學校檔案管理實施方案?一、引言學校檔案是學校教育教學、行政管理等各項工作的真實記錄，是學校發展歷程的重要見證，對于學校的發展、教學研究、經驗傳承等具有重要意義。為了加強學校檔案管理工作，提高檔案管理水平，確保檔案的完整性、準確性和安全性，特制定本實施方案。

二、檔案管理目標1.建立科學、規范、完善的檔案管理體系，實現檔案管理工作的制度化、規范化、信息化。2.確保各類檔案資料的及時收集、整理、歸檔，保證檔案的齊全完整，提高檔案的質量。3.加強檔案的開發利用，為學校的教學、科研、管理等工作提供有力的支持和服務。4.保障檔案信息的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。

三、檔案管理機構及職責1.檔案管理領導小組組成人員：由學校校長擔任組長，分管副校長擔任副組長，各部門負責人為成員。職責：全面領導學校檔案管理工作，制定檔案管理工作方針、政策和發展規劃。協調解決檔案管理工作中的重大問題，保障檔案管理工作所需的人員、經費、設備等條件。定期對檔案管理工作進行檢查和指導，督促各部門做好檔案管理工作。2.檔案管理部門設置：學校設立綜合檔案室，配備專職檔案管理人員[X]名。職責：貫徹執行國家有關檔案管理的法律法規和方針政策，制定學校檔案管理規章制度并組織實施。負責全校各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。負責檔案的信息化建設，建立檔案管理數據庫，實現檔案信息的計算機檢索和利用。開展檔案的開發利用工作，為學校各部門和師生提供檔案查閱、借閱等服務。定期對檔案進行鑒定、銷毀，做好檔案的統計工作。指導各部門兼職檔案員的業務工作，組織檔案業務培訓。3.各部門兼職檔案員人員配備：學校各部門確定一名兼職檔案員，負責本部門檔案的收集、整理和初步歸檔工作。職責：負責本部門日常工作中形成的各類文件材料的收集、整理，按照檔案管理要求進行分類、編號、裝訂等初步整理工作。定期將本部門整理好的檔案移交學校綜合檔案室。協助綜合檔案室做好檔案的查閱、借閱等服務工作，及時反饋檔案利用情況。

四、檔案分類及歸檔范圍1.黨群類分類：包括黨組織建設、黨員管理、宣傳工作、統戰工作、紀檢監察工作等方面的文件材料。歸檔范圍：學校黨組織的工作計劃、總結、報告、決議、決定等文件。黨員名冊、入黨申請書、入黨志愿書、轉正申請書、政審材料等黨員管理文件。學校的宣傳工作計劃、總結、活動記錄、宣傳報道等宣傳工作文件。統戰工作的相關文件、會議記錄、活動資料等。紀檢監察工作的文件、案件材料、審計報告等。2.行政類分類：涵蓋學校行政管理工作中的各類文件材料，如學校規劃、制度建設、會議紀要、人事管理、財務管理等。歸檔范圍：學校發展規劃、年度工作計劃、總結、規章制度等文件。學校行政會議紀要、校長辦公會記錄、專題會議記錄等。學校機構設置、人員編制、干部任免、教職工考核、獎懲等人事管理文件。學校財務預算、決算、審計報告、經費收支憑證等財務管理文件。學校資產管理文件，包括固定資產登記、清查報告等。學校對外交流合作、接待工作等方面的文件材料。3.教學類分類：主要涉及教學管理、教學研究、課程建設、師資培訓、學生學籍管理等方面的文件。歸檔范圍：教學工作計劃、總結、教學大綱、教學日歷、課程表等教學管理文件。教學研究項目申報、立項、結題材料，教學改革成果材料等。課程建設文件，包括課程標準、教材、教案、課件等。教師培訓計劃、培訓記錄、教師業務檔案等師資培訓文件。學生學籍檔案，包括新生錄取名冊、學生注冊登記表、成績冊、畢業生名冊等。教學質量監控文件，如教學檢查記錄、學生評教結果等。4.科研類分類：包含學校科研項目管理、科研成果管理、學術交流等方面的文件。歸檔范圍：科研項目申報書、立項通知書、任務書、合同書等項目管理文件。科研項目研究過程中的實驗數據、調研報告、論文發表、著作出版等成果材料。學術交流活動的通知、會議紀要、論文集等文件。科研獎勵申報材料、獲獎證書等科研獎勵文件。5.學生類分類：涉及學生思想政治教育、學生管理、學生活動等方面的文件。歸檔范圍：學生思想政治教育工作計劃、總結、活動記錄等文件。學生管理規定、學生獎懲材料、學生綜合素質評價材料等。學生社團活動文件，包括社團成立、活動記錄、獲獎情況等。學生社會實踐活動材料，如實踐報告、活動照片等。學生心理健康教育相關文件，如咨詢記錄、輔導材料等。6.基建類分類：主要是學校基本建設項目從規劃、設計到施工、竣工驗收等全過程形成的文件。歸檔范圍：基建項目立項文件，包括項目建議書、可行性研究報告、批復文件等。設計文件，如初步設計、施工圖設計文件等。工程招投標文件，包括招標公告、投標文件、中標通知書等。施工合同、監理合同等合同文件。工程施工過程中的圖紙會審記錄、技術交底記錄、工程變更通知、隱蔽工程驗收記錄、材料設備合格證等施工文件。工程竣工驗收文件，如竣工驗收報告、質量檢驗報告、竣工決算報告等。7.設備類分類：涵蓋學校教學設備、辦公設備、實驗設備等各類設備的購置、使用、管理等方面的文件。歸檔范圍：設備購置計劃、審批文件、采購合同等設備采購文件。設備驗收報告、安裝調試記錄、使用說明書、操作規程等設備使用文件。設備維護保養記錄、維修記錄、報廢申請及審批文件等設備管理文件。

