某某公司文件管理規(guī)定?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文件管理，確保文件的規(guī)范、準(zhǔn)確、完整和有效，提高工作效率，特制定本規(guī)定。（二）適用范圍本規(guī)定適用于公司內(nèi)部各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工在工作過程中所涉及的各類文件的管理。（三）文件定義本規(guī)定所稱文件，是指公司在經(jīng)營管理、業(yè)務(wù)活動等過程中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的信息記錄，包括紙質(zhì)文件、電子文件等。二、文件分類與編號（一）文件分類1.行政文件：包括公司制度、行政通知、會議紀(jì)要、工作報(bào)告等，用于規(guī)范公司行政管理和日常運(yùn)營。2.業(yè)務(wù)文件：涵蓋公司各類業(yè)務(wù)活動產(chǎn)生的文件，如合同協(xié)議、項(xiàng)目文檔、業(yè)務(wù)報(bào)表等，與公司具體業(yè)務(wù)相關(guān)。3.財(cái)務(wù)文件：包含財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)文件等，涉及公司財(cái)務(wù)管理方面。4.人事文件：如員工檔案、招聘文件、培訓(xùn)記錄、績效考核文件等，關(guān)于公司人力資源管理。（二）文件編號1.編號原則唯一性：每個(gè)文件都有唯一的編號，避免重復(fù)。系統(tǒng)性：編號應(yīng)體現(xiàn)文件的類別、年份、順序等信息，便于分類和查找。2.編號方法行政文件：AD[年份][序號]，例如：AD2023001，表示2023年第1號行政文件。業(yè)務(wù)文件：BD[業(yè)務(wù)類別][年份][序號]，如業(yè)務(wù)類別為銷售，編號為BDSALES2023002，表示2023年銷售類第2號業(yè)務(wù)文件。財(cái)務(wù)文件：FD[年份][序號]，如FD2023003，表示2023年第3號財(cái)務(wù)文件。人事文件：HD[年份][序號]，如HD2023004，表示2023年第4號人事文件。三、文件起草與審核（一）起草1.各部門根據(jù)工作需要負(fù)責(zé)文件的起草工作。起草人應(yīng)確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰、簡潔，符合公司政策和相關(guān)法律法規(guī)要求。2.文件起草應(yīng)注明標(biāo)題、編號、起草部門、起草人、日期等信息。3.涉及多個(gè)部門的文件，由主辦部門負(fù)責(zé)牽頭起草，相關(guān)部門配合提供資料和意見。（二）審核1.文件起草完成后，需提交部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)從文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性、合規(guī)性以及與部門工作的關(guān)聯(lián)性等方面進(jìn)行審核，提出修改意見。2.對于重要文件或涉及多個(gè)部門的文件，還需提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從公司整體戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)方向等角度進(jìn)行把關(guān)，確保文件符合公司利益和發(fā)展要求。3.審核通過后的文件，由審核人簽署審核意見和姓名、日期。四、文件審批（一）審批流程1.一般行政文件由部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司總經(jīng)理審批。2.業(yè)務(wù)文件根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和重要程度，按照相應(yīng)的審批權(quán)限進(jìn)行審批。如合同協(xié)議，一般需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批，重大合同可能還需總經(jīng)理審批。3.財(cái)務(wù)文件由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司財(cái)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.人事文件由人力資源部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司人事分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）審批職責(zé)1.審批人應(yīng)對文件內(nèi)容進(jìn)行全面審查，重點(diǎn)關(guān)注文件的合法性、合理性、可行性以及對公司的影響等方面。2.審批人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成審批，并簽署明確的審批意見。如同意、不同意或提出修改意見等。五、文件發(fā)布（一）紙質(zhì)文件發(fā)布1.經(jīng)審批通過的文件，由起草部門負(fù)責(zé)按照規(guī)定的格式和份數(shù)進(jìn)行打印、裝訂。2.打印后的文件應(yīng)加蓋公司公章或相關(guān)部門印章（如有要求），確保文件的有效性。3.文件發(fā)布前，起草部門應(yīng)填寫《文件發(fā)放登記表》，詳細(xì)記錄文件名稱、編號、發(fā)放部門、發(fā)放份數(shù)、發(fā)放日期等信息。4.按照文件發(fā)放范圍，由專人將紙質(zhì)文件送達(dá)各接收部門，并要求接收人簽字確認(rèn)。（二）電子文件發(fā)布1.電子文件應(yīng)以電子文檔形式存儲在公司指定的文件服務(wù)器或共享文件夾中，并按照文件分類進(jìn)行規(guī)范命名和存放。2.發(fā)布電子文件時(shí)，起草部門應(yīng)在文件服務(wù)器相應(yīng)目錄下設(shè)置適當(dāng)?shù)脑L問權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠訪問。3.對于需要共享的電子文件，起草部門應(yīng)通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)或郵件等方式通知相關(guān)人員，并提供文件的下載路徑和訪問密碼（如有）。六、文件歸檔（一）歸檔范圍1.公司各類文件在辦理完畢后，均應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行歸檔。包括文件的正本、副本、電子文檔等。2.重要會議的會議紀(jì)要、決議等文件，應(yīng)及時(shí)歸檔保存。3.合同協(xié)議在履行完畢后，相關(guān)文件應(yīng)整理歸檔。（二）歸檔時(shí)間1.紙質(zhì)文件應(yīng)在文件辦理完畢后的一周內(nèi)完成歸檔。2.電子文件應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份歸檔，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（三）歸檔要求1.