前言分銷商一體化經營系統（IDS）是寶潔企業分銷商生意運作標準運作系統。而全球分銷商關鍵運作步驟正是寶潔企業分銷商進行有效生意運作最好方法，同時為分銷商一體化經營系統（IDS）發展奠定基礎。為使分銷商更符合全球分銷商關鍵運作步驟（CWP）標準，我們特制作此手冊。本手冊分為兩個部分，第一部分為IDS各關鍵運作步驟介紹；第二部分是支持各關鍵運作步驟支持性文件，從而真正幫助中國分銷商以最輕易方法來利用IDS。經過學習本手冊，使用者將會熟悉分銷商關鍵運作步驟，了解步驟要素，找出分銷商生意運作和全球關鍵運作步驟差距，并制訂對應行動計劃消除差距，以達成真正高效運作。中國IDS小組目錄介紹…………………………3分銷商覆蓋模式………………………5◆分銷商標準組織結構……………7◆小店貨車銷售標準模式………………………17◆C店銷售標準模式……………27◆分銷商覆蓋服務費……………33◆協議……………58◆運作手冊………………………91◆銷售代表招聘…………………105◆CSR日常培訓手冊……………115分銷商向新模式轉變步驟……………………123用戶服務關鍵運作步驟……………………135支持性文件…………………169財務會計關鍵運作步驟……………………199財務會計關鍵運作步驟支持性文件………233分銷商標準組織結構目錄1．分銷商組織結構圖……………82分銷商覆蓋人職員作職責………………………9●運作經理…………………9●銷售主管…………………10●銷售組長…………………11●大店銷售代表……………12●大店助銷員………………15小店貨車銷售代表………………………16分銷商組織結構圖總經理分銷商運作經理銷售主管人事主管財務主管系統主管后勤主管銷售組長財務人員出納員系統操作員倉管人員銷售代表*注：1.一個分銷商人員可能因實際情況從事多于一個崗位。2．對于一個分銷商只有一個分銷商經理.3.每個銷售主管最少要管理3—5個銷售組長。4．每個銷售組長最少要管理8—10個銷售代表。職稱：分銷商運作經理部門：分銷商總體工作目標：分銷商運作經理負責分銷商整體生意運作，以實現分銷商總體生意目標（銷量，利潤等）及在所覆蓋范圍內各渠道良好用戶服務和店同表現，同時還負責分銷商組織結構及運作系統構架、提升和完善，以實現長久可連續發展。工作范圍：工作對象·等級4內部外部·直接下屬數量4-5上級管理層·零售和批發用戶·匯報給總經理部門經理·寶潔用戶經理·銷售部·寶潔區域經理·人事部·財務部·系統部·儲運部要求：高中及高中以上文化程度教育程度：豐富分銷商運作經驗經驗：其它要求（知識，技能，態度）：出色領導才能，處理問題能力，思索分析能力，和她人有效工作能力，溝通能力及高度職業道德，正直品性。職責：·負責實現分銷商年度和季度生意目標。（銷量，利潤和季度生意促銷計劃等）·負責實現所覆蓋范圍內各渠道良好用戶服務及店內表現?！へ撠熌甓群图径壬庥媱澓筒际稹！へ撠熀蛻鹇孕粤闶塾脩艏按笈l商談判/簽署付款協議?！へ熑稳藛T培訓和發展?！へ熑稳藛T獎勵和評定?！へ撠煂殱崒Ｓ秘涇嚱y一管理，確保車量運作不影響寶潔貨車銷售計劃運作?！ぐl展良好用戶關系?！へ撠熕趨^域長久可連續發展。a）人員配置/招聘/用戶篩選。b）制訂有效策略和計劃發展生意。c）跨部門有效溝通。結構圖：總經理分銷商運作經理銷售部人事部財務部系統部后勤部每日發貨匯報倉庫名：倉管員：日期：單據號碼用戶代碼備注單據號碼用戶代碼備注注意：倉管員需將要將每日發生出倉/移倉/退貨/報殘等全部相關庫存改變情況正確統計在此匯報中。194方法：1、立即更新署名卡。步驟：總經理能夠作出以下授權：預算主管可在預算內對基金和費用支出有決定權。