樣品煙、廣告品管理辦法?一、總則（一）目的為加強公司樣品煙、廣告品的管理，規范樣品煙、廣告品的使用、發放、保管等行為，確保公司資產的安全與完整，維護公司的合法權益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內所有涉及樣品煙、廣告品的管理活動，包括樣品煙、廣告品的采購、驗收、存儲、發放、使用、回收及銷毀等環節。（三）管理原則1.嚴格規范原則樣品煙、廣告品的管理必須嚴格遵循國家法律法規、行業標準以及公司內部的各項規章制度，確保管理活動合法合規。2.安全高效原則保障樣品煙、廣告品在存儲、運輸、使用等過程中的安全，防止丟失、損壞、變質等情況發生。同時，優化管理流程，提高工作效率，降低管理成本。3.責任明確原則明確各部門及相關人員在樣品煙、廣告品管理中的職責，做到責任到人，避免出現管理漏洞和推諉扯皮現象。二、職責分工（一）營銷部門1.負責制定樣品煙、廣告品的年度需求計劃，并提交至相關部門審核。2.根據市場推廣和銷售活動的需要，提出樣品煙、廣告品的使用申請，明確使用目的、數量、發放范圍等信息。3.負責樣品煙、廣告品的對外發放和使用跟蹤，確保其用于合法合規的市場推廣和銷售活動，并及時反饋使用效果。（二）采購部門1.根據營銷部門提交的年度需求計劃，負責樣品煙、廣告品的采購工作。2.選擇具有良好信譽和資質的供應商，簽訂采購合同，確保采購的樣品煙、廣告品質量符合要求，價格合理。3.負責與供應商溝通協調，跟進采購進度，及時解決采購過程中出現的問題。（三）倉儲部門1.負責樣品煙、廣告品的驗收、存儲和保管工作。2.對入庫的樣品煙、廣告品進行嚴格的質量檢驗和數量核對，確保賬實相符。3.按照規定的存儲條件和方式，妥善保管樣品煙、廣告品，定期進行盤點清查，保證其安全完整。4.根據營銷部門的發放申請，及時、準確地發放樣品煙、廣告品，并做好發放記錄。（四）財務部門1.負責樣品煙、廣告品采購費用的審核和報銷工作。2.對樣品煙、廣告品的成本進行核算和管理，確保公司財務數據的準確和完整。3.定期對樣品煙、廣告品的管理情況進行財務審計和監督，防范財務風險。（五）法務部門1.對樣品煙、廣告品管理過程中的相關合同、協議等法律文件進行審核，確保其合法合規。2.為樣品煙、廣告品管理提供法律咨詢和支持，處理可能出現的法律糾紛。三、樣品煙管理（一）采購1.營銷部門應于每年年底前制定下一年度的樣品煙需求計劃，詳細列出所需樣品煙的品牌、規格、數量等信息。需求計劃應充分考慮市場調研、新品推廣、客戶拜訪等工作的實際需要，并提交至采購部門審核。2.采購部門根據審核后的需求計劃，通過招標、詢價、談判等方式選擇合適的供應商進行采購。在采購過程中，應嚴格按照公司的采購流程和相關規定執行，確保采購的樣品煙質量符合國家煙草行業標準及公司要求。3.采購合同應明確樣品煙的品牌、規格、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、驗收方式、付款方式等條款。同時，應約定雙方的權利和義務，以及違約責任等內容，以保障合同的順利履行。（二）驗收1.樣品煙到貨后，倉儲部門應及時組織驗收。驗收人員應包括倉儲人員、質量檢驗人員等，按照采購合同和相關標準對樣品煙的數量、規格、質量等進行嚴格檢驗。2.數量驗收應核對到貨的樣品煙數量與采購合同一致，確保無短缺或溢余情況。規格驗收應檢查樣品煙的品牌、型號、包裝等是否符合合同要求。質量驗收應依據國家煙草行業標準和公司內部質量控制要求，對樣品煙的外觀、口感、香氣等進行檢驗，確保質量合格。3.驗收合格的樣品煙應及時辦理入庫手續，填寫入庫單，詳細記錄樣品煙的入庫日期、品牌、規格、數量、供應商等信息。驗收不合格的樣品煙應及時與供應商溝通協商，要求其更換或處理，并做好相關記錄。（三）存儲1.倉儲部門應設立專門的樣品煙存儲區域，確保存儲環境符合樣品煙的保管要求。存儲區域應保持干燥、通風、防潮、防蟲、防火等，溫度和濕度應控制在適宜范圍內。2.樣品煙應按照品牌、規格、批次等分類存放，標識清晰，便于查找和管理。同時，應建立庫存臺賬，詳細記錄樣品煙的出入庫情況，做到賬實相符。3.定期對樣品煙進行盤點清查，確保庫存數量準確。