費用管理制度?一、總則1.目的為了加強公司費用管理，規(guī)范費用報銷流程，合理控制費用支出，提高資金使用效益，確保公司各項業(yè)務(wù)活動的順利開展，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工在公司經(jīng)營活動中發(fā)生的各類費用報銷。3.費用管理原則預(yù)算控制原則：各項費用支出應(yīng)納入公司年度預(yù)算管理，嚴格按照預(yù)算額度控制使用，確保費用支出不超出預(yù)算范圍。合規(guī)性原則：費用報銷必須符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，嚴禁報銷不符合規(guī)定的費用。真實性原則：報銷人員應(yīng)確保所報銷費用真實、準確、完整，不得虛報、瞞報、漏報。審批流程規(guī)范原則：嚴格執(zhí)行費用報銷審批流程，各級審批人員應(yīng)認真履行審批職責(zé)，確保費用支出合理、合規(guī)。二、費用報銷分類及標準（一）差旅費1.定義差旅費是指員工因公務(wù)需要，到公司常駐辦公地點以外的地區(qū)出差所發(fā)生的交通、住宿、餐飲等費用。2.報銷標準交通費用飛機票：根據(jù)實際出差情況，優(yōu)先選擇經(jīng)濟艙出行。如因工作需要乘坐商務(wù)艙或頭等艙，需提前經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準。火車票：按照規(guī)定等級乘坐相應(yīng)座席，特殊情況需乘坐軟臥或一等座的，需經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準。長途汽車票：根據(jù)實際行程購買相應(yīng)車票，報銷金額以票面金額為準。市內(nèi)交通費：出差期間市內(nèi)交通費用實報實銷，原則上每人每天不超過[X]元。如因特殊情況需要乘坐出租車的，需注明原因并經(jīng)部門負責(zé)人簽字確認。住宿費用根據(jù)不同地區(qū)和職級設(shè)定住宿標準，具體如下：一線城市：部門經(jīng)理及以上人員住宿標準為每人每天不超過[X]元；其他人員住宿標準為每人每天不超過[X]元。二線城市：部門經(jīng)理及以上人員住宿標準為每人每天不超過[X]元；其他人員住宿標準為每人每天不超過[X]元。三線及以下城市：部門經(jīng)理及以上人員住宿標準為每人每天不超過[X]元；其他人員住宿標準為每人每天不超過[X]元。實際發(fā)生的住宿費用低于上述標準的，按實際金額報銷；高于標準的，超出部分由個人承擔(dān)。餐飲費用出差期間餐飲補貼按照自然天數(shù)計算，每人每天補貼標準為：一線城市：[X]元。二線城市：[X]元。三線及以下城市：[X]元。已享受公司出差地招待餐食的，不再享受餐飲補貼。（二）業(yè)務(wù)招待費1.定義業(yè)務(wù)招待費是指公司為開展業(yè)務(wù)活動需要，用于招待客戶、供應(yīng)商等發(fā)生的餐飲、住宿、禮品等費用。2.報銷標準業(yè)務(wù)招待費應(yīng)嚴格控制在預(yù)算范圍內(nèi)，原則上全年業(yè)務(wù)招待費支出不得超過公司年度銷售收入的[X]%。招待客戶應(yīng)根據(jù)實際情況合理安排，避免鋪張浪費。單次招待費用超過[X]元的，需提前填寫《業(yè)務(wù)招待費申請表》，詳細說明招待事由、招待對象、預(yù)計金額等，經(jīng)部門負責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可進行。業(yè)務(wù)招待過程中發(fā)生的餐飲費用，人均標準不得超過[X]元。如需安排住宿，應(yīng)按照公司規(guī)定的住宿標準執(zhí)行。贈送禮品應(yīng)符合公司規(guī)定，禮品費用每次不得超過[X]元，且每年累計禮品費用不得超過公司年度業(yè)務(wù)招待費預(yù)算的[X]%。禮品應(yīng)具有一定的紀念意義和宣傳價值，不得贈送現(xiàn)金、有價證券等。（三）辦公用品費1.定義辦公用品費是指公司因辦公需要購買的文具、紙張、墨盒、硒鼓、文件夾等各類辦公耗材及辦公設(shè)備。