工程采購管理制度?一、總則（一）目的為加強公司工程采購管理，規范采購流程，確保采購工作的高效、有序進行，保證工程質量，控制采購成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有工程建設項目的采購活動，包括但不限于建筑材料、設備、構配件、工程服務等的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規及相關政策要求。2.效益性原則：在保證工程質量的前提下，降低采購成本，提高采購效益。3.公平公正原則：采購過程應遵循公平、公正、公開的原則，確保所有潛在供應商享有平等的競爭機會。4.質量優先原則：優先選擇質量可靠、信譽良好的供應商，確保所采購的物資和服務符合工程要求。5.誠實守信原則：采購人員應誠實守信，嚴格履行采購合同，維護公司利益和形象。二、采購組織與職責（一）采購決策機構公司成立采購決策小組，由公司高層管理人員、相關部門負責人等組成。采購決策小組負責審議重大采購項目的采購計劃、采購方式、供應商選擇等事項，做出最終決策。（二）采購執行部門工程管理部門作為采購執行部門，負責具體采購工作的組織實施。其主要職責包括：1.根據工程需求，編制采購計劃和預算。2.發布采購信息，組織供應商報名、資格審查和招標（詢價）等采購活動。3.與供應商進行商務談判，簽訂采購合同。4.協調采購過程中的各項工作，跟蹤采購進度，確保采購任務按時完成。5.負責采購物資和服務的驗收、付款申請等工作。（三）其他相關部門職責1.技術部門：提供技術支持，參與采購技術標準的制定，對采購物資的技術性能進行審核。2.財務部門：負責采購預算的審核、資金安排及采購款項的支付審核等工作。3.審計部門：對采購活動進行審計監督，確保采購過程合法合規。三、采購計劃管理（一）采購計劃的編制1.工程管理部門應根據工程建設進度計劃，結合工程設計文件、技術規范等要求，提前編制采購計劃。采購計劃應明確采購物資和服務的名稱、規格型號、數量、交貨時間、質量要求等內容。2.采購計劃應分階段編制，一般分為年度采購計劃、季度采購計劃和月度采購計劃。年度采購計劃應在每年年初編制，季度采購計劃應在上季度末編制，月度采購計劃應在上月下旬編制。3.采購計劃編制完成后，應經工程管理部門負責人審核，報采購決策小組審批后實施。（二）采購計劃的調整1.在采購計劃執行過程中，如因工程變更、設計調整、不可抗力等原因需要調整采購計劃的，工程管理部門應及時提出調整申請。2.采購計劃調整申請應說明調整的原因、調整的內容、對采購進度和成本的影響等，并經工程管理部門負責人審核，報采購決策小組審批后實施。四、供應商管理（一）供應商的選擇1.工程管理部門應通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商信息庫。供應商信息庫應包括供應商的基本情況、經營范圍、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等內容。2.對于新的采購項目，工程管理部門應根據采購需求，從供應商信息庫中篩選出潛在供應商，并向其發出采購邀請。潛在供應商應具備以下條件：具有合法的經營資質和良好的商業信譽。具備相應的生產能力和技術水平，能夠提供符合工程要求的物資和服務。具有良好的財務狀況，能夠保證按時供貨和提供售后服務。具有完善的質量管理體系，能夠保證產品質量穩定可靠。3.工程管理部門應組織對潛在供應商進行資格審查，審查內容包括供應商的營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證、生產許可證、產品質量認證證書、業績證明等。對于重要物資和服務的供應商，還應進行實地考察。4.通過資格審查的供應商，工程管理部門應組織招標（詢價）等采購活動，按照公平、公正、公開的原則，選擇中標（成交）供應商。（二）供應商的評價與考核1.工程管理部門應建立供應商評價與考核機制，定期對供應商的供貨質量、交貨期、價格水平、售后服務等方面進行評價與考核。2.供應商評價與考核的方式包括定期評價、不定期評價和項目結束后評價等。定期評價一般每年進行一次，不定期評價根據實際情況適時進行，項目結束后評價在每個項目結束后進行。3.工程管理部門應根據供應商評價與考核結果，對供應商進行分類管理。對于評價優秀的供應商，可給予優先合作、增加采購量等獎勵；對于評價不合格的供應商，應及時進行整改，如整改后仍不符合要求，應取消其供應商資格。