北京某公司銷售合同與投標管理辦法?一、總則1.目的為規范公司銷售合同與投標活動的管理，確保合同簽訂與履行的合法性、規范性、有效性，提高公司市場競爭力，保障公司合法權益，特制定本辦法。2.適用范圍本辦法適用于北京某公司（以下簡稱"公司"）及其所屬各部門在銷售業務及參與投標過程中的相關活動。3.基本原則（1）依法合規原則：嚴格遵守國家法律法規及相關政策規定開展銷售合同與投標活動。（2）誠實守信原則：在交易過程中保持誠實、守信，履行承諾，維護公司良好形象。（3）風險防范原則：充分識別、評估和控制銷售合同與投標過程中的各類風險。（4）效益優先原則：以提高公司經濟效益為核心，確保銷售業務和投標活動的質量與效益。二、銷售合同管理合同簽訂前管理1.客戶開發與信息收集（1）市場部門負責客戶開發工作，通過市場調研、行業活動、客戶推薦等多種渠道尋找潛在客戶。（2）收集潛在客戶的基本信息，包括但不限于公司名稱、地址、聯系方式、經營范圍、信用狀況等，并建立客戶信息檔案。2.業務洽談與意向溝通（1）銷售部門與潛在客戶進行業務洽談，了解客戶需求，介紹公司產品或服務，就合作事宜進行初步溝通。（2）對于有合作意向的客戶，銷售部門應及時填寫《銷售意向登記表》，詳細記錄洽談內容、客戶需求、合作意向等信息。3.合同評審（1）銷售部門根據與客戶達成的合作意向，起草銷售合同初稿。合同初稿應明確合同雙方的基本信息、標的、數量、質量、價格、付款方式、交貨時間、交貨地點、違約責任等主要條款。（2）銷售合同初稿完成后，提交至合同評審小組進行評審。合同評審小組由銷售部門、法務部門、財務部門、技術部門等相關人員組成。（3）各評審部門應根據本部門職責對合同條款進行審核，并提出書面評審意見。評審意見應包括對合同條款的合法性、合理性、完整性、可行性等方面的評價，以及存在的問題和建議。（4）銷售部門根據合同評審小組的評審意見對合同初稿進行修改完善，形成合同送審稿。經銷售部門負責人審核簽字后，提交至公司主管領導審批。4.合同審批（1）公司主管領導對合同送審稿進行審批。審批通過的，合同生效；審批不通過的，銷售部門應根據領導意見對合同進行修改，重新提交審批。（2）對于重大銷售合同（合同金額達到公司規定的重大合同標準），需經公司總經理辦公會審議通過后，方可簽訂。合同簽訂管理1.簽訂主體資格審查（1）在簽訂銷售合同前，法務部門應對合同對方當事人的主體資格進行審查，確保其具有合法的經營資格和履約能力。（2）審查內容包括但不限于對方當事人的營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證等相關證照的真實性、有效性，以及其經營范圍是否與合同標的相符。2.合同簽訂授權手續（1）簽訂銷售合同必須由公司法定代表人或其授權代理人簽字，并加蓋公司合同專用章。（2）授權代理人應持有公司法定代表人簽署的授權委托書，授權委托書應明確授權范圍、授權期限等內容。3.合同簽訂流程（1）銷售部門負責與合同對方當事人進行合同文本的核對、確認，并組織簽訂合同。（2）合同簽訂過程中，雙方應認真核對合同條款，確保合同內容與雙方協商一致的結果相符。合同一式多份，雙方應同時簽字蓋章，并各執一份。（3）銷售部門應及時將簽訂后的合同副本分送法務部門、財務部門等相關部門存檔備案。合同履行管理1.合同執行計劃制定（1）銷售部門根據合同約定，制定合同執行計劃，明確合同履行的各個環節、責任部門和責任人、時間節點等內容。（2）合同執行計劃應經銷售部門負責人審核后，報公司主管領導批準。2.交貨與驗收管理（1）生產部門或采購部門根據合同執行計劃組織生產或采購貨物，并按照合同約定的時間、地點將貨物交付給客戶。