湖南商務職業技術學院畢業設計目錄TOC\o"1-2"\t"標題（1）,1"1 桃江縣榮佳物流服務有限公司基本情況 桃江縣榮佳物流服務有限公司管理費用控制制度優化設計桃江縣榮佳物流服務有限公司基本情況桃江縣榮佳物流服務有限公司成立于2017年03月07日，地處湖南省益陽市桃江縣桃花江鎮，其法定代表人為張波，公司總注冊資本480萬元。公司運營范疇主要包含一般貨物道路運輸；大型物件運輸；其他道路貨物運輸；冷藏貨物運輸；內河貨物運輸；渣土、土石方運輸；貨物配送、倉儲、包裝、搬運、裝卸服務；物流信息咨詢服務等。桃江縣榮佳物流服務有限公司作為一家物流服務企業，給受眾傳遞著為滿足客戶需求而對商品、服務及相關信息的整合與儲存的行業理念。公司管理費用預算控制現狀公司管理費用的構成桃江縣榮佳物流服務有限公司是一家主要從事大物件運輸的物流服務公司，組織與管理物流服務運營過程中產生的各項費用為該公司行政部分的主要管理費用，桃江縣榮佳物流服務有限公司具體管理費用構成情況如下表所示(以2019年為例)：表SEQ表格\*ARABIC1管理費用構成情況名稱比重（%）金額（元）職工薪酬及福利費13.97%320989.00辦公費11.92%274000.00差旅費26.02%597898.60業務招待費24.37%560047.00物流服務費16.97%390090.00招聘培訓費2.61%60090.00專業服務費3.05%70061.00其他費用1.09%25054.78合計100．00%2298230.38如表1管理費用構成情況可見，桃江縣榮佳物流服務有限公司的管理費用項目主要由職工薪酬及福利費、辦公費、差旅費、業務招待費、物流服務費、專業服務費構成。其中差旅費和業務招待費支出所占比重較大，兩項費用支出合計占管理費用總額50.39%，還有物流服務費占比也相對較大，支出金額將近四十萬。可見公司現行的管理費用控制力度不夠及控制制度有待完善。管理費用的變動趨勢及分析桃江縣榮佳物流服務有限公司在2017-2020年三年間的管理費用總額數據對比情況及各年管理費用率如下圖所示：圖SEQ圖表\*ARABIC1管理費用的明細項目變動趨勢圖根據圖1管理費用的主要各明細項目變動趨勢可見，公司管理費用總額及各費用明細項目呈逐年增長趨勢，在2019年的主要管理費用總額達到154.8036萬元且增長率逐年上升。雖然2020年管理費用有所控制，總額增長幅度不大，但費用總額仍然處于一個相對較高的數值。圖SEQ圖表\*ARABIC2榮佳物流服務公司2017-2020管理費用率情況從圖2各年管理費用率情況可以看出，2017年至2020年這四年間，桃江縣榮佳物流服務有限公司的管理費用支出率呈逐年上升的趨勢，而造成這種現狀的原因如下：公司自成立之日起共計四年時間，尚處于企業發展之初期，主管人員缺乏管理經驗，員工主觀控制意識也相對薄弱，此外公司尚缺乏一套完備的費用支出管理機制，以上均導致各項不合理支出現象的發生，因此，公司管理費用支出不斷攀升。公司管理費用控制制度的現狀公司針對管理費用的支出業務，制定了一些相關控制制度。公司各部門主管對于部門費用支出總額制定了相關預算，但都只是流于形式，沒有細分到各項管理費用的預算支出，對于快遞的儲存，公司設有專門的倉庫，每個倉庫配備一位專門的管理員，但由于公司未對每一期間的存貨數量及倉儲費進行統計預算，所以有時會出現存貨壓制過多，管理人員管理不到位的情況。公司規定所有費用支出，由員工自行填寫費用報銷單，并附上相應發票交由部門主管審批，但有時由于員工的失誤造成票據的丟失等情況，并未附上相關票據證明，但部門主管人員并未對其進行核實即給予報銷。對于設備的維修與材料的消耗報銷，在實際的業務中需要依靠員工根據自己的經驗判斷自行管理控制，具有一定自主性和隨意性。