文件類別管理制度?一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司文件管理，確保文件的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性，提高工作效率，保障公司各項業(yè)務(wù)的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門以及與公司有業(yè)務(wù)往來的外部單位涉及的各類文件管理。（三）文件定義本制度所指文件包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、合同協(xié)議、報告報表、規(guī)章制度、會議紀(jì)要、工作指令、通知公告等以文字、圖表、數(shù)據(jù)等形式記錄公司經(jīng)營管理活動的各類信息載體。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司文件管理工作由行政部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)，實(shí)行集中管理，確保文件的完整性和一致性。2.分類分級原則：根據(jù)文件的性質(zhì)、來源、用途等進(jìn)行分類分級管理，便于查找、使用和控制。3.高效準(zhǔn)確原則：文件的起草、審核、審批、分發(fā)、歸檔等環(huán)節(jié)應(yīng)確保高效準(zhǔn)確，避免延誤和錯誤。4.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度，確保文件的安全和保密，防止文件泄露、丟失和損壞。二、文件分類與編號（一）文件分類1.行政文件：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知公告、會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)、行政事務(wù)文件等。2.人事文件：涉及員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬、福利、勞動合同等人事管理方面的文件。3.財務(wù)文件：財務(wù)預(yù)算、決算、報表、審計報告、資金管理、成本核算等財務(wù)相關(guān)文件。4.業(yè)務(wù)文件：與公司主營業(yè)務(wù)相關(guān)的文件，如市場調(diào)研報告、銷售合同、采購訂單、生產(chǎn)計劃、質(zhì)量控制文件等。5.技術(shù)文件：公司的技術(shù)研發(fā)成果、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、操作規(guī)程、工藝文件、圖紙等技術(shù)類文件。6.外來文件：政府部門頒發(fā)的法規(guī)、政策文件，行業(yè)協(xié)會發(fā)布的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，合作伙伴提供的合同協(xié)議、技術(shù)資料等外部單位發(fā)來的文件。（二）文件編號1.編號規(guī)則采用[年份][部門代碼][文件類別代碼][順序號]的格式進(jìn)行編號。年份：用四位數(shù)字表示，如2023年表示為"2023"。部門代碼：根據(jù)公司組織架構(gòu)，為每個部門設(shè)定兩位代碼，如行政部為"01"，財務(wù)部為"02"等。文件類別代碼：按照上述文件分類，為每類文件設(shè)定兩位代碼，如行政文件為"01"，人事文件為"02"等。順序號：從001開始依次編號，位數(shù)根據(jù)實(shí)際情況確定，確保編號的唯一性。2.示例行政部2023年第5號行政文件編號為：20230101005財務(wù)部2023年第3號財務(wù)報表編號為：20230203003三、文件起草與審核（一）起草1.文件起草由相關(guān)部門或人員負(fù)責(zé)，應(yīng)明確文件的主題、目的、內(nèi)容、要求等，確保文件表述準(zhǔn)確、邏輯清晰、格式規(guī)范。2.起草人員應(yīng)收集相關(guān)資料，進(jìn)行充分的調(diào)查研究，必要時征求相關(guān)部門和人員的意見，確保文件的科學(xué)性和可行性。3.文件內(nèi)容涉及多個部門職責(zé)的，起草部門應(yīng)主動與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，共同完成文件起草工作。（二）審核1.文件起草完成后，應(yīng)提交本部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括文件的準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性、可行性等，確保文件符合公司政策和實(shí)際工作需要。2.對于涉及重要事項、重大決策、規(guī)章制度等文件，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，提交總經(jīng)理審批。3.審核人員應(yīng)認(rèn)真審查文件內(nèi)容，提出修改意見和建議，起草人員應(yīng)根據(jù)審核意見進(jìn)行修改完善，直至審核通過。四、文件審批（一）審批流程1.一般性文件由部門負(fù)責(zé)人審批后即可發(fā)布實(shí)施。2.重要文件、規(guī)章制度、涉及公司重大利益的文件等，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核，總經(jīng)理審批。3.涉及多個部門或跨部門的文件，應(yīng)先由主辦部門負(fù)責(zé)人審核，再提交相關(guān)部門會簽，最后按審批流程進(jìn)行審批。（二）審批權(quán)限1.部門負(fù)責(zé)人審批權(quán)限：負(fù)責(zé)本部門一般性文件的審批，對文件內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和合理性負(fù)責(zé)。2.分管領(lǐng)導(dǎo)審批權(quán)限：對分管業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的重要文件進(jìn)行審核，提出審核意見，報總經(jīng)理審批。3.總經(jīng)理審批權(quán)限：對公司重大決策、重要規(guī)章制度、涉及公司整體利益的文件等進(jìn)行最終審批。五、文件發(fā)布與分發(fā)（一）發(fā)布1.文件經(jīng)審批通過后，由行政部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一發(fā)布。發(fā)布形式包括紙質(zhì)文件發(fā)布和電子文件發(fā)布，可根據(jù)文件性質(zhì)和使用范圍選擇合適的發(fā)布方式。2.紙質(zhì)文件發(fā)布應(yīng)確保文件印刷清晰、裝訂整齊，按照規(guī)定的份數(shù)進(jìn)行印制和分發(fā)。3.電子文件發(fā)布應(yīng)上傳至公司內(nèi)部文件管理系統(tǒng)或指定的共享文件夾，并設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限，確保文件的安全和有效共享。（二）分發(fā)1.根據(jù)文件的內(nèi)容和適用范圍，確定文件的分發(fā)對象和份數(shù)。分發(fā)對象包括公司內(nèi)部各部門、相關(guān)人員以及外部單位等。2.行政部門負(fù)責(zé)文件的分發(fā)工作，應(yīng)建立文件分發(fā)臺賬，記錄文件名稱、編號、分發(fā)日期、分發(fā)對象、份數(shù)等信息，確保文件分發(fā)的準(zhǔn)確性和可追溯性。3.