機票務管理制度?總則目的為加強公司機票務管理，規范機票預訂、購買、使用及報銷等流程，確保公司機票務工作的高效、準確、合規，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司全體員工因公務出行產生的機票預訂、購買及相關費用報銷等事宜。基本原則1.合規性原則：嚴格遵守國家法律法規、民航相關規定以及公司財務制度。2.經濟性原則：在滿足出行需求的前提下，選擇性價比高的機票產品，合理控制機票費用支出。3.便捷性原則：優化預訂及購票流程，提高工作效率，確保員工出行順利。機票預訂預訂流程1.出行申請：員工因公務需要乘坐飛機出行，應提前填寫《出差申請表》，詳細注明出行時間、目的地、出行人數等信息，并按照公司審批流程獲得相應領導批準。2.預訂申請：經批準的出差申請單提交至機票預訂負責人處，由負責人根據出行信息進行機票預訂申請。預訂申請應明確航班要求（如出發時間、到達時間、航空公司偏好等），同時考慮預訂平臺的選擇及相關優惠政策的利用。3.預訂確認：機票預訂負責人根據預訂申請，在選定的預訂平臺上進行機票預訂操作。預訂成功后，及時獲取預訂確認信息，包括航班號、起降時間、座位信息、票價及稅費等，并將確認信息反饋給申請員工。預訂注意事項1.提前規劃：盡量提前預訂機票，以獲取更優惠的票價和更多的航班選擇。一般建議提前[X]天進行預訂，對于熱門航線和旅游旺季，應提前更長時間預訂。2.航班選擇：綜合考慮出行時間、價格、航空公司服務等因素，選擇合適的航班。優先選擇直飛航班，減少中轉時間，提高出行效率。同時，關注航班的準點率，盡量避免選擇準點率較低的航班。3.價格監控：通過多個預訂平臺進行價格比較，關注機票價格波動情況。可以設置價格提醒功能，當票價達到預期時及時預訂。此外，了解航空公司及預訂平臺的促銷活動和優惠政策，如會員日優惠、提前購票優惠、團隊票優惠等，合理利用優惠資源降低機票成本。4.特殊需求處理：對于有特殊需求的員工，如需要預訂特定艙位（頭等艙、商務艙等）、需要特殊餐食、需要特殊服務（如輪椅服務、嬰兒搖籃等），應在預訂申請中明確說明，并與預訂平臺或航空公司進行溝通協調，確保特殊需求得到滿足。機票購買購票渠道1.公司指定預訂平臺：公司統一指定合作的機票預訂平臺，員工應通過該平臺進行機票購買操作。指定平臺應具備良好的信譽、穩定的系統、豐富的航班資源以及優惠的價格體系。2.航空公司官網：員工也可根據實際情況選擇在航空公司官網上直接購票，但需注意官網購票流程及支付方式，確保購票安全和順利。購票支付1.支付方式：支持多種支付方式，如銀行卡支付、在線支付平臺支付（如支付寶、微信支付等）。員工應根據自身情況選擇方便快捷且安全的支付方式進行購票付款。2.支付安全：在進行支付操作時，注意保護個人信息安全，避免在不安全的網絡環境下進行支付。如遇支付問題或異常情況，及時與預訂平臺客服或銀行聯系解決。購票憑證獲取1.電子發票：購票完成后，員工應及時在預訂平臺或航空公司官網上申請電子發票。電子發票具有便捷、環保等優點，可直接下載保存作為報銷憑證。2.行程單：如需紙質行程單，可在購票時選擇郵寄方式，由預訂平臺或航空公司按照員工提供的地址進行郵寄；也可在航班起飛前或起飛后的規定時間內，前往機場的航空公司柜臺或指定的行程單打印點自行打印。行程單是報銷機票費用的重要憑證之一，應妥善保管。機票改簽與退票改簽規定1.改簽申請：員工因特殊原因需要改簽機票，應提前與機票預訂負責人或航空公司客服聯系，提交改簽申請。改簽申請應說明改簽原因、新的出行時間及航班信息等。2.改簽費用：改簽費用根據航空公司規定及改簽情況而定。一般情況下，改簽至同航空公司同艙位且票價相同或更低的航班，可能無需支付改簽費用；改簽至更高艙位或不同航空公司航班，可能需要支付差價及改簽手續費。具體費用標準以航空公司公布為準。3.改簽流程：在獲得航空公司同意改簽后，機票預訂負責人按照航空公司要求辦理改簽手續，重新獲取改簽后的預訂確認信息，并及時通知員工。