第第頁檔案管理制度1.目的為規(guī)范公司檔案及資料的管理，特制定本指引。2.適用范圍適用于公司級(jí)檔案及資料的收集、整理、歸檔、移交﹑使用、保存及銷毀等管理工作。3.術(shù)語及定義3.1.資料：闡明所取得結(jié)果或提供所完成活動(dòng)的證據(jù)的文件。3.2.檔案：是指公司過去和現(xiàn)在的日常經(jīng)營管理工作中形成的對(duì)國家、社會(huì)和公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、實(shí)物等形式的歷史記錄。3.3.檔案資料按密級(jí)分類，有如下幾種：1)絕密：是最重要的公司秘密，泄露會(huì)使公司的利益遭受特別嚴(yán)重的損害。即公司發(fā)展經(jīng)營中，直接影響公司權(quán)益和利益的重要決策文件資料。2)機(jī)密：是重要的公司秘密，泄露會(huì)使公司的利益遭受嚴(yán)重的損害。即公司的財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料、重要會(huì)議記錄、公司經(jīng)營情況等。3)秘密：是一般的公司秘密，泄露會(huì)使公司的利益遭受損害。即公司人事檔案、合同、協(xié)議、尚未進(jìn)入市場(chǎng)或尚未公開的各類信息。4)內(nèi)部公開：是公司可以內(nèi)部公開，但不可以對(duì)外傳播的檔案。4.管理辦法4.1.檔案資料管理職責(zé)4.1.1各職能部門1)公司各職能部門及全體員工均有保護(hù)檔案的義務(wù)。2)公司各職能部門負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)記錄及檔案資料的日常收集、整理、歸檔和使用等管理工作。3)公司各職能部門負(fù)責(zé)向總經(jīng)理辦公室檔案室移交業(yè)務(wù)記錄及檔案資料。4)公司各職能部門應(yīng)根據(jù)工作性質(zhì)設(shè)置兼職的檔案管理人員。4.1.2總經(jīng)理辦公室1)總經(jīng)理辦公室是公司級(jí)檔案資料的歸口管理部門，負(fù)責(zé)檔案管理制度的制定和指導(dǎo)執(zhí)行。2)總經(jīng)理辦公室檔案室負(fù)責(zé)對(duì)應(yīng)歸檔業(yè)務(wù)記錄及檔案資料的接收、標(biāo)識(shí)、整理、保存和日常管理。3)總經(jīng)理辦公室人事管理人員負(fù)責(zé)人事檔案日常收集、整理、歸檔、貯存、保護(hù)、使用和管理。4.1.3工程管理中心1)負(fù)責(zé)工程檔案的日常收集、整理和歸檔工作。2)向總經(jīng)理辦公室檔案室移交業(yè)務(wù)記錄及檔案資料。4.1.4營銷管理中心1)負(fù)責(zé)項(xiàng)目前期及營銷檔案的日常收集、整理和歸檔工作。2)向總經(jīng)理辦公室檔案室移交除銷售檔案外的業(yè)務(wù)記錄及檔案資料。3)負(fù)責(zé)項(xiàng)目前期及銷售檔案的日常收集、整理、歸檔、貯存、保護(hù)、使用和管理。4.1.5財(cái)務(wù)管理中心1)按照《會(huì)計(jì)法》的規(guī)定，負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的日常收集、整理、貯存、保護(hù)、使用、歸檔、管理。2)向辦公室檔案室移交除會(huì)計(jì)制度規(guī)定須由財(cái)務(wù)管理部保管的相關(guān)會(huì)計(jì)檔案以外的，其他涉及公司經(jīng)營活動(dòng)的業(yè)務(wù)記錄及檔案資料。4.1.6總經(jīng)理辦公室檔案管理人員1)負(fù)責(zé)公司檔案保管、查閱、使用工作，為公司業(yè)務(wù)的開展提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。2)根據(jù)實(shí)際情況，負(fù)責(zé)對(duì)失去保存價(jià)值的檔案資料提出處理、銷毀意見。3)負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門及各項(xiàng)目公司的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。4.1.7各部門兼職資料員1)在公司檔案管理體系下，編制部門檔案管理制度，并根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)提出修改、補(bǔ)充意見。2)負(fù)責(zé)本部門所有審簽文件（即業(yè)務(wù)審批、合同及相關(guān)文件）、往來文件的收發(fā)、管理工作。3)負(fù)責(zé)收集本部門工作中形成的所有原始記錄、檔案、資料。4)對(duì)部門業(yè)務(wù)經(jīng)辦人移交的業(yè)務(wù)檔案資料進(jìn)行分類整理、歸檔，及時(shí)向公司移交成套的業(yè)務(wù)檔案資料正本原件。部門負(fù)責(zé)保管該套資料的副本、復(fù)印件。5)接受辦公室檔案管理人員對(duì)其檔案管理工作的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。4.1.8各部門業(yè)務(wù)經(jīng)辦人1)各部門業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)將本人經(jīng)辦取得的，涉及公司經(jīng)營活動(dòng)的證照、文件、合同等重要資料，第一時(shí)間移交辦公室檔案室。