外銷業務管理制度?一、總則1.目的為規范公司外銷業務流程，提高外銷業務管理水平，增強公司在國際市場的競爭力，實現公司外銷業務的可持續發展，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有外銷業務活動，包括但不限于外銷訂單的接收、評審、執行、出貨、收款以及客戶關系管理等環節。3.基本原則遵守國家法律法規及相關國際貿易規則，確保外銷業務合法合規開展。以客戶為中心，滿足客戶需求，提高客戶滿意度，維護公司良好的市場形象。加強內部協作與溝通，明確各部門職責，確保外銷業務流程順暢高效運行。注重風險防控，對業務過程中的各類風險進行有效識別、評估和應對，保障公司利益。二、組織與職責1.外銷業務部門負責外銷業務的開拓與市場調研，收集市場信息，尋找潛在客戶，建立客戶關系。接收客戶訂單，組織訂單評審，確保訂單內容清晰、準確、可行，并及時與客戶溝通訂單細節。負責合同的起草、簽訂與執行，跟蹤訂單生產進度，協調解決生產過程中的問題，確保按時、按質、按量完成訂單任務。安排貨物出運，辦理報關、報檢、貨運代理等相關手續，確保貨物順利出口。負責與客戶溝通貨款回收情況，及時跟進逾期賬款，采取有效措施催收回款，降低壞賬風險。處理客戶投訴與糾紛，維護良好的客戶關系，及時反饋客戶意見和市場動態信息給相關部門。2.市場部門協助外銷業務部門進行市場調研，分析市場趨勢和競爭對手情況，為外銷業務提供市場情報支持。參與制定公司外銷業務市場推廣策略，協助開展各類市場推廣活動，提升公司品牌在國際市場的知名度和影響力。3.生產部門根據外銷訂單要求，制定生產計劃并組織生產，確保產品質量符合客戶標準和相關國際標準。負責生產過程中的質量控制，及時解決生產過程中的質量問題，保證產品按時交付。與外銷業務部門密切配合，協調生產進度與訂單交貨期，確保生產任務按時完成。4.采購部門根據外銷訂單需求，負責原材料及零部件的采購工作，確保采購物資的質量、價格和供應及時性。與供應商建立良好的合作關系，管理采購合同，跟蹤采購進度，協調解決采購過程中的問題。5.質量控制部門制定并執行外銷產品的質量檢驗標準和檢驗流程，對外銷產品進行嚴格的質量檢驗，確保產品質量合格。參與訂單評審，從質量角度提出意見和建議，協助解決生產過程中的質量問題。負責對不合格產品進行評審和處理，跟蹤整改措施的執行情況，防止不合格產品流出公司。6.財務部門負責外銷業務的財務核算，按照相關會計準則和財務制度記錄和處理外銷業務的收入、成本、費用等財務事項。協助外銷業務部門進行訂單成本核算和報價，提供財務分析數據，為業務決策提供支持。負責外銷貨款的結算與管理，監控貨款回收情況，對逾期賬款進行預警并協助催收。辦理外銷業務相關的稅務申報與繳納手續，確保公司稅務合規。7.物流部門負責貨物的倉儲管理，確保貨物存儲安全、有序，做好貨物出入庫記錄。根據外銷業務部門的出貨指令，安排貨物運輸，選擇合適的運輸方式和物流合作伙伴，確保貨物按時、安全送達目的地。協助辦理貨物運輸過程中的相關手續，如提單簽發、運輸保險等。三、外銷業務流程1.客戶開發與訂單接收外銷業務部門通過多種渠道積極開展市場調研，收集潛在客戶信息，包括客戶需求、采購偏好、市場份額等。根據市場調研結果，制定客戶開發計劃，主動與潛在客戶進行溝通，介紹公司產品和服務優勢，建立初步客戶聯系。當收到客戶訂單意向時，外銷業務人員應及時與客戶溝通，詳細了解訂單具體要求，包括產品規格、數量、價格、交貨期、包裝要求、運輸方式等，并記錄在訂單意向表中。將訂單意向表提交給外銷業務部門負責人進行初步審核，審核內容包括訂單的可行性、客戶信用狀況等。對于初步審核通過的訂單意向，及時與客戶進一步溝通確認訂單細節，形成正式訂單。2.訂單評審外銷業務部門將正式訂單提交給相關部門進行評審，評審部門包括市場部門、生產部門、采購部門、質量控制部門、財務部門等。各評審部門按照各自職責對訂單進行評審，重點關注以下方面：市場部門：評估訂單對公司市場份額和品牌形象的影響，以及市場需求和價格合理性。生產部門：審核訂單生產任務的可行性，評估現有生產能力能否滿足訂單交貨期要求，提出生產計劃建議。采購部門：審查訂單所需原材料及零部件的采購可行性，評估供應商供應能力和交貨期，提出采購計劃建議。