公司文件收發管理制度?1.目的為加強公司文件收發管理，確保文件傳遞及時、準確、安全，提高公司工作效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內部各部門及與公司有業務往來的外部單位之間文件的收發管理。3.職責分工行政部負責公司文件收發工作的歸口管理，制定和完善文件收發管理制度，并監督執行。負責公司各類文件的簽收、登記、分發、傳閱、歸檔、保管等工作。負責與外部單位文件收發的溝通協調工作，確保文件傳遞的順暢。各部門負責本部門文件的起草、審核、呈批、印發等工作，并按規定及時將文件送交行政部。負責本部門收到文件的簽收、登記、傳閱、保管等工作，并及時將處理結果反饋給行政部。負責對本部門文件收發工作的管理和監督，確保文件流轉的規范和安全。二、文件的分類與編號1.文件分類行政文件：包括公司決議、決定、通知、通報、報告、請示、批復、函等各類行政公文。業務文件：涉及公司業務活動的合同、協議、訂單、報價單、業務報表等文件。技術文件：公司的技術標準、規范、操作規程、設計圖紙、技術報告等文件。財務文件：財務預算、決算、報表、審計報告、稅務文件等與財務相關的文件。人事文件：員工招聘、培訓、考核、薪酬、福利、檔案等人事管理方面的文件。2.文件編號公司文件編號采用統一格式，由部門代碼、年份、流水號組成。部門代碼：按照公司各部門名稱首字母縮寫設定，如行政部為"XZ"，財務部為"CW"等。年份：取文件形成年份的后兩位數字，如2023年編號為"23"。流水號：按照文件形成的先后順序依次編排，從001開始。例如：行政部2023年第5號文件編號為"XZ23005"。三、文件的起草與審核1.起草文件起草應遵循國家法律法規和公司相關規定，內容準確、完整、清晰，語言規范、簡潔。起草部門應對文件的必要性、可行性、準確性進行充分論證，確保文件符合實際工作需要。文件起草人應注明文件的主題、主送部門、抄送部門、擬稿日期等信息。2.審核文件起草完成后，應由起草部門負責人進行審核，重點審核文件內容是否符合公司政策、是否與其他相關文件協調一致、格式是否規范等。涉及多個部門的文件，應經相關部門會簽后再進行審核。會簽部門應認真提出意見和建議，確保文件內容全面、合理。審核通過后的文件，起草部門負責人應在文件上簽署審核意見和姓名，并注明審核日期。四、文件的呈批與印發1.呈批審核后的文件應按照公司文件審批流程進行呈批。呈批文件時，應附上文件起草說明、審核意見等相關材料。文件呈批應根據文件內容和性質確定審批領導，重要文件需經總經理或董事長審批。審批領導應認真審閱文件，簽署審批意見和姓名，并注明審批日期。對于不同意的文件，應明確提出修改意見或不予批準的理由。2.印發經審批同意印發的文件，由行政部負責編號、排版、印刷、裝訂等工作。文件印刷應保證質量，格式規范、字跡清晰、頁面整潔。印刷份數應根據文件發放范圍和存檔需要合理確定。文件印發后，行政部應及時將文件分發給相關部門和人員，并做好發放記錄。發放記錄應包括文件名稱、編號、發放部門、發放日期、簽收人等信息。五、文件的收發管理1.收文管理簽收行政部收到外部來文后，應及時進行簽收。簽收時，應檢查文件的包裝是否完好，文件數量是否齊全，并在文件簽收登記簿上簽字確認。對于急件或重要文件，應優先處理，并及時通知相關部門和人員。登記簽收后的文件應立即進行登記，登記內容包括文件編號、來文單位、文件標題、文號、日期、密級、份數、附件等信息。行政部應建立收文臺賬，詳細記錄文件的收發情況，以便查詢和統計。分發行政部應根據文件內容和性質，及時將文件分發給相關部門和人員。分發文件時，應填寫文件傳閱單，注明文件名稱、編號、傳閱部門、傳閱人、傳閱日期等信息。對于需要多個部門傳閱的文件，應按照規定的傳閱順序依次傳遞，確保文件流轉順暢。傳閱人應在文件傳閱單上簽字確認，注明傳閱日期和處理意見。傳閱各部門收到行政部分發的文件后，應及時組織傳閱。