酒店合同使用管理制度?總則制度目的為加強酒店合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風險，維護酒店合法權益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于酒店各部門在經營管理活動中所簽訂的各類合同，包括但不限于客房預訂合同、餐飲服務合同、會議接待合同、采購合同、租賃合同、合作協議等。基本原則1.合法性原則：合同的簽訂、履行必須遵守國家法律法規(guī)和政策的規(guī)定，不得損害國家利益、社會公共利益和他人合法權益。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強加給對方。3.公平公正原則：合同條款應公平合理，不得顯失公平，保障雙方的合法權益。4.誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，嚴格履行合同約定的義務，不得擅自變更或解除合同。合同的簽訂合同的起草與審核1.合同起草：根據業(yè)務需要，由相關業(yè)務部門負責起草合同文本。合同文本應包括合同雙方的基本信息、合同標的、數量、質量、價款或報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、解決爭議的方法等主要條款。2.合同審核：合同文本起草完成后，應提交至酒店法務部門或法律顧問進行審核。審核內容包括合同條款的合法性、完整性、準確性、嚴密性等。法務部門或法律顧問應在[X]個工作日內完成審核，并出具審核意見。合同的審批1.審批流程：合同經審核通過后，應按照酒店的審批流程進行審批。一般合同的審批流程為：業(yè)務部門負責人審核→財務部門審核→分管領導審批→總經理審批。重大合同或涉及金額較大的合同，還應提交酒店董事會或股東會審議。2.審批內容：審批部門應重點審核合同的必要性、可行性、風險評估、經濟效益等內容。對于不符合要求的合同，審批部門應提出修改意見或不予批準。合同的簽訂1.簽訂主體：合同應由酒店法定代表人或其授權代表簽訂。授權代表簽訂合同的，應出具法定代表人的授權委托書。2.簽訂方式：合同一般應采用書面形式簽訂，一式多份，雙方各執(zhí)一份，酒店存檔一份。合同簽訂時，應加蓋酒店公章或合同專用章。3.簽訂時間：合同應在雙方協商一致并完成審批后及時簽訂，不得拖延。合同簽訂日期應明確填寫。合同的履行合同執(zhí)行部門及職責1.業(yè)務部門：作為合同的執(zhí)行主體，負責按照合同約定組織實施相關業(yè)務活動，確保合同標的的交付或服務的提供。及時跟蹤合同履行情況，協調解決履行過程中出現的問題。2.財務部門：負責審核合同款項的支付申請，按照合同約定的付款方式、時間和金額進行支付。對合同款項的收付進行賬務處理，定期與業(yè)務部門核對合同執(zhí)行情況和款項收付情況。3.法務部門：監(jiān)督合同的履行情況，為合同履行提供法律支持和指導。協助業(yè)務部門處理合同履行過程中的法律問題，防范法律風險。合同履行跟蹤與監(jiān)控1.建立臺賬：業(yè)務部門應建立合同履行臺賬，詳細記錄合同的簽訂時間、內容、履行期限、履行情況、款項收付等信息。定期對合同履行臺賬進行更新和核對，確保臺賬信息的準確性和完整性。2.進度跟蹤：業(yè)務部門應定期跟蹤合同的履行進度，及時掌握合同標的的交付或服務的提供情況。對于合同履行過程中出現的延誤、質量問題、數量偏差等情況，應及時查明原因，并采取相應的措施進行解決。3.溝通協調：在合同履行過程中，如涉及與合同對方的溝通協調事項，業(yè)務部門應及時與對方進行聯系，協商解決問題。對于重大問題或涉及多個部門的問題，應及時向上級領導匯報，組織相關部門進行協調處理。合同款項支付管理1.支付申請：業(yè)務部門應根據合同約定，在款項支付前向財務部門提交支付申請。支付申請應包括合同編號、付款金額、付款方式、付款時間、收款方信息等內容，并附上相關的發(fā)票、驗收報告等證明文件。2.審核審批：財務部門收到支付申請后，應按照酒店的財務管理制度進行審核。審核內容包括支付申請的真實性、合法性、準確性，以及合同履行情況、款項收付情況等。審核通過后，報分管領導審批。分管領導審批通過后，報總經理審批。3.支付執(zhí)行：總經理審批通過后，財務部門應按照審批意見及時辦理款項支付手續(xù)。款項支付應通過銀行轉賬等合規(guī)方式進行，不得現金支付。支付完成后，財務部門應及時進行賬務處理，并將支付憑證復印件交業(yè)務部門存檔。合同的變更與解除變更與解除的條件1.經雙方協商一致：合同雙方在履行合同過程中，經協商一致，可以變更或解除合同。2.不可抗力：因不可抗力致使合同無法履行或部分無法履行的，合同雙方可以協商變更或解除合同。3.一方違約：一方違反合同約定，致使合同目的不能實現的，另一方有權解除合同。4.法律法規(guī)規(guī)定的其他情形：根據法律法規(guī)的規(guī)定，合同可以變更或解除的其他情形。變更與解除的程序1.提出申請：合同變更或解除應由合同一方提出書面申請，說明變更或解除的原因、內容、時間等。2.協商一致：合同另一方收到申請后，應在[X]個工作日內進行回復，協商變更或解除合同的具體事宜。經雙方協商一致后，簽訂變更或解除合同的協議。3.審批備案：變更或解除合同的協議應按照酒店的審批流程進行審批，并報法務部門備案。變更與解除的法律責任1.因變更或解除合同給對方造成損失的，應承擔賠償責任：賠償責任應根據合同約定或法律法規(guī)的規(guī)定進行確定。2.