質量控制部門：確定訂單產品的質量檢驗標準和檢驗流程，評估產品質量風險，提出質量控制措施建議。財務部門：進行訂單成本核算和利潤分析，評估訂單的財務可行性，提出報價和收款建議。各評審部門在規定時間內完成評審，并將評審意見反饋給外銷業務部門。外銷業務部門負責匯總各部門評審意見，組織相關部門進行溝通協調，解決評審過程中出現的問題。根據評審結果，若訂單可行，由外銷業務部門與客戶簽訂銷售合同；若訂單存在問題無法滿足，外銷業務部門應及時與客戶溝通協商，調整訂單條款或放棄訂單。3.訂單執行外銷業務部門將簽訂的銷售合同副本分別發送給生產部門、采購部門、質量控制部門、財務部門等相關部門，作為各部門執行訂單的依據。生產部門根據訂單要求和生產計劃安排組織生產，確保產品質量和生產進度。在生產過程中，及時與外銷業務部門溝通生產進展情況，如遇生產問題影響交貨期，應提前通知外銷業務部門，共同協商解決方案。采購部門按照采購計劃及時采購訂單所需原材料及零部件，確保生產物資的供應及時性和質量可靠性。與供應商保持密切溝通，跟蹤采購進度，協調解決采購過程中的問題，如遇供應商交貨延遲等情況，及時反饋給外銷業務部門和生產部門。質量控制部門按照質量檢驗標準和檢驗流程對外銷產品進行全程質量監控，包括原材料檢驗、生產過程檢驗、成品檢驗等。對檢驗過程中發現的不合格產品，及時通知生產部門進行整改，確保產品質量符合客戶要求。外銷業務部門定期跟蹤訂單執行情況，及時協調解決各部門之間出現的問題，確保訂單按時、按質、按量完成。同時，與客戶保持密切溝通，及時反饋訂單執行進展情況，解答客戶疑問。4.出貨管理在訂單產品生產完成并經檢驗合格后，外銷業務部門通知物流部門安排貨物出運。物流部門根據外銷業務部門提供的出貨信息，包括貨物清單、包裝要求、運輸方式、目的地等，做好貨物出運前的準備工作，如安排貨物倉儲、辦理運輸手續等。外銷業務部門負責辦理貨物報關、報檢等相關手續，確保貨物出口符合國家法律法規和相關政策要求。在報關報檢過程中，提供準確、完整的貨物信息和相關單證，配合海關、檢驗檢疫機構等部門的工作。貨物出運后，外銷業務部門及時獲取貨運提單等運輸單據，并將相關信息傳遞給客戶，以便客戶及時了解貨物運輸情況。同時，做好貨物出運記錄，包括出貨日期、運輸方式、提單號碼等。5.收款管理財務部門根據銷售合同約定的收款方式和收款期限，及時跟蹤外銷貨款的回收情況。外銷業務部門協助財務部門做好貨款催收工作，在貨物出運后，按照合同約定及時向客戶發出收款通知，提醒客戶按時付款。對于逾期未付款的客戶，外銷業務人員應積極與客戶溝通，了解逾期原因，采取有效措施催收回款。財務部門定期對外銷貨款回收情況進行統計分析，對于逾期賬款達到一定期限的客戶，及時發出預警通知給外銷業務部門和相關管理層，并協助制定催收方案。如客戶出現財務困難或惡意拖欠貨款等情況，外銷業務部門和財務部門應共同研究應對措施，必要時通過法律途徑維護公司權益。6.客戶關系管理外銷業務部門負責建立和維護客戶檔案，記錄客戶基本信息、采購歷史、訂單執行情況、客戶反饋等內容，以便對客戶進行全面了解和管理。定期對客戶進行回訪，了解客戶對公司產品和服務的滿意度，收集客戶意見和建議，及時反饋給相關部門進行改進。通過客戶回訪，加強與客戶的溝通與互動，維護良好的客戶關系。對于重要客戶，制定專門的客戶維護計劃，提供個性化的服務和支持，增強客戶忠誠度。積極參與客戶組織的各類商務活動，加強與客戶的合作與交流。及時處理客戶投訴與糾紛，以積極、負責的態度解決客戶問題，避免客戶投訴升級。在處理客戶投訴過程中，認真傾聽客戶訴求，分析問題原因，采取有效措施加以解決，并將處理結果及時反饋給客戶，確保客戶滿意。四、風險管理1.風險識別外銷業務部門應定期對業務過程中的風險進行識別，重點關注以下風險因素：市場風險：包括市場需求變化、市場競爭加劇、匯率波動、貿易政策調整等。信用風險：客戶信用狀況不佳導致貨款無法按時回收，形成壞賬。生產風險：生產過程中出現質量問題、生產延誤、原材料供應短缺等影響訂單按時交付。采購風險：供應商違約、采購價格波動、采購物資質量不合格等。物流風險：貨物運輸過程中出現延誤、損壞、丟失等情況。