酒店采購管理制度文庫?一、總則（一）目的為加強酒店采購管理，規范采購流程，確保采購工作的高效、透明、廉潔，保證酒店物資供應的及時性、準確性和質量，降低采購成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于酒店所有物資、設備、服務等采購活動，包括但不限于食品飲料、客房用品、辦公用品、工程物資、設備采購及各類外包服務采購等。（三）基本原則1.按需采購原則：根據酒店實際經營需求，合理安排采購計劃，避免盲目采購和積壓浪費。2.質量優先原則：確保所采購物資和服務的質量符合酒店運營要求和相關標準，優先選擇優質供應商。3.價格合理原則：在保證質量的前提下，通過市場調研、招標、談判等方式，爭取合理的采購價格，降低采購成本。4.公平公正原則：采購過程應遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應商享有平等的競爭機會，杜絕不正當交易。5.廉潔自律原則：采購人員應嚴格遵守廉潔紀律，不得接受供應商的賄賂、回扣或其他不正當利益，維護酒店利益。二、采購組織與職責（一）采購決策機構成立酒店采購管理委員會，由酒店總經理擔任主任，財務總監、運營總監、行政總廚等相關部門負責人為成員。采購管理委員會負責審議和決策重大采購事項，包括采購戰略、年度采購預算、重要采購合同等。（二）采購部門職責1.采購計劃制定：根據酒店各部門需求預測，結合庫存情況，編制年度、季度和月度采購計劃，報采購管理委員會審批后執行。2.供應商開發與管理：負責供應商的開發、篩選、評估和日常管理工作，建立供應商檔案，定期對供應商進行考核評價，確保供應商的供貨能力和質量。3.采購實施：按照采購計劃和審批流程，組織實施各類物資和服務的采購工作，包括詢價、比價、議價、招標、談判、簽訂合同等環節。4.采購合同管理：負責采購合同的起草、審核、簽訂、履行、變更和終止等工作，確保合同的合法性、有效性和完整性。5.采購成本控制：通過市場調研、供應商談判等方式，降低采購成本，定期分析采購成本變動情況，提出成本控制建議。6.采購驗收與付款：協助相關部門進行采購物資的驗收工作，確保物資符合質量要求。根據合同約定和驗收結果，辦理采購付款手續。7.采購信息管理：收集、整理、分析采購相關信息，建立采購數據庫，為酒店決策提供數據支持。（三）使用部門職責1.需求申報：根據本部門實際經營和業務發展需求，提前向采購部門提交物資采購申請，明確采購物資的名稱、規格、數量、質量要求、預計到貨時間等信息。2.參與驗收：負責對采購物資進行驗收，確保物資符合本部門使用要求，并及時反饋驗收結果。3.使用反饋：在物資使用過程中，及時向采購部門反饋物資質量、性能等方面的問題，以便采購部門與供應商溝通解決。（四）財務部門職責1.預算審核：參與酒店采購預算的編制和審核工作，提供財務專業意見，確保采購預算的合理性和合規性。2.資金安排：根據采購合同和付款審批流程，合理安排采購資金，確保采購款項及時支付。3.財務核算與監督：負責采購業務的財務核算和監督工作，對采購成本、費用進行分析和控制，確保采購活動符合財務制度和相關法律法規要求。三、采購流程（一）采購申請1.使用部門填寫采購申請表：使用部門根據實際需求，填寫《采購申請表》，詳細注明采購物資或服務的名稱、規格、型號、數量、質量要求、用途、預計到貨時間等信息，并由部門負責人簽字確認。2.提交采購申請：采購申請表經部門負責人簽字后，提交至采購部門。對于緊急采購需求，使用部門應提前與采購部門溝通，說明緊急原因，并在申請表上注明"緊急采購"字樣。（二）采購審批1.采購部門初審：采購部門收到采購申請表后，對采購申請的必要性、合理性、合規性進行初審。審核內容包括采購需求是否與酒店經營計劃相符、庫存情況是否滿足需求、采購預算是否充足等。2.財務部門審核：財務部門對采購申請的預算情況進行審核，確保采購項目在預算范圍內。如超出預算，需按照酒店預算調整流程進行審批。3.采購管理委員會審批：對于金額較大、涉及重要物資或服務的采購申請，需提交采購管理委員會進行審批。采購管理委員會根據酒店整體戰略和實際情況，對采購申請進行審議和決策。（三）采購實施1.制定采購方案：采購部門根據審批通過的采購申請，制定具體的采購方案，包括采購方式選擇、供應商選擇、采購時間安排等。2.