財務經理/會計主管對預領款/現金付款有決定權，必需時需指定權限范圍。財務經理/會計主管對銀行付款有決定權，必需時需指定權限范圍銷售經理可簽署銷售協議，財務經理可決定用戶賒銷額。生產部經理負責從寶潔訂貨，入倉，申報殘損貨物人事部經理負責簽署每個月工資會計主管決定會計科目和會計步驟圖而且決定納稅申報財務經理負責安排金融（貸款）和利用合適金融工具（比如租賃、制造）銷售經理和財務經理決定產品價格說明：方法：1、立即更新署名卡。步驟：總經理能夠作出以下授權：預算主管可在預算內對基金和費用支出有決定權。財務經理/會計主管對預領款/現金付款有決定權，必需時需指定權限范圍。財務經理/會計主管對銀行付款有決定權，必需時需指定權限范圍銷售經理可簽署銷售協議，財務經理可決定用戶賒銷額。生產部經理負責從寶潔訂貨，入倉，申報殘損貨物人事部經理負責簽署每個月工資會計主管決定會計科目和會計步驟圖而且決定納稅申報財務經理負責安排金融（貸款）和利用合適金融工具（比如租賃、制造）銷售經理和財務經理決定產品價格說明：對下一級委任職責和決定權。輸入：從董事會組員到總經理全部要有權限委任輸出：署名卡權限委任寶潔企業—中國/分銷商關鍵工作步驟步驟：會計版本：1子步驟：內部控制編號：7.3.1要素：權限委任地點：總部寶潔企業寶潔企業—中國/分銷商關鍵工作步驟步驟：會計版本：1子步驟：應付帳款編號：6.3.3要素：內部調整地點：總部署名卡署名卡寶潔分銷售客戶用戶服務部財務部銷售部管理系統部人事部法律部用戶服務部經理財務分析員銷售經理管理系統部經理人事部經理法律部經理230內部控制建立內部控制建立某某寶潔經營部應收帳款內部對帳步驟（樣本）責任人：編寫人：同意人：IDS標準操作步驟手冊日期：編碼：目標：明確員工，操作員和應收帳目管理在統計和沖銷用戶應收款步驟中職責，確保IDS系統和分銷商手工帳統計全部正確無誤。標準：兩套系統均應以發貨就統計應收帳。手工帳系統應該建立寶潔IDS系統銷售清單號碼。對帳時間點雙方必需統一。數據有出入，雙方全部有責任查找原因，直到對準為止。運作步驟電腦操作運作人員時間（依據具體情況而定）1天天收款，DSR將現金及其它票據交收款臺，收款臺復核后，將現金交內部銀行，將支票，匯票等交出納。出納等銀行兌現后，交到會計處。財務經理會計出納隨時2財務會計作收款匯報匯總后把匯報交給IDS系統管理員。會計9：003操作員依據匯報進行當日收款輸入。IDS：AR操作員10：00-11：004操作員打印當日收款報表。IDS：AR每日銷售日志帳報表操作員5操作員把它和每日收款匯報進行對帳。操作員6周末對帳：操作員從電腦中打出用戶應收帳齡分期報表，和會計手工明細帳對帳，和，并查找原因如有差異即查找原因并立即調整，并計算應收帳款統計準度（RRA）交業務經理見（附件2）。IDS：AR應收帳款帳齡報表業務經理操作員周末7月末對帳，操作員計算應收帳統計準度（RRA）平均值。操作員月末8月末：操作員打印超期欠款明細表計算超額欠款占銷售額比率（OverdueRate）（見附件3）。操作員月末四項總控目標-交易授權-交易統計-資產合理保護-帳面資產和實際資產對照P232財務會計關鍵運作步驟支持性文件P234某某寶潔經營部應收帳款標準步驟（樣本）責任人：編寫人：同意人：IDS標準操作步驟手冊日期：代碼：目標：明確員工，郵納，電腦操作員在向用戶收款時各自職責，方便系統數據能立即，正確和真實地么映用戶應收款情況并能夠立即正確提供信息，有效地控制用戶信用情況。標準：IDS系統以銷售人員下訂單，倉庫發出商品，依據簽收回單做發貨匯報確定銷售實現，并統計用戶應收帳款。分銷商財務以收到用戶貨款和月末開出增值稅發票計算銷售收入，應收帳款作附助統計。