五、檔案收集與整理1.檔案收集定期收集：各部門兼職檔案員應按照檔案管理要求，定期（每季度末）將本部門整理好的檔案移交學校綜合檔案室。及時收集：對于學校重要活動、突發事件等形成的文件材料，應在活動結束或事件處理完畢后及時收集歸檔。主動收集：檔案管理人員應主動深入各部門，了解檔案形成情況，及時指導兼職檔案員做好檔案收集工作。2.檔案整理分類標準：檔案管理人員按照檔案分類及歸檔范圍，對收集到的檔案進行分類整理。整理要求：遵循文件材料的形成規律和內在聯系，保持文件材料之間的有機聯系。按照文件材料的時間順序、重要程度等進行排列，編號清晰、準確。編制完整、準確的檔號，檔號應包括全宗號、年度、保管期限、目錄號、案卷號等。填寫規范的卷內文件目錄、備考表等，做到目錄與卷內文件相符。裝訂整齊、牢固，備考表應填寫齊全，案卷封面應書寫規范、清晰。

六、檔案編目與數字化1.檔案編目檔案管理人員根據整理好的檔案，編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內文件目錄等。目錄應包含檔號、題名、責任者、日期、頁數、保管期限等項目，確保目錄信息準確、完整。2.檔案數字化制定檔案數字化工作計劃，逐步對學校重要檔案進行數字化處理。掃描分辨率應符合檔案管理要求，一般不低于300dpi，確保圖像清晰可讀。建立檔案數字化數據庫，將掃描后的電子檔案進行存儲和管理，實現檔案信息的計算機檢索和利用。對數字化檔案進行備份，防止數據丟失。

七、檔案保管與保護1.檔案保管場所學校應設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃，相對濕度控制在45%60%。2.檔案裝具配備符合檔案保管要求的檔案柜、檔案架等裝具，對檔案進行分類存放。檔案裝具應堅固耐用，便于檔案的存放和查找。3.檔案保護措施定期對檔案進行檢查，發現問題及時處理，如對受潮的檔案進行晾曬，對破損的檔案進行修復等。做好檔案的防蟲、防霉工作，定期投放防蟲、防霉藥品。對電子檔案進行定期備份，存儲介質應妥善保管，防止數據丟失。

八、檔案利用與服務1.檔案利用制度制定檔案查閱、借閱制度，明確檔案利用的范圍、程序和要求。凡因工作需要查閱檔案的人員，須填寫檔案查閱申請表，經所在部門負責人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。借閱檔案須辦理借閱手續，借閱期限一般不超過[X]天，如需延期，應辦理續借手續。查閱、借閱檔案應嚴格遵守保密制度，不得擅自涂改、抽取、銷毀檔案內容，不得泄露檔案機密。2.檔案服務內容為學校各部門提供檔案查閱、借閱服務，滿足教學、科研、管理等工作的需要。根據學校工作需要，提供檔案編研服務，如編寫學校大事記、組織沿革、專題匯編等。開展檔案信息咨詢服務，為師生解答有關檔案方面的問題。

九、檔案鑒定與銷毀1.檔案鑒定定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業務部門人員等組成，對檔案進行逐卷鑒定。鑒定檔案應根據國家有關規定和學校實際情況，綜合考慮檔案的重要性、保存價值等因素，確定檔案的保管期限。2.檔案銷毀對已到保管期限且無保存價值的檔案，經檔案鑒定小組審核，報學校檔案管理領導小組批準后進行銷毀。檔案銷毀應編制銷毀清冊，注明檔案的檔號、題名、保管期限、銷毀時間等內容。檔案銷毀應在指定地點進行，由檔案管理人員和監銷人員共同監銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。

十、檔案管理監督與考核1.監督機制學校檔案管理領導小組定期對檔案管理工作進行檢查和監督，發現問題及時整改。檔案管理部門應加強對各部門兼職檔案員的業務指導和監督，確保檔案管理工作規范有序進行。2.考核制度建立檔案管理工作考核制度，將檔案管理工作納入學校各部門年度工作考核內容。考核內容包括檔案收集、整理、歸檔、保管、利用等方面的工作情況。對檔案管理工作成績突出的部門和個人進行表彰和獎勵，對工作不力的部門和個人進行批評教育，并責令限期整改。

十一、檔案管理信息化建設1.硬件設施建設配備必要的計算機、服務器、掃描儀、復印機、打印機等檔案管理設備，滿足檔案管理信息化工作的需要。建立檔案管理專用網絡，確保檔案信息傳輸安全、快捷。2.軟件系統建設選用適合學校檔案管理工作的檔案管理軟件，實現檔案的錄入、檢索、借閱、統計等功能。對檔案管理軟件進行定期維護和升級，確保軟件系統的穩定運行。3.人員