法律風險：國際貿易法律法規變化、合同糾紛、知識產權糾紛等。2.風險評估針對識別出的風險因素，采用定性與定量相結合的方法進行風險評估，確定風險發生的可能性和影響程度。根據風險評估結果，對風險進行分類分級，如高風險、中風險、低風險，以便采取相應的風險應對措施。3.風險應對對于高風險事項，制定專項風險應對方案，采取積極有效的措施進行防范和控制。例如，針對匯率波動風險，可以通過外匯套期保值等金融工具進行規避；對于客戶信用風險，加強客戶信用調查與評估，建立客戶信用檔案，采取合適的信用政策和收款措施。對于中風險事項，密切關注風險變化情況，制定相應的風險監控措施，及時調整應對策略。如定期跟蹤市場動態，及時調整產品價格和市場策略應對市場風險；加強生產過程監控，提前儲備原材料應對生產風險等。對于低風險事項，保持適當關注，在日常業務操作中進行常規管理和控制。如加強與物流合作伙伴的溝通協調，確保貨物運輸安全等。五、信息管理1.客戶信息管理外銷業務部門負責收集、整理和維護客戶信息，包括客戶基本資料、聯系方式、采購偏好、交易記錄等。建立客戶信息數據庫，確保客戶信息的安全存儲和有效共享。客戶信息應嚴格保密，未經授權不得泄露給第三方。定期對客戶信息進行更新和完善，及時跟蹤客戶動態，為客戶關系管理提供準確的信息支持。2.訂單信息管理外銷業務部門負責訂單信息的記錄和管理，包括訂單接收、評審、執行、出貨、收款等全過程的信息。建立訂單管理系統，對訂單信息進行實時跟蹤和監控，確保各部門能夠及時獲取訂單相關信息，協同工作。定期對訂單信息進行統計分析，總結訂單執行過程中的經驗教訓，為業務決策提供數據支持。3.市場信息管理市場部門負責收集、分析和整理國際市場信息，包括市場需求、市場趨勢、競爭對手動態、行業政策等。定期發布市場信息報告，為外銷業務部門提供市場情報支持，幫助業務人員了解市場動態，制定合理的市場策略。鼓勵公司員工積極關注市場信息，及時反饋有價值的市場信息線索，形成全員參與市場信息管理的良好氛圍。六、合同管理1.合同簽訂外銷業務部門負責起草銷售合同，合同內容應明確雙方權利義務、產品規格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等條款。銷售合同起草完成后，提交給公司法律顧問進行審核，確保合同條款符合法律法規要求，不存在法律風險。經法律顧問審核通過的合同，由公司法定代表人或其授權代表與客戶簽訂。簽訂后的合同原件應妥善保管，及時將合同副本分發給相關部門作為執行依據。2.合同執行各相關部門按照銷售合同約定履行各自職責，確保合同順利執行。外銷業務部門負責跟蹤合同執行情況，及時協調解決合同執行過程中出現的問題。在合同執行過程中，如遇合同變更事項，如產品規格調整、交貨期變更、價格變動等，外銷業務部門應及時與客戶協商，簽訂合同變更協議，并按照合同變更流程進行審批和執行。3.合同歸檔合同執行完畢后，外銷業務部門負責將合同相關資料進行整理歸檔，包括合同原件、訂單、往來函件、運輸單據、收款記錄等。合同檔案應妥善保管，按照公司檔案管理規定進行分類存放，便于查閱和追溯。合同檔案的保管期限應符合法律法規和公司規定要求。七、績效考核1.考核指標外銷業務部門績效考核指標主要包括銷售額、利潤額、新客戶開發數量、客戶滿意度、貨款回收率等。市場部門績效考核指標包括市場調研質量、市場推廣效果、市場信息反饋及時性等。生產部門績效考核指標包括產品按時交付率、產品合格率、生產成本控制等。采購部門績效考核指標包括采購物資質量合格率、采購成本降低率、供應商交貨及時率等。質量控制部門績效考核指標包括產品檢驗合格率、質量問題處理及時率等。財務部門績效考核指標包括財務核算準確性、資金周轉率、稅務合規性等。物流部門績效考核指標包括貨物按時出運率、貨物運輸損壞率等。2.考核周期績效考核周期為月度考核與年度考核相結合。月度考核于次月上旬進行，年度考核于次年1月份進行，年度考核結果根據全年各月度考核成績綜合評定。3.考核方法采用定量與定性相結合的考核方法，定量指標根據實際完成數據進行評分，定性指標通過部門自評、上級評價、客戶評價等方式進行綜合評定。各部門應在考核周期結束后及時提交績效考核自評報告，詳細說明各項指標