傳閱文件應嚴格按照規定的范圍進行，不得擅自擴大或縮小傳閱范圍。傳閱人應認真閱讀文件內容，如有意見或建議應及時填寫在文件傳閱單上，并及時將文件傳遞給下一個傳閱人。對于需要辦理的文件，傳閱人應在規定時間內將處理結果反饋給行政部。保管傳閱完畢的文件，由行政部負責收回，并進行整理歸檔。歸檔文件應按照分類編號順序排列，便于查找和利用。行政部應定期對歸檔文件進行清查核對，確保文件的完整和安全。對于重要文件和機密文件，應按照公司保密制度進行保管，防止文件丟失、泄露。2.發文管理起草與審核：同前文"文件的起草與審核"。呈批與印發：同前文"文件的呈批與印發"。發放文件印發后，行政部應按照文件發放范圍及時將文件發放給相關部門和人員。發放方式可采用直接送達、郵寄、電子郵件等方式。采用郵寄方式發放文件時，應選擇可靠的快遞公司，并妥善保存郵寄憑證。采用電子郵件方式發放文件時，應確保收件人的郵箱地址準確無誤，并保留郵件發送記錄。文件發放后，行政部應及時跟蹤文件的接收情況，確保文件送達相關部門和人員手中。對于未及時接收文件的部門和人員，應及時進行催問。六、文件的借閱與查閱1.借閱公司內部人員因工作需要借閱文件時，應填寫文件借閱申請表，注明借閱文件名稱、編號、借閱原因、借閱期限等信息。文件借閱申請表經部門負責人審批后，交行政部辦理借閱手續。行政部應在文件借閱登記簿上登記借閱信息，并將文件借給借閱人。借閱人應妥善保管借閱的文件，不得轉借他人或擅自復印、摘抄、傳播文件內容。借閱期限屆滿，借閱人應及時歸還文件。如需延長借閱期限，應重新辦理借閱手續。行政部應定期對借閱文件進行催還，確保文件按時歸還。對于逾期未還的文件，應及時向借閱人催問，并視情況追究相關責任。2.查閱公司內部人員因工作需要查閱文件時，可直接到行政部查閱。查閱文件時，應在行政部指定的地點進行，不得將文件帶出查閱地點。查閱機密文件時，應經公司保密管理部門批準，并按照公司保密制度的規定進行查閱。查閱人不得擅自復印、摘抄、傳播機密文件內容。外部單位人員因工作需要查閱公司文件時，應提前與公司相關部門聯系，經公司領導批準后，方可到行政部查閱。查閱時，行政部應安排專人陪同，并對查閱過程進行監督。外部單位人員不得擅自復印、摘抄、傳播公司文件內容。如需復印或摘抄文件，應經公司領導批準，并在行政部指定的地點進行。七、文件的歸檔與銷毀1.歸檔文件辦理完畢后，承辦部門應及時將文件整理歸檔，并移交行政部。歸檔文件應齊全完整、分類準確、編目規范。行政部應按照公司檔案管理制度的規定，對歸檔文件進行整理、編目、裝訂等工作，并建立檔案目錄數據庫，便于查詢和利用。歸檔文件應妥善保管，存放地點應符合防火、防潮、防蟲、防盜等要求。檔案管理人員應定期對歸檔文件進行清查核對，確保文件的完整和安全。2.銷毀對于已失去保存價值的文件，行政部應定期進行清理銷毀。銷毀文件時，應填寫文件銷毀申請表，注明文件名稱、編號、銷毀原因、銷毀日期等信息。文件銷毀申請表經部門負責人審批后，交行政部辦理銷毀手續。行政部應安排專人負責文件銷毀工作，并在銷毀現場進行監督，確保文件銷毀徹底。文件銷毀后，行政部應在文件銷毀申請表上注明銷毀方式、銷毀時間、銷毀人等信息，并將申請表歸檔保存。八、文件收發的信息化管理1.公司應建立文件收發管理信息系統，實現文件的電子化收發、傳閱、審批、歸檔等功能。2.各部門應指定專人負責文件收發管理信息系統的操作和維護，確保系統的正常運行。3.文件起草人應將起草好的文件錄入文件收發管理信息系統，并按照審批流程進行呈批。審批領導應在系統中簽署審批意見，行政部應在系統中進行文件的編號、排版、印發等操作。4.文件收發管理信息系統應具備文件跟蹤、查詢、統計等功能，方便行政部和各部門對文件收發情況進行實時監控和管理。九、監督與考核1.行政部應定期對公司文件收發管理工作進行檢查和監督，發現問題及時整改。2.公司將文件收發管理工作納入部門績效考