某生產企業會計檔案管理辦法?一、總則1.目的為了加強本生產企業會計檔案管理，保證會計檔案的真實、完整、安全和有效利用，根據《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》以及財政部、國家檔案局發布的《會計檔案管理辦法》等有關法律法規，結合本企業實際情況，制定本辦法。2.適用范圍本辦法適用于本生產企業總部及所屬各分支機構、子公司的會計檔案管理工作。3.定義本辦法所稱會計檔案是指本企業在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映本企業經濟業務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。二、會計檔案管理職責分工1.財務部門職責負責會計檔案的收集、整理、立卷、裝訂和保管工作。按照國家統一會計制度的規定和會計業務的需要，定期將應當歸檔的會計資料整理立卷，編制會計檔案保管清冊。對當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由財務部門臨時保管一年，再移交本企業檔案管理部門保管。因工作需要確需推遲移交的，應當經檔案管理部門同意。財務部門臨時保管會計檔案最長不超過三年。臨時保管期間，會計檔案的保管應當符合國家檔案管理的有關規定，且出納人員不得兼管會計檔案。負責定期對會計檔案進行清查，確保會計檔案的安全完整。配合檔案管理部門做好會計檔案的查閱、復制和銷毀等工作。2.檔案管理部門職責負責接收財務部門移交的會計檔案，并按照檔案管理的要求進行整理、保管和提供利用。建立健全會計檔案查閱、復制登記制度，嚴格按照規定辦理查閱、復制手續。對保管期滿的會計檔案，按照規定提出銷毀意見，會同財務部門共同鑒定、嚴格審查，編造會計檔案銷毀清冊。定期對會計檔案的保管情況進行檢查，發現問題及時向企業領導報告并采取相應措施。三、會計檔案的內容1.會計憑證原始憑證，包括發票、收據、報銷單、借款單等各類外來和自制原始憑證。記賬憑證，根據審核無誤的原始憑證編制，記錄經濟業務的會計分錄和摘要。2.會計賬簿總賬，按照會計科目分類登記全部經濟業務的賬簿。明細賬，按照明細科目分類登記某一類經濟業務的賬簿，如應收賬款明細賬、原材料明細賬等。日記賬，按照經濟業務發生時間順序逐日逐筆登記的賬簿，如現金日記賬、銀行存款日記賬。其他輔助性賬簿，如固定資產卡片、低值易耗品備查簿等。3.財務會計報告月度、季度、年度財務報表，包括資產負債表、利潤表、現金流量表、所有者權益變動表等。財務情況說明書，對企業一定會計期間內財務、成本等情況進行分析總結的書面文字報告。4.其他會計資料銀行存款余額調節表，用于核對企業銀行存款日記賬與銀行對賬單余額差異的表格。銀行對賬單，企業與銀行之間進行資金往來核對的記錄。納稅申報表，企業向稅務機關申報納稅情況的表格。會計檔案移交清冊，記錄會計檔案從財務部門移交至檔案管理部門的詳細清單。會計檔案保管清冊，記錄會計檔案的種類、數量、保管期限等信息的清單。會計檔案銷毀清冊，記錄擬銷毀會計檔案的詳細情況及審批過程的清單。會計電算化數據備份資料，包括電子會計憑證、賬簿、報表等數據的備份，存儲在磁性介質或光盤等存儲設備上。四、會計檔案的整理與歸檔1.會計憑證整理每月終了，財務人員應對本月的會計憑證進行分類整理。按照記賬憑證的編號順序，將記賬憑證及其所附原始憑證一同整理排列。對原始憑證進行粘貼和折疊，使其規格與記賬憑證一致，并在粘貼單上注明原始憑證的張數、金額等信息。將整理好的會計憑證按順序裝訂成冊，在封面上注明企業名稱、年度、月份、記賬憑證種類、起訖日期、起訖號碼、記賬憑證張數、附件張數等內容，并由裝訂人員在裝訂線封簽處簽名或蓋章。2.會計賬簿整理年度終了，各種會計賬簿在結轉下年、建立新賬后，一般應將舊賬集中統一整理?；铐撡~簿應抽出空白頁，撤掉賬夾，用線繩將賬頁裝訂成冊。在封面上注明企業名稱、賬簿名稱、年度、冊數、編號等信息，并由相關人員簽章。訂本式賬簿應保持原有順序，不得抽換賬頁。3.財務會計報告整理月度、季度財務會計報告應按月度、季度分別整理成冊。年度財務會計報告應按規定依次裝訂，包括封面、目錄、會計報表、附注及其他相關資料。封面應注明企業名稱、年度、月份、報表名稱等信息，并加蓋單位公章。4.其他會計資料整理銀行存款余額調節表、銀行對賬單等應按月或按季整理，裝訂成冊，并注明日期、金額等相關信息。納稅申報表應按納稅期限分類整理，妥善保存。會計檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊等應按照編制時間順序整理歸檔。會計電算化數據備份資料應定期進行整理，存儲在安全可靠的存儲設備上，并注明備份時間、內容等信息。5.歸檔要求整理好的會計檔案應及時移交檔案管理部門歸檔。移交時，財務部門應編制會計檔案移交清冊，詳細列出移交會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限等內容。檔案管理部門接收會計檔案時，應對移交清冊進行認真核對，確認無誤后，雙方在移交清冊上簽字或蓋章。歸檔的會計檔案應保持原卷冊的封裝，不得隨意拆封。個別需要拆封重新整理的，檔案管理部門應會同財務部門和經辦人員共同拆封整理，以分清責任。