選擇采購方式：根據采購物資或服務的特點、金額大小、市場供應情況等因素，選擇合適的采購方式，如詢價采購、比價采購、議價采購、招標采購、競爭性談判采購等。詢價采購：適用于采購金額較小、市場供應充足、價格相對透明的物資或服務。采購部門向多家供應商發出詢價單，要求供應商在規定時間內報價，然后比較各供應商報價，選擇價格合理、質量可靠的供應商進行采購。比價采購：對于采購金額較大、有多個供應商可供選擇的物資或服務，采購部門通過向至少三家供應商發出報價邀請，要求供應商提供詳細的報價清單，包括物資規格、數量、價格、交貨期、售后服務等內容，然后進行綜合比較，選擇最優供應商。議價采購：在與少數供應商進行采購談判時，采購部門通過與供應商協商議價，爭取更優惠的采購價格和條款。議價采購適用于一些特殊物資或服務，或與供應商有長期合作關系的情況。招標采購：對于重大采購項目，如大型設備采購、工程建設項目等，采購部門應按照酒店招標管理規定，組織公開招標或邀請招標。招標過程應嚴格遵循公開、公平、公正的原則，確保所有符合條件的供應商都有機會參與投標。競爭性談判采購：當采購項目具有特殊性，只能從有限范圍的供應商處采購，或招標后沒有供應商投標、沒有合格標的，或重新招標未能成立時，可以采用競爭性談判采購方式。采購部門與不少于三家供應商進行談判，從中確定成交供應商。3.供應商選擇：采購部門根據采購方案，從合格供應商名單中選擇合適的供應商進行采購。對于新的采購項目，采購部門應按照供應商開發流程，對潛在供應商進行調查、評估和篩選，確定合格供應商后納入供應商名單。供應商調查：采購部門通過實地考察、查閱資料、咨詢其他用戶等方式，對潛在供應商的生產能力、質量控制、價格水平、售后服務等方面進行調查，了解供應商的基本情況和信譽狀況。供應商評估：采購部門根據供應商調查結果，對潛在供應商進行評估，評估指標包括產品質量、價格、交貨期、售后服務、企業信譽等。評估結果分為優秀、良好、合格、不合格四個等級，對于不合格供應商不予選用。供應商篩選：采購部門根據評估結果，篩選出合格供應商，并將其納入供應商名單。供應商名單應定期更新，對于不符合要求的供應商及時進行淘汰。4.采購談判與合同簽訂：采購部門與選定的供應商進行采購談判，就采購物資或服務的價格、質量、交貨期、付款方式、售后服務等條款達成一致意見。談判過程中，采購人員應嚴格遵守酒店談判策略和技巧，維護酒店利益。談判達成一致后，雙方簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，確保合同的合法性、有效性和完整性。合同簽訂后，采購部門應將合同副本分發給使用部門、財務部門等相關部門，以便各部門做好相應的準備工作。（四）采購驗收1.驗收準備：采購物資到貨前，采購部門應提前通知使用部門和質量檢驗部門做好驗收準備工作。使用部門應安排熟悉物資情況的人員參與驗收，質量檢驗部門應制定驗收標準和流程。2.到貨驗收：采購物資到貨后，由使用部門和質量檢驗部門按照驗收標準和流程進行驗收。驗收內容包括物資的數量、規格、型號、質量、外觀等方面。對于重要物資或設備，還應進行性能測試和試運行。3.驗收結果處理：驗收合格的物資，使用部門應在驗收單上簽字確認，并辦理入庫手續。對于驗收不合格的物資，采購部門應及時與供應商溝通，要求供應商采取補貨、換貨、退貨等措施。如因供應商原因造成的損失，酒店有權按照合同約定向供應商索賠。（五）采購付款1.付款申請：采購部門根據采購合同和驗收結果，填寫《付款申請表》，注明采購物資或服務的名稱、規格、型號、數量、金額、付款方式、付款期限等信息，并附上采購合同、驗收單等相關憑證。2.付款審批：《付款申請表》經采購部門負責人簽字后，提交至財務部門進行審核。財務部門審核無誤后，按照酒店付款審批流程，依次提交財務總監、總經理審批。3.付款執行：經總經理審批通過后，財務部門按照合同約定的付款方式和付款期限，及時辦理采購付款手續。付款過程中，財務部門應嚴格審核付款憑證，確保付款的準確性和合規性。四、供應商管理（一）供應商開發1.供應商信息收集：采購部門通過多種渠道收集供應商信息，包括網絡搜索、行業展會、供應商推薦、同行交流等。收集的供應商信息應包括供應商名稱、地址、聯系方式、經營范圍、產品或服務特點、價格水平、質量狀況、信譽等級等。2.供應商初步篩選：采購部門根據收集的供應商信息，對潛在供應商進行初步篩選，剔除不符合基本要求的供應商。