發貨管理制度?一、目的為了規范公司發貨流程，確保貨物能夠準確、及時、安全地送達客戶手中，提高客戶滿意度，特制定本發貨管理制度。二、適用范圍本制度適用于公司所有產品的發貨業務，包括線上訂單發貨、線下訂單發貨以及樣品發貨等。三、職責分工銷售部門1.負責接收客戶訂單，對訂單信息進行審核，確保訂單內容準確無誤。2.根據客戶需求和庫存情況，與客戶溝通發貨時間、發貨方式等，并及時反饋給相關部門。3.負責協調處理客戶關于發貨的疑問和投訴，及時向其他部門傳遞客戶反饋信息。倉庫部門1.根據銷售部門下達的發貨指令，負責貨物的揀選、包裝、貼標等發貨準備工作。2.確保發貨貨物的數量準確、質量合格、包裝完好，并按照規定進行妥善存儲和保管。3.負責發貨過程中的貨物裝卸、運輸安排等工作，確保貨物安全運輸。4.定期盤點庫存，及時反饋庫存信息給銷售部門和其他相關部門。物流部門1.根據發貨指令，選擇合適的物流運輸方式，與物流公司簽訂運輸合同，確保貨物能夠按時、安全送達。2.負責物流運輸過程中的跟蹤和查詢，及時向銷售部門和客戶反饋貨物運輸狀態。3.協調處理物流運輸過程中出現的問題，如貨物損壞、延誤等，并及時采取措施解決。財務部門1.根據發貨情況，及時開具發票，并與銷售部門核對發貨金額。2.負責發貨款項的結算和賬務處理，確保財務數據準確無誤。3.審核發貨相關費用的支出，確保費用合理合規。四、發貨流程訂單接收與審核1.銷售部門接收客戶訂單后，對訂單信息進行詳細審核，包括客戶名稱、聯系方式、產品規格、數量、交貨時間、交貨地點等。2.審核訂單中的產品庫存情況，如庫存不足，及時與客戶溝通，協商解決辦法，如變更產品規格、調整交貨時間等。3.對訂單中的特殊要求進行標注，如包裝要求、運輸要求等，并及時傳達給相關部門。發貨計劃制定1.銷售部門根據訂單審核結果和客戶需求，制定發貨計劃，明確發貨時間、發貨數量、發貨方式等。2.將發貨計劃下達給倉庫部門，同時抄送物流部門和財務部門。發貨準備1.倉庫部門接到發貨計劃后，按照以下步驟進行發貨準備工作：根據發貨清單，在倉庫中揀選相應的貨物，確保貨物的型號、規格、數量準確無誤。對揀選出來的貨物進行包裝，根據產品特性和客戶要求選擇合適的包裝材料，確保貨物在運輸過程中不受損壞。在包裝好的貨物上貼上產品標簽，標簽內容應包括產品名稱、型號、規格、數量、生產日期等信息。將包裝好的貨物按照發貨批次進行整理，放置在指定的發貨區域。2.在發貨準備過程中，倉庫人員應對貨物的質量進行再次檢查，如發現貨物存在質量問題，及時報告給質量控制部門進行處理。發貨確認1.倉庫部門完成發貨準備工作后，填寫發貨清單，詳細記錄發貨貨物的信息，包括訂單號、產品名稱、型號、規格、數量、包裝情況等。2.將發貨清單提交給銷售部門進行確認，銷售部門核對發貨清單與訂單信息是否一致，如無問題，簽字確認發貨。3.銷售部門確認發貨后，通知物流部門安排運輸車輛提貨。貨物運輸1.物流部門接到提貨通知后，安排運輸車輛前往倉庫提貨。2.在提貨過程中，物流人員與倉庫人員共同核對貨物的數量、型號、規格等信息，確保提貨無誤。3.提貨完成后，物流人員負責將貨物安全運輸至客戶指定地點。在運輸過程中，應采取必要的防護措施，確保貨物不受損壞、丟失。4.