（三）供應商的淘汰與更新1.對于出現以下情況的供應商，工程管理部門應及時淘汰：提供的物資和服務質量不合格，給工程帶來嚴重影響的。不能按時交貨，影響工程進度的。價格過高，嚴重超出市場合理水平的。售后服務不到位，給公司造成較大損失的。存在商業賄賂等違法違規行為的。2.工程管理部門應根據工程建設需要和市場變化情況，及時更新供應商信息庫，引入新的優質供應商，確保采購工作的順利進行。五、采購方式選擇（一）公開招標1.公開招標是指招標人以招標公告的方式邀請不特定的法人或者其他組織投標。適用于采購金額較大、技術復雜、潛在供應商較多的采購項目。2.采用公開招標方式采購的，工程管理部門應按照以下程序進行：編制招標文件。招標文件應包括招標公告、投標人須知、技術規格、評標標準、合同條款等內容。發布招標公告。招標公告應在國家指定的媒體上發布，同時在公司內部網站等平臺上發布。組織開標、評標。開標應在招標文件規定的時間和地點進行，由招標人主持，邀請所有投標人參加。評標應按照招標文件規定的評標標準和方法進行，評標委員會由招標人代表和有關技術、經濟等方面的專家組成。確定中標人。評標委員會應根據評標結果，推薦中標候選人，招標人應按照中標候選人的排序確定中標人。簽訂合同。中標人確定后，招標人應及時與中標人簽訂采購合同。（二）邀請招標1.邀請招標是指招標人以投標邀請書的方式邀請特定的法人或者其他組織投標。適用于采購金額較大、技術復雜、潛在供應商數量有限的采購項目。2.采用邀請招標方式采購的，工程管理部門應按照以下程序進行：確定邀請對象。工程管理部門應從供應商信息庫中篩選出符合條件的潛在供應商，向其發出投標邀請書。邀請對象一般不少于三家。編制招標文件。招標文件的編制要求與公開招標相同。組織開標、評標。開標、評標程序與公開招標相同。確定中標人。評標委員會應根據評標結果，推薦中標候選人，招標人應按照中標候選人的排序確定中標人。簽訂合同。中標人確定后，招標人應及時與中標人簽訂采購合同。（三）競爭性談判1.競爭性談判是指采購人或者采購代理機構直接邀請三家以上供應商就采購事宜進行談判的采購方式。適用于招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的；技術復雜或者性質特殊，不能確定詳細規格或者具體要求的；采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計算出價格總額的采購項目。2.采用競爭性談判方式采購的，工程管理部門應按照以下程序進行：成立談判小組。談判小組由采購人的代表和有關技術、經濟等方面的專家組成，成員人數為三人以上單數，其中專家人數不得少于成員總數的三分之二。編制談判文件。談判文件應明確談判的程序、內容、要求等。邀請供應商參加談判。工程管理部門應向符合條件的供應商發出談判邀請書，邀請其參加談判。組織談判。談判應在談判文件規定的時間和地點進行，談判小組應與供應商就采購價格、技術規格、售后服務等方面進行談判。確定成交供應商。談判結束后，談判小組應要求所有參加談判的供應商在規定時間內進行最后報價，談判小組應根據談判結果和最后報價情況，確定成交供應商。簽訂合同。成交供應商確定后，采購人應及時與成交供應商簽訂采購合同。（四）詢價1.詢價是指采購人向三家以上潛在供應商發出詢價單，對其報價進行比較，最后確定成交供應商的采購方式。適用于采購的貨物規格、標準統一、現貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目。2.采用詢價方式采購的，工程管理部門應按照以下程序進行：成立詢價小組。詢價小組由采購人的代表和有關技術、經濟等方面的專家組成，成員人數為三人以上單數，其中專家人數不得少于成員總數的三分之二。編制詢價文件。詢價文件應明確詢價的程序、內容、要求等。邀請供應商參加詢價。工程管理部門應向符合條件的供應商發出詢價邀請書，邀請其參加詢價。組織詢價。詢價應在詢價文件規定的時間和地點進行，詢價小組應要求供應商在規定時間內報價。確定成交供應商。詢價小組應根據報價情況，確定成交供應商。簽訂合同。成交供應商確定后，采購人應及時與成交供應商簽訂采購合同。（五）單一來源采購1.單一來源采購是指采購人向唯一供應商進行采購的方式。適用于只能從唯一供應商處采購的；發生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的采購項目。2.