超市進貨送貨管理制度?一、總則1.目的為加強超市進貨送貨管理，規范進貨送貨流程，確保商品及時、準確、安全地供應到超市各門店，滿足顧客需求，提高超市運營效率和經濟效益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于超市總部及各門店的進貨送貨管理工作，包括商品采購、供應商選擇與管理、訂單處理、貨物驗收、配送運輸等環節。3.基本原則質量第一原則：確保所采購的商品符合國家相關質量標準和超市的質量要求，保障顧客權益。成本控制原則：在保證商品質量的前提下，合理控制采購成本和送貨成本，提高超市的盈利能力。效率優先原則：優化進貨送貨流程，提高工作效率，確保商品及時供應，減少庫存積壓和缺貨現象。誠實守信原則：與供應商建立良好的合作關系，誠實守信，公平交易，共同維護市場秩序。二、職責分工1.采購部門負責制定采購計劃，選擇供應商，簽訂采購合同。跟蹤采購訂單執行情況，協調解決采購過程中的問題。定期評估供應商，建立供應商檔案。2.供應商管理部門負責供應商的開發、篩選、審核和準入管理。維護供應商關系，處理供應商投訴和糾紛。組織供應商培訓，提高供應商服務水平。3.訂單處理部門接收門店的商品需求訂單，進行匯總和分析。根據采購計劃和庫存情況，生成采購訂單并發送給供應商。跟蹤訂單執行進度，及時反饋訂單狀態給相關部門。4.倉庫管理部門負責商品的驗收入庫、存儲保管和發貨配送工作。定期盤點庫存，確保庫存數量準確、質量完好。配合采購部門和供應商進行商品退換貨處理。5.物流配送部門負責安排車輛和司機，按照訂單要求將商品配送到各門店。確保配送過程中的商品安全，按時完成配送任務。定期對車輛進行維護和保養，保證車輛性能良好。6.質量驗收部門負責對采購的商品進行質量檢驗，確保商品符合質量標準。對驗收過程中發現的質量問題及時反饋給采購部門和供應商，并跟蹤處理結果。建立質量檢驗檔案，記錄商品質量檢驗情況。三、供應商選擇與管理1.供應商選擇標準具有合法的經營資質和良好的商業信譽。具備生產或供應所需商品的能力和經驗，產品質量穩定可靠。價格合理，具有較強的價格競爭力。售后服務良好，能夠及時處理商品質量問題和退換貨事宜。遵守國家法律法規和超市的相關規定，積極配合超市的管理工作。2.供應商開發與篩選采購部門通過多種渠道收集供應商信息，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。對收集到的供應商信息進行整理和分析，初步篩選出符合條件的供應商。組織相關人員對初步篩選出的供應商進行實地考察，了解其生產經營狀況、質量管理水平、價格體系等情況。根據實地考察結果，對供應商進行綜合評估，確定最終的供應商名單。3.供應商審核與準入供應商管理部門負責對新入圍的供應商進行審核，審核內容包括營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證、生產許可證、產品質量認證等相關資質文件。對供應商的生產經營場所、設備設施、人員管理等方面進行實地審核，確保其具備穩定生產或供應所需商品的能力。審核通過的供應商，由供應商管理部門與其簽訂合作協議，明確雙方的權利和義務，正式準入超市供應商體系。4.供應商評估與考核采購部門定期對供應商的產品質量、交貨期、價格、售后服務等方面進行評估，評估結果作為供應商考核的依據。每季度對供應商進行一次綜合考核，考核內容包括質量合格率、交貨準時率、價格波動情況、售后服務滿意度等指標。根據考核結果，對供應商進行分類管理，分為優秀供應商、合格供應商、不合格供應商。對于優秀供應商，給予一定的獎勵和優惠政策；對于不合格供應商，及時采取整改措施或終止合作關系。5.供應商關系維護采購部門和供應商管理部門定期與供應商進行溝通與交流，了解其生產經營狀況和市場動態，及時解決合作過程中出現的問題。組織供應商參加超市舉辦的供應商大會、培訓會議等活動，加強雙方的合作與信任。對于供應商提出的合理建議和意見，及時給予反饋和采納，共同促進超市采購工作的不斷改進。四、采購管理1.