版本管理制度?一、目的為了規范煤炭運銷企業文檔、軟件系統、業務流程等各類信息資產的版本管理，確保各版本的準確性、完整性和可追溯性，提高企業運營效率，保障業務的正常開展，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于煤炭運銷企業內部所有與業務相關的文檔、軟件系統、業務流程以及其他涉及企業運營的信息資產的版本管理。三、職責分工（一）版本管理小組1.成立由企業高層領導、各業務部門負責人及相關技術人員組成的版本管理小組。2.負責制定和審核版本管理策略、制度及流程。3.協調各部門之間的版本管理工作，解決版本管理過程中出現的重大問題。（二）業務部門1.負責本部門所產生文檔、業務流程等信息資產的版本創建、更新、審核與提交。2.配合版本管理小組進行相關版本管理工作的推進，及時反饋版本管理過程中的問題和需求。（三）信息技術部門1.負責軟件系統的版本規劃、開發、測試、上線及維護過程中的版本管理。2.提供版本管理工具和技術支持，確保版本管理工作的順利進行。3.對其他部門的版本管理工作進行技術指導。四、版本標識規則（一）文檔版本標識1.采用"文檔名稱版本號修訂日期"的格式進行標識。例如：《煤炭銷售合同模板V1.020230101》。2.版本號采用數字編號，初始版本為V1.0，當文檔內容發生修訂時，版本號依次遞增。如V1.1、V1.2等。3.修訂日期記錄文檔最后一次修訂的年月日，格式為YYYYMMDD。（二）軟件系統版本標識1.遵循行業通用的版本標識規范，一般采用"主版本號.次版本號.修訂號發布日期"的格式。例如：ERP系統V3.2.120230215。2.主版本號：當軟件系統的功能發生重大變化或進行了大規模的架構調整時，主版本號遞增。3.次版本號：表示軟件系統在原有功能基礎上進行了重要功能的添加或部分功能的優化，次版本號遞增。4.修訂號：用于記錄軟件系統的小錯誤修復、性能微調等微小更改，修訂號遞增。5.發布日期記錄軟件系統的正式發布時間，格式為YYYYMMDD。（三）業務流程版本標識1.采用"業務流程名稱版本號生效日期"的格式。例如：《煤炭發運流程V2.020230301》。2.版本號規則與文檔版本號相同，初始版本為V1.0，根據流程的調整情況遞增版本號。3.生效日期記錄業務流程開始正式執行的日期，格式為YYYYMMDD。五、版本創建與初始發布（一）文檔版本創建1.業務部門根據工作需要起草文檔初稿，填寫文檔創建申請表，包括文檔名稱、所屬部門、預計用途等信息。2.申請表提交至部門負責人審核，審核通過后，由起草人按照版本標識規則進行初始版本編號，并填寫文檔的基本信息，如創建日期、作者等。3.將初始版本的文檔提交至企業內部文檔管理平臺或指定的存儲位置。（二）軟件系統版本創建1.信息技術部門根據項目規劃和需求分析，制定軟件系統的版本規劃，明確各階段的版本目標和功能范圍。2.在軟件開發過程中，開發人員按照版本標識規則為每個開發階段的軟件版本進行編號，并記錄開發過程中的相關信息，如代碼提交記錄、測試結果等。3.完成開發和測試后，由信息技術部門組織相關人員進行版本評審，評審通過后，將軟件系統版本發布至測試環境或預生產環境進行驗證。（三）業務流程版本創建1.業務部門負責梳理和優化業務流程，形成業務流程初稿。2.填寫業務流程創建申請表，提交至部門負責人審核，審核通過后，按照版本標識規則進行初始版本編號，并記錄流程的相關信息，如流程描述、涉及崗位等。3.將業務流程文檔提交至企業內部流程管理平臺或相關部門進行備案。六、版本更新與修訂（一）文檔版本更新1.當文檔內容需要修改時，由文檔的原作者或相關負責人填寫文檔修訂申請表，說明修訂的原因、內容和范圍。2.申請表提交至部門負責人審核，審核通過后，對文檔進行修訂，并按照版本標識規則更新版本號和修訂日期。3.修訂后的文檔需經過內部審核，確保內容準確無誤，審核通過后發布新版本，并通知相關部門和人員。（二）軟件系統版本更新1.根據用戶反饋、業務需求變化或技術優化的需要，信息技術部門提出軟件系統版本更新計劃。2.開發人員按照計劃對軟件系統進行修改和測試，在開發過程中嚴格遵循版本管理規范，記錄每次代碼變更和測試情況。3.測試通過后，進行版本發布前的準備工作，包括更新版本說明文檔等。