銷售訂單樣品管理制度?一、總則1.目的為規范公司銷售訂單樣品的管理流程，確保樣品的提供、使用、保存及回收等環節有序進行，提高客戶滿意度，保障公司利益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有涉及銷售訂單樣品的業務活動，包括樣品的申請、制作、交付、使用、保管及回收等過程。3.職責分工銷售部門負責與客戶溝通樣品需求，向客戶介紹樣品提供的相關流程和規定。收集客戶對樣品的反饋信息，并及時傳遞給相關部門。發起樣品申請流程，跟蹤樣品制作進度，確保按時交付給客戶。研發部門根據銷售部門提供的客戶需求，負責樣品的設計和制作方案制定。按照設計方案進行樣品的制作，確保樣品質量符合要求。對樣品制作過程中遇到的技術問題進行及時解決和反饋。生產部門根據研發部門的樣品制作方案，負責安排樣品的生產工作。確保樣品生產過程中的原材料供應、設備運行等環節正常，保證樣品按時生產完成。協助研發部門對樣品進行調試和測試，確保樣品性能達標。質量部門制定樣品質量檢驗標準和流程。對樣品進行質量檢驗，確保樣品質量符合客戶要求和公司標準。對檢驗不合格的樣品提出整改意見，并跟蹤整改情況。物流部門根據銷售部門的要求，負責樣品的包裝、運輸和交付工作。確保樣品在運輸過程中的安全，按時、準確地將樣品送達客戶手中。負責對客戶退回的樣品進行接收和處理。倉庫管理部門負責樣品的出入庫管理，建立樣品庫存臺賬。對庫存樣品進行妥善保管，確保樣品質量不受損。根據相關部門的要求，及時提供樣品或辦理樣品的出庫手續。二、樣品申請1.申請時機銷售部門在接到客戶對樣品的需求后，應及時評估是否需要向公司內部申請樣品制作。若客戶要求提供樣品且涉及公司現有產品之外的特殊規格、配置或定制化需求時，需啟動樣品申請流程。2.申請流程銷售部門業務人員填寫《銷售訂單樣品申請表》，詳細注明客戶信息、樣品名稱、規格型號、數量、交付時間、特殊要求等內容。將申請表提交給銷售部門負責人進行審核。銷售部門負責人主要審核申請信息的完整性、準確性以及與客戶需求的匹配性，審核通過后簽字確認。銷售部門負責人審核通過后，申請表流轉至研發部門。研發部門根據申請表中的要求，評估樣品制作的可行性和技術難度。若認為可行，制定樣品制作方案，并在申請表上簽字確認；若認為不可行，需詳細說明原因并反饋給銷售部門。研發部門將簽字確認后的申請表及制作方案提交給生產部門。生產部門根據制作方案評估樣品生產的時間安排和資源需求，確認能夠按時完成樣品生產后簽字確認，并將申請表返回銷售部門。銷售部門收到生產部門確認后的申請表后，將其復印件留存備案，原件提交給倉庫管理部門，作為樣品出庫的依據。三、樣品制作1.制作計劃研發部門根據樣品制作方案，制定詳細的樣品制作計劃，明確各個制作環節的時間節點和責任人。制作計劃應包括樣品設計、原材料采購、零部件加工、組裝調試、質量檢驗等環節的具體時間安排。2.原材料采購生產部門根據制作計劃，負責樣品所需原材料的采購工作。在采購過程中，應選擇合格的供應商，確保原材料的質量符合要求。對于有特殊質量要求的原材料，需提前與供應商溝通并明確質量標準。采購人員應及時跟蹤原材料的到貨情況，確保原材料按時供應，不影響樣品制作進度。3.生產制作生產部門按照制作計劃組織樣品的生產制作。生產過程中，操作人員應嚴格按照工藝文件和操作規程進行作業，確保樣品質量符合設計要求。生產部門應建立樣品生產記錄，詳細記錄生產過程中的各項數據和信息，如原材料使用情況、生產設備運行情況、操作人員等，以便追溯和查詢。