借閱卡信息管理制度?一、總則（一）目的為了規(guī)范公司借閱卡的管理，提高公司信息資源的利用效率，保障公司信息安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部員工、合作單位人員以及因工作需要借閱公司相關(guān)信息資料的外部人員。（三）基本原則1.安全保密原則：確保借閱的信息資料不被泄露、篡改或遺失，嚴(yán)格保護(hù)公司商業(yè)秘密和敏感信息。2.規(guī)范有序原則：明確借閱流程、權(quán)限和責(zé)任，使借閱活動(dòng)有章可循，有序進(jìn)行。3.高效利用原則：在保障信息安全的前提下，促進(jìn)信息資源的合理流通和有效利用，以支持公司業(yè)務(wù)的順利開展。二、借閱卡管理（一）借閱卡的發(fā)放1.員工借閱卡公司正式員工入職后，由人力資源部門統(tǒng)一發(fā)放員工借閱卡。借閱卡上應(yīng)注明員工姓名、所在部門、員工編號(hào)等基本信息。2.合作單位人員借閱卡與公司有合作關(guān)系的單位，因工作需要借閱公司信息資料的人員，由合作單位提出申請(qǐng)，經(jīng)公司相關(guān)部門審核同意后，由公司指定專人負(fù)責(zé)發(fā)放臨時(shí)借閱卡。臨時(shí)借閱卡應(yīng)注明合作單位名稱、借閱人姓名、借閱期限等信息。3.外部人員借閱卡因特殊原因需要借閱公司信息資料的外部人員，如客戶、供應(yīng)商、政府部門等，由公司相關(guān)部門提出申請(qǐng)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由公司指定專人負(fù)責(zé)發(fā)放臨時(shí)借閱卡。臨時(shí)借閱卡應(yīng)注明外部人員姓名、單位名稱、聯(lián)系方式、借閱期限等信息。（二）借閱卡的使用1.員工借閱卡員工憑本人借閱卡借閱公司信息資料。借閱卡僅限本人使用，不得轉(zhuǎn)借他人。2.合作單位人員借閱卡合作單位人員憑臨時(shí)借閱卡借閱公司信息資料。臨時(shí)借閱卡僅限在規(guī)定的合作項(xiàng)目范圍內(nèi)使用，不得超出范圍借閱。3.外部人員借閱卡外部人員憑臨時(shí)借閱卡借閱公司信息資料。臨時(shí)借閱卡僅限在申請(qǐng)借閱的特定事項(xiàng)范圍內(nèi)使用，不得用于其他目的。（三）借閱卡的掛失與補(bǔ)辦1.掛失員工發(fā)現(xiàn)借閱卡丟失或被盜后，應(yīng)立即向人力資源部門掛失。人力資源部門接到掛失申請(qǐng)后，應(yīng)及時(shí)凍結(jié)該借閱卡，防止信息資料被非法借閱。2.補(bǔ)辦掛失后的借閱卡如需補(bǔ)辦，員工應(yīng)填寫《借閱卡補(bǔ)辦申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，交人力資源部門審核。人力資源部門審核通過后，為員工補(bǔ)辦新的借閱卡，并收回原掛失的借閱卡。三、借閱信息資料范圍（一）公司文件1.各類規(guī)章制度、管理辦法、通知、通報(bào)等2.項(xiàng)目文檔、合同協(xié)議、工作報(bào)告等（二）業(yè)務(wù)資料1.市場調(diào)研資料、行業(yè)分析報(bào)告、客戶信息等2.技術(shù)資料、產(chǎn)品說明書、操作手冊(cè)等（三）財(cái)務(wù)資料1.財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、預(yù)算方案等2.財(cái)務(wù)制度、會(huì)計(jì)憑證、稅務(wù)資料等（四）其他資料1.公司內(nèi)部培訓(xùn)教材、學(xué)習(xí)資料等2.公司歷史檔案、榮譽(yù)證書等四、借閱流程（一）內(nèi)部員工借閱流程1.提出申請(qǐng)員工如需借閱公司信息資料，應(yīng)填寫《借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明借閱資料的名稱、數(shù)量、借閱期限等信息。《借閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至資料管理部門。2.審核資料管理部門收到《借閱申請(qǐng)表》后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括借閱資料的權(quán)限范圍、是否符合借閱期限規(guī)定等。如申請(qǐng)借閱的資料涉及公司機(jī)密或敏感信息，資料管理部門還應(yīng)征求公司保密管理部門的意見。3.借閱登記審核通過后，資料管理部門在借閱卡上進(jìn)行登記，記錄借閱資料的名稱、數(shù)量、借閱日期、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。同時(shí)，資料管理部門為員工提供相應(yīng)的信息資料，并要求員工在《借閱登記表》上簽字確認(rèn)。4.歸還員工應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還所借信息資料。歸還時(shí)，員工應(yīng)將借閱的信息資料整理齊全，交至資料管理部門。資料管理部門對(duì)歸還的資料進(jìn)行檢查，確認(rèn)資料完整、無損壞后，在借閱卡上進(jìn)行歸還登記，并將借閱卡返還給員工。（二）合作單位人員借閱流程1.提出申請(qǐng)合作單位人員如需借閱公司信息資料，由合作單位向公司相關(guān)部門提出書面申請(qǐng)，注明借閱資料的名稱、數(shù)量、借閱期限、用途等信息。申請(qǐng)經(jīng)公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至資料管理部門。2.審核資料管理部門收到申請(qǐng)后，按照內(nèi)部員工借閱流程進(jìn)行審核。