員工收到用戶貨款交分銷商財務部，財務部單獨編制寶潔產品收款匯報。財務部負責查對電腦應收帳款數據和原始單據一致。運作步驟運作步驟電腦操作運作人員時間（依據具體情況而定）1操作員打印出銷貨清單后把財務聯留下，其它聯分別交對應人員。操作員倉管員倉庫發貨后2操作員等收到倉庫發貨匯報過帳后，會計再把過完帳后銷貨清單登記在對應用戶應收帳款明細統計本上。操作員會計天天3員工把需開增值稅發票銷貨清單交開票員開票。會計精務員隨時4必需時員工可從電腦里獲取其負責用戶應收款和信用情況報表。AR：應收款帳齡分期報表操作員員工隨時5天天早晨財務從收款臺處取得今日收款匯報（見附件1）會計財務經理出納早晨9：006對于因為月末結帳掛帳后收款，則由相就此員工負責填寫收款匯報，交出納蓋章，由出納轉交財務。員工會計財務經理7財務手工沖銷應收明細統計，同時把收款匯報交操作員進入電腦沖銷應收帳款。AR：現金收據輸入及過帳會計操作員10：00-11.308操作員打印每日銷售日志帳和每日收款匯報進行對帳。SO：每日銷售日志帳操作員下午16：309周末對帳：操作員從電腦中打出用戶應收帳齡分期報表，和員工手工明細帳對帳，并查找原因如有并非異立即查找原因并立即調整。AR：應收款帳齡分期報表業務經理操作員會計周末10月末對帳：操作員計算平均RRA（見附件2）操作員月末職責：操作員：登記應收帳款明細統計并提供用戶應收帳齡分期報表對帳，計算應收帳款統計準度（RRA）。員工：負責用戶收款并填寫收款匯報，立即做沖銷應收款統計并跟蹤用戶應收末收帳款。應收帳目管理員：管理應收帳款帳戶，立即把收款匯報交給操作員更新電腦中數據。P235某某寶潔經營部預收款（樣本）責任人：編寫人：同意人：IDS標準操作步驟手冊日期：代碼：目標：明確員工、收款員、出納、電腦操作員在向用戶預收款時各自職責，方便系統數據能立即正確和真實地反應用戶應收款情況并能夠立即正確提供信息，有效地控制用戶信用情況。標準：IDS系統以銷售人員下訂單，倉庫發出商品，依據發貨匯報確定銷售實現，并統計用戶應收帳款。分銷商財務以：<1>收到用戶貨款計算銷售收入，應收帳款作附助統計。<2>當有預收款時，立即掛帳在收款匯報上列明這張銷售單還沒有發貨。<3>這張銷售單發貨后，立即沖回掛帳在收款匯報上列明這筆掛帳已經沖銷完成。員工收到用戶貨款交分銷商財務部，財務部單獨編制寶潔產品收款匯報。財務部負責查對電腦應收帳款數據和原始單據一致。運作步驟運作步驟電腦操作運作人員時間（依據具體情況定）1員工負責收款，收款后將貨款交收款臺。員工收款員隨時2收款臺每日收款匯總并查對無誤后交會計填寫每日收款匯總。會計將收款匯總交操作員輸入電腦，并沖銷應收款帳。（假如有預收款，請掛帳）。會計出納9：003操作員沖銷電腦里用戶應收帳并作預收款統計。AR：現金收據輸入及過帳操作員10：00-11：304操作員打印每日銷售日志帳報表和每日蛋款匯報進行對帳。SO：每日銷售日志帳操作員會計下午16：305會計收到倉庫通知，該銷售單已經發貨，沖銷此筆掛收，并在收款匯報匯總上列明。會計6把該筆帳沖銷入帳。操作員隨時7月末對帳：操作員按業務經理選擇用戶從電腦中打出指定用戶應收帳齡分期報表，和員工手工明細帳對帳，并查找原因如有差異即查找原因并立即調整。AR：應收款帳齡分期報表會計月末P236信用額建立及信用控制標準步驟目標：有效地建立和控制用戶信用額，支持銷售業務發展同時降低賒銷風險。標準：對于全部賒銷供貨百貨商店、超級商場在IDS系統建立信用額。百貨商店和超級商場用戶信用額3個月修正一次。用戶信用額必需得到財務經理和相關經理同意。用戶信用額依據以下方法計算得出。計算依據：——用戶過去三個月銷售量?！脩糍d銷天數。