4.質量檢驗質量部門依據制定的樣品質量檢驗標準和流程，對樣品進行全過程質量檢驗。在樣品制作完成后，首先由生產部門進行自檢，自檢合格后提交給質量部門進行專檢。質量檢驗應包括外觀檢查、尺寸測量、性能測試等項目，確保樣品質量符合客戶要求和公司標準。對于檢驗不合格的樣品，質量部門應出具不合格報告，明確不合格項及原因。生產部門根據不合格報告進行整改，整改完成后重新提交質量部門進行檢驗，直至合格為止。四、樣品交付1.包裝要求物流部門根據樣品的特性和運輸要求，選擇合適的包裝材料和方式進行包裝。包裝應確保樣品在運輸過程中不受損壞，對于易碎、易損、易變質等特殊樣品，需采取相應的防護措施。在包裝上應標明樣品名稱、規格型號、數量、客戶信息等內容，便于識別和跟蹤。2.運輸安排物流部門根據銷售部門提供的交付時間和客戶地址，選擇合適的運輸方式進行樣品運輸。對于緊急訂單樣品，應優先安排運輸，確保能夠按時送達客戶手中。在運輸過程中，物流部門應跟蹤樣品的運輸狀態，及時向銷售部門反饋運輸信息，如運輸時間、預計到達時間等。3.交付確認樣品送達客戶后，物流部門應及時要求客戶在《樣品交付簽收單》上簽字確認。《樣品交付簽收單》應包括樣品名稱、規格型號、數量、交付時間、客戶簽字等內容，作為樣品已成功交付的憑證。物流部門將客戶簽字確認后的《樣品交付簽收單》原件返回銷售部門，銷售部門留存備案。五、樣品使用1.客戶使用銷售部門應及時跟進客戶對樣品的使用情況，收集客戶的反饋意見。對于客戶在使用樣品過程中提出的問題或需求，銷售部門應及時與相關部門溝通協調，共同解決問題，滿足客戶需求。2.公司內部使用公司內部因產品研發、質量改進、市場推廣等原因需要使用樣品時，需填寫《樣品使用申請表》，注明使用目的、使用期限、使用部門等信息?！稑悠肥褂蒙暾埍怼诽峤唤o樣品所屬部門負責人進行審核，審核通過后簽字確認。申請人憑審核通過的《樣品使用申請表》到倉庫管理部門辦理樣品領用手續，倉庫管理部門根據申請表發放樣品，并在庫存臺賬上進行記錄。使用部門應按照申請用途和期限使用樣品，使用完畢后及時將樣品歸還倉庫管理部門，并在《樣品歸還登記表》上簽字確認。倉庫管理部門對歸還的樣品進行檢查，確保樣品完好無損后辦理入庫手續。六、樣品保管1.倉庫存儲條件倉庫管理部門應根據樣品的特性，提供合適的存儲條件，確保樣品質量不受影響。對于有溫度、濕度、光照等特殊要求的樣品，應配備相應的存儲設備，如恒溫恒濕箱、冷藏柜等。倉庫應保持清潔、干燥、通風良好，避免樣品受到灰塵、油污、腐蝕等因素的侵害。2.庫存管理倉庫管理部門建立詳細的樣品庫存臺賬，記錄樣品的出入庫日期、名稱、規格型號、數量、來源、去向等信息。定期對庫存樣品進行盤點，確保賬實相符。對于盤盈、盤虧的樣品，應及時查明原因，并進行相應的處理。對庫存樣品進行分類存放，標識清晰，便于查找和管理。對于長期未使用或超過保質期的樣品，應及時清理，并按照相關規定進行處理。3.樣品標識倉庫管理部門應對庫存樣品進行標識，標明樣品名稱、規格型號、批次、入庫日期等信息。標識應清晰、牢固，不易褪色或脫落。對于有追溯要求的樣品，標識應包含足夠的追溯信息，以便能夠追溯到樣品的生產批次、原材料來源等。七、樣品回收1.回收時機客戶使用完畢樣品后，銷售部門應根據客戶要求或公司規定，及時安排樣品回收工作。對于因公司產品改進、升級等原因需要回收樣品的情況，銷售部門應提前通知客戶，并明確回收時間和方式。2.