盤點清查應至少每月進行一次，發現賬實不符情況應及時查明原因，并進行相應的調整和處理。（四）發放1.營銷部門根據市場推廣和銷售活動的需要，填寫樣品煙發放申請表，詳細說明發放目的、發放對象、品牌、規格、數量等信息，并提交至倉儲部門。2.倉儲部門收到發放申請表后，應進行審核。審核內容包括發放申請是否符合公司規定的發放范圍和用途，發放數量是否合理等。審核通過后，按照申請表上的信息進行發放，并做好發放記錄，發放記錄應包括發放日期、發放對象、品牌、規格、數量、領用人等信息。3.樣品煙發放應遵循"先進先出"的原則，確保庫存的合理性和有效性。同時，應要求領用人在發放記錄上簽字確認，以明確責任。（五）使用跟蹤1.營銷部門負責對發放的樣品煙使用情況進行跟蹤。跟蹤內容包括樣品煙的使用方式、使用效果、客戶反饋等信息。2.定期收集樣品煙使用效果的反饋信息，分析樣品煙在市場推廣和銷售活動中的作用和影響。根據反饋情況，及時調整樣品煙的使用策略和需求計劃，提高樣品煙的使用效率和效果。3.對于已發放的樣品煙，如發現有閑置、浪費或挪作他用等情況，應及時進行調查處理，并采取相應的措施加以糾正。（六）回收1.在市場推廣和銷售活動結束后，營銷部門應及時對剩余的樣品煙進行回收?；厥盏臉悠窡煈咨票９埽⒓皶r交回倉儲部門。2.倉儲部門對回收的樣品煙進行驗收，核對數量、規格等信息是否與回收記錄一致。驗收合格后，辦理入庫手續，重新納入庫存管理。3.對于因各種原因無法回收的樣品煙，營銷部門應說明原因，并提交相關證明材料，經審批后進行相應的處理。（七）銷毀1.對于因質量問題、過期、損壞等原因無法繼續使用或存儲的樣品煙，以及已完成使命不再需要的樣品煙，應按照規定進行銷毀處理。2.銷毀樣品煙應制定詳細的銷毀計劃，明確銷毀的時間、地點、方式等信息。銷毀計劃應報經公司相關部門審批同意后實施。3.銷毀過程應進行現場監督，確保樣品煙被徹底銷毀，防止其流入非法渠道。銷毀完成后，應填寫銷毀記錄，詳細記錄銷毀的樣品煙品牌、規格、數量、銷毀時間、銷毀地點、銷毀方式等信息，并由監督人員簽字確認。四、廣告品管理（一）設計與制作1.營銷部門根據市場推廣和品牌宣傳的需要，提出廣告品的設計與制作需求。需求應明確廣告品的類型、用途、規格、數量、設計要求等信息。2.營銷部門可自行設計廣告品，也可委托專業的廣告公司進行設計制作。委托設計制作時，應簽訂委托合同，明確雙方的權利和義務，以及廣告品的設計制作要求、質量標準、交付時間、費用支付等條款。3.廣告品的設計應符合公司品牌形象和宣傳策略，內容應真實、合法、準確，不得含有虛假、誤導性或違法違規信息。設計初稿完成后，應提交公司相關部門進行審核，審核通過后方可進行制作。（二）采購1.廣告品的采購由采購部門負責。采購部門根據營銷部門提交的設計制作需求和審核通過的設計稿，選擇合適的供應商進行采購。2.在采購廣告品時，應與供應商簽訂采購合同，明確廣告品的品牌、規格、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、驗收方式、付款方式等條款。同時，應要求供應商提供廣告品的質量合格證明文件。3.采購過程中，應嚴格按照公司的采購流程和相關規定執行，確保采購的廣告品質量符合要求，價格合理。對于采購金額較大的廣告品，應進行招標采購，以降低采購成本。（三）驗收1.廣告品到貨后，倉儲部門應及時組織驗收。驗收人員應包括倉儲人員、營銷部門相關人員等，按照采購合同和設計制作要求對廣告品的數量、規格、質量、外觀等進行嚴格檢驗。2.數量驗收應核對到貨的廣告品數量與采購合同一致，確保無短缺或溢余情況。規格驗收應檢查廣告品的尺寸、材質、顏色、圖案等是否符合設計制作要求。質量驗收應檢查廣告品的印刷質量、裝訂質量、材質質量等是否合格，有無破損、變形、褪色等問題。3.驗收合格的廣告品應及時辦理入庫手續，填寫入庫單，詳細記錄廣告品的入庫日期、品牌、規格、數量、供應商等信息。驗收不合格的廣告品應及時與供應商溝通協商，要求其更換或處理，并做好相關記錄。（四）存儲1.倉儲部門應設立專門的廣告品存儲區域，確保存儲環境符合廣告品的保管要求。存儲區域應保持干燥、通風、防潮、防蟲、防火等，避免廣告品受到損壞或變質。2.廣告品應按照類型、規格、批次等分類存放，標識清晰，便于查找和管理。