采購計劃制定采購部門根據超市的銷售數據、庫存情況、市場需求預測等因素，制定年度、季度和月度采購計劃。采購計劃應明確采購商品的種類、數量、規格、品牌、采購時間等詳細信息。采購計劃制定后，應提交給相關部門進行審核，審核通過后嚴格按照計劃執行。2.采購訂單下達訂單處理部門根據采購計劃和門店的商品需求訂單，生成采購訂單并發送給供應商。采購訂單應明確商品的名稱、規格、數量、價格、交貨時間、交貨地點等詳細信息。在下達采購訂單前，訂單處理部門應與供應商進行溝通確認，確保訂單信息準確無誤。3.采購合同簽訂對于金額較大、采購周期較長的采購項目，采購部門應與供應商簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括商品的質量標準、價格條款、交貨期、付款方式、違約責任等內容。采購合同簽訂后，應及時將合同副本提交給相關部門備案。4.采購過程跟蹤采購部門負責跟蹤采購訂單的執行情況，及時了解供應商的生產進度、發貨情況等信息。對于采購過程中出現的問題，如供應商交貨延遲、商品質量問題等，采購部門應及時與供應商溝通協調，采取相應的解決措施。定期向相關部門匯報采購訂單的執行情況，確保采購工作順利進行。五、貨物驗收管理1.驗收準備工作倉庫管理部門在商品到貨前，應做好驗收場地、設備、人員等方面的準備工作。驗收人員應熟悉所驗收商品的質量標準、驗收方法和流程，確保驗收工作的準確性和高效性。準備好驗收所需的工具和表格，如磅秤、卡尺、檢驗報告、驗收單等。2.數量驗收商品到貨后，驗收人員首先對商品的數量進行核對。按照采購訂單或送貨單上的商品名稱、規格、數量等信息，逐一清點商品數量，確保實際到貨數量與訂單數量一致。對于數量不符的商品，應及時與供應商溝通，查明原因并記錄在案。3.質量驗收質量驗收部門按照相關質量標準和檢驗方法，對采購的商品進行質量檢驗。質量檢驗內容包括商品的外觀、包裝、規格、性能、質量證明文件等方面。對于質量不合格的商品，應及時填寫質量檢驗報告，并將不合格商品單獨存放，做好標識，防止與合格商品混淆。4.驗收結果處理驗收合格的商品，驗收人員應在驗收單上簽字確認，并及時辦理入庫手續。對于驗收不合格的商品，驗收人員應填寫拒收單，詳細注明拒收原因，并及時反饋給采購部門和供應商。采購部門負責與供應商協商處理不合格商品的退換貨事宜，跟蹤處理結果，并將相關情況及時反饋給相關部門。六、配送運輸管理1.配送計劃制定物流配送部門根據各門店的商品需求訂單和庫存情況，制定配送計劃。配送計劃應明確配送車輛的安排、配送路線、配送時間、配送商品的種類和數量等詳細信息。在制定配送計劃時，應充分考慮車輛的裝載能力、配送效率、交通狀況等因素，確保配送任務按時完成。2.車輛調度與安排根據配送計劃，物流配送部門合理調度車輛，安排司機執行配送任務。司機在接到配送任務后，應提前做好車輛檢查和準備工作，確保車輛性能良好，能夠安全、準時地完成配送任務。對于長途配送或特殊商品的配送，應安排經驗豐富的司機和合適的車輛，并做好相關的安全防范措施。3.貨物裝載與固定司機在裝載貨物時，應按照貨物的性質、重量、體積等因素進行合理裝載，確保貨物擺放整齊、穩固，避免貨物在運輸過程中發生碰撞、擠壓等損壞。對于易碎、易損、易燃、易爆等特殊商品，應采取相應的防護措施，確保運輸安全。貨物裝載完畢后，應使用繩索、鋼帶等工具對貨物進行固定，防止貨物在運輸過程中移動。4.運輸過程監控物流配送部門通過GPS定位系統或其他監控手段，對運輸車輛進行實時監控，及時了解車輛的行駛位置、行駛速度、行駛路線等信息。司機在運輸過程中應嚴格遵守交通規則，確保行車安全。如遇特殊情況或突發事件，應及時向物流配送部門報告，并采取相應的應急措施。定期對運輸車輛進行檢查，確保車輛的安全性能良好，及時發現和處理車輛故障。5.貨物交付與簽收車輛到達門店后，司機應與門店收貨人員核對配送商品的種類、數量、規格等信息，確保貨物準確無誤。門店收貨人員在驗收貨物合格后，應在送貨單上簽字確認，并加蓋門店公章。司機將送貨單帶回物流配送部門，作為貨物交付的憑證。物流配送部門根據送貨單及時與門店進行賬務核對，確保貨款結算準確無誤。