學生檔案管理制度?1.目的為了加強學生檔案管理，確保學生檔案的真實性、完整性和安全性，充分發揮學生檔案在學校教育教學、學生管理及社會服務等方面的作用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于本校全日制學生檔案的管理，包括學生從入學到畢業全過程中形成的各類檔案材料的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱和轉遞等工作。3.管理原則學生檔案管理遵循集中統一、分級負責、規范有序、安全保密的原則，確保檔案管理工作的科學性、系統性和準確性。二、檔案管理機構及職責1.學校檔案管理部門負責制定和完善學生檔案管理制度，并監督執行。集中保管全校學生的檔案，指導各學院（系）做好學生檔案的收集、整理、歸檔工作。負責學生檔案的查閱、借閱和轉遞工作，對檔案管理情況進行定期檢查和評估。負責檔案管理人員的業務培訓和考核。2.學院（系）負責本學院（系）學生檔案材料的收集、整理和初步審核工作，確保檔案材料的真實、完整、規范。設立兼職檔案員，負責本學院（系）學生檔案日常管理工作，并定期向學校檔案管理部門移交檔案。配合學校檔案管理部門做好學生檔案的查閱、借閱和轉遞等工作。三、檔案內容學生檔案主要包括以下內容：1.學生基本信息錄取登記表：記錄學生錄取時的基本情況，包括姓名、性別、出生日期、民族、政治面貌、錄取專業、錄取批次等。學籍卡片：記載學生在校期間的學籍變動情況，如入學時間、學制、學歷層次、專業名稱、學號、班級等。身份證復印件：學生入學時提交的身份證復印件。學生證復印件：學生在校期間使用的學生證復印件。2.學習成績檔案成績單：記錄學生每學期所學課程的成績、學分、考試類型等信息，包括必修課、選修課、實踐課程等。補考、重修記錄：學生補考、重修課程的成績及相關情況記錄。畢業實習報告、畢業論文（設計）及成績評定：學生畢業實習和畢業論文（設計）的相關材料及成績評定結果。3.獎懲材料獎勵材料：包括學校及以上各級政府、教育行政部門、學校頒發的各類獎勵證書、榮譽稱號的相關文件及登記表等，如優秀學生獎學金、三好學生、優秀學生干部、各類競賽獲獎證書等。處分材料：學生違反校規校紀受到的警告、嚴重警告、記過、留校察看、開除學籍等處分的相關文件、處分決定及學生申訴處理結果等材料。4.黨團組織材料入黨（團）申請書：學生向黨組織（團組織）遞交的入黨（團）申請書。自傳：學生個人成長經歷及思想演變過程的自傳材料。入黨（團）志愿書：學生被批準加入中國共產黨（中國共產主義青年團）時填寫的志愿書。政治歷史情況審查材料：對學生政治歷史情況進行審查的相關材料。黨（團）組織關系介紹信：學生黨（團）組織關系轉接的介紹信。5.社會實踐與志愿服務材料社會實踐活動記錄：學生參加社會實踐活動的計劃、總結、報告、照片等材料。志愿服務證書及相關材料：學生參與志愿服務活動獲得的證書及相關證明材料。6.體檢表學生入學時及在校期間的體檢報告，包括身體各系統的檢查結果、健康狀況評價等。7.就業材料就業推薦表：學校為畢業生出具的就業推薦材料，包括畢業生基本信息、學習成績、獎懲情況、就業意向等。就業協議書：畢業生與用人單位簽訂的就業協議書。報到證：畢業生就業報到的憑證。畢業生登記表：畢業生畢業時填寫的反映個人在校期間全面情況的登記表。8.其他材料學生在校期間獲得的其他各類證書、證明材料，如職業資格證書、計算機等級證書、英語等級證書等。學生在校期間的違紀違規處理記錄、申訴材料及相關處理結果等。其他與學生學習、生活、成長相關的有保存價值的材料。四、檔案收集與整理1.收集要求學校檔案管理部門和各學院（系）應明確學生檔案材料的收集范圍、內容要求和時間節點，確保檔案材料及時、完整地收集。各學院（系）兼職檔案員負責定期收集本學院（系）學生的各類檔案材料，并進行初步整理和審核，確保材料真實、有效、完整。