（2）貨物交付前，應進行內部檢驗，確保貨物質量符合合同要求。交付時，應向客戶提供相關的質量證明文件、發貨清單等資料。（3）客戶收到貨物后，應按照合同約定進行驗收。驗收合格的，客戶應出具驗收報告；驗收不合格的，客戶應及時通知公司，并說明不合格原因。公司應根據客戶反饋及時處理，采取補貨、換貨、退貨等措施，直至客戶驗收合格。3.付款與結算管理（1）財務部門負責合同款項的收付管理，根據合同約定的付款方式和時間節點，及時與客戶溝通收款事宜。（2）對于客戶支付的款項，財務部門應及時進行核對、確認，并按照公司財務制度進行賬務處理。（3）公司應按照合同約定向供應商支付貨款，付款前，采購部門應提交付款申請，經相關部門審核、公司主管領導審批后，財務部門方可辦理付款手續。4.合同變更管理（1）在合同履行過程中，如因不可抗力、市場變化、客戶需求變更等原因需要變更合同條款的，合同雙方應協商一致，并簽訂書面的合同變更協議。（2）合同變更協議應作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。銷售部門應及時將合同變更情況通知相關部門，并對合同執行計劃進行相應調整。5.合同糾紛處理（1）在合同履行過程中，如發生合同糾紛，銷售部門應及時與合同對方當事人進行溝通協商，爭取通過友好協商解決糾紛。（2）如協商不成，銷售部門應及時將糾紛情況報告至法務部門，法務部門應根據糾紛的具體情況，制定糾紛處理方案，采取協商、調解、仲裁、訴訟等方式解決糾紛。（3）在糾紛處理過程中，公司各部門應積極配合，提供相關證據和資料，維護公司合法權益。合同終止管理1.合同終止條件（1）合同履行完畢，雙方權利義務已全部實現，合同自然終止。（2）合同雙方協商一致，提前解除合同。（3）因不可抗力或其他不可預見、不可避免的原因導致合同無法履行，經雙方協商一致，可以解除合同。（4）一方嚴重違反合同約定，另一方依法行使解除權，解除合同。2.合同終止流程（1）合同終止時，合同執行部門應填寫《合同終止申請表》，詳細說明合同終止的原因、時間、已履行情況等內容，并提交至銷售部門審核。（2）銷售部門審核通過后，將《合同終止申請表》提交至法務部門進行法律審查。法務部門應審查合同終止的合法性、合規性，并出具法律意見。（3）經法務部門審查通過后，《合同終止申請表》報公司主管領導審批。審批通過的，合同終止。（4）合同終止后，銷售部門應及時將合同終止情況通知相關部門，并對合同執行情況進行總結分析。合同檔案管理1.合同檔案收集（1）銷售部門負責合同檔案的收集工作，在合同簽訂、履行、終止等過程中形成的各類文件、資料，包括合同文本、合同評審意見、授權委托書、驗收報告、付款憑證、合同變更協議、糾紛處理文件等，均應及時收集整理。（2）合同檔案收集應確保文件資料的完整性、準確性和真實性。2.合同檔案整理（1）銷售部門對收集到的合同檔案進行分類整理，按照合同類別、簽訂時間、項目名稱等進行編號、裝訂，并編制合同檔案目錄。（2）合同檔案應一式兩份，一份由銷售部門留存，另一份交至公司檔案室存檔。3.合同檔案保管與查閱（1）公司檔案室負責合同檔案的保管工作，確保合同檔案的安全、完整。（2）因工作需要查閱合同檔案的，查閱人員應填寫《合同檔案查閱申請表》，經所在部門負責人審批后，到公司檔案室查閱。查閱過程中，應遵守檔案室的相關規定，不得擅自復制、涂改、損毀合同檔案。三、投標管理投標前期準備1.投標信息收集（1）市場部門負責收集各類投標信息，包括招標公告、招標文件、投標邀請書等。投標信息來源包括但不限于政府招標網站、行業媒體、客戶推薦等。