檔案證章管理制度?（一）目的為加強公司檔案、證章的規范化管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，維護證章的嚴肅性和權威性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）管理原則1.集中統一管理原則：公司檔案、證章由指定部門集中管理，確保管理的規范性和一致性。2.保密原則：嚴格遵守保密規定，防止檔案信息泄露和證章被盜用、冒用。3.高效利用原則：在確保安全和保密的前提下，充分發揮檔案和證章的作用，為公司各項工作提供支持。二、檔案管理（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司設立、變更、注銷等相關文件，股東會、董事會會議記錄，公司章程，管理制度，工作計劃與總結等。2.人事檔案：員工個人基本信息、入職離職手續、考勤記錄、績效考核、培訓記錄、薪酬福利等資料。3.財務檔案：會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務資料等。4.業務檔案：銷售合同、采購合同、項目文檔、客戶資料、市場調研等。5.其他檔案：如工程檔案、技術檔案、榮譽證書等。（二）檔案收集1.各部門應指定專人負責本部門檔案的收集工作，確保檔案資料的及時、完整。2.員工應按照公司要求，及時將個人相關資料提交給檔案管理部門。3.對于外來文件，如政府部門文件、合作單位函件等，由相關部門負責收集，并移交檔案管理部門。（三）檔案整理1.檔案管理部門對收集到的檔案進行分類、編號、裝訂等整理工作。2.按照檔案類別和時間順序，對檔案進行排列，便于查找和管理。3.編制檔案目錄，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限等信息。（四）檔案歸檔1.整理好的檔案應及時歸檔，放入指定的檔案柜或存儲設備中。2.建立電子檔案庫，對重要檔案進行數字化存儲，方便查詢和利用。3.檔案管理人員應定期對檔案進行盤點，確保檔案的完整性和準確性。（五）檔案保管1.設立專門的檔案庫房，配備必要的保管設備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設施。2.對檔案進行分類存放，不同類別、不同保管期限的檔案應分開存放。3.定期對檔案進行檢查和維護，發現問題及時處理，確保檔案的安全。（六）檔案借閱1.因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱檔案名稱和數量等信息。2.申請表經所在部門負責人審批后，交檔案管理部門審核。3.檔案管理部門根據審批情況，辦理檔案借閱手續，限定借閱期限，并要求借閱人簽字確認。4.借閱人應在規定期限內歸還檔案，如需延期，應提前辦理續借手續。5.借閱人應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、污損或丟失檔案。（七）檔案查閱1.公司內部人員查閱檔案，需經檔案管理部門同意，并在指定地點查閱。2.查閱檔案時，應保持安靜，愛護檔案，不得在檔案上批注、涂改。3.涉及公司機密的檔案，查閱人應嚴格遵守保密規定，不得泄露檔案內容。（八）檔案銷毀1.對于已過保管期限或失去保存價值的檔案，由檔案管理部門提出銷毀申請。2.申請經公司領導審批后，由檔案管理部門會同相關部門進行銷毀。3.銷毀檔案時，應填寫《檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、數量、銷毀日期等信息，并由監銷人員簽字確認。4.檔案銷毀記錄應長期保存。三、證章管理（一）證章種類1.公司公章：用于公司對外簽訂合同、協議、文件等重要事項。2.法人章：用于公司法定代表人授權的相關業務。3.財務章：用于公司財務結算、票據開具等。4.合同專用章：用于公司簽訂各類合同。5.部門章：用于各部門內部工作聯系、文件發布等。6.員工個人章：根據工作需要，由員工個人使用的印章。（二）證章制作1.公司證章由指定的專業機構制作，確保證章的質量和安全性。2.新制作的證章應進行備案登記，注明制作時間、材質、樣式等信息。（三）證章保管1.公司公章、法人章、財務章、合同專用章由公司辦公室指定專人保管。2.部門章由各部門負責人指定專人保管。3.員工個人章由員工本人妥善保管。4.證章應存放在安全可靠的地方，如保險柜、專柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮設施。（四）證章使用1.使用公司公章、法人章、財務章、合同專用章等重要證章，需填寫《證章使用申請表》，注明使用事項、使用部門、使用人等信息。2.申請表經相關領導審批后，交證章保管人審核并登記。3.證章保管人應在指定地點使用證章，并對使用過程進行監督。4.使用部門章時，由部門負責人批準，并在使用登記本上記錄使用情況。5.員工個人章的使用應遵循公司相關規定，不得用于違規事項。（五）證章交接1.證章保管人員因工作變動等原因需要交接證章時，應填寫《證章交接清單》，詳細記錄證章名稱、數量、交接時間、交接雙方等信息。2.交接清單經雙方簽字確認后，報公司辦公室備案。（六）證章掛失與補辦1.發現證章丟失或被盜用，應立即向公司辦公室報告，并采取相應的掛失措施。2.經公司領導批準后，辦理證章補辦手續，重新制作證章，并進行備案登記。（七）證章停用與銷毀1.因公司名稱變更、業務調整等原因，證章需要停用的，由公司辦公室統一收回，并進行登記。2.停用的證章應及時銷毀，銷毀過程參照檔案銷毀規定執行。四、監督與檢查（一）監督部門公司設立檔案證章管理監督小組，由公司辦公室、審計部門等相關人員組成，負責對檔案證章管理工作進行監督檢查。（二）檢查內容1.檔案的收集、整理、歸檔、保管、借閱、查閱、銷毀等環節是否符合規定。2.證章的制作、保管、使用、交接、掛失、補辦、停用、銷毀等環節是否規范。3.檔案證章管理人員的職責履行情況。（三）檢查頻率監督小組定期對檔案證章管理工作進行檢查，每月至少一次；不定期進行抽查，發現問題及時整改。（四）違規處理1.對于違