1《電子政務協同辦公系統電子文件應用與管理技術要求》編制說明一、目的意義1、產業發展現狀黨的十八大以來，黨和國家從推進國家治理體系和治理能力現代化全局出發，準確把握全球數字化、網絡化、智能化發展趨勢和特點，圍繞實施網絡強國戰略、大數據戰略等做出了關于加強數字政府建設的重大決策部署。加強數字政府建設是創新政府治理理念和方式、形成數字治理新格局、推進國家治理體系和治理能力現代化的重要舉措，對加快轉變政府職能，建設法治政府、廉潔政府和服務型政府意義重大。當前，各級黨政機關信息化系統建設和應用成效顯著，數據共享和開發利用取得積極進展，一體化政務服務和監管效能不斷涌現，數字技術在政府管理職能中發揮重要支撐作用，政府治理流程不斷優化、履職能力不斷提升，數字治理成效不斷顯現，為充分發揮數字政府建設對數字經濟、數字社會、數字2生態的引領作用打下了堅實基礎。但有關業務系統建設過程中仍存在一些突出問題，主要體現在頂層設計不足，體制機制不夠健全，資源整合共享不足，系統兼容性不夠，數據利用程度不高，網絡和數據安全保障體系不健全等方面。電子文件作為信息時代國家治理、政府管理、經濟運行、社會運轉和歷史傳承的重要工具和載體，是國家的重要戰略信息資源。電子文件管理是新時代國家治理的一項基礎性、長期性工作，在促進經濟社會發展、保障和改善民生、傳承中華文化等方面具有重要的記錄和憑證作用。以標準指導黨政機關協同辦公類信息化系統建設中的電子文件特別是電子公文的應用和管理，對加強數字政府建設、推進國家治理體系和治理能力現代化過程、促進數字政府履職和治理能力雙提升、實現電子文件數據資源高效協同和共享利用具有非常重要的意義。黨和國家高度重視電子文件管理領域立法和標準化工作。在電子文件管理領域，初步形成了較為完備的法律法規體系，為依法管理電子文件提供了法律遵循。例如規定了“電子文件的形成、傳輸交換、使用辦理、存儲、利用、歸檔、處置等全過程管理，應當符合有關法律法規以及國家標準的要求，確保3電子文件始終處于受控狀態，確保電子文件真實、完整、可用和安全”。近年來，逐步形成了一批有質量、有成效和標準規范。在黨政機關電子公文領域，我國發布了結構類（如GB/T33476.1-2016《黨政機關電子公文格式規范第1部分公文結構》等）、基礎類（如GB/T33480-2016《黨政機關電子公文元數據規范》、GB/T39362-2020《黨政機關電子公文歸檔規范》等）、應用類（如GB/T33478-2016《黨政機關電子公文應用接口規范》、GB/T33479-2016《黨政機關電子公文交換接口規范》）和系統類（如GB/T33482-2016《黨政機關電子公文系統建設規范》等）系列標準，這些標準的發布實施對指導和規范黨政機關電子公文的應用與管理發揮了重要作用。2、必要性隨著數字政府建設工作不斷深化，電子政務與信息化的快速融合發展對電子文件、電子檔案管理提出了新的要求，黨政機關電子文件應用與管理工作面臨許多亟待解決的新問題，主要體現在電子文件形成和歸檔格式不統一，電子文件元數據留存內容不統一，電子文件形成辦理過程中四性保障技術不足，密碼技術應用和安全可靠層面要求未落實等方面，阻礙了電子4文件從形成辦理到歸檔管理全流程電子化管理，以及電子文件、電子檔案的四性保障要求的實現。3、可行性標準牽頭單位江蘇省電子信息產品質量監督檢驗研究院（江蘇省信息安全測評中心）是隸屬于江蘇省工業和信息化廳的公益型科研事業單位，是省工信廳、省委網信辦、省國家密碼管理局等單位指定的技術支撐機構。長期從事技術標準研究與制定工作，參與制定國家標準（GB）和行業標準10余項，牽頭并完成江蘇省地方標準（DB）20余項，參與制定團體標準10余項。受省工信廳、省委網信辦、省國家密碼管理局等行業主管部門委托，完成《江蘇省政務信息化項目密碼應用建設與備案評估指南》、《江蘇省網絡數據安全風險評估規范》等政策文件研究制定工作。