2.報銷標準辦公用品采購應(yīng)按照公司制定的辦公用品清單進行，原則上不得采購清單以外的物品。如因特殊工作需要確需采購清單以外的辦公用品，需經(jīng)部門負責(zé)人批準。辦公用品采購實行集中采購與分散采購相結(jié)合的方式。對于常用的辦公用品，由行政部門統(tǒng)一采購；對于特殊規(guī)格或定制的辦公用品，可由使用部門自行采購，但需報行政部門備案。辦公用品報銷時，應(yīng)提供正規(guī)發(fā)票，并附詳細的物品清單，注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價等信息。發(fā)票金額應(yīng)與報銷金額一致，不得虛開發(fā)票。（四）通訊費1.定義通訊費是指員工因工作需要使用手機、固定電話等通訊工具所發(fā)生的費用。2.報銷標準公司根據(jù)員工職級設(shè)定通訊費補貼標準，具體如下：部門經(jīng)理及以上人員：每月通訊費補貼標準為[X]元。其他人員：每月通訊費補貼標準為[X]元。員工憑通訊費發(fā)票在補貼標準范圍內(nèi)實報實銷。如發(fā)票金額低于補貼標準，按發(fā)票金額報銷；如發(fā)票金額高于補貼標準，超出部分由個人承擔(dān)。員工應(yīng)確保通訊費用用于工作用途，不得將個人通訊費用混入公司報銷。（五）車輛費用1.定義車輛費用是指公司自有車輛或租賃車輛因公務(wù)使用所發(fā)生的燃油費、過路費、停車費、車輛保險費、車輛維修保養(yǎng)費等。2.報銷標準燃油費：根據(jù)車輛實際行駛里程和油耗標準報銷，油耗標準由行政部門根據(jù)車輛型號和使用情況制定。過路費、停車費：實報實銷，報銷時應(yīng)提供相應(yīng)的發(fā)票，并注明日期、事由、起止地點等信息。車輛保險費：按照公司與保險公司簽訂的保險合同金額報銷，每年報銷一次。車輛維修保養(yǎng)費：車輛維修保養(yǎng)應(yīng)提前填寫《車輛維修保養(yǎng)申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，到指定的維修保養(yǎng)點進行維修保養(yǎng)。維修保養(yǎng)費用實報實銷，報銷時應(yīng)提供維修保養(yǎng)清單、發(fā)票等憑證。（六）會議費1.定義會議費是指公司因召開會議所發(fā)生的場地租賃、會議設(shè)備租賃、餐飲、住宿、資料印刷等費用。2.報銷標準召開會議應(yīng)提前制定會議預(yù)算，經(jīng)部門負責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。會議預(yù)算應(yīng)明確會議的各項費用明細，包括場地租賃費用、會議設(shè)備租賃費用、餐飲費用、住宿費用、資料印刷費用等。會議場地租賃應(yīng)選擇經(jīng)濟實惠、符合會議要求的場地，場地租賃費用不得超過預(yù)算標準。如需在酒店召開會議，應(yīng)按照公司規(guī)定的住宿標準安排參會人員住宿。會議餐飲應(yīng)根據(jù)會議規(guī)模和參會人員數(shù)量合理安排，原則上每人每餐標準不得超過[X]元。如需安排茶歇，茶歇費用每人每次不得超過[X]元。會議資料印刷應(yīng)根據(jù)會議需要印刷，確保資料內(nèi)容準確、完整。資料印刷費用應(yīng)控制在預(yù)算范圍內(nèi)，報銷時應(yīng)提供印刷清單和發(fā)票。（七）培訓(xùn)費1.定義培訓(xùn)費是指公司為提高員工業(yè)務(wù)素質(zhì)和技能水平，組織員工參加外部培訓(xùn)或內(nèi)部培訓(xùn)所發(fā)生的培訓(xùn)費用，包括培訓(xùn)學(xué)費、教材費、住宿費、交通費等。2.報銷標準員工參加培訓(xùn)應(yīng)提前填寫《培訓(xùn)申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后參加培訓(xùn)。培訓(xùn)申請表應(yīng)注明培訓(xùn)名稱、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)地點、培訓(xùn)費用預(yù)算等信息。