2)各部門業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)收集、分類、整理本人經(jīng)辦業(yè)務(wù)的記錄、文件、檔案，于業(yè)務(wù)階段性完結(jié)或全部完結(jié)后，移交本部門資料員。3)審簽文件由部門資料員集中管理，各業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員在完成審簽文件的審批后一天內(nèi)，需及時(shí)將審簽文件正本及審批意見送交部門資料員，并辦理好相應(yīng)交接手續(xù)，各業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員可留存審簽文件的復(fù)印件。4)往來文件由部門資料員統(tǒng)一管理，需由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人傳閱的往來文件，經(jīng)辦人傳閱后應(yīng)及時(shí)交回部門資料員，并辦理好相應(yīng)交接手續(xù)，各業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員可留存相應(yīng)文件的復(fù)印件。4.1.9各項(xiàng)目公司檔案管理員1)負(fù)責(zé)本公司所有檔案的日常收集、整理和歸檔工作。2)及時(shí)向總部總經(jīng)理辦公室檔案室移交重要檔案資料。3)每月28日前向總部總經(jīng)理辦公室檔案室上傳當(dāng)月新增檔案目錄。4)項(xiàng)目全面結(jié)束時(shí)，負(fù)責(zé)將所有檔案資料移交總部總經(jīng)理辦公室檔案室。4.2.檔案資料管理原則4.2.1公司檔案資料管理分為三個(gè)層次：1)公司總經(jīng)理辦公室檔案室2)各職能部門的檔案管理、各項(xiàng)目公司的檔案管理3)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員的文件管理4.2.2公司檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則。所有業(yè)務(wù)記錄及檔案資料必須按規(guī)定及時(shí)移交，集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和安全，便于開發(fā)利用，任何個(gè)人不得據(jù)為己有。4.2.3檔案資料的歸檔范圍及分類1)檔案資料的歸檔范圍：凡公司各項(xiàng)工作中形成的有保存價(jià)值，能夠全面、系統(tǒng)地反映工作情況和歷史情況的各種類型檔案資料，其原始資料均屬于歸檔范圍，檔案資料的歸檔范圍、移交時(shí)間、保管期限及密級(jí)具體參照：《公司檔案管理一覽表》。2)公司檔案資料按種類不同，可分以下幾類：政府辦文類（可細(xì)分為公司類、工程類、營銷類、財(cái)務(wù)類）證照類（可細(xì)分為公司執(zhí)照類、工程類、營銷類、財(cái)務(wù)類）經(jīng)濟(jì)合同類（可細(xì)分為辦公行政類、工程類、營銷類、融資類）工程基建類（可細(xì)分為工程施工類、工程招標(biāo)類、工程預(yù)結(jié)算類）其他文件類（可細(xì)分為政策法規(guī)類、政府類、股東類、董事會(huì)類、上級(jí)公司類、下屬公司類、綜合類等）3)公司檔案資料按業(yè)務(wù)性質(zhì)不同，可分以下幾類：綜合管理類工程檔案類營銷檔案類會(huì)計(jì)檔案類人事檔案類4.3.檔案資料收集及登記1)辦公室檔案管理人員應(yīng)對(duì)收到的資料的有效性進(jìn)行核查并及時(shí)辦理收文登記。2)辦公室檔案管理人員應(yīng)將資料來源及重要性對(duì)資料進(jìn)行分類,并編制資料名稱編號(hào)目錄表。資料存放在檔案袋盒中須與資料目錄一一對(duì)應(yīng)。3)以各職能部門為單位，各部門資料員（兼職）為其檔案管理責(zé)任人，負(fù)責(zé)編制本部門業(yè)務(wù)檔案及資料目錄并負(fù)責(zé)進(jìn)行收集、整理、清理及移交等工作。4.4.檔案資料移交4.4.1移交范圍要求1)各部門的檔案資料按總經(jīng)理辦公室檔案管理人員規(guī)定的公司級(jí)檔案及資料分類表要求進(jìn)行移交。4.4.2移交時(shí)間要求1)根據(jù)各種文件形成特點(diǎn)及規(guī)律確定相應(yīng)的歸檔時(shí)間：即時(shí)歸檔移交：政府部門相關(guān)的批示性文件材料、法規(guī)性等屬絕密性的資料應(yīng)即時(shí)移交、歸檔。按工作階段歸檔移交：如工程類的竣工資料等檔案資料，在工程進(jìn)行過程中，在每一個(gè)工作階段完成后，把該階段形成的資料整理歸檔移交。按子項(xiàng)目結(jié)束時(shí)間歸檔移交：如工程類的招標(biāo)文件資料等,在工程進(jìn)行過程中，每一個(gè)分包工程的招標(biāo)工作完成后，將該分包工程招投標(biāo)有關(guān)的文件資料歸檔、移交。2)按年度歸檔移交：一般的管理文件資料,一般在形成的第二年上半年內(nèi)向檔案室移交。4.4.3移交標(biāo)準(zhǔn)要求1)凡歸檔移交的檔案資料，必須保證所有資料為原件，需做到內(nèi)容真實(shí)，各種簽字蓋章齊全，無涂改現(xiàn)象。4.5.