物流部門應及時跟蹤貨物的運輸狀態，通過物流單號在物流公司網站或其他查詢平臺上查詢貨物的運輸進度，并定期向銷售部門和客戶反饋貨物運輸情況。發貨通知與簽收1.銷售部門在發貨后，及時向客戶發送發貨通知，告知客戶貨物已發出，并提供物流單號等信息，以便客戶查詢貨物運輸狀態。2.客戶收到貨物后，應在送貨單或簽收單上簽字確認。物流人員將客戶簽收的送貨單或簽收單帶回公司，交至銷售部門。3.銷售部門收到客戶簽收單后，與發貨清單進行核對，確認貨物已成功送達客戶手中。如客戶反饋貨物存在問題，銷售部門應及時協調相關部門進行處理。發貨記錄與存檔1.銷售部門、倉庫部門和物流部門應分別對發貨過程中的相關記錄進行整理和保存，包括訂單信息、發貨計劃、發貨清單、運輸合同、物流跟蹤記錄、客戶簽收單等。2.財務部門根據發貨記錄進行賬務處理和發票開具，并將相關財務資料進行存檔。3.發貨記錄應至少保存[X]年，以便日后查詢和追溯。五、發貨時間規定1.對于常規訂單，公司應在客戶下達訂單并確認付款后的[X]個工作日內發貨，但需根據庫存情況和物流運輸安排進行合理調整。如因特殊原因無法按時發貨，銷售部門應提前與客戶溝通并取得客戶同意。2.對于緊急訂單，公司應在接到訂單后的[X]小時內做出發貨響應，并根據訂單要求盡快安排發貨。在發貨過程中，各相關部門應密切配合，確保貨物能夠以最快的速度送達客戶手中。3.如因不可抗力因素（如自然災害、交通管制等）導致發貨延誤，公司應及時通知客戶，并說明預計發貨時間。在不可抗力因素消除后，應盡快安排發貨。六、發貨方式選擇1.公司發貨方式主要包括快遞、物流專線、整車運輸等，具體發貨方式應根據客戶訂單要求、貨物數量、重量、體積、交貨地點等因素綜合考慮選擇。2.對于小件貨物（重量一般在[X]公斤以內，體積較小），優先選擇快遞發貨。公司應與多家快遞公司建立合作關系，根據不同快遞公司的服務質量、價格等因素進行比較選擇，確保快遞服務能夠滿足客戶需求且費用合理。3.對于中等批量貨物（重量一般在[X]公斤至[X]公斤之間，體積適中），可選擇物流專線發貨。物流專線應具有運輸速度快、服務質量好、價格合理等優勢，公司應定期對物流專線進行評估和篩選，確保其能夠滿足發貨要求。4.對于大批量貨物（重量一般在[X]公斤以上，體積較大），可選擇整車運輸發貨。整車運輸應根據貨物的實際情況選擇合適的車型和運輸公司，確保貨物能夠安全、及時運輸。在選擇整車運輸時，應與運輸公司簽訂詳細的運輸合同，明確雙方的權利和義務。七、包裝要求1.公司應根據產品特性和客戶要求，選擇合適的包裝材料進行貨物包裝。包裝材料應具備足夠的強度和緩沖性能，能夠有效保護貨物在運輸過程中不受損壞。2.對于易碎產品，應采用專門的易碎品包裝材料進行包裝，并在包裝內填充足夠的緩沖材料，如泡沫、氣墊等。在包裝外應標明"易碎品"字樣，提醒運輸人員小心搬運。3.對于液體產品，應采用密封包裝，并確保包裝無泄漏現象。在包裝外應標明"液體產品，小心搬運"字樣，同時應采取相應的防滲漏措施，如使用密封容器、增加外包裝防護等。4.對于電子產品，應采用防靜電包裝材料進行包裝，防止產品在運輸過程中因靜電損壞。在包裝內可放置干燥劑，防止產品受潮。5.所有包裝應牢固、平整，不得有破損、變形等情況。包裝上應標明產品名稱、型號、規格、數量、生產日期、生產廠家等信息，確保標識清晰、準確。