而部門主管人員由于公司處于成立初期，工作繁忙而無暇顧及一些細節上的處理，往往并未對費用報銷情況及時進行核對，便草草了事。公司在人員招聘時，比較注重對個人品質的要求，在專業素養方面沒有過多要求，所以成員專業及管理能力水平普遍較低，對于物流成本的計算，由員工根據個人的理解進行計算，控制的實施與實際的差異得不到同步的反饋，從而存在“有制度無反饋”的現象。因此，進一步制定更為完備的管理費用控制制度是十分必要的，只要這樣才能更進一步控制管理成本支出，提高公司總體效益。公司現行管理費用控制制度所存在的問題通過以上對于桃江縣榮佳物流服務有限公司的管理費用控制現狀的大概了解，可以看到公司對于管理費用的相關控制還是比較粗略的，在一些管理費用控制制度的細節處理上沒有統一的標準，可見在費用管理方面還需做出更多的努力。因此以下將對桃江縣榮佳物流服務有限公司在管理費用控制制度上存在的一些問題進行詳細分析，從而為制定適合公司現階段的管理費用控制制度方案提供依據，以此加強管理費用的控制，達到合理高效控制公司管理支出的目的。公司預算管理制度的執行缺失3.1.1不合理費用突出公司在一些費用上沒有做到有效的預算和控制，如對公司業務招待費、差旅費的支出情況與實際不符，不管發生多少費用都由公司全部進行報銷，在這方面公司沒有做好明確的預算，因此造成了嚴重浪費的現狀。沒有事先計劃好的預算還會造成企業快遞存貨量增加，這樣一方面大量的庫存引起了倉庫管理人員的人手不足，還增加了倉庫的庫存成本和管理人員的工資發放。另一方面快遞的庫存量大，容易因為管理不善造成快遞的丟失。所以，合理預算是一個公司走向最終成功的前提。3.1.2費用超支現象嚴重公司目前的預算管理方式比較粗糙，不注重細節上的處理，只關注整體的最終結果，比如公司在2019年公司業務招待費上的支出占公司總費用24.37%，遠遠超過預期標準，而公司在報銷流程中沒有進行嚴格的核對審批，對比預期進行分析；并且由于內部管理層缺乏預算管理思維、管理費用控制力度不夠、授權審批制度也不夠清晰，導致費用超支現象嚴重。管理費用報銷流程難以實現3.2.1管理費用報銷的執行力度不夠大管理人員對于管理費用報銷的執行力度不夠大，導致公司管理費用所占比重較大，大大超出公司費用預算。如果管理人員能夠嚴格按照管理費用的報銷流程執行業務處理，并加強公司內部審計部門對于公司所有經濟業務活動監督檢查的內部控制，提高重視程度，可以在一定程度上提高員工費用報銷的真實性。3.2.2流程管理不夠標準化在管理費用報銷過程中管理人員在遇到一些非常規性的問題時，沒有第一時間報經上級處理，隨意定規則。而這往往是由于流程設計不合理所致，沒有標準的流程處理系統，以致于管理的可控性差。同時員工對于公司管理費用報銷流程制度的不夠了解，造成管理費用報銷流程相對混亂局面。該公司在流程和系統上的管理缺陷還表現在運輸設備維護管理上，公司對于設備的維修管理以及材料消耗方面并沒有制定出一套完備的應對流程，在實際工作中多次出現類似情況時，往往以個人經驗為主，沒有專業管理人員進行深入了解與核實，往往草草了事，因此常常造成大量非必要支出，從而導致了管理費用的增加。物流成本的計算和控制分散進行從現狀分析中可以看到物流服務費占管理費用的比重很大，2019年物流服務費高達39.0090萬元占總管理費用構成的16.97%，并且有上升的趨勢。企業往往根據自己的不同理解和以往經驗對物流成本進行計算，導致本企業與行業之間的物流成本無法比較分析，因此無法對行業間的物流績效進行合理對比。由于企業對于物流成本計算沒有相對適應的核算方式，企業費用的控制無法同時進行，從而導致無法統一計算和控制企業的物流成本，所有對于其中管理費用的控制沒有起到很好的效果。