檔案資料保管1)總經(jīng)理辦公室檔案管理人員負(fù)責(zé)按有關(guān)管理規(guī)定確定公司檔案資料保存期并報(bào)總經(jīng)理辦公室主任審核，總經(jīng)理辦公室分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2)賬物相符。室藏檔案材料完整無缺，檔案資料收進(jìn)、移出、保存、銷毀都必須嚴(yán)格的手續(xù)，做到增減有據(jù)，數(shù)字準(zhǔn)確，確保檔案資料不散不丟。3)檔案庫房設(shè)專人負(fù)責(zé)管理，非行檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)，一律不準(zhǔn)進(jìn)入檔案庫房?jī)?nèi)。4)檔案資料要裝放在檔案柜內(nèi)，排列要整齊、美觀，保持庫房?jī)?nèi)空氣流通。5)存儲(chǔ)會(huì)計(jì)檔案的磁盤、光盤等磁性介質(zhì)應(yīng)妥善保管。備份盤裝在保護(hù)封套和包裝盒中，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場(chǎng)所。4.6.檔案資料保密及提供使用4.6.1檔案資料的保密1)檔案資料的密級(jí)由各職能部門提出，總經(jīng)理辦公室分管領(lǐng)導(dǎo)審核、總經(jīng)理審批，并由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一標(biāo)注、加蓋密級(jí)印章。4.6.2檔案資料的使用1)檔案資料使用的審批權(quán)限劃分為：絕密：借用/復(fù)制審批——使用人主管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理辦公室主任、總經(jīng)理辦公室分管領(lǐng)導(dǎo)審核，總經(jīng)理審批。機(jī)密：借用/復(fù)制審批——使用人主管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理辦公室主任、總經(jīng)理辦公室分管領(lǐng)導(dǎo)審核，總經(jīng)理審批。保密：借用審批——使用人主管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理辦公室主任審核、總經(jīng)理辦公室分管領(lǐng)導(dǎo)審批；復(fù)制審批——總經(jīng)理辦公室主任審核、總經(jīng)理辦公室分管領(lǐng)導(dǎo)審批。內(nèi)部公開：借用/復(fù)制審批——使用人主管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理辦公室主任審批。2)檔案資料使用《檔案資料使用審批表》，經(jīng)上述授權(quán)人簽字同意后方可借用或復(fù)制，并辦理登記手續(xù)，檔案資料用后應(yīng)及時(shí)歸還，檔案管理人員有義務(wù)按期催還，并應(yīng)嚴(yán)格進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)、辦理退還手續(xù)。3)借閱的檔案資料要求按期歸還，如有丟失、損壞或泄露，視情節(jié)輕重追究當(dāng)事人的責(zé)任。4)檔案資料是國家和公司的寶貴財(cái)富，借閱者應(yīng)予愛護(hù)，并對(duì)所借閱的檔案資料的安全、保密和完整負(fù)責(zé)，不得隨意損壞，涂改、沾污、標(biāo)記、拆散、抽頁、折角、轉(zhuǎn)借，更不得丟失。5)檔案管理人員要熟悉所管轄的檔案資料情況，編制卷內(nèi)目錄、全引目錄檢索工具，以便及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案利用。4.7.檔案資料統(tǒng)計(jì)1)檔案資料的收進(jìn)和移出隨時(shí)進(jìn)行登記，并出具月統(tǒng)計(jì)報(bào)表。2)全宗和案卷數(shù)量要每年年底匯總、核對(duì)一次。3)檔案管理人員應(yīng)及時(shí)準(zhǔn)確地掌握并記錄檔案資料的利用情況及效果。4.8.檔案資料鑒定和銷毀4.8.1檔案資料的鑒定1)對(duì)已超過保管期限的檔案，檔案管理人員組織定期鑒定。2)鑒定檔案在總經(jīng)理辦公室分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理辦公室主任主持下，由總經(jīng)理辦公室檔案管理人員、部門資料員和有關(guān)業(yè)務(wù)部門相關(guān)成員組成鑒定小組共同進(jìn)行。4.8.2檔案資料的銷毀1)鑒定工作結(jié)束后，鑒定小組對(duì)確無保存價(jià)值的檔案，編制《檔案資料銷毀清單》，提出銷毀建議，由總經(jīng)理辦公室分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2)檔案資料的銷毀程序銷毀檔案時(shí)，必須指定兩人以上專人對(duì)照《檔案資料銷毀清單》檢查待銷毀的檔案資料，確認(rèn)無誤后，方可銷毀。銷毀后，負(fù)責(zé)銷毀人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上注明“已銷毀”字樣和日期，并簽名蓋章。《檔案資料銷毀清單》及報(bào)告由檔案室保存。4.9.員工調(diào)（離）職時(shí)檔案交接的要求1)公司員工調(diào)（離）職時(shí)，必須與部門兼職資料員及總經(jīng)理辦公室檔案管理人員辦理檔案交接手續(xù)。4.10.檔