七、庫存管理1.庫存分類管理倉庫管理部門根據商品的銷售頻率、價值高低、庫存周轉率等因素，對庫存商品進行分類管理。庫存商品可分為A類、B類、C類，其中A類商品為銷售頻率高、價值高、庫存周轉率快的商品；B類商品為銷售頻率較高、價值適中、庫存周轉率一般的商品；C類商品為銷售頻率低、價值低、庫存周轉率慢的商品。針對不同類別的庫存商品，采取不同的管理策略，如A類商品重點管理，嚴格控制庫存數量；B類商品適度管理，保持合理的庫存水平；C類商品簡化管理，減少庫存占用資金。2.庫存盤點倉庫管理部門定期對庫存商品進行盤點，確保庫存數量準確、質量完好。盤點周期可根據實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次全面盤點，每年進行一次年終盤點。在盤點過程中，應按照規定的盤點方法和流程進行操作，如實記錄盤點結果。對于盤點差異，應及時查明原因，進行調整和處理。3.庫存預警倉庫管理部門根據庫存商品的安全庫存、最低庫存、最高庫存等指標，設置庫存預警機制。當庫存數量低于最低庫存或高于最高庫存時，系統自動發出預警信息，提醒相關部門及時采取措施，如采購補貨、調整銷售策略等。定期對庫存預警信息進行分析和總結，不斷優化庫存管理策略，提高庫存管理水平。八、退貨管理1.退貨原因分類退貨原因主要包括商品質量問題、商品滯銷、商品過期、顧客退換貨等。對于因商品質量問題導致的退貨，采購部門應及時與供應商溝通協商，要求供應商承擔退貨損失，并負責處理退貨商品。對于因商品滯銷、商品過期等原因導致的退貨，超市應加強市場調研和銷售分析，優化商品采購計劃，減少退貨損失。對于顧客退換貨，門店應按照相關規定及時辦理，確保顧客滿意。2.退貨流程門店收到顧客退貨申請后，應首先對退貨商品進行檢查，確認商品符合退貨條件后，填寫退貨單。退貨單應注明退貨商品的名稱、規格、數量、退貨原因等詳細信息，并由門店負責人簽字確認。門店將退貨單連同退貨商品一起送至倉庫管理部門，倉庫管理部門對退貨商品進行驗收，確認無誤后辦理入庫手續。倉庫管理部門定期將退貨商品清單提交給采購部門，采購部門根據退貨情況與供應商協商處理退貨事宜，如退貨退款、換貨等。3.退貨損失處理對于因商品質量問題導致的退貨損失，由供應商承擔。采購部門應及時與供應商溝通協商，要求供應商在規定時間內給予退貨退款或換貨處理。對于因商品滯銷、商品過期等原因導致的退貨損失，由超市自行承擔。超市應加強庫存管理，優化商品采購計劃，降低退貨風險。對于因顧客退換貨導致的退貨損失，超市應加強員工培訓，提高服務質量，減少顧客退換貨情況的發生。同時，合理控制退貨比例，確保超市的經濟效益不受影響。九、信息管理1.建立信息系統超市應建立完善的進貨送貨管理信息系統，實現采購、供應商管理、訂單處理、庫存管理、配送運輸、退貨管理等環節的信息化管理。信息系統應具備數據錄入、查詢、統計、分析、預警等功能，能夠實時反映進貨送貨管理工作的運行情況，為決策提供準確的數據支持。2.數據錄入與維護各部門應按照信息系統的操作規范，及時、準確地錄入相關數據，如采購訂單、供應商信息、庫存數據、配送記錄、退貨記錄等。定期對信息系統中的數據進行維護和更新，確保數據的完整性和準確性。同時，做好數據備份工作，防止數據丟失。3.信息共享與溝通通過信息系統實現各部門之間的信息共享與溝通，如采購部門可以實時了解庫存情況和訂單執行進度，倉庫管理部門可以及時掌握采購訂單和配送計劃，物流配送部門可以準確獲取配送任務和車輛調度信息等。建立信息溝通機制，及時解決信息系統運行過程中出現的問題和故障，確保信息系統的正常運行。十、監督與考核1.內部監督成立內部監督小組，定期對進貨送貨管理工作進行檢查和監督，確保各項制度和流程的執行情況。監督小組應重點檢查采購過程的合規性、供應商管理的有效性、貨物驗收的準確性、配送運輸的安全性、庫存管理的規范性、退貨管理的及時性等方面。對于監督檢查中發現的問題，應及時下達整改通知書，要求相關部門限期整改，并跟蹤整改結果。2.績效考核制定進貨送貨管理工作績效考核辦法，對采購部門、供應商管理部門、訂單處理部門