辦公室分類管理規定?一、總則1.目的為了規范辦公室的管理，提高辦公效率，確保各項工作的順利開展，特制定本規定。2.適用范圍本規定適用于公司內所有辦公室區域，包括但不限于各部門辦公室、會議室、接待室等。3.基本原則遵循科學合理、高效有序、節約環保的原則，對辦公室進行分類管理。二、辦公室區域劃分1.部門辦公室根據公司組織架構，劃分各部門獨立的辦公區域，用于部門日常辦公活動。2.公共區域包括走廊、樓梯、電梯間、茶水間、衛生間等，為員工提供公共服務和通行空間。3.特殊功能區域如會議室、接待室、檔案室、機房等，滿足特定的辦公需求。三、部門辦公室管理1.布局規劃各部門應根據工作流程和人員數量，合理規劃辦公室內的辦公桌椅、文件柜等設備的擺放，確保工作區域整潔、有序，便于員工開展工作。辦公桌椅應擺放整齊，保持一定的間距，便于人員走動和操作。文件柜應分類存放文件資料，標識清晰，便于查找。2.環境衛生各部門負責本辦公室區域的日常環境衛生清掃，每天下班前應清理桌面、地面，倒掉垃圾。定期對辦公室進行全面清潔，包括門窗玻璃、辦公設備等，保持環境整潔。不得在辦公室內亂扔垃圾、隨地吐痰，嚴禁吸煙（如有明確禁煙標識的區域除外）。3.安全管理員工應妥善保管個人財物，離開辦公室時應鎖好抽屜和文件柜。嚴禁在辦公室內私拉亂接電線，使用大功率電器（如有特殊工作需要，需提前申請并經批準）。熟悉辦公室內的消防設施位置和使用方法，不得隨意挪動或損壞消防設施。下班時應關閉電腦、打印機、空調等電器設備電源，關好門窗，確保安全。四、公共區域管理1.環境衛生公共區域的環境衛生由專門的清潔人員負責，按照規定的時間和標準進行清掃。保持走廊、樓梯、電梯間干凈整潔，無雜物、灰塵，地面無污漬。茶水間應定期清理，保持桌面、水槽清潔，飲水機定期消毒。衛生間應隨時保持清潔衛生，無異味，衛生紙、洗手液等用品應及時補充。2.設施維護對公共區域的設施設備，如門窗、照明燈具、電梯等，定期進行檢查和維護，確保正常使用。發現設施設備損壞時，應及時報修，并做好記錄。維修人員應及時進行維修，確保維修質量。不得隨意破壞公共區域的設施設備，如有違反，照價賠償。3.秩序管理保持公共區域的秩序，嚴禁在走廊、樓梯間大聲喧嘩、追逐打鬧。不得在公共區域堆放雜物，影響通行和美觀。車輛應按指定位置停放，不得亂停亂放。五、特殊功能區域管理1.會議室管理會議室由行政部門統一管理和調配，各部門如需使用會議室，應提前預約。使用部門應在會議結束后，清理會議室，保持桌椅擺放整齊，關閉電器設備和門窗。愛護會議室的設施設備，如投影儀、音響設備等，如有損壞，及時報告并照價賠償。2.接待室管理接待室用于公司對外接待活動，應保持整潔、舒適、大方。接待人員應熱情、禮貌地接待來訪客人，為客人提供必要的服務。接待結束后，及時清理接待室，補充茶水、水果等用品。3.檔案室管理檔案室是公司重要文件資料的存放場所，實行專人管理。檔案管理人員應嚴格遵守檔案管理制度，做好檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱工作。檔案室應保持清潔、干燥、通風良好，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜設施。查閱檔案應履行登記手續，不得擅自涂改、抽取、銷毀檔案。4.機房管理機房是公司信息化設備的集中管理區域，未經允許，非機房管理人員不得進入。機房管理人員應定期對設備進行檢查、維護和保養，確保設備正常運行。嚴格遵守機房操作規程，做好設備的安全防護工作，防止病毒入侵和數據丟失。保持機房環境整潔，溫度、濕度應符合設備運行要求。六、辦公用品管理1.