久保管。2.長期保管：保管期限為30年，主要包括陵園一般性業務文件、客戶檔案等。3.短期保管：保管期限為10年，主要包括臨時性文件、一般性統計報表等。（四）保管要求1.檔案管理室應配備專門的檔案庫房，保持庫房清潔、干燥、通風良好。2.檔案應存放在檔案架上，排列整齊，便于查找。3.對電子檔案應進行備份，存儲在安全可靠的介質上，并定期進行檢查和維護。4.加強檔案庫房的安全管理，安裝防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠等設施，確保檔案的安全。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱權限1.陵園內部人員因工作需要查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意后，方可查閱。2.外單位人員查閱檔案，須持單位介紹信，經陵園檔案管理部門負責人批準后，方可查閱。涉及重要檔案的查閱，還須經陵園分管領導批準。（二）查閱要求1.查閱人員應在檔案管理室指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出室外。2.查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換、加注標記等。3.查閱人員如需復印檔案，應經檔案管理部門負責人同意，并按規定辦理復印手續。（三）借閱權限1.陵園內部人員因工作需要借閱檔案，應填寫《檔案借閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門負責人批準，方可借閱。2.外單位人員借閱檔案，須持單位介紹信，經陵園檔案管理部門負責人批準，報陵園分管領導同意后，方可借閱。（四）借閱期限1.一般檔案借閱期限為15天，如需延期，應辦理續借手續。2.重要檔案借閱期限為7天，特殊情況需延長借閱期限的，須經檔案管理部門負責人批準。（五）借閱要求1.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得擅自擴大借閱范圍。2.借閱人員應按時歸還檔案，如遇特殊情況不能按時歸還，應提前辦理續借手續。3.借閱人員歸還檔案時，檔案管理部門應進行認真核對，如發現檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并追究借閱人員的責任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業務部門負責人及檔案管理人員組成。（二）鑒定標準根據檔案的保管期限和利用價值，對檔案進行鑒定。對已超過保管期限且確無保存價值的檔案，可予以銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對檔案進行清理，提出擬銷毀檔案清單。2.檔案鑒定小組對擬銷毀檔案進行審核，提出鑒定意見。3.經陵園分管領導批準后，對擬銷毀檔案進行銷毀。（四）銷毀方式對紙質檔案應采用焚燒或粉碎等方式進行銷毀，對電子檔案應采用格式化或刪除等方式進行銷毀。銷毀過程應進行記錄，由檔案鑒定小組成員簽字確認。八、檔案的統計與移交（一）統計工作檔案管理部門應建立檔案統計制度，定期對檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等情況進行統計，填寫檔案統計報表，上報陵園領導和上級檔案管理部門。（二）移交工作1.按照國家有關規定，定期向當地檔案行政管理部門移交檔案。2.陵園因機構撤銷、合并等原因，應將檔案移交給指定的單位，并辦理交接手續。九、檔案管理人員職責（一）檔案管理人員基本要求1.檔案管理人員應具備檔案管理專業知識和技能，熟悉陵園業務工作。2.檔案管理人員應遵守檔案管理規章制度，保守檔案機密。3.檔案管理人員應定期參加檔案業務培訓，不斷提高業務水平。（二）檔案管理人員具體職責1.負責檔案的日常管理工作，包括收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等。2.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案庫房的安全狀況，確保檔案的安全。3.負責檔案的查詢、借閱和利用工