內(nèi)行文管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司內(nèi)行文管理，確保文件傳達的準(zhǔn)確性、及時性和規(guī)范性，提高公司工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構(gòu)、子公司的所有內(nèi)行文。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則：行文應(yīng)符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司相關(guān)規(guī)定，語言表達準(zhǔn)確、邏輯清晰、格式規(guī)范。2.及時高效原則：行文應(yīng)注重時效性，確保信息及時傳達，避免拖延，以滿足公司工作需要。3.安全保密原則：嚴格遵守公司保密制度，確保內(nèi)行文在傳遞、存儲過程中的安全性，防止信息泄露。二、行文種類及格式（一）行文種類1.通知：適用于發(fā)布規(guī)章制度、傳達工作安排、告知事項等。2.報告：用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、答復(fù)上級機關(guān)的詢問等。3.請示：用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)事項。4.批復(fù)：上級機關(guān)對下級機關(guān)請示事項的答復(fù)。5.函：適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項等。6.會議紀(jì)要：記載會議主要情況和議定事項。（二）格式要求1.頁面設(shè)置：一般采用A4紙，頁邊距上、下、左、右均為2.5厘米。2.字體字號：一般用二號宋體加粗。正文：一般用三號仿宋體。一級用三號黑體。二級用三號楷體加粗。三級用三號仿宋體加粗。3.排版：段落間距：一般為1.5倍行距。首行縮進：2個字符。4.編號：發(fā)文編號：由公司代字、年份、序號組成，如"[公司簡稱]發(fā)〔20XX〕XX號"。頁碼：位于頁面底部居中，格式為"第X頁，共X頁"。5.落款：包括發(fā)文部門、發(fā)文日期，發(fā)文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字全稱標(biāo)注，如"20XX年XX月XX日"。三、行文流程（一）擬稿1.責(zé)任部門：根據(jù)工作需要，由相關(guān)部門負責(zé)擬稿。擬稿人應(yīng)確保行文內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰，符合公司政策和實際情況。2.內(nèi)容要求：主題明確，圍繞中心工作和實際問題撰寫，避免冗長、空洞。結(jié)構(gòu)合理，層次分明，邏輯連貫。語言規(guī)范，文字簡潔，避免使用生僻字、模糊不清的表述。3.審核修改：擬稿完成后，擬稿人應(yīng)自行檢查，確保無誤后提交部門負責(zé)人審核。部門負責(zé)人應(yīng)對行文內(nèi)容、格式等進行全面審核，提出修改意見，擬稿人根據(jù)意見進行修改完善。（二）會簽1.涉及多個部門：如果行文內(nèi)容涉及多個部門，需進行會簽。會簽順序一般按照業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)度和重要性排列。2.會簽意見：各會簽部門應(yīng)認真閱讀行文內(nèi)容，提出明確的會簽意見，如同意、不同意及修改建議等，并簽字確認。會簽部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成會簽，逾期未反饋視為同意。（三）核稿1.審核要點：由綜合管理部門或相關(guān)職能部門對擬發(fā)文件進行核稿。核稿人主要審核行文的合法性、合規(guī)性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性以及格式是否符合要求等。2.修改完善：核稿過程中如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與擬稿部門溝通，提出修改意見，擬稿部門進行修改后再次提交核稿。（四）簽發(fā)1.簽發(fā)權(quán)限：以公司名義發(fā)布的重要文件、涉及公司重大決策和事項的文件，由公司總經(jīng)理簽發(fā)。一般性文件，根據(jù)內(nèi)容和職責(zé)分工，由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。部門內(nèi)部文件，由部門負責(zé)人簽發(fā)。2.簽發(fā)責(zé)任：簽發(fā)人應(yīng)對行文內(nèi)容的真實性、準(zhǔn)確性、合法性負責(zé)，認真審閱文件，簽署明確的意見。（五）編號與印發(fā)1.編號登記：文件經(jīng)簽發(fā)后，由綜合管理部門統(tǒng)一進行編號登記，并填寫《文件印發(fā)審批表》，記錄文件名稱、文號、簽發(fā)人、印發(fā)范圍、印發(fā)份數(shù)等信息。2.