由信息技術部門組織相關人員進行版本上線評審，評審通過后將軟件系統版本正式發布至生產環境。（三）業務流程版本更新1.隨著業務發展和管理要求的變化，業務部門對業務流程進行調整，填寫業務流程修訂申請表，詳細說明修訂的內容和原因。2.申請表提交至部門負責人審核，審核通過后，按照版本標識規則更新版本號和生效日期。3.對修訂后的業務流程進行培訓和宣貫，確保相關人員熟悉新流程，并在規定時間內正式啟用新版本的業務流程。七、版本審核與批準（一）文檔版本審核1.一般性文檔修訂由部門負責人進行審核，確保文檔內容符合部門業務要求和企業規范。2.對于涉及重要業務政策、合同模板等關鍵文檔，需提交至版本管理小組進行審核，審核通過后方可發布新版本。（二）軟件系統版本審核1.軟件系統在開發過程中的各個階段，包括代碼審查、測試報告等，由信息技術部門內部進行審核。2.版本發布前，需經過業務部門、信息技術部門和版本管理小組的聯合評審，確保軟件系統功能滿足業務需求，性能穩定可靠，符合企業整體架構和安全要求。（三）業務流程版本審核1.業務流程修訂申請表首先由部門負責人進行初審，檢查流程調整的合理性和可行性。2.然后提交至版本管理小組進行終審，終審通過后，業務流程方可正式更新并生效。八、版本存儲與備份（一）存儲方式1.建立企業內部的文檔管理平臺、版本控制系統等，用于存儲各類信息資產的不同版本。2.對于重要的文檔、軟件系統安裝包等，除了存儲在內部平臺外，還應進行外部備份，如存儲在磁帶、光盤或云存儲等介質上。（二）存儲期限1.文檔版本：根據企業檔案管理規定，重要文檔的版本應長期保存，一般文檔的版本保存期限不少于[X]年。2.軟件系統版本：軟件系統的安裝包、版本說明文檔等應保存至該軟件系統停止使用后[X]年。3.業務流程版本：業務流程文檔及其版本記錄應長期保存，以便于追溯和查詢。（三）備份策略1.定期對各類信息資產的版本進行備份，備份周期根據數據重要性和變更頻率確定，一般為每周或每月進行一次全量備份，每天進行增量備份。2.備份數據應存儲在不同的物理位置，以防止因自然災害、硬件故障等原因導致數據丟失。3.定期對備份數據進行恢復測試，確保備份數據的可用性。九、版本追溯與查詢（一）版本追溯1.建立完善的版本變更記錄，詳細記錄每個版本的創建時間、更新內容、審核人員、發布時間等信息。2.通過版本變更記錄，可以追溯信息資產從初始版本到當前版本的演變過程，了解每次修訂的原因和影響。3.在出現問題或需要進行審計時，能夠快速準確地查詢到相關信息資產的歷史版本，以便進行問題排查和責任界定。（二）版本查詢1.提供便捷的版本查詢接口和工具，員工可以通過企業內部的文檔管理平臺、版本控制系統等查詢所需信息資產的不同版本。2.查詢時應能夠根據版本標識、文檔名稱、業務流程名稱等關鍵信息進行快速定位和檢索。3.對于涉及保密信息的版本查詢，應按照企業的保密規定進行權限設置和審批流程，確保信息安全。十、版本廢棄與清理（一）廢棄原則1.當信息資產的新版本發布后，舊版本不再使用且無保留價值時，可以進行廢棄處理。2.對于已停止使用的軟件系統版本、不再執行的業務流程版本等，應及時進行廢棄。3.廢棄的版本應確保不會對企業的正常運營和數據安全造成影響。（二）廢棄流程1.由相關業務部門或信息技術部門提出版本廢棄申請，說明廢棄的原因和版本信息。2.申請提交至版本管理小組進行審核，審核通過后，按照規定的存儲期限對廢棄版本進行標記，并在存儲介質上進行相應的刪除或銷毀操作。3.對于重要信息資產的廢棄版本，應在刪除或銷毀前進行備份，以便在需要時進行追溯查詢。（三）清理機制1.定期對存儲的版本進行清理，檢查是否存在已廢棄但未及時處理的版本。2.根據存儲期限和廢棄原則，自動或手動清理過期的版本，釋放存儲空間，提高存儲效率。3.清理過程應進行記錄，包括清理的時間、版本信息、清理原因等，以便進行審計和追溯。十一、培訓與宣傳1.定期組織版本管理相關培訓，使員工了解版本管理的重要性、流程和方法。2.培訓對象包括業務部門人員、信息技術人員等，培訓內容涵蓋版本標識規則、版本創建與更新流程、版本審核與追溯等方面。3.通過內部宣傳渠道，如企業內部網站、郵件、宣傳欄等，宣傳版本管理的制度和相關知識，提高員工對版本管理工作的認識和配合度。十二、監督與考核1.成立版本管理監督小組，定期對各部門的版本管理工作進行檢查和