因不可抗力等不可歸責于雙方的原因導致合同變更或解除的，雙方互不承擔賠償責任：但法律另有規(guī)定的除外。合同的終止終止的情形1.合同履行完畢：合同約定的履行期限屆滿，雙方按照合同約定履行完畢各自的義務，合同即行終止。2.合同解除：合同經雙方協商一致或因法定原因解除的，合同終止。3.債務抵銷：雙方互負債務，且債務的標的物種類、品質相同的，任何一方可以將自己的債務與對方的債務抵銷，合同終止。4.提存：因債權人的原因致使債務人無法履行債務的，債務人可以將標的物提存，合同終止。5.免除：債權人免除債務人部分或全部債務的，合同部分或全部終止。6.混同：債權人和債務人同歸于一人的，合同終止。7.法律法規(guī)規(guī)定的其他情形：根據法律法規(guī)的規(guī)定，合同可以終止的其他情形。終止的手續(xù)1.清理結算：合同終止后，業(yè)務部門應及時對合同履行情況進行清理結算，核對合同款項的收付情況，處理遺留問題。2.資料歸檔：合同終止后，業(yè)務部門應將合同文本、審批文件、履行記錄、變更或解除協議等相關資料整理歸檔，妥善保管。3.通知對方：合同終止后，業(yè)務部門應及時通知合同對方，并辦理相關的交接手續(xù)。合同的糾紛處理糾紛的預防1.加強合同管理：嚴格按照本制度的規(guī)定簽訂、履行、變更、終止合同，確保合同的合法性、完整性、準確性。2.加強培訓教育：定期組織員工進行合同法律法規(guī)知識培訓，提高員工的法律意識和風險防范意識。3.建立溝通機制：在合同履行過程中，加強與合同對方的溝通協調，及時了解對方的需求和意見，妥善解決出現的問題。糾紛的處理方式1.協商解決：合同雙方在發(fā)生糾紛后，應首先通過協商的方式解決糾紛。協商應在平等、自愿、合法的基礎上進行，達成的協議應具有法律效力。2.仲裁解決：如協商不成，合同雙方可以根據合同約定或事后達成的仲裁協議，將糾紛提交至約定的仲裁機構進行仲裁。仲裁裁決具有終局性，對雙方均具有約束力。3.訴訟解決：如協商不成，合同雙方也可以向有管轄權的人民法院提起訴訟。訴訟判決具有終局性，對雙方均具有約束力。糾紛處理的程序1.報告?zhèn)浒福簶I(yè)務部門在發(fā)現合同糾紛后，應及時向酒店領導報告，并報法務部門備案。2.收集證據：業(yè)務部門應積極收集與合同糾紛有關的證據，包括合同文本、往來函件、發(fā)票、驗收報告、付款憑證等。3.制定方案：法務部門根據收集的證據和相關法律法規(guī)，制定糾紛處理方案。糾紛處理方案應包括處理的目標、策略、步驟、時間安排等內容。4.組織實施：按照糾紛處理方案，由業(yè)務部門和法務部門共同組織實施糾紛處理工作。在處理過程中，應及時與合同對方進行溝通協商，爭取達成和解。5.總結經驗：合同糾紛處理完畢后，業(yè)務部門和法務部門應及時總結經驗教訓，分析糾紛產生的原因，提出改進措施，完善合同管理制度。合同的檔案管理檔案的收集與整理1.收集范圍：合同檔案應包括合同文本、審批文件、履行記錄、變更或解除協議、糾紛處理文件等與合同有關的所有資料。2.整理要求：合同檔案應按照合同類別、簽訂時間、編號等進行分類整理，建立電子檔案和紙質檔案。電子檔案應按照統一的格式和命名規(guī)則進行存儲，紙質檔案應進行裝訂成冊，并編制目錄。檔案的保管與借閱1.保管要求：合同檔案應由專人負責保管，保管地點應具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。合同檔案應定期進行檢查和清理，確保檔案的安全和完整。2.借閱規(guī)定：因工作需要借閱合同檔案的，應填寫借閱申請表，經部門負責人和分管領導審批后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期借閱，應重新辦理審批手續(xù)。借閱人應妥善保管合同檔案，不得擅自轉借、復印、涂改、銷毀合同檔案。檔案的銷毀1.銷毀條件：合同檔案保管期限屆滿或因其他原因需要銷毀的，應按照酒店的檔案管理制度進行銷毀。銷毀的合同檔案應確保已無保存價值，且不涉及商業(yè)秘密、國家機密等敏感信息。2.銷毀程序：合同檔案銷毀前，應由保管人員填寫銷毀申請表，經部門負責人和分管領導審批后，方可銷毀。銷毀過程應進行記錄，記錄內容包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數量等。銷毀記錄應保存[X]年以上。監(jiān)督與檢查監(jiān)督檢查部門酒店設立合同管理監(jiān)督檢查小組，由法務部門、財務部門、審計部門等相關人員組成。監(jiān)督檢查小組負責對酒店合同的簽訂、履行、變更、終止等情況進行定期或不定期的監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查內容1.合同管理制度的執(zhí)行情況：檢查各部門是否嚴格按照本制度的規(guī)定簽訂、履行、變更、終止合同。2.合同簽訂的合法性、完整性、準確性：檢查合同文本是否符合法律法規(guī)的規(guī)定，條款是否完整、準確、嚴密。3.合同履行情況：檢查合同執(zhí)行部門是否按照合同約定履行義務，是否及時跟蹤合同履行進度，是否存在違約行為。4.合同款項支付情況：檢查財務部門是否按照合同約定和審批意見支付款項，是否存在違規(guī)支付行為。5.合同檔案管理情況：檢查合同檔案是否按照規(guī)定進行收集、整理、保管和借閱，檔案資料是否完整、安全。監(jiān)督檢查結果的處理1.通報批評：對于違反合同管理制度的部門或個人，監(jiān)督檢查小組應下達整改通知書