歸檔文件應(yīng)保持齊全、完整，按照文件編號順序進(jìn)行整理，不得缺頁、漏頁。2.對于電子文件，應(yīng)確保文件格式的兼容性和可讀性，同時(shí)做好文件的元數(shù)據(jù)記錄，便于查詢和管理。3.歸檔文件應(yīng)編制詳細(xì)的《文件歸檔目錄》，注明文件名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息，以便于檢索和查閱。七、文件保管（一）保管部門1.公司行政部負(fù)責(zé)統(tǒng)一保管公司各類行政文件。2.各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)保管本部門產(chǎn)生的業(yè)務(wù)文件。3.財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)保管財(cái)務(wù)文件。4.人力資源部負(fù)責(zé)保管人事文件。（二）保管期限1.公司文件的保管期限分為永久、長期和短期。永久保管的文件：涉及公司重大決策、重要?dú)v史資料、法律法規(guī)規(guī)定必須永久保存的文件等。長期保管的文件：一般為10年以上，如公司年度財(cái)務(wù)報(bào)表、重要業(yè)務(wù)合同等。短期保管的文件：一般為110年，如一般性的行政通知、臨時(shí)性業(yè)務(wù)文件等。2.保管期限應(yīng)在文件歸檔時(shí)明確標(biāo)注，并在《文件歸檔目錄》中記錄。（三）保管環(huán)境1.紙質(zhì)文件應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲的專用檔案柜中。2.電子文件應(yīng)存儲在安全可靠的服務(wù)器上，并定期進(jìn)行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。八、文件查閱與借閱（一）查閱1.公司員工因工作需要查閱文件時(shí)，應(yīng)填寫《文件查閱申請表》，注明查閱文件的名稱、編號、查閱原因等信息。2.《文件查閱申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到文件保管部門查閱文件。3.文件保管部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)提供查閱服務(wù)，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，確保文件的安全和完整。查閱人不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借文件。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)在《文件查閱登記表》上簽字確認(rèn)查閱情況。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱文件的，應(yīng)填寫《文件借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱文件的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等。2.《文件借閱申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、文件保管部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可辦理借閱手續(xù)。3.文件保管部門應(yīng)向借閱人提供文件的復(fù)印件或電子副本，并要求借閱人在《文件借閱登記表》上簽字確認(rèn)。如確需借閱原件，應(yīng)在借閱期限內(nèi)及時(shí)歸還，不得擅自延長借閱時(shí)間。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得損壞、丟失。如發(fā)生文件損壞或丟失，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。九、文件變更與廢止（一）變更1.文件在執(zhí)行過程中，如因政策調(diào)整、業(yè)務(wù)變化等原因需要變更內(nèi)容的，由原起草部門負(fù)責(zé)提出變更申請。2.變更申請應(yīng)說明變更的原因、內(nèi)容、涉及范圍等，并提交相關(guān)的支持材料。3.變更申請經(jīng)審核、審批流程后，由原起草部門負(fù)責(zé)對文件進(jìn)行修改，并按照文件發(fā)布程序重新發(fā)布。4.文件變更后，應(yīng)在原文件上加蓋"作廢"章，并在新文件中注明原文件的變更情況和廢止標(biāo)識。同時(shí)，更新相關(guān)的文件管理記錄，如《文件歸檔目錄》等。（二）廢止1.文件因不再適用、政策調(diào)整、業(yè)務(wù)結(jié)束等原因需要廢止的，由原起草部門或相關(guān)部門提出廢止申請。2.廢止申請應(yīng)說明廢止的原因和文件名稱、編號等信息。3.廢止申請經(jīng)審批通過后，文件保管部門應(yīng)將廢止的文件進(jìn)行封存，并在相關(guān)的文件管理記錄中注明廢止情況。4.對于涉及重要業(yè)務(wù)或具有一定保存價(jià)值的廢止文件，應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行妥善保存，以備后續(xù)查閱。十、文件保密（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、客戶信息等敏感內(nèi)容的文件，均屬于保密文件范疇。2.公司內(nèi)部制定的未公開的重要政策、戰(zhàn)略規(guī)劃等文件也應(yīng)嚴(yán)格保密。（二）保密措施1.保密文件應(yīng)在文件首頁加蓋"保密"標(biāo)識，并注明保密級別。2.文件保管部門應(yīng)設(shè)置專門的保密存儲區(qū)域，對保密文件進(jìn)行單獨(dú)存放，限制無關(guān)人員進(jìn)入。3.查閱和借閱保密文件應(yīng)按照嚴(yán)格的審批流程進(jìn)行，審批人應(yīng)確保查閱和借閱人員具備相應(yīng)的保密資質(zhì)和權(quán)限。4.對于保密文件的電子版本，應(yīng)采取加密存儲、訪問控制等技術(shù)手段進(jìn)行保護(hù)，防止數(shù)據(jù)泄露。5.員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，不得擅自傳播、泄露保密文件內(nèi)容。如違反保密規(guī)定，將依法追究相關(guān)責(zé)任。十一、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司行政部負(fù)責(zé)定期對各部門的文件管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括文件的起草、審核、審批、發(fā)布、歸檔、保管、查閱借閱等環(huán)節(jié)。2.監(jiān)督檢查可以采用定期檢查、不定期抽查等方式進(jìn)行，檢查結(jié)果應(yīng)形成書面報(bào)告。（二）考核機(jī)制1.將文件管理工作納入公司