旅游業服務材料采購制度及流程一、制定目的及范圍為提升旅游業的服務質量，確保各項材料采購的規范化與高效化，特制定本制度。該制度適用于所有旅游相關的服務材料采購，包括但不限于交通工具、住宿設施、餐飲服務、游覽設備及其他相關服務材料的采購。二、采購原則采購工作應遵循公正、公平、公開的原則，以質量與價格為主要考量標準，優先選擇信譽良好的供應商。所有采購活動必須確保合法合規，確保所購材料均能開具正式發票。各部門需明確專人負責采購，避免申購人與采購人相同，以確保透明性與責任明確。三、采購流程1.采購需求確認每個部門需根據年度計劃或項目需求，提前確認所需材料及服務。部門負責人需對需求進行審核，確保所需材料與服務符合實際使用要求。2.采購申請確認需求后，申購人填寫《采購申請單》，并附上相關的需求說明及預算。申請單需由部門負責人簽字確認，確保采購的必要性與合理性。3.預算審批所有采購申請需提交財務部門進行預算審批，確保每項采購活動符合公司的財務規劃。財務部門在審核后將申請反饋給申購部門，必要時可要求調整預算或采購內容。4.詢價與選擇供應商經預算審批后，采購人負責對符合要求的供應商進行詢價，至少收集三家供應商的報價及相關資質文件。報價應包括材料或服務的詳細規格、價格及交貨期等信息，以便進行比較。5.核價與評估采購人根據收集的報價及歷史采購價格進行核價，對供應商的資質、信譽、售后服務等進行綜合評估。核價結果需在《采購申請單》中詳細記錄，并附上相關報價單。6.審批流程核價及評估后，采購人將《采購申請單》連同報價及評估結果提交至部門負責人進行審批。部門負責人審核后，逐級上報至公司高層，最終由公司負責人進行審批。7.采購實施審批通過后，采購人立即與中標供應商簽訂采購合同，明確交貨時間、質量標準及售后服務等條款。合同需由法務部門審核，以避免潛在的法律風險。8.驗收入庫材料或服務到貨后，相關部門負責人及采購人需對采購物資進行現場驗收，確保其符合合同約定的質量及數量。驗收合格后，相關材料入庫并填寫《驗收單》，記錄存檔。9.財務報銷所有采購完成后，采購人需在一個月內將相關的采購單、合同、驗收單及發票提交至財務部門進行報銷。逾期未報銷的，將不予受理。10.采購記錄與反饋每次采購活動結束后，采購人需對過程進行記錄和總結，形成采購報告，分析采購過程中的問題和不足，并提出改進建議。所有采購記錄需保存備查，確保未來的采購活動能夠借鑒。四、備案與檔案管理所有采購文件需進行系統化管理，包括《采購申請單》、《報價單》、《合同》、《驗收單》和相關發票等。采購部門需定期對檔案進行整理，以便于隨時查閱和審計。所有文件的保留期限不得少于五年。五、采購紀律與責任1.采購人員職責采購人員需保持職業操守，嚴禁接受供應商的任何形式的賄賂或回扣。任何違反采購紀律的行為都將受到嚴肅處理，情節嚴重者將被解除勞動合同。2.供應商管理建立供應商管理制度，對供應商進行定期評估，確保其服務質量與價格的合理性。對于表現不佳的供應商，應及時更換，確保采購渠道的穩定與高效。六、流程優化與改進機制在實施過程中，需定期對采購流程進行評估與優化。收集各部門的反饋意見，及時調整采購策略與流程，以適應市場變化和公司發展的需求。設立專門的評估小組，定期召開會議，回顧采購工作中的成功經驗與教訓，以持續改進