公司總務部管理制度?一、總則（一）目的為了加強公司總務部的管理，規范總務工作流程，提高工作效率，確保公司各項事務的順利開展，為員工提供良好的工作環境和后勤保障，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總務部全體員工以及公司各部門涉及總務相關事務的工作。（三）管理原則1.服務至上原則總務部工作以服務公司全體員工和各部門為宗旨，確保各項服務及時、準確、高效，滿足公司運營和員工工作生活的需求。2.規范有序原則建立健全各項規章制度和工作流程，明確崗位職責和工作標準，確保總務工作規范、有序進行。3.勤儉節約原則合理利用公司資源，倡導節約意識，杜絕浪費，降低運營成本，提高資源利用效率。4.安全保障原則加強公司辦公區域、生活區域的安全管理，確保人員、財產安全，預防各類安全事故的發生。二、組織架構與崗位職責（一）組織架構總務部設部門經理一名，副經理一名，下轄行政組、后勤組、安保組等。行政組負責公司行政管理、文件檔案管理、辦公用品采購等工作；后勤組負責公司食堂、宿舍、環境衛生等管理工作；安保組負責公司安全保衛、門禁管理等工作。（二）崗位職責1.總務部經理全面負責總務部的管理工作，制定部門工作計劃和目標，并組織實施。協調與公司其他部門的關系，確保總務工作與公司整體運營相配合。負責審核總務部各項費用支出，控制部門預算。監督、檢查部門員工的工作執行情況，對員工進行考核和培訓。及時處理公司總務方面的重大問題和突發事件，向上級領導匯報工作進展。2.總務部副經理協助經理開展總務部日常管理工作，負責具體工作的組織和實施。負責行政組、后勤組或安保組其中一組的工作指導和監督，確保各項工作任務按時完成。收集、反饋員工對總務工作的意見和建議，不斷優化服務質量。參與制定和完善總務部相關制度和流程，提出改進方案。在經理不在崗時，代行經理職責。3.行政組組長負責行政組的日常管理工作，制定行政組工作計劃并組織執行。組織公司各類會議、活動的籌備和安排，包括場地布置、會議資料準備等。負責公司文件、檔案的收發、歸檔、保管工作，確保文件資料的完整性和安全性。管理公司辦公用品、設備的采購、發放和維護，建立辦公用品臺賬。負責公司證照的辦理、年審等相關工作。協助經理處理對外聯絡、公關事務。4.行政專員協助組長完成行政組各項工作任務。負責公司辦公區域的環境衛生檢查和監督，及時發現并協調解決問題。做好會議記錄，整理會議紀要，并及時傳達給相關人員。負責公司信件、包裹的收發工作，做好登記和交接。協助進行辦公用品的庫存管理，定期盤點。完成領導交辦的其他臨時性行政工作。5.后勤組組長負責后勤組的日常管理工作，制定后勤組工作計劃并組織實施。管理公司食堂，確保飲食安全、衛生，合理安排食譜，提高餐飲服務質量。負責公司宿舍的管理，包括宿舍分配、設施維護、安全檢查等工作。組織公司環境衛生清潔工作，定期進行檢查和考核，保持公司環境整潔。負責公司水電、空調、電梯等設施設備的日常維護和維修管理，建立設施設備檔案。制定并執行公司節能減排措施，降低能耗成本。6.后勤專員協助組長做好后勤組各項工作。負責食堂食材的采購、驗收工作，確保食材新鮮、質量合格。協助進行宿舍設施設備的維修和保養工作，及時處理宿舍內的突發問題。參與公司環境衛生清潔工作的具體實施，做好衛生區域的劃分和監督。負責公司車輛的調度和管理，做好車輛的日常維護和保養記錄。完成領導交辦的其他后勤相關工作。7.安保組組長負責安保組的日常管理工作，制定安保組工作計劃并組織落實。建立健全公司安全保衛制度，制定安全防范措施，確保公司安全。組織開展公司安全檢查工作，及時發現和消除安全隱患，對安全事故進行調查處理。負責公司門禁管理，嚴格執行人員、車輛出入登記制度。管理公司安保人員，組織安保培訓和演練，提高安保人員業務素質和應急處理能力。協助處理公司突發事件，維護公司正常秩序。8.安保員嚴格執行公司門禁制度，對出入公司的人員、車輛進行認真檢查和登記。負責公司辦公區域、生活區域的安全巡邏，及時發現并報告異常情況。協助做好公司各類活動的安全保衛工作，維護現場秩序。