檔案材料應使用A4紙張，書寫工整、字跡清晰，簽字蓋章齊全。對于不符合要求的材料，應及時退回相關部門或個人進行補充、更正。2.整理方法按照檔案內容分類，將學生檔案材料分為學生基本信息、學習成績檔案、獎懲材料、黨團組織材料、社會實踐與志愿服務材料、體檢表、就業材料、其他材料等類別。每類材料按照時間順序排列，同一類材料中按照重要程度或形成時間依次排列。為每份檔案材料編制頁碼，并在每份材料首頁右上角加蓋歸檔章，注明類別、年度、保管期限、件號、頁號等信息。填寫檔案目錄，目錄應包括序號、類別、材料名稱、日期、頁數、備注等內容，確保目錄與檔案材料內容一致。將整理好的檔案材料裝入檔案袋或檔案盒，并在檔案袋或檔案盒封面注明學生姓名、學號、專業、班級等信息。五、檔案歸檔1.歸檔時間新生入學檔案應在入學后一個月內整理歸檔。學生在校期間形成的檔案材料，各學院（系）應每學期末集中整理后移交學校檔案管理部門歸檔。畢業生檔案應在學生畢業當年6月底前整理歸檔，并按照學校要求及時轉遞。2.歸檔流程各學院（系）兼職檔案員將整理好的學生檔案材料移交本學院（系）負責人審核簽字后，填寫檔案移交清單，一式兩份，一份留存本學院（系），一份隨檔案材料一并移交學校檔案管理部門。學校檔案管理部門對接收的檔案材料進行再次審核，核對檔案材料的完整性、準確性和規范性。對于不符合要求的檔案材料，及時退回相關學院（系）進行補充或更正。審核無誤后，學校檔案管理部門將檔案材料按照類別、學號順序進行排列，裝入檔案柜或檔案庫房進行保管，并在檔案管理系統中錄入檔案信息。六、檔案保管1.保管場所學校應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案安全存放。檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家有關標準要求。2.保管期限學生檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案材料包括：畢業生登記表、學生檔案轉遞通知單存根等。長期保管的檔案材料包括：學生基本信息、學習成績檔案、獎懲材料、黨團組織材料、社會實踐與志愿服務材料、體檢表等，保管期限為60年。短期保管的檔案材料包括：就業材料等，保管期限為10年。3.檔案清點與檢查學校檔案管理部門應定期對學生檔案進行清點和檢查，確保檔案數量準確、存放有序。清點檢查內容包括檔案的完整性、準確性、規范性以及檔案保管環境等情況。每年應對檔案保管情況進行一次全面檢查，填寫檔案檢查記錄，對發現的問題及時采取措施進行整改。如發現檔案材料損壞、丟失等情況，應及時查明原因，采取補救措施，并向上級主管部門報告。七、檔案查閱與借閱1.查閱范圍本校教職工因工作需要，可查閱學生檔案中與教學、管理等相關的內容。學生本人因升學、就業、出國等需要，可查閱本人檔案中的部分內容。司法機關、行政機關因工作需要，依照法律程序可查閱學生檔案相關內容。2.查閱程序本校教職工查閱學生檔案，需填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，經所在部門負責人簽字同意后，報學校檔案管理部門審批。學校檔案管理部門審批通過后，安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。學生本人查閱檔案，需填寫檔案查閱申請表，經學院（系）輔導員簽字同意后，到學校檔案管理部門查閱。查閱時，應在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自摘抄、復制檔案內容。司法機關、行政機關查閱學生檔案，需出具單位介紹信和相關法律文書，經學校檔案管理部門審核同意后，按照規定程序查閱。查閱過程中，應嚴格遵守保密規定，不得泄露檔案內容。3.