總經辦管理制度?一、總則1.目的本制度旨在規范總經辦的各項工作流程，提高工作效率，確保總經辦各項工作有序、高效開展，為公司整體運營提供有力支持和保障。2.適用范圍本制度適用于總經辦全體成員，包括總經辦主任、副主任、秘書及其他相關工作人員。3.基本原則高效協作原則：總經辦成員應緊密配合，形成高效協作的團隊，確保各項工作按時、高質量完成。服務至上原則：以服務公司領導、各部門及全體員工為宗旨，提供優質、高效、周到的服務。規范透明原則：各項工作流程應明確、規范，工作過程應公開、透明，接受公司內部監督。二、組織架構與職責1.組織架構總經辦設主任一名，副主任若干名，下設秘書崗位及其他相關職能崗位。2.職責分工總經辦主任全面負責總經辦的日常管理工作，制定和完善總經辦各項規章制度。組織協調公司重大會議、活動的籌備與安排，確保會議、活動順利進行。協助公司領導制定公司發展戰略、年度經營計劃等重要文件，參與公司重大決策的討論和制定。負責與政府部門、合作伙伴等外部機構的溝通與協調，維護公司良好的外部關系。對總經辦成員的工作進行指導、監督和考核，確保各項工作任務的完成。總經辦副主任協助主任開展工作，負責分管領域的具體工作安排和執行。組織相關人員完成公司領導交辦的專項任務，及時向主任匯報工作進展情況。參與公司重要文件、報告的起草和審核工作，提出意見和建議。協調總經辦內部各崗位之間的工作關系，促進工作高效開展。秘書崗位負責公司各類文件、資料的收發、登記、傳閱、歸檔等工作，確保文件流轉的及時性和準確性。協助總經辦主任安排會議日程，準備會議資料，做好會議記錄，并跟進會議決議的執行情況。負責公司領導的行程安排，包括出差、會議、接待等，做好相關的協調和保障工作。起草、打印、分發公司內部文件、通知、報告等各類文檔，確保文檔格式規范、內容準確。協助處理公司的日常行政事務，如辦公用品管理、車輛調度等。其他職能崗位根據總經辦工作需要，設置其他相關職能崗位，各崗位應明確職責，按照總經辦整體工作要求，認真履行職責，完成各項工作任務。三、工作流程與規范1.文件管理流程文件起草各部門根據工作需要起草文件，文件內容應符合公司政策和相關法律法規要求，表述準確、清晰。重要文件起草完成后，應經部門負責人審核簽字，并提交總經辦秘書進行格式調整和文字校對。文件審核總經辦秘書將審核后的文件提交總經辦副主任或主任進行審核。審核人應認真審查文件內容，對文件的準確性、完整性、合規性等方面提出修改意見，必要時與起草部門溝通協商。文件審核通過后，由審核人簽字確認。文件簽發根據文件性質和審批權限，由相應領導進行簽發。一般性文件由總經辦副主任簽發；重要文件、涉及公司重大決策等文件由總經辦主任簽發，必要時報公司董事長或總經理簽發。文件印發總經辦秘書根據領導簽發的文件進行編號、排版、打印，并加蓋公司公章。文件印發后，按照文件發送范圍進行分發，確保相關部門和人員及時收到文件。文件歸檔文件分發后，總經辦秘書負責將文件原件及相關附件進行整理歸檔，建立電子和紙質檔案，以便日后查閱。檔案管理應按照公司檔案管理制度要求進行分類存放，確保檔案的完整性和安全性。2.會議管理流程會議籌備根據會議主題、參會人員范圍等確定會議時間、地點，并提前通知參會人員。總經辦秘書負責準備會議資料，如會議議程、匯報材料、發言稿等，并確保資料內容準確、完整。布置會議場地，調試會議設備，確保會議正常進行。會議組織會議開始前，安排專人負責簽到、發放會議資料等工作。會議過程中，做好會議記錄，詳細記錄會議討論內容、決議事項及責任人等信息。維持會議秩序，確保會議順利進行。