熟練掌握各類安全設施設備的使用方法，做好日常維護和保養。完成領導交辦的其他安保工作任務。三、行政管理（一）會議管理1.會議分類公司例會：每周[x]召開，由公司領導主持，各部門負責人參加，總結上周工作，安排本周工作任務。部門會議：由各部門自行組織，定期召開，傳達公司會議精神，安排本部門工作。專項會議：根據工作需要，針對特定事項召開的會議，如項目研討會、問題解決會等。2.會議組織會議組織者應提前確定會議主題、時間、地點、參會人員，并通知相關人員做好準備。行政組負責會議場地的布置，包括桌椅擺放、音響設備調試、資料準備等。會議期間，行政專員應做好會議記錄，詳細記錄會議內容、討論要點、決議事項等。3.會議紀要會后，行政專員應及時整理會議紀要，經會議主持人審核后，發送給參會人員及相關部門。會議紀要應明確會議決議事項、責任部門、完成時間等，確保各項工作得到有效落實。（二）文件與檔案管理1.文件收發公司外來文件由行政組統一簽收、登記，注明文件名稱、文號、來源、日期等信息。收到文件后，行政組應及時呈送相關領導或部門閱處，并跟蹤文件辦理情況。公司內部文件由發文部門負責起草，經領導審批后，交行政組編號、打印、分發。2.文件歸檔行政組應定期對文件進行整理、歸檔，按照文件類別、時間順序進行分類存放。歸檔文件應保持完整、清晰，便于查閱和檢索。建立電子檔案系統，對重要文件進行電子備份，確保文件安全。3.檔案管理公司檔案包括行政檔案、人事檔案、財務檔案、業務檔案等，由專人負責管理。檔案管理人員應嚴格遵守檔案管理制度，做好檔案的借閱、歸還登記工作。定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的準確性和完整性。（三）辦公用品管理1.采購管理各部門根據工作需要，每月[x]日前提交辦公用品采購申請，注明采購物品名稱、規格、數量等。行政組匯總采購申請后，制定采購計劃，經部門經理審核、公司領導批準后實施采購。采購人員應選擇信譽良好、質量可靠的供應商進行采購，確保辦公用品的質量和價格合理。2.庫存管理行政組設立辦公用品倉庫，對采購回來的辦公用品進行分類存放、登記入賬。定期對辦公用品進行盤點，確保賬物相符。建立辦公用品庫存預警機制，當庫存低于最低限量時，及時申請采購。3.發放管理員工領用辦公用品時，應填寫領用申請表，經部門負責人簽字后，到行政組領取。行政組根據申請表發放辦公用品，并做好發放記錄。對于貴重辦公用品，如電腦、打印機等，應建立領用臺賬，明確使用人、領用時間、歸還時間等信息。（四）證照管理1.證照辦理公司需要辦理的各類證照，如營業執照、組織機構代碼證、稅務登記證等，由行政組負責統一辦理。辦理證照時，行政組應按照相關部門的要求，準備齊全所需材料，并確保材料的真實性和完整性。及時關注證照辦理進度，與相關部門保持溝通，確保證照按時辦理完成。2.證照年審行政組應提前了解各類證照的年審時間和要求，制定年審計劃。組織相關部門準備年審材料，按時完成年審工作，確保公司證照合法有效。3.證照保管證照辦理完成后，行政組應妥善保管，建立證照保管臺賬，記錄證照名稱、編號、頒發日期、有效期等信息。嚴禁將公司證照外借他人使用，確因工作需要借用的，需經公司領導批準，并辦理借用手續。四、后勤管理（一）食堂管理1.食材采購后勤組負責食堂食材的采購工作，選擇資質合格、信譽良好的供應商。采購人員應每天根據食堂用餐人數和食譜，采購新鮮、衛生、質量合格的食材。采購食材時，應嚴格執行驗收制度，確保食材數量、質量與采購訂單一致。2.食堂衛生食堂工作人員應保持食堂環境整潔，每天對食堂進行清掃、消毒，定期對餐具、廚具進行清洗、消毒。嚴格遵守食品衛生安全規定，確保食品安全無事故。加強食堂食品儲存管理，防止食品變質、霉變。3.餐飲服務合理安排食堂食譜，注重營養搭配，滿足員工不同口味需求。提供優質的餐飲服務，文明禮貌待客，及時處理員工對餐飲服務的意見和建議。根據公司工作安排和員工需求，合理調整用餐時間。（二）宿舍管理1.宿舍分配后勤組根據員工崗位、性別、人數等因素，合理分配宿舍。員工入住宿舍時，應填寫入住申請表，辦理入住手續。2.