物業(yè)管理物業(yè)檔案整理實踐與思考

房地產(chǎn)記錄是指在房地產(chǎn)管理區(qū)域內(nèi)的房地產(chǎn)管理活動中形成的具有保存價值的書面記錄、表格、圖像、電子和其他形式的歷史記錄。這不僅是房地產(chǎn)管理的基礎，也是房地產(chǎn)管理的參考。為了保證物業(yè)檔案的長久保存和有效利用,對物業(yè)檔案進行科學、規(guī)范、系統(tǒng)化的整理至關重要,本文就物業(yè)檔案的整理實踐和大家商榷。一、物業(yè)檔案類目設置1.分析職能。“物業(yè)管理,是指業(yè)主通過選聘物業(yè)服務企業(yè),由業(yè)主和物業(yè)服務企業(yè)按照物業(yè)服務合同約定,對房屋及配套的設施設備和相關場地進行維修、養(yǎng)護、管理,維護物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)的環(huán)境衛(wèi)生和相關秩序的活動。”物業(yè)管理職能基本包括基礎管理,房屋管理與維修養(yǎng)護,共用設施設備管理,保安、消防、車輛管理,環(huán)境衛(wèi)生管理,綠化管理,精神文明建設和效益管理等八個方面。2.類目設置。物業(yè)檔案的類目設置必須依據(jù)物業(yè)管理職能及其所產(chǎn)生的全部文件,并遵循文件的形成規(guī)律、使用規(guī)律,合理地進行類目設置。根據(jù)本企業(yè)的實際情況,一級類目按文件性質(zhì)設置,二級類目按管理職能設置,三級類目按文件內(nèi)容設置,在工作中二級類目、三級類目的設置可以根據(jù)實際工作需要增加相應條款。物業(yè)檔案分類表一級類目二級類目三級類目物業(yè)管理檔案基本建設管理房屋基建類、房屋維修類、公共場地基建類、公共場地維修類、設備儀器基建類、設備儀器維修類社區(qū)建設管理業(yè)主檔案類、行政管理類、精神文明建設類、達標創(chuàng)優(yōu)類、公共財物管理憑證類、賬簿類、報表類、其他文件類社區(qū)服務管理、安保類、保潔類、工程類、客服類、其他工作業(yè)主委員會檔案機構(gòu)建設行政管理其他工作。二、物業(yè)檔案的系統(tǒng)化物業(yè)檔案實體整理是指依據(jù)物業(yè)檔案分類表,結(jié)合物業(yè)檔案的形成和使用規(guī)律對物業(yè)檔案進行劃分、組合、排列、編號、編目等系統(tǒng)化的過程,維護物業(yè)企業(yè)歷史真實面貌,便于物業(yè)檔案的保管和使用。(一)房地產(chǎn)管理文件分類1.執(zhí)行標準執(zhí)行《科學技術檔案構(gòu)成的一般要求》,按“卷”進行整理,采用整卷裝訂和按單份文件裝訂兩種形式。2.組卷按類別、內(nèi)容、時間、數(shù)量等特征進行分類組卷,按問題、時間、重要程度等進行卷內(nèi)文件排列,按檔案分類表的邏輯結(jié)構(gòu)進行案卷排列。3.建設管理類目標識由全宗號、類別號和案卷號組成,如:5W1.1.15—6(5:全宗號,W:物業(yè)管理檔案類目標識,1.1:基本建設管理中房屋基建類類目標識,15:樓號,6:案卷號)。4.文件章節(jié)由檔案號和序號組成,用于按單份文件裝訂組卷時,加蓋在每份文件首頁頂端空白處,用于固定卷內(nèi)文件的順序5.檔案資料的編制第一,房屋基建類、房屋維修類、公共場地基建類、公共場地維修類檔案案卷內(nèi)文件,文字材料整卷裝訂,圖紙可以不裝訂,不裝訂的圖紙在每張圖紙標題欄附近空白處加蓋檔號章。第二,房屋基建類、房屋維修類、公共場地基建類、公共場地維修類檔案案卷的排列應文字在前,圖紙在后,按照建設程序、按照專業(yè)排列。第三,房屋基建類、房屋維修類檔案資料能劃分到樓的,要以樓號為單位編制案卷流水號。第四,設備儀器基建類和設備儀器維修類檔案按單份文件裝訂組卷,在每份文件首頁頂端空白位置加蓋檔號章。第五,電梯的產(chǎn)品質(zhì)量合格證書、隨機資料、電氣一覽表及附圖、安裝調(diào)整手冊等,按每部電梯組卷,按樓編制案卷號流水號;電梯的特種設備使用登記證和注冊登記表單獨組卷,電梯年檢報告和合格證按年度組卷。第六,業(yè)主檔案類按建筑房號組卷,一個房號作為一卷,按樓編制案卷流水號,卷內(nèi)文件按單份文件裝訂組卷,在每份文件首頁上端空白位置加蓋檔號章。第七,同一房號,無論一手房、還是二手房等,其檔案資料都應按房號(即建筑位置)集中排列,可以根據(jù)材料的內(nèi)容和多少組卷,裝一盒或多盒,案卷號后面添加⑴、⑵、⑶…以示區(qū)分。第八,行政管理類、精神文明建設類、達標創(chuàng)優(yōu)類文件按單份文件裝訂組卷,在每份文件首頁上端空白位置加蓋檔號章。第九,公共財務管理類檔案執(zhí)行《會計檔案管理辦法》。第十,社區(qū)服務管理類檔案按“卷”裝訂整理,卷內(nèi)文件按時間順序排列。(二)業(yè)主委員會文件分類要點1.整理工藝的加強化遵照《歸檔文件整理規(guī)則》,按“件”進行整理,一般以每份文件為一件,或與一個事由緊密聯(lián)系的相關文件作為一件,在每份文件首頁空白處加蓋歸檔章2.檔案類目標識由全宗號、類別號、年度、保管期限和件號組成,如:6Y1.2012.1—5(6:全宗號,Y:業(yè)委會檔案類目標識,1:機構(gòu)建設類類目標識,2012:年度,1:永久,5:件號)。3.完成章節(jié)由全宗號、年度、問題、保管期限、室編件號、館編件號組成,加蓋在每份文件首頁頂端空白處。4.保管期限分類第一,業(yè)主委員會檔案采用年度或年度—問題—保管期限進行分類。第二,業(yè)主委員會檔案在分類方案的最低一級類目內(nèi),按事由結(jié)合時間、重要程度等排列,按室編件號順序裝入檔案盒。三、物業(yè)檔案的分類方案1.開展物業(yè)檔案整理工作之前必須進行深入調(diào)研、分析工作,全面、系統(tǒng)地掌握物業(yè)檔案的內(nèi)容及其形成規(guī)律、使用規(guī)律,確定科學、合理的分類方案和整理方案,以免返工給檔案資料造成不應有的損傷。2.建立物業(yè)檔案分類表必須緊密結(jié)合物業(yè)管理