對于重要文件或涉及特定人員的文件，可采用專人送達(dá)或機(jī)要傳遞的方式進(jìn)行分發(fā)，確保文件安全送達(dá)。六、文件使用與借閱（一）使用1.公司員工應(yīng)按照文件規(guī)定的使用范圍和要求使用文件，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或更改文件內(nèi)容。2.在使用文件過程中，如發(fā)現(xiàn)文件存在問題或需要進(jìn)一步解釋說明的，應(yīng)及時與文件管理部門或起草部門溝通聯(lián)系。3.文件使用完畢后，應(yīng)及時歸還文件管理部門或妥善保管，不得隨意丟棄或損壞。（二）借閱1.因工作需要借閱文件的，應(yīng)填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交文件管理部門審批。2.文件管理部門根據(jù)申請情況進(jìn)行審批，對于重要文件或涉及公司機(jī)密的文件，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。3.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還文件，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還的，文件管理部門應(yīng)及時催還，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處理。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在文件上涂改、標(biāo)記、污損，確保文件的完整性和保密性。七、文件歸檔與保管（一）歸檔1.文件辦理完畢后，承辦部門應(yīng)及時將文件整理歸檔，確保文件資料的齊全、完整。2.歸檔文件應(yīng)按照文件分類和編號規(guī)則進(jìn)行分類整理，編制歸檔目錄，注明文件名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息。3.電子文件應(yīng)按照紙質(zhì)文件的歸檔要求進(jìn)行整理，存儲在公司指定的存儲設(shè)備上，并建立相應(yīng)的電子檔案目錄，便于查詢和管理。（二）保管1.文件管理部門應(yīng)設(shè)立專門的文件檔案室或文件柜，對歸檔文件進(jìn)行集中保管，確保文件的安全存放。2.按照文件的保管期限，對文件進(jìn)行分類存放，便于查找和利用。對于保管期限已滿的文件，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀。3.文件檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保文件的安全保管。4.定期對文件進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對文件數(shù)量、目錄與實(shí)際文件是否相符，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。八、文件保密與銷毀（一）保密1.嚴(yán)格遵守公司保密制度，對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)秘密等重要文件進(jìn)行保密管理。2.文件管理部門應(yīng)與接觸重要文件的人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.在文件的起草、審核、審批、分發(fā)、使用、借閱、歸檔等過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止文件泄露。4.對于因工作需要必須在非保密場所處理的重要文件，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等措施，確保文件安全。（二）銷毀1.文件保管期限已滿或因其他原因需要銷毀的，由文件管理部門提出銷毀申請，填寫《文件銷毀申請表》，注明文件名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由文件管理部門會同相關(guān)部門指定專人進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點(diǎn)、方式、參與人員等。3.文件銷毀方式可采用粉碎、焚燒等，確保文件無法恢復(fù)。對于電子文件，應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除工具進(jìn)行徹底刪除，防止數(shù)據(jù)恢復(fù)。4.銷毀記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。九、文件信息化管理（一）文件管理系統(tǒng)建設(shè)1.建立公司文件管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文件的電子化存儲、檢索、借閱、審批等功能，提高文件管理的效率和信息化水平。2.文件管理系統(tǒng)應(yīng)具備完善的權(quán)限管理功能，根據(jù)用戶的角色和職責(zé)分配不同的操作權(quán)限，確保文件的安全和保密。3.定期對文件管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性和兼容性，滿足公司文件管理工作的需要。（二）電子文件管理1.電子文件應(yīng)按照規(guī)范的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲，確保文件的可讀性和可識別性。2.對電子文件進(jìn)行分類整理，建立電子文件索引目錄，便于快速查找和使用。3.加強(qiáng)對電子文件的備份管理，定期將電子文件備份至多種存儲介質(zhì)，并分別存儲在不同的地點(diǎn)，防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴(yán)格控制電子文件的訪問權(quán)限，對涉及公司機(jī)密的電子文件進(jìn)行加密處理，防止非法訪問和數(shù)據(jù)泄露。十、文件管理監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)1.行政部門負(fù)責(zé)對公司文件管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，確保文件管理各項制度的執(zhí)行情況。2.各部門應(yīng)定期對本部門文件管理工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并將自查情況報行政部門備案。3.公司審計部門可定期或不定期對文件管理工作進(jìn)行專項審計，檢查文件管理的合規(guī)性和有效性。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.文件的起草、審核、審批、發(fā)布、分發(fā)、使用、借閱、歸檔、保管、保密、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.文件編號、分類、標(biāo)識是否準(zhǔn)確規(guī)范，文件內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確、有效。3.文件管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況，電子文件的管理是否符合要求。4.文件管理工作的記錄是否完整、真實(shí)，是否便于查詢和追溯。（三）問題整改1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門應(yīng)及時