宿舍設施管理后勤組負責宿舍設施設備的配備和維護，定期檢查宿舍設施設備的使用情況，及時維修損壞的設施設備。員工應愛護宿舍設施設備，如有損壞，應照價賠償。3.宿舍安全與衛生加強宿舍安全管理，嚴禁在宿舍內使用大功率電器、私拉亂接電線等行為。督促員工保持宿舍衛生，定期進行檢查和評比，營造良好的居住環境。建立宿舍管理制度，規范員工宿舍行為，如作息時間、訪客管理等。（三）環境衛生管理1.清潔標準制定公司環境衛生清潔標準，明確各區域的清潔內容、頻次和質量要求。辦公區域每天進行清掃，保持桌面、地面整潔，文件擺放整齊。公共區域如走廊、樓梯、電梯間等定期進行清潔消毒，確保環境干凈衛生。2.清潔人員管理后勤組負責招聘、管理清潔人員，明確其工作職責和工作標準。對清潔人員進行定期培訓，提高其清潔技能和服務意識。監督清潔人員的工作執行情況，及時發現并糾正清潔不到位的問題。3.環境衛生檢查與考核行政組定期對公司環境衛生進行檢查，填寫檢查記錄。根據檢查結果，對環境衛生不達標的區域和責任人進行通報批評，并要求限期整改。將環境衛生檢查結果納入部門績效考核體系，激勵各部門共同做好環境衛生管理工作。（四）設施設備管理1.設施設備登記后勤組對公司所有設施設備進行登記造冊，建立設施設備檔案，記錄設備名稱、型號、購買時間、維修記錄等信息。2.日常維護制定設施設備維護計劃，定期對設施設備進行巡檢、保養，確保設備正常運行。設立設施設備維修熱線，及時受理員工反饋的設施設備故障問題。維修人員接到維修通知后，應及時到達現場進行維修，并做好維修記錄。3.維修管理對于一般性設施設備維修，維修人員應及時處理，確保不影響正常工作。對于重大設施設備維修或需要更換零部件的情況，維修人員應填寫維修申請單，經部門經理審核、公司領導批準后實施維修。維修完成后，維修人員應進行維修質量驗收，確保維修效果符合要求。五、安全保衛管理（一）安全制度建設1.安保組負責制定公司安全保衛制度，明確安全管理職責、安全防范措施、安全檢查流程等內容。2.定期對安全保衛制度進行修訂和完善，確保制度的科學性、合理性和有效性。（二）安全檢查1.安保組每周組織一次全面的安全檢查，對公司辦公區域、生活區域的消防設施、電氣設備、門窗門鎖等進行檢查。2.各部門每天進行自查，及時發現并消除安全隱患，對自查情況進行記錄。3.對安全檢查中發現的問題，應下達整改通知書，明確整改責任部門、整改期限和整改要求，跟蹤整改情況，確保問題得到徹底解決。（三）門禁管理1.公司實行門禁制度，員工憑工作證或門禁卡進出公司。2.安保人員應嚴格執行門禁管理規定，對進出人員進行身份核實，嚴禁無關人員進入公司。3.外來人員進入公司，需提前與被訪部門或人員聯系，經同意后，在安保處登記，領取臨時出入證后方可進入。（四）消防安全管理1.制定公司消防安全制度，明確消防安全責任，配備必要的消防設施和器材。2.定期組織員工進行消防安全培訓和演練，提高員工的消防安全意識和應急處置能力。3.加強對消防設施設備的日常檢查和維護，確保消防設施設備完好有效。4.嚴禁在公司內吸煙、使用明火，嚴禁私拉亂接電線、違規使用電器設備等行為，防止火災事故發生。（五）突發事件應急處理1.制定突發事件應急預案，包括火災、地震、盜竊、暴力事件等的應急處置流程。2.成立應急救援小組，明確小組成員的職責和分工。3.定期對應急預案進行演練，檢驗預案的可行性和有效性，提高應急救援小組的實戰能力。4.發生突發事件時，應急救援小組應立即啟動應急預案，迅速采取措施進行處置，及時向上級領導報告事件情況，并配合相關部門做好后續處理工作。六、費用管理（一）預算管理1.總務部每年年初根據公司年度工作計劃和實際需求，編制部門費用預算，報公司領導審批。2.費用預算應包括辦公用品采購、設備維修、食堂食材采購、安保費用等各項開支。3.嚴格執行費用預算，控制費用支出，確保各項費用不超出預算范圍。（二）費用報銷1.員工因工作需要發生的費用支出，應按照公司財務制度的規定填寫費用報銷單，并附上相關發票、憑證等。2.費用報銷單經部門負責人審核、財務部門審核、公司領導審批后，方可報銷。3.總務部應定期對費用報銷情況進行統計分