（付款天數+平均送貨天數）——信用系統（用戶付款表現和銷售人員意見）提議公式：信用額=用戶過去3個月銷售/90天×賒銷天數×信用系數（計算表見附件）用戶信用最大風險值=信用額×風險系數（過去3個月中最高月銷量/過往3個月平均月銷量）程序：信用額建立：每三個月末（財務結帳那天），財務部回用戶戶銷售及付款情況，編制用戶信用額計算表，交銷售代表。銷售代表安照用戶實際財務及業務發展情況，提供調整系數交財務部。財務部計算用戶季度最新信用額及用戶信用最大風險值交經理同意。操作員調整修改IDS用戶信用額。信用額臨時調整：財務部或銷售代表依據用戶付款或銷售申請降低或增加用戶信用額（申請表見附件）申請表交直接經理和經理同意交電腦操作員調整IDS用戶信用額。信用額建立步驟運作步驟電腦操作運作人員時間1財務會計回用戶戶銷售及付款情況，提供信用調整系數，交財務經理。財務會計每三個月末2銷售代表根據用戶實際業務發展情況，提供銷售增加系數交分銷商經理。銷售代表每三個月末3財務經理和分銷商經理共同確定用戶季度最新信用額。財務經理/分銷商經理每三個月末4操作員調整修改IDS用戶信用額。操作員每三個月末擱置訂單釋放步驟運作步驟電腦操作運作人員時間1操作員開銷售單時，發覺有信用問題訂單，進行定單擱置，打印出擱置定單報表。SO：輸入該銷售單時出現警告操作員隨時2分銷同經理收到擱置定單報表后向財務出納和銷售代表問詢是否已收到該用戶貨款。操作員財務人員銷售代表早晨10：30/下午15：303若已收貨款而且已收貨款大于信用差額，分銷商經理同意釋放。如否，分銷商經理和負責該用戶銷售代表聯絡并決定釋放或取消該訂單。忽略此警告，繼續打印此銷售單/信用控制系統：選擇擱置此訂單/信用控制系統：打印擱置訂單報表操作員/分銷商經理/財務人員得到收款員肯定回復后P237信用額建立及信用控制標準步驟4銷售代表假如需要釋放此訂單，需向經理陳說理由，并填寫收款確保寫操作員/銷售代表/分銷商經理得到收款員否定回復后5財務經理在同意釋放訂單旁簽批，并把擱置報表和收款確保書給分銷商經理，分銷商經理同意簽字后，將收款確保書留財務出納處，擱置訂單報表交給操作員。操作員/財務經理/分銷商經理同意簽字后立即6操作員釋放/取消此訂單。信用額控制系統選擇釋放So：打印此訂單/SO：取消此訂單操作員7銷售代表確定訂單處理結果，并通知用戶。銷售代表每日上/下班前8財務出納督促銷售代表收回寫了付款確保書貨款。財務人員銷售人員隨時9如用戶生意需要改變信用額，銷售代表填寫信用更改表，交分銷商經理及財務經理。銷售代表/經理/財務人員10分銷商經理及財務經理依據用戶以往付款表現和生意發展需要確定信用額并簽字，交操作員。系統管理員銷售代表11操作員更改信用額。操作員訂單釋放標準：天天依據用戶有效信用額立即釋放用戶訂單是用戶財務主管關鍵職責。為了正確釋放用戶被扣訂單有效地幫助銷售代表立即開展她們分銷工作，為企業減產風險，同時發明更多利益。訂單釋放必需控制在用戶最大風險值之內，并遵從以下標準：被扣單原因對應方法1．用戶沒有償還能力取消訂單2．因為業務發展或新產品推出得到相關銷商售及財務經理同意，釋放訂單。3．用戶不能根據付款期支付貨款銷售代表書面提交用戶付款計劃書，并轉交財務主管跟蹤，確保用戶按時付款。如用戶不覆行上次訂單所交付款計劃，則不能釋放當次訂單。職責：財務部用戶主管：掌握用戶付款表現，立即正確將用戶賒銷情況信息反饋給銷售人員，立即采取方法跟蹤處理付款有問題用戶，預防用戶壞帳出現。銷售代表：滿足用戶業務發展需要，同時確保用戶健康付款情況，跟蹤處理用戶付款問題，立即將用戶相關業務、財務信息反饋給財務部。批發：手工訂單步驟運作步驟電腦操作運作人員時間1銷售代表下訂單，經財務經理和分銷商經理審核后署名放行。