學院會議制度管理制度第一章總則

為了加強學院會議的管理，提高會議效率，確保會議決策的科學化、民主化和規范化，特制定本制度。

一、會議宗旨

1.會議是學院決策、協調、溝通的重要形式，是推進學院工作的重要手段。

2.會議應遵循民主集中制原則，充分發揚民主，保證參會人員充分發表意見，確保決策的科學性和正確性。

二、會議類別

1.學院會議分為：院務會議、院長辦公會議、專題會議、學術會議等。

2.各類會議應根據需要定期或不定期召開，院務會議原則上每學期至少召開一次。

三、參會人員

1.院務會議由全院教職工參加，院長辦公會議由院領導、各部門負責人參加，專題會議和學術會議由相關領域的專家學者、有關部門人員參加。

2.參會人員應按時參加會議，因故不能參加的，應提前向會議主持人請假。

四、會議紀律

1.會議期間，參會人員應關閉手機或調至靜音狀態，保持會場安靜。

2.會議期間，不得無故離場，確需離場的，應向會議主持人請假。

3.會議內容涉及國家機密、商業秘密和個人隱私的，參會人員應嚴格保密。

五、會議決策

1.會議決策應充分聽取各方面意見，確保決策的科學性、民主性和合法性。

2.會議決策事項應形成書面記錄，并由會議主持人簽署。

六、本制度的解釋權歸學院所有。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題：根據學院工作需要，明確會議主題，確保會議目標清晰。

2.制定會議方案：包括會議時間、地點、參會人員、議程等內容。

3.發送會議通知：提前向參會人員發送會議通知，明確會議主題、時間、地點等信息。

4.準備會議材料：收集與會議主題相關的資料，整理會議議程，確保會議材料齊全。

二、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，由會務人員負責簽到，確保參會人員到齊。

2.會議主持人宣布會議開始，介紹會議主題、議程和參會人員。

3.各部門負責人或專家學者按照議程發言，匯報工作、研究問題、提出建議。

4.參會人員就會議議題展開討論，充分發表意見。

三、會議決策

1.會議主持人對討論情況進行總結，梳理各方意見。

2.針對會議議題，形成決策方案。

3.會議主持人組織參會人員對決策方案進行表決，表決通過后形成會議決策。

四、會議記錄

1.會議記錄人負責記錄會議過程、討論意見和決策結果。

2.會議記錄應真實、完整、準確，確保重要信息不遺漏。

3.會議結束后，會議記錄需由參會人員簽字確認。

五、會議總結

1.會議主持人對本次會議進行總結，強調會議決策的執行和落實。

2.分管領導或相關部門負責人對會議決策的執行情況進行跟蹤督促。

六、會議結束

1.會議主持人宣布會議結束，對參會人員表示感謝。

2.會務人員負責整理會場，收集會議材料，確保會場整潔。

本章內容旨在規范學院會議流程，確保會議高效、有序進行。參會人員應嚴格遵守會議流程，共同維護會議秩序。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的編制與發布

1.會議紀要由會議記錄人在會議結束后及時編制，內容包括會議主題、時間、地點、參會人員、討論要點、決策結果等。

2.會議紀要需經會議主持人審核批準后，及時發布給所有參會人員及相關部門。

3.會議紀要應準確反映會議內容，確保文字表述清晰、邏輯嚴謹。

二、會議決策的分解與責任分配

1.根據會議紀要，將會議決策分解為具體的行動計劃，明確責任部門和個人。

2.對于涉及多個部門或跨領域的決策，應明確牽頭部門和協作部門，確保各部門之間的溝通與協作。

三、會議決策的執行跟蹤

1.各責任部門和個人應根據會議紀要中的行動計劃，制定執行時間表，并按計劃推進。

2.院領導或指定專人負責對會議決策的執行情況進行定期跟蹤，確保決策落到實處。

3.對執行過程中遇到的問題和困難，應及時向會議主持人或相關部門反饋，尋求解決方案。

四、會議決策結果的評估與反饋

1.對于已完成的會議決策，責任部門應進行效果評估，總結經驗教訓。

2.評估結果應及時反饋給會議主持人和相關部門，為后續決策提供參考。

3.對于未按計劃執行的決策，應分析原因，制定改進措施，并在下一次會議中進行匯報。

五、會議紀要的歸檔與查閱

1.會議紀要應作為重要文件進行歸檔，以便于今后的查閱和追溯。

2.會議紀要的查閱權限應適當開放，確保學院教職工在需要時能夠查閱相關內容。

本章旨在確保會議紀要的跟蹤落實，強化會議決策的執行力，提高學院工作的執行效率和管理水平。

第四章會議室管理規定

一、會議室預訂

1.會議室預訂采取預約制度，由學院辦公室統一管理。

2.需使用會議室的部門或個人應提前向學院辦公室提交會議室申請，明確會議時間、參會人數、所需設備等。

3.學院辦公室根據會議室使用情況，統籌安排會議室的使用。

二、會議室使用

1.會議室使用應嚴格按照預訂時間進行，不得隨意占用或提前結束。

2.使用會議室時，應保持室內整潔，愛護會議室內設施設備。

3.會議室內嚴禁吸煙、進食，不得亂丟雜物。

4.會議室內音量應適中，避免影響其他會議室或辦公區域。

三、會議室設備管理

1.會議室設備由學院辦公室負責維護和管理。

2.使用會議室設備時，應遵循操作規程，不得擅自拆卸、更改設備設置。

3.若設備出現故障，應及時向學院辦公室報告，以便及時維修。

四、會議室鑰匙管理

1.會議室鑰匙由學院辦公室指定專人負責保管。

2.需要使用會議室的部門或個人，在使用前到學院辦公室領取鑰匙，并在使用完畢后及時歸還。

3.鑰匙保管人應做好鑰匙的領取和歸還記錄，確保鑰匙的安全和有序管理。

五、會議室安全與消防

1.會議室應定期進行安全檢查，排除安全隱患。

2.會議室內應配備必要的消防設施，并定期檢查，確保其正常使用。

3.參會人員應了解會議室的安全通道和消防設施位置，確保在緊急情況下能迅速疏散。

本章旨在規范會議室的管理，保障會議室的高效使用，為學院各類會議提供良好的會議環境。各部門和個人應嚴格遵守會議室管理規定，共同維護會議室的秩序和設施。

第五章附則

一、本制度的解釋權歸學院所有，如