參加外部培訓(xùn)的費用按照培訓(xùn)合同約定的金額報銷，報銷時應(yīng)提供培訓(xùn)合同、發(fā)票、培訓(xùn)證書等憑證。參加內(nèi)部培訓(xùn)的教材費、講師課酬等費用，由培訓(xùn)組織部門按照預(yù)算標準報銷。內(nèi)部培訓(xùn)如需安排場地租賃、設(shè)備租賃等費用，按照會議費的報銷標準執(zhí)行。員工參加培訓(xùn)期間的住宿費、交通費等，按照差旅費的報銷標準執(zhí)行。三、費用報銷流程（一）費用申請1.員工因公務(wù)需要發(fā)生費用支出前，應(yīng)根據(jù)費用類型填寫相應(yīng)的費用申請表，如《差旅費申請表》、《業(yè)務(wù)招待費申請表》、《辦公用品申請表》、《車輛維修保養(yǎng)申請表》、《培訓(xùn)申請表》等。2.費用申請表應(yīng)詳細填寫費用事由、預(yù)計金額、費用發(fā)生時間、參與人員等信息，并按照審批流程提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.對于預(yù)算內(nèi)的常規(guī)費用申請，部門負責(zé)人應(yīng)在收到申請表后的[X]個工作日內(nèi)完成審批；對于預(yù)算外或金額較大的費用申請，部門負責(zé)人應(yīng)審核后提交分管領(lǐng)導(dǎo)審批，分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在收到申請表后的[X]個工作日內(nèi)完成審批。（二）費用發(fā)生與報銷1.員工按照審批后的費用申請表進行費用支出，并妥善保管相關(guān)發(fā)票及憑證。發(fā)票應(yīng)真實、合法、有效，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與實際發(fā)生的業(yè)務(wù)相符，包括發(fā)票抬頭、日期、金額、商品或服務(wù)名稱、稅率等信息。2.費用發(fā)生后，員工應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)辦理報銷手續(xù)。一般情況下，應(yīng)在費用發(fā)生后的[X]個工作日內(nèi)提交報銷申請；對于出差費用，應(yīng)在出差返回后的[X]個工作日內(nèi)提交報銷申請。3.員工填寫《費用報銷單》，將費用申請表、發(fā)票及憑證等粘貼在《費用報銷單》后面，并按照費用報銷單上的要求填寫相關(guān)信息，如報銷部門、報銷人、費用明細、報銷金額等。（三）部門審核1.員工將填寫好的《費用報銷單》提交至所在部門，部門負責(zé)人應(yīng)根據(jù)費用管理制度和實際情況對報銷內(nèi)容進行審核。審核內(nèi)容包括費用的真實性、合理性、合規(guī)性，發(fā)票及憑證的完整性、有效性等。2.部門負責(zé)人審核無誤后，在《費用報銷單》上簽字確認，并注明審核意見。如發(fā)現(xiàn)報銷內(nèi)容不符合規(guī)定，部門負責(zé)人應(yīng)要求報銷人補充或更正相關(guān)信息，直至審核通過。（四）財務(wù)審核1.部門審核通過后的《費用報銷單》提交至財務(wù)部門，財務(wù)人員對報銷內(nèi)容進行財務(wù)審核。財務(wù)審核主要包括費用是否超出預(yù)算范圍、報銷金額計算是否準確、發(fā)票及憑證是否符合財務(wù)規(guī)定等。2.財務(wù)人員審核過程中如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與報銷人溝通，要求其進行補充或更正。對于不符合財務(wù)規(guī)定的發(fā)票或憑證，財務(wù)人員有權(quán)拒絕報銷。3.財務(wù)審核通過后，財務(wù)人員在《費用報銷單》上簽字確認，并注明審核意見。（五）審批1.財務(wù)審核通過后的《費用報銷單》按照公司審批權(quán)限提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批權(quán)限如下：報銷金額在[X]元以下的，由部門分管領(lǐng)導(dǎo)審批。