銷售代表財務經理分銷商經理隨時2銷售代表把經同意訂單交和操作員輸入系統，并做發貨處理。操作員銷售代表隨時P238P239某某寶潔經營部應付帳款內部對帳步驟（樣本）責任人：編寫人：同意人：IDS標準操作步驟手冊日期：編碼：目標：明確操作員和財務會計在統計和沖銷用戶應付帳步驟中職責，確保IDS系統和分銷商手工帳統計全部正確無誤。標準：兩套系統均應以收貨就統計應收應收應付帳。手工帳系統應該建立寶潔IDS系統采購清單號碼。對帳時間點雙方必需統一（每七天六早晨10：30）。數據有出入，雙方全部有責任查找原因，直到對準為止。運作步驟電腦操作運作人員時間（依據具體情況而定）1財務會計作付款統計工作后把付款匯報交給IDS系統操作員（見附件）會計隨時2操作員依據作付款輸入。IDS：AP操作員隨時3操作員打印每日采購日志帳報表和付款匯報對是否輸入正確。IDS：AP每日采購日志帳報表操作員天天下班前4打印應付帳款帳齡報表IDS：AP應付帳款帳齡報表周末/月末5財務會計整理好手工帳交操作員。周末/月末6操作員查對兩套系統中數據是否一致并查找原因調整，同時計算應付帳款統計準度（PRA）（見附件6）。操作員周末/月末職責：操作員：每日檢驗付款匯報數據和電腦中數據是否一致；月末提供用戶應收帳齡分期報表對帳，計算應付帳款統計準度（PRA）。財務會計：管理應付帳款帳戶，立即把付款匯報交操作員更新電腦中數據；月末提供給付帳款手工統計給操作員對帳。某某百貨集團企業寶潔經營部應付帳款步驟（樣本）責任人：編寫人：同意人：IDS標準操作步驟手冊日期：編碼：目標：依據收日期，金額，立即支付寶潔貨款，確保14天付款獲取寶潔3%付款折扣及由調整訂貨量而取得折扣標準：用戶向寶潔企業訂貨，當用戶收到貨物，將產品簽收單交到操作員處確定，即統計應付寶潔貨款。用戶取得付款折扣，在付款時依據寶潔提供發票，在電腦作折扣統計處理。財務員負責將已付款單據并連同付款匯報轉交電腦操作員，更新應付款。操作員負責復核電腦應付帳款和分銷商財務帳目一致。運作步驟運作步驟電腦操作運作人員時間（依據具體情況而定）1IDSS向寶潔下定單，得到寶潔定單確定后，IDSS立即修改定單成本。（注：如選擇“B”價格忽略修改步驟）。產填寫調整表，月末交財務會計。操作員隨時2財務會計每個月末，依據IDSS填寫成本調整表調整銷售成本。會計月末3倉管員把寶潔簽收單匯總表交給操作員。倉管員操作員收貨后一小時4在電腦中統計收貨。PO：收貨操作員同時5倉管員把簽收單（財務聯）交給會計及出納。倉管員會計，出納同時6出納收到寶潔發票后，將發票和寶潔簽收單相對應，確定付款折扣后，填寫付款匯報，并記帳。（因為是即時付款折扣發票，可直接認可折扣。）會計出納同時7如不能滿足14天付款，寶潔企業將于每個月末將多付折扣重新開出發票，分銷商收到發貨票后復核是否是損失折扣，確定無誤后，經分銷商經理同意，操作員打印出“打印及過帳采購單收據”報表交會計。會計單獨做付款匯報，（依據其中寶潔計算機號碼及分銷商計算機號碼，在備注中注明多少天付款），如CIP不能滿足5天，則由寶潔企業開具發票，分銷商收到發貨票后，在IDS系統中做CreditMeno并記帳。并把付款匯報交操作員沖銷付款。AP/憑證付款輸入會計出納分銷商經理操作員每個月初8財務會計記帳后把付款匯報交財務經理交出納付款。會計出納下午2：009出納付款后把付款單據交會計，會計把付款匯報交給操作員，同時把銀行付款憑證交會計，并登記現金日志帳。會計財務經理付款后10操作員沖銷電腦里應付帳統計。AP：憑證付款輸入和過帳操作員立即11打印采購日志帳報表和付款匯報查對數據是否一致。AP：采購日志帳報