（2）對收集到的投標信息進行分析篩選，確定符合公司業務范圍和發展戰略的投標項目，并建立投標項目信息臺賬。2.投標項目可行性研究（1）對于確定參與投標的項目，成立投標項目小組，由銷售部門牽頭，聯合技術部門、財務部門、法務部門等相關人員參加。（2）投標項目小組對投標項目進行可行性研究，分析項目的市場需求、競爭情況、技術要求、商務條款、預算成本、預期收益等因素，評估項目的可行性和風險。（3）根據可行性研究結果，編寫投標項目可行性分析報告，提出是否參與投標的建議。投標項目可行性分析報告經投標項目小組討論通過后，報公司主管領導審批。投標文件編制1.投標文件編制分工（1）投標項目小組根據招標文件要求，明確各成員的編制分工，確保投標文件內容完整、準確、規范。（2）技術部門負責編制技術方案部分，詳細闡述公司的技術實力、產品或服務優勢、技術方案可行性等內容。（3）銷售部門負責編制商務部分，包括公司簡介、業績證明、售后服務承諾、報價清單等內容。（4）財務部門負責編制財務部分，提供公司財務狀況、項目預算明細等相關資料。（5）法務部門負責對投標文件進行法律審查，確保投標文件內容符合法律法規要求。2.投標文件編制審核（1）各編制人員完成各自負責部分的編制工作后，應進行自我審核，確保內容準確無誤。（2）投標項目小組對投標文件進行集中審核，審核內容包括投標文件的完整性、準確性、規范性、一致性等方面。審核通過后，由投標項目小組負責人簽字確認。（3）投標文件編制完成后，應提交至法務部門進行最終的法律審查。法務部門審查通過后，投標文件方可加蓋公司公章。投標文件遞交1.投標文件密封與標記（1）投標文件應按照招標文件要求進行密封包裝，并在封口處加蓋公司公章。（2）投標文件外包裝應標明項目名稱、招標編號、投標單位名稱、聯系人、聯系方式等信息。2.投標文件遞交時間與方式（1）投標文件應在招標文件規定的截止時間前送達指定地點。投標文件送達后，應及時辦理簽收手續。（2）如采用郵寄方式遞交投標文件的，應確保投標文件在截止時間前送達，并保留郵寄憑證等相關證據。開標與評標1.開標過程參與（1）公司應按照招標文件要求，安排人員參加開標會議。開標會議由招標人或其委托的招標代理機構主持。（2）開標過程中，應檢查投標文件的密封情況，確認無誤后當眾拆封，宣讀投標人名稱、投標報價、投標文件的其他主要內容等。2.評標過程關注（1）評標委員會由招標人依法組建，負責對投標文件進行評審。公司應關注評標過程，及時了解評標情況。（2）如對評標結果有異議，應在規定時間內按照招標文件要求向招標人提出書面質疑，并提供相關證據和理由。中標與簽約管理1.中標通知與確認（1）收到中標通知書后，公司應及時確認中標信息，并按照中標通知書要求與招標人進行溝通聯系。（2）中標確認后，銷售部門應組織相關人員與招標人洽談合同簽訂事宜，按照本辦法第二章銷售合同管理的相關規定，起草、評審、簽訂銷售合同。2.未中標項目總結（1）對于未中標的項目，投標項目小組應及時進行總結分析，查找未中標原因，總結經驗教訓。（2）未中標項目總結報告應提交至公司相關部門，為公司今后參與投標活動提供參考。四、監督與考核1.監督檢查（1）公司內部審計部門定期對銷售合同與投標活動進行監督檢查，檢查內容包括合同簽訂與履行情況、投標文件編制與遞交情況、相關制度執行情況等。（2）對于監督檢查中發現的問題，應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。整改完成后，責任部門應提交整改報告，內部審計部門進行復查。2.考核評價（1）建立銷售合同與投標管理工作考核評價制度，對各部門及相關人員在銷售合同