初步篩選的標準包括供應商的經營狀況、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面。3.供應商實地考察：對于初步篩選合格的供應商，采購部門應組織實地考察。實地考察的內容包括供應商的生產車間、倉庫、質量管理體系、售后服務團隊等方面。通過實地考察，深入了解供應商的實際情況，評估供應商的供貨能力和質量保證能力。4.供應商評估與選擇：采購部門根據實地考察結果，對供應商進行綜合評估。評估指標包括產品質量、價格、交貨期、售后服務、企業信譽等。評估結果分為優秀、良好、合格、不合格四個等級。采購部門根據評估結果，選擇合適的供應商納入供應商名單，并建立供應商檔案。（二）供應商考核1.考核指標設定：采購部門應根據酒店采購需求和供應商管理要求，設定供應商考核指標?？己酥笜藨óa品質量、交貨期、價格水平、售后服務、合作配合度等方面。考核指標應具體、可量化，便于考核評價。2.考核周期：采購部門定期對供應商進行考核，考核周期一般為季度或年度。對于重要供應商或出現質量問題、交貨延遲等情況的供應商，應增加考核頻率。3.考核方式：采購部門通過收集使用部門反饋、查閱驗收記錄、統計采購數據、實地考察等方式，獲取供應商的考核信息?？己诵畔鎸?、準確、完整，作為供應商考核評價的依據。4.考核評價：采購部門根據考核指標和考核信息，對供應商進行考核評價?？己嗽u價結果分為優秀、良好、合格、不合格四個等級。對于考核評價結果為優秀的供應商，給予適當的獎勵和優惠政策；對于考核評價結果為不合格的供應商，采購部門應及時與供應商溝通，要求供應商限期整改。如供應商整改后仍不符合要求，應將其從供應商名單中淘汰。（三）供應商激勵與淘汰1.供應商激勵：酒店應建立供應商激勵機制，對表現優秀的供應商給予適當的激勵措施，如增加采購份額、優先付款、提供培訓和技術支持等。通過激勵措施，提高供應商的積極性和合作意愿，促進供應商不斷提高產品質量和服務水平。2.供應商淘汰：對于出現以下情況的供應商，采購部門應及時將其從供應商名單中淘汰：提供的產品質量連續多次不符合要求，嚴重影響酒店正常經營。交貨期經常延遲，給酒店造成較大損失。價格水平過高，經多次談判仍無明顯改善。售后服務不到位，客戶投訴較多。存在商業賄賂等不正當行為，嚴重損害酒店利益。五、采購風險管理（一）風險識別與評估1.風險識別：采購部門應定期對采購過程中可能存在的風險進行識別，風險識別的內容包括市場風險、質量風險、供應商風險、合同風險、付款風險等方面。2.風險評估：采購部門根據風險識別結果，對采購風險進行評估。評估指標包括風險發生的可能性、風險影響程度等方面。風險評估結果分為高、中、低三個等級。對于高風險采購項目，應采取重點監控和風險應對措施。（二）風險應對措施1.市場風險應對：關注市場動態，及時了解物資價格波動情況，通過與供應商簽訂長期合同、套期保值等方式，降低市場價格波動對采購成本的影響。2.質量風險應對：加強對采購物資的質量檢驗，嚴格按照驗收標準和流程進行驗收。與供應商簽訂質量保證協議，明確質量責任和違約責任。對于質量問題較多的供應商，及時采取更換供應商等措施。3.供應商風險應對：建立完善的供應商管理體系，加強對供應商的開發、評估、考核和監督。與供應商簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權利和義務。對于重要物資或服務，可采用多家供應商供貨的方式，降低供應商風險。4.合同風險應對：加強采購合同管理，嚴格按照合同審批流程簽訂合同。合同條款應明確、具體、合法，避免合同漏洞和糾紛。在合同履行過程中，加強對合同執行情況的監督和檢查，及時處理合同變更和違約事項。5.付款風險應對：嚴格按照付款審批流程辦理采購付款手續，確保付款的準確性和合規性。加強對供應商的信用管理，對于信用狀況不佳的供應商，采取預付款、貨到付款等方式，降低付款風險。六、采購監督與審計（一）內部監督1.采購部門自查：采購部門應定期對采購工作進行自查，檢查采購流程是否規范、采購行為是否合規、采購成本是否合理等方面。自查結果應形成報告，提交給采購管理委員會。2.財務部門監督：財務部門應加強對采購業務的財務核算和監督，審核采購合同的付款條款、發票開具等情況，確保采購資金的安全和合理使用。3.審計部門審計：審計部門應定期對采購業務進行審計，檢查采購流程的執行情況、采購合同的簽訂和履行情況、采購成本的控制情況等方面。審計結果應形成審計報告，提交給酒店管理層