會議決議跟蹤會議結束后，及時整理會議記錄，形成會議紀要，并經總經辦主任審核后發送給參會人員及相關部門。總經辦秘書負責跟蹤會議決議的執行情況，定期向總經辦主任匯報，確保決議事項得到有效落實。3.領導行程安排流程行程需求收集提前收集公司領導的行程需求，包括出差、會議、接待等安排。與領導溝通確認行程的具體時間、地點、事項等詳細信息。行程規劃制定根據領導行程需求，結合工作實際情況，制定詳細的行程規劃，包括交通安排、住宿預訂、會議活動安排等。對行程規劃進行合理性評估，確保行程緊湊、高效，避免行程沖突和延誤。行程安排通知與協調將行程規劃及時通知相關部門和人員，協調各方資源，確保行程安排得到有效落實。與交通、住宿等相關服務提供商溝通協調，確保各項安排準確無誤。在行程執行過程中，實時關注行程動態，及時處理突發情況，確保領導行程順利進行。4.行政事務管理流程辦公用品管理定期統計辦公用品庫存情況，根據實際需求制定辦公用品采購計劃。負責辦公用品的采購、驗收、入庫、發放等工作，確保辦公用品的質量和供應及時性。建立辦公用品領用臺賬，記錄各部門及人員的領用情況，定期進行盤點。車輛調度管理建立公司車輛檔案，記錄車輛基本信息、維修保養情況等。根據公司用車需求，合理調度車輛，確保車輛使用安全、高效。做好車輛的維修、保養、保險等管理工作，定期對車輛進行檢查，確保車輛性能良好。對駕駛員進行安全教育和培訓，提高駕駛員安全意識和服務水平。四、溝通與協調機制1.內部溝通機制建立定期的工作例會制度，總經辦每周組織召開工作會議，各成員匯報上周工作進展情況、本周工作計劃及需要協調解決的問題。加強與公司各部門之間的溝通與協作，通過內部工作群、郵件等方式及時傳遞工作信息，共享工作資源。對于跨部門的工作任務，由總經辦牽頭組織相關部門進行協調溝通，明確各部門職責和工作流程，確保工作順利推進。2.外部溝通機制總經辦負責與政府部門、合作伙伴、客戶等外部機構保持密切溝通與聯系。及時了解國家政策法規變化，協調公司相關部門做好應對工作，確保公司運營符合法律法規要求。加強與合作伙伴的合作與交流，定期召開合作會議，共同商討合作事宜，維護良好的合作關系。做好客戶接待工作，展示公司良好形象，及時反饋客戶需求和意見，促進公司業務發展。五、保密制度1.保密范圍公司各類文件、資料、數據、會議紀要等涉及公司商業秘密、技術秘密、財務信息等均屬于保密范圍。公司領導的工作安排、決策過程等內部信息也應嚴格保密。2.保密措施總經辦成員應簽訂保密協議，明確保密責任和義務。對涉及保密內容的文件、資料等應進行嚴格的管理，設置專門的保密文件夾或存儲設備，限制訪問權限。在文件傳遞、使用過程中，應采取加密、專人傳遞等方式，確保保密信息的安全。禁止在非工作場合談論公司保密信息，不得隨意向無關人員透露公司機密。3.保密監督與檢查定期對總經辦成員的保密工作進行監督檢查，發現問題及時督促整改。對于違反保密制度的行為，將按照公司相關規定進行嚴肅處理，情節嚴重的將依法追究法律責任。六、工作紀律與考核1.工作紀律遵守公司各項規章制度，按時上下班，不得遲到、早退、曠工。工作時間內不得從事與工作無關的事情，如玩游戲、瀏覽無關網頁等。嚴格遵守保密制度，不得泄露公司機密信息。對待工作認真負責，積極主動，不得推諉扯皮、敷衍塞責。2.考核辦法建立總經辦成員工作考核制度，考核內容包括工作業績、工作態度、團隊協作等方面。工作業績考核主要依據個人完成的工作任務數量、質量、工作效率等指標進行評估。工作態度考核包括責任心、敬業精神、工作積極性等方面。團隊協作考核主要考察成員與其他部門及同事之間的溝通協作能力、配合默契程度等。考核方式采用定期考核與不定期考