退票規定1.退票申請：員工因各種原因取消行程需要退票，應按照以下規定辦理退票申請：國內機票：在航班起飛前[X]小時提出退票申請，可全額退票；在航班起飛前[X]小時至[X]小時之間提出退票申請，可能會收取一定比例的退票手續費；在航班起飛后，一般不予退票。國際機票：退票規定較為復雜，根據不同航空公司及機票類型有所差異。一般在航班起飛前較長時間內退票，退票手續費相對較低；臨近起飛時間退票，手續費較高甚至可能無法退票。具體退票規定及手續費標準以購買機票時與航空公司約定為準。2.退票流程：員工提交退票申請后，機票預訂負責人核實相關信息并與航空公司溝通協調。航空公司批準退票申請后，按照規定將退票款項退還至原支付賬戶。退票款項到賬時間可能因支付方式及銀行處理流程而有所不同，一般在[X]個工作日內完成。機票報銷報銷憑證要求1.有效發票：機票報銷必須提供有效的電子發票或紙質發票，發票內容應清晰準確，包括航班信息、票價、稅費、購買日期等，且發票上應加蓋銷售方發票專用章。2.行程單：除發票外，還需提供對應的行程單作為機票行程的證明。行程單上的信息應與發票及實際出行情況一致。3.其他證明材料：如因特殊情況需要提供額外的證明材料（如改簽憑證、退票憑證等），應一并附上，以確保報銷信息的完整性和真實性。報銷流程1.填寫報銷單：員工完成公務出行后，應在規定時間內填寫《差旅費報銷單》，將機票發票、行程單及其他相關證明材料粘貼在報銷單后，并按照公司報銷審批流程依次簽字審批。2.部門審核：員工所在部門負責人對報銷內容的真實性、合理性進行審核，確認無誤后簽字批準。3.財務審核：財務部門對報銷憑證進行審核，重點審核發票的真實性、合法性、有效性，報銷金額是否符合公司規定及審批流程是否完整等。如發現問題，財務部門有權要求員工補充或更正相關材料。4.領導審批：經部門審核和財務審核通過的報銷申請，提交至公司領導進行最終審批。領導根據公司財務制度和實際情況進行審批決策。5.報銷支付：審批通過后，財務部門按照公司財務流程將報銷款項支付至員工指定的銀行賬戶。報銷注意事項1.時間限制：員工應在規定的報銷時間內提交報銷申請，一般為出差結束后的[X]個工作日內。逾期提交報銷申請的，需說明合理原因并經相關領導批準后方可報銷。2.報銷金額：報銷金額應嚴格按照實際發生的機票費用進行填寫，不得虛報、多報。如有特殊情況需要調整報銷金額，應在報銷單上注明原因并經審批同意。3.審批權限：嚴格按照公司規定的審批權限進行報銷審批，不得越級審批或未經審批擅自報銷。機票信息管理信息記錄1.機票預訂負責人應建立完整的機票預訂及購買信息臺賬，詳細記錄每一次機票預訂及購買的相關信息，包括出行員工姓名、部門、出行時間、目的地、航班信息、票價、稅費、支付方式、發票及行程單獲取情況等。2.對于改簽和退票的機票信息，也應在臺賬中進行詳細記錄，包括改簽或退票時間、改簽或退票原因、改簽后的航班信息、退票金額及退款到賬情況等。信息更新與維護1.定期對機票信息臺賬進行更新和維護，確保信息的準確性和完整性。如發現信息有誤或遺漏，應及時與相關人員核實并進行更正。2.在每次機票預訂、購買、改簽或退票操作完成后，及時將相關信息錄入臺賬，做到實時更新。信息查詢與統計1.為滿足公司內部管理及財務核算等需求，應提供機票信息查詢功能。相關部門和人員可根據授權查詢機票預訂及購買的詳細信息。2.定期對機票信息進行統計分析，如按部門統計機票費用支出情況、按時間段統計機票預訂數量及費用等。通過統計分析結果，為公司決策提供數據支持，以便合理控制機票成本和優化出行安排。監督與檢查內部審計公司內部審計部門定期對機票務管理情況進行審計檢查，重點審查機票預訂、購買、改簽、退票及報銷等環節是否符合公司制度和相關規定，是否存在違規操作、浪費資源或損害公司利益的行為。違規處理1.對于發現的違規行為，根據情節輕重給予相應的處理。情節較輕的，給予警告、批評教育等處理；情節嚴重的，按照公司相關規定進行經濟處罰，如扣除違規報銷金額、罰款等，并追究相關人員的責