同時，作為江蘇省信息消費標準化技術委員會和江蘇省軟件和信息技術服務標準化技術委員會的秘書處單位，承擔了兩個標委會的標準化技術組織工作，同時還是全國信標委密碼技術、信息安全評估、通信安全標準、信息安全管理標準、大數據安全標準工作組成員單位，參與工業大數據等國家標準制修訂工作。5由于本項目涉及電子政務協同辦公、電子文件應用管理、電子檔案管理、商用密碼應用各個行業領域，因此標準研制過程中吸收了中國電子技術標準化研究院、國泰新點軟件股份有限公司、江蘇省檔案館、江蘇省國家密碼管理局、北京金山辦公軟件股份有限公司、江蘇珥仁信息科技有限公司、北京海泰方圓科技股份有限公司、江蘇航天七零六信息科技有限公司、北京數科網維技術有限責任公司、南京辰光融信技術有限公司、江蘇中威科技軟件系統有限公司、揚州萬方科技股份有限公司、南京開江科技有限公司、麒麟軟件有限公司、常州市檔案館、常州市檔案博覽中心、常州市國家密碼管理局、鎮江市國家密碼管理局、北京數字認證股份有限公司、江蘇意源科技有限公司、江蘇信創密碼技術有限公司（江蘇省密碼創新促進中心）、江蘇先安科技有限公司、江蘇瑞新信息技術股份有限公司、江蘇莊科信息技術有限公司、永中軟件股份有限公司等單位，編制組成員具有豐富的國家標準、行業和地方標準制修訂經驗以及電子文件、電子檔案、商用密碼應用各重點行業領域專業背景。因此，標準編制起草組具有較好的研究基礎，且相關研究成果也能夠支撐本標準的制定與實施。64、預期經濟社會效益《電子政務協同辦公系統電子文件應用與管理技術要求》的研制圍繞電子文件從形成辦理到歸檔利用的全流程管理，通過探索實踐形成統一規范、標準化的電子文件和數據格式，提出標準規范、安全可靠、高效集約的電子政務協同辦公系統電子文件應用解決方案，推動黨政機關實現跨層次、跨地域、跨系統、跨部門、跨業務電子文件協同應用，創新“文件即接口”理念，探索解決電子文件單套歸檔“最后一公里”問題，促進發揮電子檔案憑證價值和證據效力，推動黨政機關電子文件和電子檔案管理工作效能全面提升。二、任務來源本標準由江蘇省工業和信息廳提出，根據江蘇省市場監督管理局《省市場監管局關于下達2022年度江蘇省地方標準項目批準《電子政務協同辦公系統技術規范》地方標準的制定。三、主要編制過程2023年4月，標準起草組組織省內電子政務協同辦公系統及電子文件、電子檔案相關行業單位和專家召開標準編制策劃7啟動會，確定標準起草單位及專家名錄，各單位討論后確定標準大綱并明確分工任務。2023年6月，由省軟信標委會牽頭組織各參編單位編制形成標準草案初稿。2023年7月，由省軟信標委會牽頭組織9家電子協同辦公系統廠商針對標準草案初稿征求意見并開展研討。2023年8月，根據標準草案初稿研討會結果，由省軟信標委會牽頭組織各參編單位對標準草案初稿進行修改，形成標準草案更新版本。2023年10月，由江蘇省檔案館牽頭組織省軟信標委會、省國家密碼管理局、常州市檔案館及有關產業單位召開研討會，針對標準中電子公文相關功能、元數據內容等展開研討，確定電子公文相關元數據34個。2023年12月，依據研討會會議結果，省軟信標委會牽頭組織各參編單位對標準草案再次進行修改，提交更新版本。2024年2月，由江蘇省國家密碼管理局牽頭組織省軟信標委會、常州市檔案館及有關產業單位召開針對標準中電子文件應用與管理框架開展研討會，確定電子文件應用與管理框架。8省軟信標委會牽頭組織各參編單位對標準草案同步進行修改，提交更新版本。2024年3月，由江蘇省國家密碼管理局牽頭組織省軟信標委會、常州市檔案館、有關產業單位召開針對標準中與協同辦公應用、電子文件應用及檔案管理開展研討會，提出修訂意見。同時由省軟信標委會牽頭組織對標準草案征求意見，共收到15家單位反饋有效意見70條，標準起草組采納了62條意見修訂形成標準草案更新版本。2024年4月，由省軟信標委會牽頭組織各標準編制單位對修訂后的標準草案內容及待議標準內容進行研討，根據研討內容，標準起草組對標準草案進行修訂，形成更新后的草案版本。2024年5月初，由江蘇省國家密碼管理局牽頭組織省軟信標委會、常州市檔案館、常州市國家密碼管理局及有關產業力量召開針對標準中與電子文件密碼技術應用和安全要求等要求開展研討會，提出修訂意見。