借閱范圍一般情況下，學生檔案不對外借閱。如有特殊情況確需借閱的，需經學校檔案管理部門負責人批準，并辦理借閱手續。借閱期限一般不超過兩周，特殊情況需延長的，應辦理續借手續。4.借閱程序借閱人填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、借閱檔案名稱、借閱時間等信息，經所在部門負責人簽字同意后，報學校檔案管理部門審批。學校檔案管理部門審批通過后，向借閱人發放檔案，并辦理借閱登記手續，注明借閱檔案名稱、借閱時間、借閱人姓名、歸還時間等信息。借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。借閱期滿后，應按時歸還檔案。如檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應承擔相應責任。八、檔案轉遞1.轉遞范圍學生畢業時，學校應按照就業協議或就業派遣方案，將畢業生檔案轉遞至就業單位或就業單位所在地的公共就業人才服務機構。學生升學時，學校應將學生檔案轉遞至錄取學校。學生因退學、轉學、休學等原因離校時，學校應將學生檔案轉遞至其戶籍所在地的公共就業人才服務機構或新就讀學校。2.轉遞方式學生檔案轉遞應通過機要交通或專人送取的方式進行，嚴禁個人自帶檔案轉遞。學校檔案管理部門應按照檔案轉遞要求，填寫檔案轉遞通知單，密封檔案，并在檔案封口處加蓋密封章。檔案轉遞通知單應與檔案一同轉遞，并注明檔案轉遞的相關信息。3.轉遞程序學校檔案管理部門根據學生就業、升學等情況，確定檔案轉遞去向，并填寫檔案轉遞清單，一式兩份，一份留存學校檔案管理部門，一份隨檔案轉遞。檔案管理部門按照轉遞方式將檔案轉遞至接收單位，并與接收單位辦理檔案交接手續，由接收單位在檔案轉遞清單上簽字蓋章確認。學校檔案管理部門應及時跟蹤檔案轉遞情況，確保檔案按時、準確送達接收單位。如檔案轉遞過程中出現問題，應及時與接收單位溝通協調，采取措施解決。九、檔案信息化管理1.建立檔案管理系統學校應建立學生檔案管理信息系統，將學生檔案的基本信息、電子檔案材料等錄入系統，實現檔案信息的數字化管理。檔案管理系統應具備檔案錄入、查詢、統計、借閱、轉遞等功能，方便檔案管理人員操作和使用。2.電子檔案管理對學生檔案中的紙質材料進行掃描，形成電子檔案，并按照檔案整理要求進行分類、編號、存儲。電子檔案應與紙質檔案內容一致，確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性。加強電子檔案的安全管理，采取數據備份、加密存儲、訪問控制等措施，防止電子檔案信息泄露、篡改和丟失。定期對電子檔案進行維護和更新，確保電子檔案信息的時效性和準確性。十、保密與安全1.保密制度檔案管理人員應嚴格遵守保密紀律，不得泄露學生檔案內容。對在檔案管理工作中知悉的學生個人隱私和敏感信息，應予以嚴格保密。查閱、借閱檔案時，檔案管理人員應監督查閱、借閱人員遵守保密規定，不得在無關人員面前談論檔案內容。未經學校批準，任何單位和個人不得擅自復制、傳播學生檔案信息。2.安全制度加強檔案庫房的安全管理，配備必要的安全設施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設備，確保檔案存放安全。建立檔案安全應急預案，定期進行演練，提高應對突發事件的能力。如發生檔案安全事故，應及時采取措施進行處理，并向上級主管部門報告。檔案管理人員應嚴格遵守檔案管理操作規程，確保檔案整理、歸檔、保管、查閱、借閱、轉遞等工作安全有序進行。十一、監督與考核1.監督檢查學校檔案管理部門負責對各學院（系）學生檔案管理工作進行定期監督檢查，檢查內容包括檔案收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、轉遞等工作的執行情況。對監督檢查中發現的