電子文件管理理論

——基礎篇紫光軟件電子檔案事業(yè)部季雪崗基礎篇2內容提要電子文件定義和種類電子文件特點和作用電子文件運動規(guī)律什么是電子文件？是業(yè)務流程電子化的產(chǎn)物具備大部分傳統(tǒng)文件的功能電子檔案具有保存價值的電子文件電子文件以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)存取并在通訊網(wǎng)絡上傳輸?shù)奈募Ｗⅲ何募侵笝C構或個人在履行其法定義務或業(yè)務事務活動過程中形成、收到并保管的作為證據(jù)及信息的記錄（引用ISO15489）。電子文件的構成要素5存儲載體描述文件的內容信息內容信息：是指文件中所表達的對象，包含了表達作者意圖的信息，包括文件形成者形成的文字、數(shù)字、圖像、聲音等。它是構成電子文件最基本的要素。文件的結構信息結構信息：是指文件內容信息所依托的載體和所呈現(xiàn)的形式，包括物理結構和邏輯結構。物理結構：記錄電子文件的存儲結構。如電子文件的內容信息是如何存儲在光盤、磁盤還是磁帶上；邏輯結構：記錄電子文件的顯現(xiàn)和還原信息。如電子文件的文字段落安排、格式以及載體附件等方面信息。電子文件的背景信息背景信息：是指有關文件及形成、維護文件管理背景的描述信息。如：反映文件來龍去脈和與其它文件的關聯(lián)信息、收文與發(fā)文機構的沿革和職能描述、文件保管系統(tǒng)的功能要求和系統(tǒng)環(huán)境信息等。電子文件信息的描述—元數(shù)據(jù)元數(shù)據(jù)：是指描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、編排結構、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)。書名出版者出版日期存儲信息閱讀工具…描述元數(shù)據(jù)與著錄信息的關系兩者既有聯(lián)系又有區(qū)別在內容上，兩者呈現(xiàn)交叉關系，有些元數(shù)據(jù)可直接轉化為規(guī)范的著錄信息，但不是所有的元數(shù)據(jù)都是著錄信息。在作用上，元數(shù)據(jù)的作用要比著錄信息廣泛，除了便于檢索的功能外，還包括維護電子文件的真實性、完整性和有效性等功能。總的來說，元數(shù)據(jù)的外延和作用要大于著錄信息。著錄信息主要側重于檔案特征的描述，而元數(shù)據(jù)則有著更廣泛的用途和更深入的環(huán)境特征描述。元數(shù)據(jù)的主要功能提供了對文件的全面描述保障文件的真實性、完整性和可讀性記錄電子文件的形成、管理和利用過程維持文件之間的歷史信息聯(lián)接采用標準和通用格式，可間接反映文件內容，降低電子文件管理風險支持文件信息的組織和查詢，方便檔案信息資源的聚類管理和深度開發(fā)支持文件的全程控制，支持文件管理流程的集成與優(yōu)化。可作為分布式數(shù)字檔案館中信息組織（整合）的工具和紐帶支持系統(tǒng)間的互操作性內容提要電子文件定義和種類電子文件特點和作用電子文件運動規(guī)律電子文件的特點信息的非人工識讀性及系統(tǒng)依賴性通過特定的讀取設備和程序解碼后才能識讀信息與載體的可分離性可以在不同的載體上同時存在或相互轉化，一份電子文件的全文和目錄信息可分散存儲。信息的流動性與不穩(wěn)定性流動性體現(xiàn)為電子文件保存位置的多樣性和利用服務的透明性。不穩(wěn)定性表現(xiàn)為電子文件容易被修改、丟失或毀壞。信息存取的不可靠性由于電子文件載體壽命的有限以及計算機技術淘汰，電子文件數(shù)字信息難以維持長久可靠的存取。電子文件的種類按信息格式文本文件、圖像文件、圖形文件、音頻文件、視頻文件、數(shù)據(jù)文件、命令文件按生成方式數(shù)字化文件、原始數(shù)字文件按文件的功能主文件，支持性文件，輔助性、工具性文件內容提要電子文件定義和種類電子文件特點和作用電子文件運動規(guī)律文件生命周期理論（RLM）創(chuàng)建/捕獲流轉/處理價值鑒定移交/歸檔收集/整理保管/管理開發(fā)/利用鑒定銷毀/永久保存文件利用率\價值形態(tài)文件運動過程第一價值第二價值100%現(xiàn)行文件非現(xiàn)行文件文件連續(xù)體理論17文件保管形式軸文件案卷全宗全宗集合形成者軸價值表現(xiàn)軸個人部門機構社會社會記憶機構記憶活動憑證行為軌跡業(yè)務活動軸行為活動職能目標圍1：創(chuàng)建圍2：捕獲圍3：組織圍4：聚合

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服務社會謝謝9、春去春又回，新桃換舊符。在那桃花盛開的地方，在這醉人芬芳的季節(jié)，愿你生活像春天一樣陽光，心情像桃花一樣美麗，日子像桃子一樣甜蜜。3月-253月-25Thursday,March13,202510、人的志向通常和他們的能力成正比例。14:34:1714:34:1714:343/13/20252:34:17PM11、夫學須志也，才須學也，非學無以廣才，非志無以成學。3月-2514:34:1714:34Mar-2513-Mar-2512、越是無能的人，越喜歡挑剔別人的錯兒。14:34:1714:34:1714:34Thursday,March13,202513、志不立，天下無可成之事。3月-253月-2514:34:1714:34:17March13,202514、ThankyouverymuchfortakingmewithyouonthatsplendidoutingtoLondon.ItwasthefirsttimethatIhadseentheToweroranyoftheotherfamoussights.IfI'dgonealone,Icouldn'thaveseennearlyasmuch,becauseIwouldn'thaveknownmywayabout.。13三月20252:34:17下午14:34:173月-2515、會當凌絕頂，一覽眾山小。三月252:34下午3月-2514:34March13,202516、如果一個人不知道他要駛向哪頭，那么任何風都不是順風。