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文檔簡介

百貨商業采購手冊

-

一、刖舌..................................1

二、XX采購部組織圖..................2

三、廣東省的流通業....................3

四、采購之職務說明......................6

五、成功之耍素........................11

六、行銷之基本要項...................13

七、營運政策...........................16

八、客戶政策...........................18

九、供貨商政策........................25

十、商品政策..........................26

十一、價格政策........................28

十二、包裝政策........................29

十三、促銷政策........................30

十四、自有品牌政策...................31

十五、價格結構........................32

十六、談判技巧與策略................41

十七、異議的處理....................53

十八、單位換算........................56

十九、進口價格之計算................58

二十、商品進口關稅和進口還節代征稅.....61

一、前百:

歡迎加入我們XX采購部的行列,本處的工作將是全中國最

具挑戰性的工作之一,我們期盼各位的加入會為本部門帶來沖

勁、活力、及創新,使我們邁向成功的大道。

XX采購部主要的任務在于:

一、篩選合作的供貨商。

二、慎選適合本公司客戶群的產品。

三、與供貨商談判最有利的供貨條件。(包括品質、包裝、品牌、折

扣、價格、進貨獎勵、廣告贊助、促銷辦法、訂貨數量、交貨期

限、及送貨地點等。)

四、訂定最有競爭力,同時又有合理利潤之售價。

五、與各倉庫作最有效的溝通,確保商品暢銷。

六、收集市場信息,掌握市場之需要及未來的趨勢。

七、為公司創造最高的業績及利潤,回報股東,并為全體工作同仁謀

求最佳的福利。

由以上的任務看來,業務處的責任在于采購(供貨商及商品之選

擇與訂貨)、訂價、及促銷之企劃工作,對毛利之達成承擔最大之責

任。

本公司之成立,是香港XX公司鑒于我國經濟成長之快速,國民

生活水準日漸提升,而流通業仍不夠現代化,聘請在臺灣量販業有實

務經驗之人士提供經營管理技術(KNOW-HOW),對我國未來流通

業注入一革新的通路,縮短制造商與零售商之間的流程,減少中間層

次剝削,使民生消費品之價格合理化,對我國整體經濟有重大的貢獻。

各位就是這個過程中的關鍵人物,在這自由化及國際化的時代,

各位都負有這一偉大的使命,讓我們一齊同心合作,貢獻個人的心力,

為我們在本公司的事業創造一個更美好的前程。

二、XX采購部組織圖:

采購協逋

三、廣東省的流通業

我們可概況下圖簡單說明廣東省內山制造商或進口商至零售商階段的流通

過程:

以上所謂的“零售商”事實上包括了廣東省為數三十萬家以上的

各行各業的零售店、農貿市場、平價商店、雜貨店、便利商店、個人

商店、超級市場、百貨公司、郵購公司、及無法計數的個體經營的地

攤等等直接賣給最終消費者的營利事業單位或個人。近幾個許多零售

店以連鎖之組織出現,以求在市場上更具有競爭力。

估計整體民生消費品流通業(不含資本財)之市場約有人民幣

5,000億元(其中廣州市約600億元),通常同一家制造商或進口商同

時以“數種”流通之形式將商品銷售出去。

下表是廣州市大型零售業及連鎖店之概況,由此表可看出百貨公

司大約占市民百分之十之消費市場,XX量販廣場在廣東省應有很大

的發展潛力。

L少卜1話廳大莖W曾文及連鎖店概況

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珠寶、莢容莢發

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四樓,兒笊,皮具、文體用M:fi.楂:家電、床用.燈飾,六樓:特惠場

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皮具、書與

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(12算盤)

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廣少卜1市大型曾曲業不L連鎖店概況

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百觸境超巾不詳2.580不詳無1295年36無-6:ftitt.百貨、日用.五金.飾拈、文具、妨稅

宏城抬市在鐐不詳3.000不詳無994年12無-K:據a.百貨、日用、家霆用品

屈臣氏不詳1.018不詳無494年10120-K:HJIJ.精品、百貨.化妝、飾乩、藥品、文玩、內衣拜

友誼超市不詳1300不詳無389年9無??俵:快餐、冷飲.糕點;二棱:百貨.辦公、電:B.iiillL玩

具.床上、洗滌用用

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四、采購之職務說明:

基本上本公司之成敗關鍵在于采購人員是否能掌握市場之需要

及趨勢,以合理的利潤為前提,用最有競爭力的價格,透過倉庫良好

之管理及各種促銷活動,將品質良好的商品銷售給專業客戶。

由此可見,采購人員在本公司之重要性,為了使各位明了采購之

職責,我們特地將采購的“職務說明”附上,請各位詳細研究,并與

主管討論,務必在擔當此一重任之前充分了解本身的職責及權限。

當然此一“職務說明”不可能涵蓋所有的細節,而且也會因時空

之變遷有所更動,身為采購人員的各位,應了解此種情況。

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職務說明

職稱:采購主管

直接主管:采購副理

直接部屬:采購員

(一)、主要職責:

1.負責公司指派商品之企劃及業務之拓展工作。

2.篩選合作的供貨商,并負責協商最佳的采購交易條件。

3.執行最有效的價格策略。

4.計劃各種促銷活動。

5.與賣場人員合作,擴展業績并達成毛利的目標。

(二)、主要工作項目:

1.在公司分配的倉庫賣場空間之下,經營公司所指派商品的企劃工

作。所選擇的商品應符合客戶的需耍,以擴展業達成毛利的目標。

2.選擇國內外最佳的供貨商,并取得最佳的采購交易條件,包括:

品質、規格、價格、折扣、廣告贊助、促銷、賣場陳列/示范、陳

列服務、包裝、最少訂購數量、訂購所需時間、及運送配合事宜

等。

3.開發并協商適合自助式批發的包裝(包括標示及說明)。

4.考慮市場的競爭狀況、價格敏感的項目、促銷、滯銷品特賣及其

它營業損失等因素,訂定市場上可能的最低售價、塑造非常有競

爭力的價格形象。

5.選擇XX快訊及賣場內的促銷項目,并談判最佳的采購條件及廣

告贊助,吸引客戶到XX來采購。

6.與賣場合作無間,以擴展業績(業績是與賣場共同分擔的責任),

并達成毛利比率及金額的目標(毛利是采購人員的主耍責任)。注

意存貨,與賣場合作并提供支持,使賣場存貨維持在最適當的水

準(存貨是與賣場共同分擔的責任)。

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7.盡可能多到賣場拜訪,以了解賣場的問題與機會,另外經常以電

話,傳真或采購通告等方式與賣場溝通。

8.定期拜訪并評估供貨商,以確保供貨的穩定性及公司的最佳利益。

9.開發品質良好的自有品牌商品,這些商品必須能有相當的銷售量,

并能以競爭性的價格售出(同時應有合理的利潤),讓客戶有物超

所值的感受。

10.以有系統的方式計劃所有活動(包括長短程的計劃及預算活動),

以減少或避免低效率及過多的打岔。同時應將所有的業務活動排

定優先級,原則上應“先做最重要的事,而非先做最急的事,

11.應實地觀察競爭廠商、研討會參觀展覽、閱讀報紙及專業雜志、

并與所有可能獲得資料來源的人士或機構討論或做市場研究,以

了解市場一般及個別的產品趨勢走向。

12.領導、培育、激勵、評估及督導采購員使能有效地對采購部作最

大的貢獻。

(三)、本職位元的任用規格:

本職位元人員應隨時記住附件的任用規格上所列出的明細,由這

些明細可看出公司對耿位的期望及需求。

(四)、授權項目:

1.本職位人員被授權在下列的架構之內獨立作業:

一營運政策

一客戶政策

一供貨商政策

一商品政策

一價格政策

一包裝政策

一促銷政策

一自有品牌政策

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一毛利目標

一業績目標

一到國外拜訪供貨商或參觀展覽的計劃

一費用預算

2.本職位人員未任滿一年者,對下列的決定應經常由采購協理的核準:

一供貨商(與任期無關)

一商品組合

一商品及商品類別(與任期無關)

一售價及毛利

一第一次訂貨

-XX快訊的項目(與任期無關)

一所有采購交易的條件

一采購員的解雇(與任期無關)

3.本職位人員必須確保采購員在本職位人員不在公司的時候

能獨立運作。采購員將作短期的決定,這些決定以不影響毛利

及商品組合為原則。同理,當采購員不在公司的時候,本職位

人員也應負責例行公事。

(五)、其它事項:

1.本職位人員所必須作的許多重要的決定,都是以良好的普

通常識及邏輯判斷做依據。

2.本職務說明不可能涵蓋所有的事項。本職位人員應執行由

采購協理在任何時間所指派之任何公務。

3.與賣場的充分溝通與密切配合的合作關系是本職位元成功

的必要條件。

4.本公司成功的要素有下列五項,本職位人員應確實做好:

一互信

一誠實

一團結合作

一奉獻

一斗志

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采購主管之任用規格

(一)、資歷之要求:

1.至少大專畢業,主修商學或相關科系。

2.男女不拘,年齡34歲以下,體格良好,身體健康,心思正常。

3.至少5年以上的百貨專業采購經驗。

4.對國內民生消費品之流通及價格結構有充分的了解。

5.英文說寫能力良好。

6.有好的溝通、談判、計劃、及分析技巧。

7.在行銷、國貿及委托加工采購有經驗者更佳。

8.對于制造過程、質量管制、商品法律規定、及計算機軟件應有良好經驗。

9.能依工作需求拜訪國內外的供貨商。

10.過去的工作成績良好而有證明文件者。

(二)、特質之要求:

I.誠實、易處、成熟、及穩健。

2.能對成果負責,并具有強烈的責任感。

3.有自我激勵、辦事積極、并富有創意。

4.能努力工作、活力充沛、且百折不撓。

5.有彈性、具團隊精神、并且能接納好的意見。

6.對個人在公司的事業有追求的目標。

7.愿意接受更多的挑戰。

8.能在公司的壓力下有效的工作。

9.能以具有質量與成本的觀念來做事。

10.愿與公司一齊成長。

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五、成功的要素

“成功”是人人所盼望追求者,成就感是管理大師MSLOW所強調“需要

的最高層次”,各位在本公司的事業也應以此為目標,努力追求,我們也深信世

界上沒有人喜歡失敗的,成功者往往就是能透澈了解或研究失敗的原因,而避免

重蹈覆轍。

我們認為成功的采購人員應至少具備下列要求;

1.操守廉潔:

面對各種供貨商,有些供貨商總會想辦法以金錢或其它方式來誘惑

采購人員,以達其銷售目的。采購人員若無法任持,可能不自覺掉入供

貨商的陷井,而不能自撥,進而任由供貨商擺布,到底人類對財富之欲

望是無止境的。有一句名言,很值得我們參考,那就是:“做事可以失敗,

做人不可失敗。”我們深信大部分的采購人員都能潔身自愛,否則紙包不

住火的,不應得之財富終會被曝光,這種人必遭公司與社會唾棄,而惹

致個人身敗名裂。

2.掌握市場:

流通業是將各種民生消費品賣給最終消費者的產業,故商品種類繁

多,且日新月異,采購人員必須努力透過各種管道及方式(包含檢討賣場人

員的建議與反應,因為他們最接近客戶),了解市場之需要及趨勢,而非坐

井觀天,如井底之蛙,自以為秀才不出門,能知天下事,究竟市場的變量太

多,我們應盡量利用一切資源,掌握它們,做好知己知彼,則必能百戰百勝。

3.精打細算:

有一商場名人曾說:“會賣不如會買”,這句話在流通業已成為至理銘言,

這句話的意思是:賣場人員若因為商品不對,或價格太貴,使再大的勁,也

不如采購人員選對商品,又買到便宜的價錢,來得更輕松,因為顧客的眼睛

是雪亮的,如果被倉庫賣場人員說服買下該件商品,事后發現被騙,他是不

會再光顧的。采購人員必須能精打細算,供貨商雖然犧牲了一點利潤,但若

銷售量增加,供貨商還是喜歡與這種采購人員或公司來往的。

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4.積極認真:

現代流通業講求的是速度及效率,否則就被淘汰出局,采購人員以積

極認真的態度來工作,將可使本公司的商品能適時適地的推出,符合賣場的

需要。與賣場的溝通更須要此種工作態度。

5.創新求進:

商場如戰場,不進則退,輸家可能成為贏家,贏家也可能變成輸家。

流通業尤其需要采購人員能有創新(非標新立異)的思考力,力求突破現狀,

陵時以新點子或創意來改善個人的工作方法與效率,同時在商品組合方面也

應力求創新,如此成功才可確保。

6.適應性強:

采購是個機動性很高的職位,對市場及供貨商均須隨時掌握,開發新

的商品或供貨商也是采購的重要職青之一,故東奔西走,其至遠赴國外采購

有時也是必要的。采購人員因此必須有很強的適應性,能夠適應不同的環境、

地區、或國家,否則一直坐在辦公室是不可能把工作做好的。身為采購對其

所負責之利潤預算負全責,其壓力可想而知,采購更必須能適應此壓力。這

是一項勞心勞力的工作,勞心指竭盡腦筋把工作做好的付出,勞力指輾轉各

地體力負荷,要做好采購的工作,須事先有此心理準備。

7.團結合作;

表面上采購工作似乎是單獨作業,但人不可能脫離群居而單獨生活,

采購人員也不可能脫離公司的整體作業,采購必須與同事和諧共處,彼此合

作,互相支持,采購的工作才可無往不利。身為采購應去除本位主義或獨善

其身的意識,凡事應以公司大局為重,待人處事,尤須注重團隊的合作,并

以公司的利益為前提c團結生力量,這是很容易懂的,我們揮公司的整體的

力量,與競爭對手在市場上一爭長短。覆巢之下無完卵,公司全體每一位同

事都應有此憂患意識,公司,可在巾場上永續經營,個人在公司的事業力可

確保。

以上七項成功的要素,請采購人員切記。

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六、行銷的基本要項:

?項商品經過市場調查、產品設計、制程規劃、設各配置、人員招募與訓練、

原料或零組件采購、生產、包裝、儲存、運送、廣告、促銷、批發、零售到消費

者手中,嚴格來說是一種很冗長的過程,然而所有的企業就是在這種冗長的競賽

中求生存,在這種競賽中當然有贏家,也有輸家,輸贏的因素很多,但最重要的

就是有沒有掌握行銷的5P,所謂行銷的5P就是:

一商品(PRODUCT)

一價格(PRICE)

一流通管道及銷售地點(PLACE)

一廣告促銷(PROMOTION)

一人員(PEOPLE)

采購人員必須對這行銷的5P有深入的了解,才可能知己知彼,百戰百勝,

以下是這5P的簡單介紹:

1.商品:

采購人員最重要的一件事就是經由各種管道了解市場的需要,選擇客戶所

需要的商品,如果背離客戶的需要,采購工作注定要失敗,公司必定庫存堆積,

而賣不出去。選擇商品應考慮下列因素?:

一口味、風味、質地、色澤、新鮮度、安全、衛生(特別指食品)

一功能一包裝

一質量一售后服務保證

一知名度或吸引力一訂貨數量及交貨期

一設計、花色、及尺寸一商品齊全度

一流行性、新奇性、或獨特性一商品說明

2.價格:

本公司銷售的商品最大的特色在于物美價廉,價格在行銷上占了舉足輕重

的地位,在消費意識高漲,信息發達的今日,價格的高低很快就會在消費者的心

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目中一種建立起形象。本公司的顧客均為專業客戶,這些人對價格更為敏感,故

采購人員必定要在價格的談判中,確實去研究競爭者的價格,并為本公司求取最

佳的價格,否則就不應輕易去采購該項商品。物超所值是本公司商品的最大優勢。

1.流通管道及銷售地點:

本公司的成立對中國的流通業是一項嶄新的嘗試,這種在國外

已經營30年的流通形式,己在全世界20余國被證明為極具經營成效

和的流通管道。此種流通管道大大地縮短了生產廠商與零售商的距

離,為他們提供了最佳的服務。本公司的另一特點就是寬敞的停車場

及寬廣的貨架間走道,為客戶帶來無比的便利與舒適。采購人員應假

設自己是消費者,以消費者的眼光來選擇商,畢竟采購人員選擇的商

品是要賣給客戶,而不是自己。同時賣場采自選量販銷售,客戶得以

自由購貨,免受干擾。因此商品品名及說明是采購人員必須特別謹慎

與供貨商談判的項目之一,以便客戶能以最少之精力,在最短的時間

內去了解商品。

除了流通管道之外,商品的銷售地點也極為重要,如果某一項商

品是被陳列在客戶動線的死角,則采購人員應計劃很好的促銷活動或

廣告宣傳,以吸引客戶購買死角的商品。

2.廣告促銷

廣告的目的在丁透過各種媒體(如:電視、廣播、報紙、雜

志、看板等)刺激需求,通常須要以累積廣告信息向目標客戶說

明產品的特點,讓客戶經由認知、了解、信賴、等階段,轉為最

后的購買意愿及行動。本公司的“XX快訊”就是用來做廣告以

刺激需求之用,它是采購人員的利器,也因此采購人中通常都須

花25%以上的時間去計劃。只有廣告,沒有促銷,有時也會功虧

一簧,促銷是喚起需要的刺激方案,一般均采混合促銷方式,包

括:廣告、海報、標示、端架展售、示范、解說、陳列、試用、

贈品、抽獎、折扣、折價、及其它富有創意的促銷方式,以發揮

促銷的相乘效果,吸引客戶的購買。

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我們的專業客戶與我們一樣都是精打細算,XX快訊的商品通常

也帶動了其它商品的銷售,故采購人員一定要在促銷商品的選擇與議

價上特別下一番功夫。

3.人員

任何企業是以“人”為本,商品的銷售必須直接或間接地依

賴人,本公司自助式的量販銷售也不例外。這里所說的人,當然

是指全體員工,唯有大家團結合作,從選擇最正確商品開始,訂

出最有競爭性的價格,以最吸引人的方式陳列標價,創造最好的

購物環境,讓客戶感受最親切的服務,如此才可將商品順利銷售

出去,讓客戶滿意之后,再三回到本公司來購物,如此本公司在

獲得合理的利潤之后,得以永繼經營,每一位員工在公司的事業

將可順利地發展。

每一位員工在一個企業之中,就像一部精密的機器之零件,

都是不可或缺的,任何零件都有其重要性,只是功能不一樣而已,

采購人員若知道這一點,就會以平常心與其它同事共處了。采購

人員的首要職責是達成公司的利潤目標,請采購人員靈活運用

5P,本公司的利潤目標將不難達成。

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七、營運政策(COMMERCIALPOLICY):

本公司是貨倉式之自選商場,采取量販式銷售,故定名為“XX量販廣場”,

本公司的營運政策如下:

項目政策說明

市場定位我們是連鎖經營之貨倉式自選商場,銷售民生消費品給有營

業登記的零售商或各型企業單位及組織,以及有大量消費潛

力之家庭或個人

公司使命以本土化的經營管理及國外的經營技術作后盾,我們的使命

在于促使國內的消費品流通業更現代化,提供專業客戶及供

1曳商最大的利益

價格及商我們提供最低的價格讓專業客戶一次購足他們營業所須要的

品組合商品。我們有為數達二萬五千項的食品及百貨商品。客戶來

本公司購物將會物超所值的感受。我們透過每兩周一次的好

乂多快訊,將我們精挑細選的促銷商品或新產品通知客戶,

讓他們與我們分享利益

方便我們免費提供超大的停車空間及較長的營業時間。我們的量

販廣場都設在高速公路或重要的道路附近,客戶將可輕易地

到達。量販廣場內并附設餐廳,提供更舒適的購物環境。

陳列客戶們以自選的方式購物可滿足他們自主的需求。因此,我

們的商品陳列將力求標示明確、清潔衛生、及井然有序。

質量所有商品都是由全世界各地一流廠商或同等質量的供貨商所

精挑細選的。對生鮮食品而言,新鮮度是我們最重視且最自

豪的。

保證我們絕對讓客戶滿意。生鮮食品以外的商品,如果客戶有所

不滿意,可在三十天之內憑發票及原包裝退貨。所有電器用

品都至少一個的免費售后服務。

自有品牌本公司也銷售自有品牌的商品,這些商品的質量與暢銷品牌

的質量相同,但售價更便宜,我們的目的是要增加專業客戶

的利潤或降低他們的營業費用。

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八、客戶政策(CUSTOMERPOLICY):

本公司在流通產業的定位與眾不同,由于本公司有獨到的

經營管理技術,此種技術在全世界各地均十分成功,本公司的

客戶政策如:

項目政策說明

類另U本公司的專業客戶群包括:有營業登記的店主,各種公司行號及

組織的主管或負責采購的人員、及有大量消費潛力的家庭或個人

登記本公司以郵寄及派員現場說明等等方式在每倉庫四十分鐘程或涵

蓋之商圈的范圍內,選擇70,000至120,000的專業客戶。

好又多每一位客戶都有一張XX會員卡,此卡在入口處加以審驗。

會員卡

客戶說明由于本公司采取自選式量販銷售,本公司應向客戶宣傳與說明本公

司的銷售制度,例如:停車、商品陳列、標價、及結帳。客戶必須

將購物手推車歸還到停車場指定地點。

采購者及每位采購者都可帶四名助手到賣場采購

助手每位采購者都可帶四名助手到賣場采購及助手

袋子或個客戶不得攜帶任何較錢包或皮夾子大的袋子或個人物品。這些

人物品物品可暫時在接待柜臺保管。為了成本與環保這之理由,本公

司并不提供任何手提袋。

發票查驗為確保所有的商品其發標的正確性,有一位本公司的員工將在

結帳之后查驗發票,以保障客戶的權益。

附件為本公司的客戶分類表。

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客戶分類表TRUST-CUSTOMERCLASSIFICATION

餐飲業Cateringtrade

中國餐廳Chineserestaurants

東方口味餐廳Onientalrestaurants

海產餐廳Seafoodrestaurants

火鍋餐廳Firepotrestaurants

西式餐廳Western-foodrestaurants

牛排館Steakhouses

茶藝館Teahouses

速食餐廳Fast-foodrestaurant

咖啡屋Coffeeshops

工廠餐廳Factorycanteens

學校餐廳Schoolcanteens

公司餐廳Officecanteens

自助飲食店Self-servicefoodstores

便當供應中心Lunch-boxcenters

啤酒屋Beerhouses

飲食攤Smallfoodstands

食品零售業FoodretailTrade

菜攤Vegetablestands

水果攤Fruitstands

海產攤Sea-foodstands

肉攤Meatstands

家禽攤Poultrystands

食品行Foodshops(includingbakeries&candyshops

平價商店Mini-supermarkets

雜貨店Smallgrocers

米店Riceshops

油行Oilshops

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食品批發業FoodwholesaleTrade

大型批發商Largefoodwholesalers(21&up)

中型批發商Mediumfood\vholesalers(6-20)

小型批發商Smallfoodwholesalers

旅館及休閑業Hotel&LeisureTrade

大中型旅館Hotels(mdeium&large)

小型旅館Hotels(small)

美容院Beautyparlors(barbershops)

按摩院Massageparlors

桑拿浴店Saunaparlors

百貨零售業Non-FoodRetailTrade

照片沖印店Photoprintshops

攝影社Photostudio

照相器材店Camerashops

電器行Electricalshops

唱片行Recordshops

家具行Furnitureshops

文具店Stationeryshops

書店Bookstores

運動器材店Sportsshops

鐘表店Clock&watchshops

眼鏡店Opticianshops

服飾行Fashionshops

鞋店Shoeshops

旅行用品店Luggageshops

嬰兒房Babysalons

禮品店Giftshops

園藝店(含花店)Horticulturalshops(includingflorists)

珠寶店Jeweleryshops

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水族館Aquariumshops

餐具店Kitchenwareshops

洗衣店Laundryshops

寵物店Petshops

手工藝品店Handicraftshops

百貨行Smallvarietystores

棉被行Blanketshops

玩具店Toyshops

釣具店Fishingequipmentshops

樂器行Musicalinstrumentshops

燈飾店Lightingshops

地毯行Carpet&rugshops(includinghomefurnishing)

廣告社Sign-markingshops

衛浴用品店Bath-roomshops

公司及工廠Companies&Factories

大型公司Largecompanies(101&up)

中型公司Mediumcompanies(21-100)

小型公司Smallcompanies(1-20)

大型工廠Largefactories(501-up)

中型工廠Mediumfactories(101-500)

小型工廠Smallfactories(1-100)

公司福利社Companycooperatives

工廠福利社Factorycooperatives

維修業Repair,Renovation,&CleaningTrade

汽車修理廠Cargarages(includingmotoroilshops)

機車修理廠Motorcyclerepairshops

汽車材料行Caraccessoryshops

機車材料行Motorcycleaccessoryshops

水電材料行Plumber&electricianmaterialshops

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水電行Plumber&electri

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