報銷金額在[X]元至[X]元之間的，由部門分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，提交總經(jīng)理審批。報銷金額在[X]元以上的，由部門分管領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)負責(zé)人、總經(jīng)理共同審批。2.各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認真履行審批職責(zé)，對報銷內(nèi)容的真實性、合理性、合規(guī)性進行全面審查。審批通過后，在《費用報銷單》上簽字確認。（六）報銷支付1.經(jīng)各級領(lǐng)導(dǎo)審批通過的《費用報銷單》交回財務(wù)部門，財務(wù)人員根據(jù)審批結(jié)果進行報銷支付。報銷支付方式包括現(xiàn)金支付、銀行轉(zhuǎn)賬等。2.對于符合報銷規(guī)定的費用，財務(wù)人員應(yīng)在審批通過后的[X]個工作日內(nèi)完成支付。如遇特殊情況需要延期支付的，財務(wù)人員應(yīng)向報銷人說明原因。3.報銷人收到報銷款項后，應(yīng)在《費用報銷單》上簽字確認收款情況。四、費用報銷的其他規(guī)定（一）發(fā)票要求1.報銷費用必須提供真實、合法、有效的發(fā)票。發(fā)票應(yīng)加蓋發(fā)票專用章，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)完整、清晰，不得涂改、挖補。2.對于增值稅專用發(fā)票，報銷人應(yīng)確保發(fā)票信息填寫準確無誤，包括公司名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等。如發(fā)票信息有誤，應(yīng)及時聯(lián)系開票方進行更正。3.發(fā)票遺失的，原則上不予報銷。如因特殊原因需要報銷的，報銷人應(yīng)提供相關(guān)證明材料，如發(fā)票復(fù)印件（加蓋開票方公章）、銷售方記賬聯(lián)復(fù)印件及相關(guān)說明等，并經(jīng)部門負責(zé)人、財務(wù)負責(zé)人審核，分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可報銷。（二）費用分攤1.多人共同發(fā)生的費用，如差旅費、業(yè)務(wù)招待費等，應(yīng)根據(jù)實際情況進行合理分攤，并在報銷單上注明分攤情況。分攤依據(jù)應(yīng)合理、充分，如人數(shù)、工作量、受益程度等。2.對于無法明確分攤的費用，由參與人員協(xié)商確定分攤方式；協(xié)商不成的，由部門負責(zé)人根據(jù)實際情況進行裁定。（三）備用金管理1.公司根據(jù)業(yè)務(wù)需要，可設(shè)立備用金制度。備用金主要用于支付臨時性、小額的費用支出，如市內(nèi)差旅費、辦公用品采購等。2.備用金申請人應(yīng)填寫《備用金申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，到財務(wù)部門領(lǐng)取備用金。備用金金額根據(jù)實際業(yè)務(wù)需要確定，原則上不超過[X]元。3.備用金使用后，申請人應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)辦理報銷手續(xù)，沖減備用金。如備用金使用完畢后仍有未報銷的費用，申請人應(yīng)及時補充備用金或辦理報銷手續(xù)。4.財務(wù)部門應(yīng)定期對備用金進行清理核對，確保備用金使用合規(guī)、安全。對于長期未報銷的備用金，財務(wù)部門有權(quán)從申請人工資中扣除。（四）費用報銷的監(jiān)督與檢查1.公司財務(wù)部門負責(zé)對費用報銷情況進行定期檢查和不定期抽查，確保費用報銷符合公司規(guī)定。檢查內(nèi)容包括費用報銷的真實性、合理性、合規(guī)性，發(fā)票及憑證的完整性、有效性，審批流程的執(zhí)行情況等