八、運輸安全與保險1.物流部門在選擇運輸公司時，應考察運輸公司的信譽、資質、運輸設備、人員素質等方面情況，確保運輸公司具備良好的運輸能力和服務質量。2.在貨物運輸過程中，物流人員應采取必要的安全措施，確保貨物安全運輸。如對貨物進行合理固定、遮蓋，防止貨物在運輸過程中發生碰撞、雨淋等情況。3.根據貨物價值和運輸風險等情況，公司可考慮為發貨貨物購買運輸保險。保險費用由公司承擔，具體保險條款和賠償標準按照與保險公司簽訂的保險合同執行。4.如貨物在運輸過程中發生損壞、丟失等情況，物流部門應及時通知銷售部門和保險公司，并協助處理相關理賠事宜。銷售部門負責與客戶溝通協調，按照保險合同和公司規定進行賠償或補貨等處理。九、發貨異常處理1.發貨過程中如出現貨物短缺、損壞、錯發等異常情況，倉庫部門應立即停止發貨，并對異常情況進行詳細記錄。記錄內容應包括異常發生的時間、地點、涉及的訂單號、產品名稱、型號、規格、數量、異常情況描述等。2.倉庫部門應及時將發貨異常情況報告給銷售部門，銷售部門負責與客戶溝通協調，了解客戶的需求和意見，并根據客戶反饋情況制定相應的解決方案。3.對于貨物短缺情況，如庫存中有足夠的貨物，應及時補發短缺部分貨物，并確保在最短時間內送達客戶手中。如庫存不足，應與客戶協商解決辦法，如退款、換貨、補貨等，并向客戶說明預計處理時間。4.對于貨物損壞情況，如屬于運輸過程中造成的損壞，應及時與物流公司協商賠償事宜，并按照保險合同進行理賠。如貨物本身存在質量問題導致損壞，應及時通知質量控制部門進行處理，并根據處理結果向客戶提供相應的解決方案。5.對于錯發情況，應及時追回錯發的貨物，并盡快將正確的貨物發送給客戶。同時，應向客戶道歉并說明情況，爭取客戶的理解。6.在發貨異常情況處理過程中，各相關部門應密切配合，及時溝通信息，確保異常情況能夠得到妥善處理，最大限度地減少對客戶的影響。處理結果應及時反饋給客戶，并做好記錄存檔工作。十、發貨成本控制1.財務部門應定期對發貨成本進行核算和分析，包括運輸費用、包裝費用、保險費用等，找出成本控制的關鍵點和存在的問題。2.銷售部門在與客戶溝通發貨方式時，應充分考慮發貨成本因素，在滿足客戶需求的前提下，選擇最經濟合理的發貨方式。3.倉庫部門應合理規劃庫存，減少庫存積壓，降低庫存成本。同時，在發貨準備過程中，應注意節約包裝材料，提高包裝材料的利用率，降低包裝成本。4.物流部門應與多家物流公司建立長期合作關系，通過談判爭取更優惠的運輸價格。同時，應優化運輸路線，提高運輸效率，降低運輸成本。5.公司應定期對發貨成本控制情況進行評估和總結，不斷完善發貨成本控制措施，提高公司的經濟效益。十一、監督與考核1.公司設立發貨管理監督小組，由銷售部門、倉庫部門、物流部門、財務部門等相關人員組成，負責對發貨管理制度的執行情況進行監督檢查。2.監督小組定期對發貨流程進行檢查，包括訂單處理、發貨準備、貨物運輸、發貨通知與簽收等環節，檢查各部門是否按照制度規定執行操作，是否存在違規行為。3.對發貨過程中出現的問題和客戶投訴進行跟蹤調查，分析問題產生的原因，追究相關部門和人員的責任。4.根據監督檢查結果，對發貨工作表現優秀的部門和個人進行表彰和獎勵，對違反發貨管理制度的部門和個人進行批評教育和相應的處罰。處罰措施包括警告、罰款、績效