回收流程銷售部門向客戶發出樣品回收通知，告知客戶回收樣品的相關要求和注意事項。客戶按照回收通知的要求，將樣品包裝好，并在包裝上注明樣品名稱、規格型號、數量等信息。物流部門根據銷售部門提供的客戶信息和回收要求，安排樣品回收運輸。樣品回收后，物流部門將樣品送達倉庫管理部門。倉庫管理部門對回收樣品進行檢查，確認樣品數量、規格型號等信息無誤后辦理入庫手續，并在庫存臺賬上記錄回收情況。3.特殊情況處理若客戶無法按照要求回收樣品或樣品在回收過程中出現損壞、丟失等情況，銷售部門應及時與客戶溝通協調，協商解決方案。對于客戶原因導致樣品無法回收或回收樣品不符合要求的情況，銷售部門應根據公司規定和與客戶簽訂的合同條款，采取相應的措施，如要求客戶賠償樣品損失等。八、樣品費用管理1.費用分類樣品費用主要包括原材料費用、制作費用、包裝費用、運輸費用、檢驗費用等。2.費用核算財務部門根據相關部門提供的費用明細和憑證，對樣品費用進行核算。對于因銷售訂單產生的樣品費用，應按照訂單進行單獨核算，確保費用準確歸集到相應訂單。3.費用支付財務部門根據核算后的樣品費用金額，按照公司財務制度和付款流程進行費用支付。對于涉及外部供應商的樣品費用，應在與供應商核對無誤后及時支付貨款，確保公司與供應商的合作關系良好。4.費用報銷公司內部員工因樣品制作、使用等原因產生的費用，按照公司報銷制度進行報銷。報銷人員應提供真實、有效的費用憑證，經相關部門負責人審核簽字后，提交給財務部門進行報銷審批。財務部門審核通過后予以報銷。九、樣品知識產權管理1.知識產權歸屬公司制作的樣品，其知識產權歸屬公司所有。對于涉及客戶知識產權或與客戶簽訂了知識產權相關協議的樣品，應按照協議約定執行，確保公司在樣品制作和使用過程中不侵犯客戶的知識產權。2.保密措施公司員工在樣品制作、使用、保管及回收等過程中，應嚴格遵守公司的保密制度，對涉及樣品的技術信息、客戶信息等予以保密。未經公司書面授權，任何人不得擅自將樣品相關信息泄露給第三方，否則將承擔相應的法律責任。3.侵權防范研發部門在樣品設計和制作過程中，應確保所使用的技術和知識產權合法合規，避免侵犯他人的知識產權。質量部門在對樣品進行檢驗時，應關注樣品是否存在知識產權侵權風險，如有發現應及時反饋給相關部門進行處理。十、監督與考核1.監督機制公司設立專門的監督小組，由各相關部門負責人組成，定期對銷售訂單樣品管理流程進行檢查和監督。監督小組主要檢查樣品管理流程的執行情況、各部門職責履行情況、樣品質量和交付進度等方面，發現問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。2.考核指標對銷售部門的考核指標包括樣品申請的及時性、客戶反饋的處理效率、樣品交付的按時率等。對研發部門的考核指標包括樣品制作方案的合理性、樣品質量達標率、技術問題解決的及時性等。對生產部門的考核指標包括樣品生產的按時完成率、產品合格率、生產記錄的完整性等。對質量部門的考核指標包括樣品檢驗的準確性、不合格樣品整改的跟蹤情況等。對物流部門的考核指標包括樣品運輸的及時性、交付的準確性、運輸過程中的樣品損壞率等。對倉庫管理部門的考核指標包括樣品庫存管理的準確性、樣品出入庫手續的規范性、庫存樣品的完好率等。3.考核方式考核采取定期考核與不定期抽查相結合的方式進行。定期考核每月或每季度進行一次，由各部門負責人根據考核指標對本部門員工進行自評，然后提交給監督小組進行綜合評定。不定期抽查由監督小組根據實際工作情況隨