會議室會議管理制度?一、總則（一）目的為了規(guī)范公司會議室的使用管理，提高會議室的使用效率，確保各類會議的順利召開，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有會議室的使用管理，包括但不限于總部會議室、各部門會議室等。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：會議室由公司行政部門統(tǒng)一管理和調(diào)配，確保資源的合理利用。2.先申請先使用原則：按照申請時間先后順序安排會議室使用，特殊情況除外。3.高效利用原則：鼓勵充分利用會議室資源，提高會議效率，避免資源浪費(fèi)。二、會議室分類及使用范圍（一）會議室分類1.大型會議室：可容納[x]人以上，適用于公司級重要會議、大型培訓(xùn)、對外接待等。2.中型會議室：可容納[x][x]人，適用于部門級會議、中型培訓(xùn)、項(xiàng)目討論等。3.小型會議室：可容納[x]人以下，適用于小組討論、內(nèi)部溝通等小型會議。（二）使用范圍1.公司各部門組織的各類會議、培訓(xùn)、研討、匯報(bào)等活動。2.公司管理層召開的決策會議、工作協(xié)調(diào)會等。3.對外業(yè)務(wù)洽談、合作交流等活動。三、會議室申請與審批（一）申請流程1.申請人需提前[x]個工作日填寫《會議室使用申請表》，詳細(xì)注明會議主題、時間、時長、參與人數(shù)、所需設(shè)備等信息。2.將申請表提交至部門負(fù)責(zé)人審批，部門負(fù)責(zé)人審核通過后簽字確認(rèn)。3.將審批后的申請表提交至行政部門進(jìn)行會議室安排。（二）審批權(quán)限1.部門內(nèi)部會議：由部門負(fù)責(zé)人審批。2.跨部門會議：涉及多個部門的，需相關(guān)部門負(fù)責(zé)人共同審批，審批通過后提交行政部門安排。3.公司級會議：由公司領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過后交行政部門安排。（三）特殊情況處理如遇緊急會議，申請人可先電話聯(lián)系行政部門說明情況，事后[x]個工作日內(nèi)補(bǔ)齊申請表及審批手續(xù)。四、會議室安排與通知（一）安排原則行政部門根據(jù)申請時間、會議室使用需求及資源情況，合理安排會議室，并及時反饋申請人。（二）通知方式1.行政部門將通過郵件、即時通訊工具等方式向申請人發(fā)送會議室安排確認(rèn)通知，告知會議室地點(diǎn)、時間等信息。2.申請人應(yīng)及時將會議信息通知參會人員，確保會議順利進(jìn)行。五、會議室使用規(guī)范（一）使用時間1.申請人應(yīng)嚴(yán)格按照申請時間使用會議室，如需延長使用時間，應(yīng)提前[x]小時向行政部門申請，經(jīng)同意后方可延長。2.若未按時結(jié)束會議且未提前申請延長，行政部門有權(quán)安排其他會議使用該會議室。（二）設(shè)備使用1.會議室配備的投影儀、音響、麥克風(fēng)、電腦等設(shè)備，使用人員應(yīng)正確操作，如有損壞，應(yīng)及時向行政部門報(bào)告。2.使用前需檢查設(shè)備是否正常，如有問題及時聯(lián)系行政部門維修人員進(jìn)行處理。3.使用后應(yīng)關(guān)閉設(shè)備電源，整理好設(shè)備及桌面，保持會議室整潔。（三）衛(wèi)生保持1.使用人員應(yīng)自覺維護(hù)會議室衛(wèi)生，保持桌面、地面、墻面等清潔。2.會議結(jié)束后，使用人員應(yīng)將垃圾帶走，如有需要可通知行政部門安排清潔人員清理。（四）安全管理1.嚴(yán)禁在會議室吸煙、使用明火或違規(guī)用電，確保會議室內(nèi)安全。2.使用人員應(yīng)妥善保管個人物品，如有遺失，公司不承擔(dān)責(zé)任。六、會議室資源共享（一）共享范圍在不影響正常會議安排的前提下，鼓勵各部門之間共享會議室資源。（二）共享方式1.部門之間如需借用其他部門會議室，應(yīng)提前與對方部門溝通協(xié)調(diào)，并填寫《會議室借用申請表》，經(jīng)對方部門負(fù)責(zé)人同意后，報(bào)行政部門備案。2.行政部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)會議室共享事宜，確保資源合理分配。七、會議室維護(hù)與管理（一）設(shè)施維護(hù)1.行政部門定期對會議室設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。2.對于損壞的設(shè)施設(shè)備，應(yīng)及時維修或更換，保障會議室的正常使用。（二）環(huán)境管理1.保持會議室空氣流通，定期進(jìn)行清潔消毒，營造良好的會議環(huán)境。2.根據(jù)季節(jié)和實(shí)際需求，調(diào)整會議室溫度、濕度，確保參會人員感到舒適。（三）鑰匙管理會議室鑰匙由行政部門統(tǒng)一保管，如需借用，應(yīng)辦理借用手續(xù)，使用后及時歸還。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為1.未按規(guī)定申請、審批使用會議室。2.擅自更改會議室使用時間、用途。3.損壞會議室設(shè)施設(shè)備未及時報(bào)告或故意損壞。4.未保持會議室衛(wèi)生或違反安全管理規(guī)定。5.未經(jīng)同意占用會議室或長期閑置會議室。（二）處理措施1.對于首次違規(guī)行為，行政部門將給予口頭警告，并要求立即整改。2.對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的行為，將視情況給予通報(bào)批評、扣除部門績效分等處罰，并責(zé)