五、會計檔案的保管期限1.永久保管年度財務會計報告。會計檔案保管清冊。會計檔案銷毀清冊。會計檔案鑒定意見書。2.定期保管會計憑證、會計賬簿等保管期限為30年。銀行存款余額調節表、銀行對賬單、納稅申報表等保管期限為10年。六、會計檔案的保管與存儲1.保管環境檔案管理部門應設置專門的會計檔案保管庫房，保持庫房清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家規定的標準。庫房內應配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等安全設施，確保會計檔案的安全存儲。2.存儲方式紙質會計檔案應存放在專用的檔案柜中，按照類別、年度、保管期限等順序排列，便于查找和管理。電子會計檔案應存儲在磁性介質或光盤等存儲設備上，并定期進行備份。備份存儲設備應異地存放，以防止因自然災害、意外事故等原因導致數據丟失。電子會計檔案的存儲應符合國家有關電子數據存儲的規定，確保數據的完整性、準確性和可讀性。七、會計檔案的查閱與復制1.查閱范圍本企業內部人員因工作需要查閱會計檔案的，可查閱與本人工作相關的會計檔案資料。外部單位因審計、稅務檢查、司法調查等原因需要查閱會計檔案的，應按照國家有關規定辦理審批手續。2.查閱手續本企業內部人員查閱會計檔案，應填寫《會計檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，經所在部門負責人審核同意后，報財務部門負責人批準。外部單位查閱會計檔案，應出具單位介紹信、查閱人有效身份證件等相關證明文件，并填寫《會計檔案查閱申請表》，經本企業財務部門負責人審核后，報企業分管領導批準。3.查閱要求查閱會計檔案時，檔案管理人員應在場監督，查閱人員應在指定地點查閱，不得將會計檔案攜帶出保管庫房。查閱人員應愛護會計檔案，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。需要復制會計檔案的，應經財務部門負責人批準，并在檔案管理人員的監督下進行復制。復制的會計檔案應與原件內容一致，并由檔案管理人員在復制件上加蓋"與原件核對無誤"印章。4.登記備案檔案管理人員應對查閱和復制會計檔案的情況進行詳細登記，包括查閱日期、查閱人姓名、工作單位、查閱內容、復制情況等信息，以備查考。八、會計檔案的銷毀1.銷毀條件保管期滿的會計檔案，除本辦法規定不得銷毀的情形外，可以按照規定程序銷毀。不得銷毀的會計檔案包括：未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，應單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。2.銷毀程序由檔案管理部門會同財務部門提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。企業負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。銷毀會計檔案時，應當由檔案管理部門和財務部門共同派員監銷。國家機關銷毀會計檔案時，應當由同級財政部門、審計部門派員參加監銷。財政部門銷毀會計檔案時，應當由同級審計部門派員參加監銷。監銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容進行清點核對；在銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。3.銷毀記錄會計檔案銷毀后，檔案管理部門應將銷毀情況記錄在案，包括銷毀日期、銷毀方式、監銷人員等信息，并將會計檔案銷毀清冊永久保存。九、會計檔案信息化管理1.電子會計檔案的管理要求企業應建立健全電子會計檔案管理制度，明確電子會計檔案的形成、收集、整理、歸檔、保管、利用、銷毀等環節的管理要求。電子會計檔案應來源真實，由計算機等電子設備形成和傳輸，且能夠準確、完整、有效接收和讀取，設定了經辦、審核、審批等必要的審簽程序。電子會計檔案應采用符合國家規定的存儲格式，并定期進行備份，備份存儲設備應異地存放。企業應配備必要的電子會計檔案管理軟件，對電子會計檔案進行分類、索引、檢索等管理，提高電子會計檔案的利用效率。2.電子會計檔案與紙質會計檔案的相互轉換企業應確保電子會計檔案與紙質會計檔案的一致性，在進行電子會計檔案與紙質會計檔案相互轉換時，應進行嚴格的審核和校驗，保證轉換后的檔案內容準確無誤。電子會計檔案的存儲格式應便于閱讀和打印，以便在需要時能夠轉換為紙質會計檔案進行查閱和使用。3.電子會計檔案的安全保密企業應加強電子會計檔案的安全保密工作，采取必要的技術手段和管理措施，防止電子會計檔案被篡改、丟失、泄露等。對訪問電子會計檔案的人員應進行權限控制，根據工作需要設置不同的訪問級別，確保只有授權人員才能訪問相關電子會計檔案。定期對電子會計檔案的存儲設備進行檢查和維護，確保存儲設備的安全可靠，防止因存儲設備故障導致電子會計檔案損壞或丟失。十、監督與檢查1.企業應定期對會計檔案管理工作進行監督檢查，檢查內容包括會計檔案的整理、歸檔、保管、查閱、復制、銷毀等環節的工作情況，以及會計檔案管理制度的執行情況。2.財務部門和檔案管理部門