排版印制：綜合管理部門根據(jù)文件格式要求進行排版印制，確保文件質(zhì)量。文件印制完成后，應(yīng)進行校對，無誤后方可正式印發(fā)。（六）分發(fā)與存檔1.分發(fā)：根據(jù)文件印發(fā)范圍，由綜合管理部門負責(zé)將文件分發(fā)給相關(guān)部門和人員。分發(fā)時應(yīng)做好記錄，注明文件名稱、文號、收件部門、收件人及分發(fā)日期等。2.存檔：文件印發(fā)后，綜合管理部門應(yīng)及時將文件原稿、審核修改記錄、會簽意見、《文件印發(fā)審批表》等相關(guān)資料進行整理歸檔，以便查閱和追溯。四、行文規(guī)范（一）語言規(guī)范1.準(zhǔn)確清晰：使用準(zhǔn)確、規(guī)范的語言表達意思，避免歧義、模糊不清的表述。2.簡潔明了：行文應(yīng)簡潔扼要，突出重點，避免冗長繁瑣，提高文件的可讀性和工作效率。3.禮貌得體：語言表達應(yīng)禮貌、得體，體現(xiàn)公司良好形象。（二）格式規(guī)范1.嚴格按照規(guī)定格式行文：包括標(biāo)題、正文、落款、編號等，確保格式統(tǒng)一、規(guī)范。2.標(biāo)點符號使用正確：標(biāo)點符號應(yīng)符合國家標(biāo)準(zhǔn)，正確表達文意。（三）內(nèi)容規(guī)范1.符合政策法規(guī)：行文內(nèi)容必須符合國家法律法規(guī)、行業(yè)政策以及公司各項規(guī)章制度。2.數(shù)據(jù)準(zhǔn)確：涉及的數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確無誤，如有引用需注明出處。3.職責(zé)明確：文件中涉及的工作任務(wù)、職責(zé)分工應(yīng)明確具體，避免推諉扯皮。五、行文審批（一）審批流程1.擬稿部門提交：擬稿部門完成擬稿并經(jīng)部門負責(zé)人審核后，填寫《文件印發(fā)審批表》，連同文件原稿一并提交綜合管理部門。2.核稿部門審核：綜合管理部門或相關(guān)職能部門對文件進行核稿，提出審核意見。如文件需修改，反饋給擬稿部門修改后再次提交核稿。3.簽發(fā)人審批：核稿通過后，根據(jù)簽發(fā)權(quán)限提交相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，在《文件印發(fā)審批表》上簽字。4.編號印發(fā)：綜合管理部門根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批意見進行編號登記，然后安排排版印制、分發(fā)存檔。（二）審批要點1.合法性審查：重點審查行文內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)、公司政策規(guī)定，確保文件合法有效。2.必要性審查：審核行文是否確有必要，是否能夠解決實際問題，避免不必要的發(fā)文。3.規(guī)范性審查：檢查文件格式、語言表達、邏輯結(jié)構(gòu)等是否符合規(guī)范要求。六、行文管理與監(jiān)督（一）文件管理1.專人負責(zé)：各部門應(yīng)指定專人負責(zé)本部門文件的收發(fā)、保管、歸檔等工作，確保文件管理規(guī)范有序。2.定期清理：定期對本部門文件進行清理，銷毀過期、無用文件，確保文件存儲空間合理利用。3.借閱登記：因工作需要借閱文件的，應(yīng)填寫《文件借閱登記表》，注明借閱文件名稱、文號、借閱時間、借閱人等信息，經(jīng)批準(zhǔn)后借閱，并按時歸還。（二）監(jiān)督檢查1.定期檢查：綜合管理部門定期對公司內(nèi)行文管理情況進行檢查，包括行文流程執(zhí)行情況、文件格式規(guī)范、文件存檔等方面，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.違規(guī)處理：對于違反本制度的行文行為，如未經(jīng)審批擅自發(fā)文、行文格式不規(guī)范等，視情節(jié)輕重給予相關(guān)責(zé)任人批評教育、責(zé)令改正等處理；造成嚴重后果的，追究相應(yīng)責(zé)任。七、電子文件管理（一）電子文件生成與存儲1.規(guī)范生成：電子文件應(yīng)按照公司規(guī)定的格式和流程生成，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、規(guī)范。2.安全存儲：建立電子文件存儲系統(tǒng)，對電子文件進行分類存儲，設(shè)置不同的訪問權(quán)限，確保文件安全。定期對電子文件進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）電子文件傳輸與共享1.安全傳輸：通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)或安全的外部網(wǎng)絡(luò)進行電子文件傳輸，確保傳輸過程中的安全性。2.合理共享：根據(jù)工作需要，對電子文件進行合理共享，設(shè)置共享范圍和權(quán)限，防止文件濫用。（三）電子文件利用與維護1.方便利用：建立電子文件檢索系統(tǒng)，方便員工快速查找和利用電子文件。2.及時維護：定期對電子