采購辦公用品由行政部門統一采購，各部門根據實際需要填寫辦公用品申請表，經部門負責人審批后提交行政部門。行政部門應根據庫存情況和申請數量，合理采購辦公用品，確保滿足工作需求，避免浪費。采購辦公用品時，應選擇質量可靠、價格合理的供應商，建立供應商檔案，定期進行評估和調整。2.發放行政部門根據辦公用品申請表，將采購的辦公用品發放到各部門。各部門應指定專人負責辦公用品的領取和保管，建立辦公用品領用臺賬，記錄領用時間、數量、用途等信息。員工領取辦公用品時，應簽字確認，不得代領。3.使用與節約員工應愛護辦公用品，合理使用，避免浪費。提倡無紙化辦公，盡量減少紙張的使用，雙面打印、復印文件資料。對于可重復使用的辦公用品，如文件夾、筆記本等，應妥善保管，延長使用壽命。七、文件資料管理1.文件分類文件資料分為行政文件、業務文件、財務文件等類別，各部門應根據文件性質進行分類整理。行政文件包括公司規章制度、通知、報告等；業務文件包括項目文檔、合同協議等；財務文件包括財務報表、憑證等。2.文件編號對重要文件資料應進行編號管理，以便于查找和追溯。編號規則由行政部門統一制定。文件編號應包含年份、部門代碼、文件順序號等信息，確保編號的唯一性。3.文件歸檔各部門應定期將文件資料整理歸檔，按照分類和編號順序存放于文件柜或檔案室。歸檔文件應齊全、完整，字跡清晰，簽署完備。檔案管理人員應及時對歸檔文件進行檢查和核對，確保歸檔質量。4.文件查閱因工作需要查閱文件資料時，應填寫文件查閱申請表，經部門負責人或相關領導審批后，到檔案室或文件保管部門查閱。查閱人員應在規定的地點查閱文件，不得擅自將文件帶出。如需復印或摘錄文件，應經檔案管理人員同意，并登記相關信息。查閱結束后，應及時歸還文件，保持文件的完整性。八、設備管理1.辦公設備配備根據工作需要，為員工配備必要的辦公設備，如電腦、打印機、復印機、傳真機等。辦公設備的配備標準由行政部門根據公司實際情況制定，并報公司領導審批。2.設備登記與領用行政部門對辦公設備進行統一登記管理，建立設備臺賬，記錄設備名稱、型號、購置時間、使用部門等信息。員工領用辦公設備時，應填寫設備領用申請表，經部門負責人審批后到行政部門領取，并簽字確認。3.設備維護與保養辦公設備的維護保養由行政部門負責組織實施，定期對設備進行檢查、清潔、維修和保養。設備使用人員應正確操作設備，發現設備故障時應及時報告行政部門，不得擅自拆卸或維修設備。對于使用壽命到期或無法正常使用的設備，行政部門應及時進行報廢處理，并做好記錄。4.設備報廢設備報廢應按照公司固定資產管理規定進行審批，填寫設備報廢申請表，附設備報廢原因說明等材料，經相關部門審核、公司領導批準后執行。報廢設備應統一交由指定的回收單位進行處理，嚴禁私自處置。九、人員出入管理1.門禁管理公司設置門禁系統，員工憑有效門禁卡進出辦公室區域。門禁卡由行政部門統一制作和發放，員工應妥善保管，不得轉借他人。如有員工門禁卡丟失或損壞，應及時到行政部門掛失和補辦。2.來訪人員管理外來來訪人員應在公司前臺進行登記，說明來訪事由、被訪部門和人員等信息，經被訪人員同意后，由前臺人員通知被訪部門，方可進入公司。來訪人員應佩戴臨時訪客證，在公司指定區域活動，不得隨意進入其他辦公區域。對于重要來訪人員，公司可安排專人陪同。十、監督與檢查1.定期檢查行政部門定期對辦公室區域的環境衛生、安全管理、設施設備等情況進行檢查，填寫檢查記錄。對檢查中發現的問題，及時通知相關部門或人員進行整改，并跟蹤整改情況。2.不定期抽查公司領導或行政部門不定期對辦公室區域進行抽查，重點檢查各部門的工作秩序、環境衛生、安全措施等方面的落實情況。對抽查中發現的問題，及時提出批評和整改要求，對違反規定的行為進行嚴肅處理。3.考核與獎懲將辦公室分類管理工作納入部門