管理費用各項支出不合理通過上述圖1可以看出，在2017年公司成立開始至2020年這幾年期間，榮佳物流服務有限公司的各項管理費用支出在2019年之前總體上都呈現出上升趨勢，在2019年高達到154.8036萬元。其中差旅費和業務招待費支出總額占管理費用總支出的一半，一方面可以反映出公司前期業務增長速度較快，另一方面說明公司對于費用管理上還有很大的控制空間。在2020年雖然各管理支出項目增長率有所下降，但管理費用支出總額未減少。由于。公司前兩年處于市場開拓期，公司為了迅速占領市場，拓寬公司業務，導致各項管理費用支出較多，但隨著公司發展道路逐漸明朗，后期需要對費用進行良好的控制，減少不必要和一些無效的費用支出。管理費用主觀控制意識薄弱公司近年來管理費用支出比例較大，至今未得到有效控制，但是公司內部管理層并沒有對此引起重視；而且當前公司也沒有要求各員工在專業知識、技術上進行進一步學習，也不提供培訓來提升員工的專業素養，因此公司內部的預算編制水平較低；部分費用不能精準對應，所以有關工作人員對于相關的審批意識有待加強等等，各種現狀都說明公司對于費用的管控意識相對薄弱。而公司在費用管控方面意識的欠缺，最終都會導致公司管理效果達不到預期的理性狀態。公司管理費用控制制度優化設計加強預算管理的控制4.1.1優化預算編制企業管理人員可以在按年度預算的基礎上，增加季度預算和月度預算的編制。以此可以有效地控制費用支出，縮短預算的編制時間，使員工的績效考核有據可依。依照預算的編制流程，明確預算職責的劃分，將職責細分到每個部門的每個員工身上。讓全員參與預算管理中，也因此提高了員工在工作中的主觀能動性和費用控制的自主性。4.1.2加強預算執行力度由于預算執行力度的大小直接關系到預算管理的最終結果，所以企業需采取相應的管理措施，由各部門的管理人員按照各部門每月的實際費用支出情況編制明細表，然后與每月初編制的預算進行比較分析，以便于明確因何導致實際與預算的出入，是否實際發生符合費用報銷的條件，做出相應的詳細說明。為了加強公司對預算管理的落實，需要制定明確規范的預算流程圖如下圖所示：圖3財務預算工作流程完善公司費用報銷流程管理規范管理費用的報銷審批流程桃江縣榮佳物流服務有限公司財務處理混亂，不僅僅是由于員工對于管理費用審批控制不夠重視，導致的財務處行事拖沓以及報銷費用延遲，更為根本的原因是其缺少嚴格、規范的管理費用報銷審批流程。因此規范管理費用的報銷審批流程，對于提高企業的辦事效率以及加強費用的控制是十分必要的。具體的費用報銷流程可以進行如下調整：圖4管理費用報銷審批流程（1）取得合法的原始憑證：合法原始憑證需要具備的基本要素有原始憑證的名稱、填制原始憑證日期、接受憑證單位名稱、交易事項等。并且原始憑證的金額不允許修改，金額填報錯誤需由開具發票單位重開。（2）粘貼原始憑證：需要由報銷人將不同報銷類型進行分門別類的粘貼，例如按交通、住宿、餐飲費等類別分別粘貼在各類的報銷粘貼單中。（3）填寫報銷單：按照費用發生時間進行依次填寫并進行編號。（4）審批簽字環節：由財務負責人及上級部門領導進行審批，如果費用發生真實存在，憑證金額準確無誤，且在費用報銷正常范圍之內，及予以批準簽字，否則予以退回并附注退回原因。報銷流程所有環節必須嚴格遵守，不得漏項、補錄，若出現紕漏應嚴格追責，責任落實到人。制定標準化的報銷流程管理程序圖5維護修理費用管理流程圖公司對于各方面的流程都有制定一些標準，但公司對于物流服務中的運營耗費管理的流程與系統管理存在一定的問題。流程與系統管理制定標準化的程序可以規范員工的行為，并把責任明確到個人，使員工可以清楚的知道自己的崗位職責。