大型集團公司檔案管理制度?一、總則（一）目的為加強大型集團公司檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高公司管理水平，保障公司各項工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于集團公司總部及所屬各子公司、分公司的檔案管理工作。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指集團公司在各項經營管理活動中直接形成的，對公司具有保存價值的各種形式和載體的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報表、圖紙、信函、會議紀要、聲像資料等。（四）管理原則1.集中統一管理原則：集團公司檔案實行集中統一管理，確保檔案的完整性、準確性和系統性。2.分類管理原則：按照檔案的形成領域、內容性質等進行分類，便于檔案的整理、保管和利用。3.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規，確保檔案信息不泄露。4.高效利用原則：充分發揮檔案的作用，為公司決策、生產經營、業務拓展等提供及時、有效的支持。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門集團公司設立檔案管理部門，負責統籌管理全集團的檔案工作。檔案管理部門的主要職責包括：1.貫徹執行國家有關檔案管理的法律法規和集團公司的檔案管理制度。2.制定和完善集團公司檔案管理的各項規章制度和工作流程。3.負責集團公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。4.指導和監督所屬各子公司、分公司的檔案管理工作。5.開發利用檔案信息資源，為公司提供檔案查閱、借閱等服務。6.組織開展檔案管理業務培訓和宣傳工作。（二）各部門兼職檔案員各部門設立兼職檔案員，負責本部門檔案的收集、整理、初步分類和移交工作。兼職檔案員的主要職責包括：1.負責收集本部門在工作中形成的各類文件、資料等，并進行初步整理。2.按照檔案管理部門的要求，定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.協助檔案管理部門開展檔案的查閱、借閱等工作。4.配合檔案管理部門做好本部門檔案管理的相關工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.集團公司總部及所屬各子公司、分公司在各項經營管理活動中形成的文件、合同、報表、圖紙、信函、會議紀要、聲像資料等。2.集團公司對外簽訂的各類合同、協議等。3.集團公司召開的各類會議形成的會議文件、記錄、紀要等。4.集團公司領導的重要講話、批示、報告等。5.集團公司的科研成果、技術資料、產品資料等。6.集團公司的財務報表、審計報告、稅務資料等。7.集團公司的人事檔案、工資檔案、培訓檔案等。8.其他具有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案的收集工作，確保檔案的及時、完整收集。2.收集的檔案應內容真實、完整，字跡清晰，載體形式符合要求。3.對重要文件、資料應進行備份，以防丟失或損壞。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系。2.區分不同價值和保管期限，便于保管和利用。3.便于檢索和統計。（四）整理方法1.分類：按照檔案的形成領域、內容性質等進行分類，如行政管理類、經營管理類、財務管理類、人力資源管理類、科技管理類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，以便于管理和查詢。3.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。四、檔案的歸檔（一）歸檔時間1.各部門應在每年年底前將本年度形成的檔案整理完畢，并移交至檔案管理部門。2.對于重大項目、重要活動等形成的檔案，應在項目結束或活動完成后及時歸檔。（二）歸檔手續1.各部門兼職檔案員應填寫檔案移交清單，詳細列出移交檔案的名稱、數量、日期等信息。2.檔案管理部門接收檔案時，應進行認真核對，確認無誤后雙方簽字確認。（三）歸檔要求1.歸檔的檔案應符合整理要求，分類準確，編號清晰，目錄完整。2.電子檔案應與紙質檔案同時歸檔，并確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性。五、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家有關標準。（二）保管方式1.紙質檔案應按照分類、編號順序排列存放，便于查找和利用。2.電子檔案應進行備份，并存儲在安全可靠的存儲介質上，如光盤、硬盤等。備份數據應定期進行檢查和維護，確保數據的完整性和可用性。3.聲像檔案應按照類別、時間順序整理存放，并注明相關信息。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映集團公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對集團公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映集團公司一般工作活動，在較長時間內對集團公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映集團公司一般工作活動，在較短時間內對集團公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。（四）檔案的定期檢查1.檔案管理部門應定期對檔案進行檢查，確保檔案的安全保管。2.檢查內容包括檔案的數量、質量、保管環境等，發現問題應及時采取措施進行處理。3.對檢查情況應進行記錄，并歸檔保存。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織集團公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門、相關業務部門及專家組成，負責對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標準1.根據檔案的保管期限和價值，對到期檔案進行鑒定，確定是否繼續保存。2.對失去保存價值的檔案，應予以銷毀；對仍有保存價值的檔案，應重新確定保管期限。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行逐一審查，并提出銷毀意見。2.經集團公司主管領導批準后，填寫檔案銷毀清單，注明檔案名稱、數量、日期等信息。3.檔案銷毀清單應一式兩份，一份留存檔案管理部門，一份交財務部門作為記賬憑證。4.檔案銷毀應指定專人負責，在指定地點進行，并確保銷毀徹底。5.銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、人員等信息，并由監銷人員簽字確認。七、檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍1.集團公司內部人員因工作需要，可查閱與其工作相關的檔案。2.外單位因工作需要查閱集團公司檔案的，應按照相關規定辦理查閱手續。（二）查閱手續1.集團公司內部人員查閱檔案，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、內容等信息，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外單位查閱檔案，應提前向集團公司檔案管理部門提交查閱申請函，說明查閱目的、內容、時間等信息，并加蓋單位公章。經集團公司主管領導批準后，方可查閱。（三）借閱范圍1.集團公司內部人員因工作需要，可借閱與其工作相關的檔案，但借閱期限一般不得超過[X]個工作日。2.外單位借閱集團公司檔案的，應按照相關規定辦理借閱手續，并經集團公司主管領導批準。（四）借閱手續1.集團公司內部人員借閱檔案，應填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、內容、期限等信息，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續。2.外單位借閱檔案，應提前向集團公司檔案管理部門提交借閱申請函，說明借閱目的、內容、期限等信息，并加蓋單位公章。經集團公司主管領導批準后，填寫檔案借閱登記表，辦理借閱手續。（五）查閱與借閱要求1.查閱和借閱檔案時，應愛護檔案，不得涂改、污損、抽取、撤換檔案材料。2.查閱和借閱檔案應在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。3.借閱檔案到期應及時歸還，如需延期，應辦理續借手續。4.外單位歸還檔案時，檔案管理部門應進行認真核對，確認無誤后辦理歸還手續。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標建立集團公司檔案管理信息系統，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務水平。（二）信息化建設內容1.檔案數字化：對紙質檔案進行數字化掃描，建立電子檔案數據庫。2.檔案管理信息系統建設：開發檔案管理信息系統，實現檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀、查閱、借閱等功能的信息化管理。3.系統安全保障：采取必要的安全措施，保障檔案管理信息系統的安全運行，防止檔案信息泄露。（三）電子檔案管理1.電子檔案應與紙質檔案同時歸檔，并確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性。2.電子檔案應按照分類、編號順序存儲在檔案管理信息系統中，并建立相應的索引目錄。3.定期對電子檔案進行備份，備份數據應存儲在不同的介質上，并分別存放于不同的地點。4.嚴格控制電子檔案的訪問權限，確保電子檔案的安全。九、獎勵與處罰（一）獎勵1.對在檔案管理工作中表現突出的部門和個人