同時，應建立庫存臺賬，詳細記錄廣告品的出入庫情況，做到賬實相符。3.定期對廣告品進行盤點清查，確保庫存數量準確。盤點清查應至少每月進行一次，發現賬實不符情況應及時查明原因，并進行相應的調整和處理。（五）發放1.營銷部門根據市場推廣和銷售活動的需要，填寫廣告品發放申請表，詳細說明發放目的、發放對象、廣告品類型、規格、數量等信息，并提交至倉儲部門。2.倉儲部門收到發放申請表后，應進行審核。審核內容包括發放申請是否符合公司規定的發放范圍和用途，發放數量是否合理等。審核通過后，按照申請表上的信息進行發放，并做好發放記錄，發放記錄應包括發放日期、發放對象、廣告品類型、規格、數量、領用人等信息。3.廣告品發放應遵循"按需發放"的原則，確保廣告品能夠有效用于市場推廣和銷售活動。同時，應要求領用人在發放記錄上簽字確認，以明確責任。（六）使用跟蹤1.營銷部門負責對發放的廣告品使用情況進行跟蹤。跟蹤內容包括廣告品的使用方式、使用效果、客戶反饋等信息。2.定期收集廣告品使用效果的反饋信息，分析廣告品在市場推廣和銷售活動中的作用和影響。根據反饋情況，及時調整廣告品的使用策略和需求計劃，提高廣告品的使用效率和效果。3.對于已發放的廣告品，如發現有閑置、浪費或挪作他用等情況，應及時進行調查處理，并采取相應的措施加以糾正。（七）回收1.在市場推廣和銷售活動結束后，營銷部門應及時對剩余的廣告品進行回收?；厥盏膹V告品應妥善保管，并及時交回倉儲部門。2.倉儲部門對回收的廣告品進行驗收，核對數量、規格等信息是否與回收記錄一致。驗收合格后，辦理入庫手續，重新納入庫存管理。3.對于因各種原因無法回收的廣告品，營銷部門應說明原因，并提交相關證明材料，經審批后進行相應的處理。（八）銷毀1.對于因質量問題、過期、損壞等原因無法繼續使用或存儲的廣告品，以及已完成使命不再需要的廣告品，應按照規定進行銷毀處理。2.銷毀廣告品應制定詳細的銷毀計劃，明確銷毀的時間、地點、方式等信息。銷毀計劃應報經公司相關部門審批同意后實施。3.銷毀過程應進行現場監督，確保廣告品被徹底銷毀，防止其泄露公司機密信息或造成環境污染。銷毀完成后，應填寫銷毀記錄，詳細記錄銷毀的廣告品類型、規格、數量、銷毀時間、銷毀地點、銷毀方式等信息，并由監督人員簽字確認。五、監督與檢查（一）內部審計1.財務部門定期對樣品煙、廣告品的采購、存儲、發放、使用、回收及銷毀等環節進行財務審計，檢查相關費用的支出是否合理、合規，財務數據是否準確、完整。2.審計人員應深入到各相關部門，查閱相關文件、記錄、合同等資料，核實樣品煙、廣告品的管理情況。對于審計過程中發現的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）定期檢查1.公司定期組織對樣品煙、廣告品的管理情況進行全面檢查。檢查內容包括樣品煙、廣告品的庫存數量、質量狀況、存儲條件、發放記錄、使用效果等方面。2.檢查人員應包括營銷部門、倉儲部門、財務部門等相關人員，按照規定的檢查標準和程序進行檢查。對于檢查中發現的問題，應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。3.責任部門應針對檢查中發現的問題，制定詳細的整改措施，明確整改責任人、整改期限和整改目標。整改完成后，應向公司提交整改報告，經復查合格后方可銷號。（三）專項檢查1.根據公司管理需要或相關部門的要求，不定期開展對樣品煙、廣告品管理的專項檢查。專項檢查可針對某個特定的管理環節或某類問題進行深入調查和分析。2.專項檢查應制定專門的檢查方案，明確檢查的目的、范圍、內容、方法和步驟等。檢查人員應嚴格按照檢查方案進行檢查，確保檢查工作的針對性和有效性。3.專項檢查結束后，應形成專項檢查報告，詳細說明檢查情況、發現的問題及原因分析、提出的整改建議等內容。公司應根據專項檢查報告，及時采取措施加以改進和完善樣品煙、廣告品的管理工作。六、責任追究（一）違規行為界定1.在樣品煙、廣告品管理過程中，存在以下行為之一的，視為違規行為：未按照規定制定需求計劃、采購計劃或發放計劃，導致管理混亂的。采購過程中違反公司采購流程和相關規定，存在收受回扣、以次充好等行為的。驗收環節把關不