當工作過程中發現問題時，可以及時的進行處理與調整，另外流程與系統的結合，可以實現一部分工作的智能化，節約了人工成本，還是信息傳遞的過程更加透明標準化，以此來提高工作效率，還能避免一定成本的浪費。以設備的維護修理為例制定的管理流程圖5維護修理費用管理流程圖4.3建立物流成本綜合管理框架公司物流成本的管理控制需依托于一套綜合管理框架，應從橫向、縱向及計算機網絡控制系統三方面入手。其中橫向控制是指規范公司物流成本的預算計劃、計算方法以及分析預算與實際支出的差異，通過對相關物流成本資料進行整合，并運用其他技術手段進行進一步探究分析，最后制定出經濟可行的最佳決策的過程。縱向控制是針對業務的發生過程進行優化管理的過程，結合相應的控制方法，與橫向控制管理同時交叉進行控制。作業成本法和數據分析法等是物流成本的計算中常見的控制方法，其中作業成本法是指基于業務活動的具體成本管理，指導思想是：“成本對象消耗作業，作業消耗資源”。把物流中發生的直接費用和間接費用作為物流服務消耗作業成本同等對待，使物流成本的計算更為準確。最后引入計算機控制系統進行成本管理控制，不僅提高了控制效率和節約了一定的管理成本，還實現了物流成本計算同步于管理控制。4.4明確各項管理費用報銷限額4.4.1控制業務招待費目前業務招待費方面的支出比重最大，因此對于公司來說此項費用支出的管理控制刻不容緩。公司各級管理人員需要有意識地提高對于業務招待費控制的重視，不斷對其加強控制程度，并對此制定相關制度規定，比如對于各級上級主管人員在業務招待費用報銷上逐級制定限額，同時根據具體業務的重要程度進行相應調整，并對相關報銷情況進行詳細記錄，后期作為績效考評的相關參考依據。由此可以有效避免在相關業務活動在開展過程中出現盲目支出的現象，從而幫助公司真正實現費用的有效控制。業務招待費具體業務支出項目每月報銷限額如下表所示：表2業務招待費報銷限額支出項目限額業務洽談5000.00產品推銷6000.00對外聯絡4000.00公關交往4000.00會議接待4500.00總計23500.004.4.2控制差旅費結合榮佳物流服務有限公司差旅費支出情況來看，逐年上升趨勢顯著，首先公司必須針對差旅費方面做出統籌的安排，對于公司總體的差旅費進行預算規劃，并細分到每個部門的每項業務活動，可以進一步減少隨意發生差旅費的概率。針對一些遠途的出差情況，由員工自行制定相應的費用支出計劃，交由上級主管人員的審批，當員工申請差旅費報銷時，先將實際申請的報銷費用與計劃支出進行比對，出現的差額核實費用支出情況是否屬實，是否可以進行報銷處理。一方面可以通過良好的規劃可能會獲得相關的價格優惠，另一方面可以避免差旅費的盲目性。差旅費具體項目單次報銷限額如下表所示：表3差旅費報銷限額報銷項目限額交通費200元/天住宿費200元/天補貼、補助50元/天市內交通費50元/天雜費60元/天總計560元/天4.5提高管理費用的控制意識及素質水平4.5.1提高管理費用的控制意識目前桃江縣榮佳物流服務有限公司尚且是一個初創型的小型物流企業，其正常高效運轉有賴于企業領導對市場導向的正確分析，以及對企業內部人員結構的合理安排與調整。企業領導應該充分認識到財政收支管理是一個企業運轉的核心，因此在相關人員招聘過程中應加大審核力度、提高錄用門檻，重視篩選員工的學歷背景及專業能力，只有具備相關專業知識及具有相當經驗的專業人員才能予以錄用。而對于費用管理人員本身同樣應給予足夠重視，提高管理費用的自主控制意識，不應該一貫抱有明哲保身的行事態度，應該充分認識到只有企業實現長足高速發展，員工個人才能走得更長遠。圖6財務預算工作流程圖6財務預算工作流程4.5.2加強員工的培訓由于公司創業初期需要招聘大量員工，因此對于員工的學歷背景、專業能力的篩選力度不夠，