采用單一來源采購方式采購的，工程管理部門應按照以下程序進行：提出申請。工程管理部門應向采購決策小組提出單一來源采購申請，說明采用單一來源采購方式的原因、采購的物資和服務的名稱、規格型號、數量、價格等內容。組織論證。采購決策小組應組織相關部門和專家對單一來源采購申請進行論證，論證結果應形成論證報告。審批。采購決策小組應根據論證報告，對單一來源采購申請進行審批。經審批同意的，工程管理部門應與唯一供應商進行談判，簽訂采購合同。六、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購合同應在中標（成交）供應商確定后及時簽訂。采購合同應采用書面形式，明確雙方的權利和義務。2.采購合同應包括以下主要內容：合同雙方的名稱、地址、聯系方式等。采購物資和服務的名稱、規格型號、數量、價格、交貨時間、交貨地點等。質量標準和驗收方法。付款方式和付款時間。違約責任和爭議解決方式。其他條款。3.采購合同簽訂前，工程管理部門應將合同草案提交法律部門進行審核，確保合同內容合法合規。法律部門審核通過后，采購合同方可簽訂。（二）合同履行1.采購合同簽訂后，雙方應嚴格按照合同約定履行各自的義務。工程管理部門應跟蹤合同履行情況，及時協調解決合同履行過程中出現的問題。2.供應商應按照合同約定的時間、地點、質量標準等要求交付物資和服務。工程管理部門應組織相關人員對采購物資和服務進行驗收，驗收合格后方可辦理付款手續。3.如因供應商原因導致合同無法履行或部分無法履行的，供應商應承擔相應的違約責任，工程管理部門有權采取以下措施：要求供應商繼續履行合同。要求供應商采取補救措施，如更換物資、修復服務等。要求供應商賠償損失，如因延誤交貨導致的工程損失、因質量問題導致的維修費用等。解除合同，并要求供應商返還已支付的款項，賠償損失。（三）合同變更與解除1.在采購合同履行過程中，如因工程變更、設計調整、不可抗力等原因需要變更合同內容的，雙方應協商一致，并簽訂書面的合同變更協議。合同變更協議應作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。2.如因供應商嚴重違約、不可抗力等原因導致采購合同無法繼續履行的，雙方可協商解除合同。合同解除后，雙方應按照合同約定辦理結算手續，供應商應返還已收取的款項，賠償因解除合同給對方造成的損失。（四）合同檔案管理1.工程管理部門應建立采購合同檔案管理制度，對采購合同及相關文件進行妥善保管。采購合同檔案應包括合同文本、招標文件、投標文件、評標報告、中標通知書、驗收報告、付款憑證等。2.采購合同檔案應按照項目和時間順序進行分類整理，便于查閱和管理。合同檔案的保管期限應按照國家有關規定執行，一般不少于十五年。七、采購驗收管理（一）驗收標準1.采購物資和服務的驗收應按照合同約定的質量標準和驗收方法進行。合同未約定的，應按照國家相關標準和行業規范進行驗收。2.對于重要物資和服務，工程管理部門應組織技術部門、質量部門等相關人員共同參與驗收，確保驗收結果準確可靠。（二）驗收程序1.供應商交貨前，應提前通知工程管理部門，工程管理部門應組織相關人員做好驗收準備工作。2.供應商交貨時，工程管理部門應按照驗收標準對物資和服務進行逐一驗收。驗收內容包括物資的數量、規格型號、質量、外觀等，以及服務的內容、質量、進度等。3.驗收合格的，工程管理部門應出具驗收報告，并辦理入庫或結算手續。驗收不合格的，工程管理部門應及時通知供應商，要求其限期整改或退換貨物。供應商整改或退換貨物后，工程管理部門應重新進行驗收，直至驗收合格為止。（三）驗收記錄1.工程管理部門應建立采購驗收記錄制度，對每次采購驗收的情況進行詳細記錄。驗收記錄應包括采購項目名稱、供應商名稱、物資和服務名稱、規格型號、數量、驗收時間、驗收人員、驗收結果等內容。2.驗收記錄應妥善保管，作為采購檔案的重要組成部分，以備查閱和審計。八、采購付款管理（一）付款申請1.采購物資和服務驗收合格后，供應商應按照合同約定提交付款申請。付款申請應包括付款金額、付款方式、付款時間等內容，并附上發票、驗收報告等相關證明文件。2.工程管理部門應審核供應商提交的付款申請，確保付款申請內容完整、準確，相關證明文件齊全、有效。審核通過后，工程管理部門應填寫付款審批單，報財務部門審批。（二）付款審批1.財務部門應按照公司財務管理制度和資金審批流程，對付款審批單進行審核。審核內容包括付款金額是否符合合同約定、付款方式是否合規、資金是否充足等。2.財務