審核通過后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.借閱登記公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，資料管理部門為合作單位人員發(fā)放臨時(shí)借閱卡，并在借閱卡上進(jìn)行登記，記錄借閱資料的名稱、數(shù)量、借閱日期、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。同時(shí)，資料管理部門為合作單位人員提供相應(yīng)的信息資料，并要求其在《借閱登記表》上簽字確認(rèn)。4.歸還合作單位人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還所借信息資料。歸還時(shí)，合作單位人員應(yīng)將借閱的信息資料整理齊全，交至資料管理部門。資料管理部門對(duì)歸還的資料進(jìn)行檢查，確認(rèn)資料完整、無損壞后，收回臨時(shí)借閱卡，并在借閱卡上進(jìn)行歸還登記。（三）外部人員借閱流程1.提出申請(qǐng)外部人員如需借閱公司信息資料，由公司相關(guān)部門向公司領(lǐng)導(dǎo)提出書面申請(qǐng)，注明借閱資料的名稱、數(shù)量、借閱期限、用途、外部人員基本信息等。申請(qǐng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，提交至資料管理部門。2.審核資料管理部門收到申請(qǐng)后，按照內(nèi)部員工借閱流程進(jìn)行審核。審核通過后，報(bào)公司保密管理部門備案。3.借閱登記公司保密管理部門備案通過后，資料管理部門為外部人員發(fā)放臨時(shí)借閱卡，并在借閱卡上進(jìn)行登記，記錄借閱資料的名稱、數(shù)量、借閱日期、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。同時(shí)，資料管理部門為外部人員提供相應(yīng)的信息資料，并要求其在《借閱登記表》上簽字確認(rèn)。4.歸還外部人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還所借信息資料。歸還時(shí)，外部人員應(yīng)將借閱的信息資料整理齊全，交至資料管理部門。資料管理部門對(duì)歸還的資料進(jìn)行檢查，確認(rèn)資料完整、無損壞后，收回臨時(shí)借閱卡，并在借閱卡上進(jìn)行歸還登記。五、借閱期限（一）一般資料借閱期限1.一般性文件、業(yè)務(wù)資料、財(cái)務(wù)資料等，借閱期限一般不超過[x]個(gè)工作日。2.內(nèi)部培訓(xùn)教材、學(xué)習(xí)資料等，借閱期限一般不超過[x]周。（二）特殊資料借閱期限1.涉及公司機(jī)密或敏感信息的資料，借閱期限由公司保密管理部門根據(jù)具體情況確定，最長不超過[x]個(gè)工作日。2.公司歷史檔案、榮譽(yù)證書等珍貴資料，原則上不外借。如因特殊原因需要借閱，借閱期限由公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)具體情況審批確定，最長不超過[x]個(gè)工作日。（三）借閱期限的延長如需延長借閱期限，借閱人應(yīng)在借閱期限屆滿前[x]個(gè)工作日向資料管理部門提出書面申請(qǐng)，說明延長借閱期限的原因。資料管理部門根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行審核，審核通過后，為借閱人辦理延長借閱期限手續(xù)。延長后的借閱期限不得超過本制度規(guī)定的最長借閱期限。六、借閱權(quán)限（一）部門負(fù)責(zé)人借閱權(quán)限1.部門負(fù)責(zé)人可借閱本部門相關(guān)的信息資料，包括文件、業(yè)務(wù)資料、財(cái)務(wù)資料等。2.如需借閱其他部門的信息資料，應(yīng)填寫《借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)資料管理部門審核同意后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）普通員工借閱權(quán)限1.普通員工可借閱與本人工作相關(guān)的信息資料，包括文件、業(yè)務(wù)資料等。2.如需借閱涉及公司機(jī)密或敏感信息的資料，應(yīng)填寫《借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至資料管理部門。資料管理部門審核通過后，報(bào)公司保密管理部門審批。（三）合作單位人員借閱權(quán)限1.合作單位人員可借閱與合作項(xiàng)目相關(guān)的公司信息資料，包括文件、業(yè)務(wù)資料等。2.如需借閱涉及公司機(jī)密或敏感信息的資料，應(yīng)按照公司內(nèi)部員工借閱涉及機(jī)密資料的流程進(jìn)行申請(qǐng)，經(jīng)公司相關(guān)部門審核同意后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）外部人員借閱權(quán)限1.外部人員因特殊原因需要借閱公司信息資料，應(yīng)按照公司外部人員借閱流程進(jìn)行申請(qǐng)，經(jīng)公司相關(guān)部門審核同意后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.外部人員只能借閱與申請(qǐng)事項(xiàng)相關(guān)的公司信息資料，不得借閱公司其他無關(guān)資料。七、借閱責(zé)任（一）借閱人的責(zé)任1.借閱人應(yīng)妥善保管所借信息資料，不得損壞、丟失、涂改或轉(zhuǎn)借他人。2.借閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度規(guī)定的借閱期限，按時(shí)歸還所借信息資料。如因特殊原因不能按時(shí)歸還，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。3.借閱人在借閱期間應(yīng)遵守公司保密規(guī)定，不得泄露所借信息資料的內(nèi)容。如因借閱人原因?qū)е滦畔①Y料泄露，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。4.借閱人歸還信息資料時(shí)，應(yīng)確保資料完整、無損壞。如發(fā)現(xiàn)資料有損壞或丟失，借閱人應(yīng)及時(shí)向資料管理部門報(bào)告，并按照公司規(guī)定進(jìn)行賠償。（二）資料管理部門的責(zé)任1.資料管理部門應(yīng)建立健全信息資料借閱登記制度，對(duì)借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.資料管理部門應(yīng)定期對(duì)借閱的信息資料進(jìn)行清理和盤點(diǎn)，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。3.資料管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)信息資料借閱的監(jiān)督和管理，對(duì)違反本制度規(guī)定的借閱行為及時(shí)進(jìn)行糾正和處理。4.資料管理部門應(yīng)按照公司保密規(guī)定，對(duì)涉及公司機(jī)密或敏感信息的資料借閱進(jìn)行嚴(yán)格審核和管理，確保信息安全。（三）部門負(fù)責(zé)人的責(zé)任1.部門負(fù)責(zé)人應(yīng)負(fù)責(zé)審核本部門員工的借閱申請(qǐng)，確保借閱行為符合本制度規(guī)定和工作需要。2.部門負(fù)責(zé)人應(yīng)督促本部門員工按時(shí)歸還所借信息資料，對(duì)逾期未還的情況及時(shí)進(jìn)行了解和處理。3.部門負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門信息資料的管理，防止信息資料的丟失、泄露或?yàn)E用。八、保密規(guī)定（一）借閱信息資料的保密要求1.借閱人應(yīng)對(duì)所借信息資料的內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員透露。2.借閱涉及公司機(jī)密或敏感信息的資料，借閱人應(yīng)在符合公司保密規(guī)定的場所進(jìn)行查閱和使用，不得將資料帶出公司或在公共場所進(jìn)行查閱。3.借閱人如需對(duì)所借信息資料進(jìn)行復(fù)制或摘錄，應(yīng)事先經(jīng)資料管理部門同意，并按照公司保密規(guī)定進(jìn)行操作。復(fù)制或摘錄的信息資料應(yīng)妥善保管，不得隨意傳播。（二）保密措施1.資料管理部門應(yīng)對(duì)涉及公司機(jī)密或敏感信息的資料借閱進(jìn)行嚴(yán)格登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱資料名稱、數(shù)量、借閱日期、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.資料管理部門應(yīng)對(duì)涉及公司機(jī)密或敏感信息的資料借閱進(jìn)行跟蹤管理，及時(shí)提醒借閱人按時(shí)歸還資料。3.資料管理部門應(yīng)對(duì)涉及公司機(jī)密或敏感信息的資料借閱進(jìn)行定期檢查，確保資料的安全和保密。（三）保密責(zé)任追究1.如發(fā)現(xiàn)借閱人違反本制度規(guī)定的保密要求，泄露所借信息資料的內(nèi)容，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。2.如因借閱人違反保密規(guī)定給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.如發(fā)現(xiàn)資料管理部門或其他相關(guān)部門工作人員在信息資料借閱管理過程中存在失職、瀆職行為，導(dǎo)致信息資料泄露的，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司設(shè)立專門的信息資料管理監(jiān)督小組，由公司辦公室、人力資源部門、保密管理部門等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)公司借閱卡信息管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.借閱流程的執(zhí)行情況，包括借閱申請(qǐng)的審核、登記、歸還等環(huán)節(jié)是否規(guī)范。2.借閱期限的遵守情況，是否存在逾期未還的情況。3.借閱權(quán)限的使用情況，是否存在超權(quán)限借閱的情況。4.保密規(guī)定的執(zhí)行情況，借閱人是否對(duì)所借信息資料進(jìn)行保密。（三）檢查方式1.定期檢查：監(jiān)督小組定期對(duì)公司借閱卡信息管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，一般每季度進(jìn)行一次全面檢查。2.不定期抽查：監(jiān)督小組不定期對(duì)公司各部門的信息資料借閱情況進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（四）檢查結(jié)果處理1.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門和人員發(fā)出整改通知，要求其限期整改。2