依據研討會會議結果，標準起草組再次對標準內容進行修改，形成征求意見稿。2024年5月上旬，由省軟信標委會牽頭組織各標準參編單位對標準征求意見稿進行討論，根據討論結果對標準進行修改，9形成標準征求意見稿更新版。2024年5月下旬，由省軟信標委會牽頭組織各標準參編單位、相關產業單位、行業專家對標準征求意見稿征求意見，共征集8家單位及行業專家有效意見38條，標準起草組采納30條意見對標準征求意見稿進行修改和完善。7條專家意見進行處理，處理意見為采納7條，并形成送審四、主要條款內容標準文件分為九個部分：范圍、規范性引用文件、術語和定義、縮略語、應用與管理總體架構、電子文件應用要求、協同管理要求、安全防護要求和附錄。第一部分：范圍，規定了標準文件的適用范圍。第二部分：規范性引用文件，規定了標準文件內容引用的規范性文件。第三部分：術語和定義，規定了標準文件中使用的電子文件應用與管理相關標準術語和定義。第四部分：縮略語，規定了標準文件中使用的電子文件應用與管理相關縮略語。第五部分：應用與管理總體架構，規定了電子政務協同辦公系統電子文件應用與管理的總體構成和各部分內容要求。第六部分：電子文件應用要求，規定了電子政務協同辦公系統電子文件應用與管理在協同辦公、電子文件、檔案管理、支撐組件方面的具體應用要求。第七部分：協同管理要求，規定了電子政務協同辦公系統電子文件應用與管理在管理機構、管理制度、資源管理、運維管理和應急管理在內的綜合管理要求。第八部分：安全防護要求，規定了電子政務協同辦公系統電子文件應用與管理總體安全防護要求，以及在真實性、機密性、完整性、可用性、安全性和不可否認性方面的安全防護要第九部分：附錄A、B分別提供了電子政務協同辦公系統電子文件應用與管理安全防護映射關系、電子公文元數據方案。五、與相關法律法規和國家標準的關系本標準起草主要依據國家電子文件、電子檔案管理相關規定，以及GB/T33476.1-2016《黨政機關電子公文格式規范第1部分公文結構》、GB/T33480-2016《黨政機關電子公文元數據規范》、GB/T39362-2020《黨政機關電子公文歸檔規范》等標準，與現行相關法律法規及相關標準具有兼容性，無沖突。目前缺少在黨政機關電子政務協同辦公系統電子文件應用與管理方面的詳細要求，本標準可以有效地填補上述內容空白。六、重大分歧意見的處理經過和依據本標準編制過程中，得到諸多黨政機關、檔案管理部門、產業單位及科研機構的幫助和指導，起草工作組認真收集各類反饋意見，并根據標準制定準則給予分類處理。對于重大分歧意見進行了有效處理，并在相關單位之間達成了共識:目前江蘇省電子政務協同辦公系統應用需求多集中在電子文件應用與管理領域，標準名稱與實際應用需求結合不夠緊密，未體現和突出電子政務協同辦公系統的電子文件應用重點。經過專家研討和論證，現已將標準名稱調整為《電子政務協同辦公系統電子文件應用與管理技術要求》。2.電子政務協同辦公系統電子文件應用與管理總體架構圖的構成較為簡單，與電子文件應用與管理內容及要求結合不緊密。現已結合黨政機關電子文件全過程電子化應用與管理特點對總體架構圖進行調整和完善。七、貫徹標準的措施建議在標準發布后，由江蘇省軟件和信息技術服務標準化技術委員會聯合起草單位對電子政務協同辦公系統電子文件應用相關流版簽軟件產業單位、電子文件產業單位、密碼產業單位、協同辦公類信息化開發單位、檔案信息化服務單位、其它軟硬件設備產業單位進行標準解讀，對標準文件適用場景進行宣貫并推廣應用。八、標準起草單位和起草人牽頭單位：江蘇省電子信息產品質量監督檢驗研究院（江協作單位：中國電子技術標準化研究院、國泰新點軟件股份有限公司、江蘇省檔案館、江蘇省國家密碼管理局、北京金山辦公軟件股份有限公司、江蘇珥仁信息科技有限公司、北京海泰方圓科技股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